Periode 3 Controleren van de voorraad en bestellen Kerntaak: verzorgen ontvangst en verwerking van goederen Hoofdstuk: Controleren van de voorraad en bestellen Par: 4.2: het balansen Blz. 126 en 135

Introductie Balansen in de Bruna

4.2. Het balansen / inventariseren Bestaat uit 3 fases: Fase 1: de voorbereiding Fase 2: de uitvoering Fase 3: de evaluatie

Fase 1: de voorbereiding: winkelpersoneel Voortellen van de voorraad in het magazijn (personeel) Alles wat geteld is afdekken! Hier dus ook niet meer de winkel meevullen Ordenen van de winkel (personeel) Tevens de artikelen controleren (actualiteit en kwaliteit: houdbaarheid) Controleren op de juiste prijs Vakken en blokken

Vakken / blokken Artikelen van achter naar voren in rijen zetten. Zodat er makkelijk te tellen “blokken” gemaakt worden. Spiegelen is iets anders want daar worden de artikelen juist naar voren gehaald. Hierdoor zie je een goedgevulde nette winkel.

Fase 1: de voorbereiding : Leidinggevende Bepalen wanneer de inventarisatie gaat plaatsvinden (leiding gevende) Informatie verstrekken aan: leveranciers, klanten, administratie (over wanneer er geïnventariseerd moet worden) (leiding gevende), omdat: Winkelsluitingstijdstip levertijdstippen Facturen (later versturen, zodat de artikelen niet meegeteld hoeven te worden) Zorg als je gaat inventariseren voor een zo laag mogelijke voorraad. Moederlijst maken Werkplan maken Bezettingsplan maken Winkel personeel informeren (tijdens werkbespreking) Voorbereidingen controleren

Moederlijst, werkplan, bezettingsplan Moederlijst: Lijst waarop staat: - Welke artikelen er geteld moeten worden - Waar in de winkel deze artikelen liggen (plattegrond) - Nummers van de “telbriefjes” die corresponderen met de artikelen die geteld moeten worden

Werkplan: wie doet wat en wanneer, rekening houden met deskundigheid van het personeel. Bezettingsplan: tijdstip waarop het personeel de inventarisatie (en de voorbereidende werkzaamheden) gaat uitvoeren

4.2.2: Fase 2: de uitvoering: Winkelpersoneel Bij het tellen (opnemen) van de voorraad moet het personeel nauwkeurig te werk gaan, dit wil zeggen: Juiste artikelen tellen en noteren Telbriefjes duidelijk invullen Juiste hulpmiddelen gebruiken (scanners, weegregister, schrijfgerei, rekenmachine Eventueel emballage tellen Telbriefjes: voorraad en inventarislijsten waarop de artikelen in dezelfde volgorde vermeld worden als ze in het schap staan. Hier staan de inkoopprijzen op en de consumentenprijzen.

Fase 2: de uitvoering: Leidinggevende Controleren of de werkzaamheden door het winkelpersoneel conform de instructies uitgevoerd worden. Taak van de leidinggevende is he houden van toezicht op de voortgang, de arbeidsproductiviteit en de kwaliteit Controlepunten: - Consumentenprijzen controleren - Voorraad is gevakt of geblokt - Actualiteit van de voorraad - Kwaliteit van de voorraad - Werkwijze winkelpersoneel - Manier van tellen - Manier van schrijven - Volledigheid van tellen - Verkoopkrachtig artikelpresentatie na het tellen

Verder: Telbriefjes ophalen, totaliseren en overzetten op verzamellijst Aantal telbriefjes met de gegevens van de moederlijst controleren Afboekingen (verlieslijsten) totaliseren Bij een grootwinkelbedrijf vaak houden aan richtlijnen van hoofdkantoor

Fase 2: de uitvoering: Begeleidende taak Introductiefase (1e keer inventariseren: meekijken hoe collega’s het doen) Scholingsfase (worden werkzaamheden aangeleerd zoals systeem van het balansen, invullen telbriefjes, manier van tellen, ordenen van de voorraad, balansverschillen) Uitvoeringsfase (personeel onder toezicht balans-werkzaamheden verrichten) Promotiefase (personeel kan ingeschakeld worden bij de voorbereidingsfase van het balansen)

Kernregels bij het balansen Personeel moet op de hoogte zijn van het balansen en het balang daarvan Uitleggen waarom er gekozen is voor het systeem van tellen Begrippen uitleggen die van belang zijn bij het balansen Tijdig communiceren met personeel en leidinggevende Leidinggevende moet actief op de winkelvloer aanwezig zijn Veel waardering gebruiken en weinig kritiek Achteraf de gang van zaken bespreken

4.2.3 Fase 3: de evaluatie Inventarisatieproces bespreken (doel; om het inventariseren in de toekomst nog beter te kunnen doen) Balansverschil bespreken (doel: als je weet waar het aanligt, kun je er ook iets aan doen) Nu ook samen met het personeel een derving bestrijdingsplan opstellen Balans verschil corrigeren met administratieve voorraad voedselverspilling