1 SCIFO – DEMO SRM 13 maart 2014

2 Inhoudstafel 1. Inleiding 2. Bestelprocedure 3. Facturen goedkeuren of afkeuren 4. Vervangers in SCIFO 5. Vragen?

3 1. INLEIDING

4 Waarom? Verschillende wetgevingen: Gemeentedecreet (2005) Provinciedecreet (2005) OCMW decreet (2008) Besluit beleids- en beheerscyclus gemeenten, provincies en OCMW's (2010) Geen/nauwelijks koppeling beleid-financiën

5 €

6 Vanuit één geïntegreerd systeem de beleidsvoering en de financiële vertaling en gevolgen ervan Plannen (meerjarenplan) Budgetteren (budget – kredietbewaking) Registreren (boekhouding) Rapporteren en evalueren (jaarrekening) Sterk gericht op: Input Output en effecten Meten

7 Nieuwe regels rond: Budget- en boekingssleutel Indeling budgetten Exploitatie – investeringen – andere Verbintenis- en transactiekredieten Kredietbewaking Financieel evenwicht Aantal boekhoudtechnische wijzigingen

8 Veranderende systemen

9 Huidig landschap

10 BBC …….

11 2. DE BESTELPROCEDURE

12 SRM of het winkelwagentje SRM staat voor Supplier Relationship Management Bovenlaag via webportaal op SAP => 4 stappen

13 Stap 1: Artikelen aan je winkelwagen toevoegen Gezochte artikelen gevonden -> toevoegen aan winkelwagen aanvinken, hoeveelheid ingeven -> Aan winkelwagen toevoegen hoeveelheid ingeven -> op winkelwagentje klikken

14 Stap 2: Vervolledigen details - pop-up scherm verdergaan: klik op invullen voor correcte financiële afwikkeling: inkoopgroep: standaard ingevuld (uw dienst) adresnummer: leveringsadres rubriceringstype: kostenplaats Budgetplaats: waarvoor u bestelt klik dan op

15 Stap 3: Winkelwagen vervolledigen en bestellen Velden in te vullen: Naam winkelwagen: kan je zelf nog aanpassen/aanvullen Teamwinkelwagen: steeds aangevinkt laten Notitie aan goedkeurende bewerker: bijkomende info voor inkoper Klik dan op

16 Stap 4: Voltooien winkelwagen na klikken op : positiestatus: winkelwagen is “Onder goedkeuring” onderaan “Wat wilt u hierna doen?”-> 2 mogelijkheden: afdrukvoorbeeld: winkelwagen zien en ev. afdrukken weer inkopen: nieuwe winkelwagen aanmaken klik op : opnieuw naar stap 1

17 SAP SAP of Systemen, Applicaties en Producten in gegevensverwerking Duits modulair ERP-systeem

18 SRM: Ontvangstbevestiging registreren Klik op grijze vierkantje vóór de winkelwagen

19 Klik dan op Kolom hoeveelheid bevestigen Uitzonderlijk: kolom laatste levering Klik dan op

20 SAP SCIFO

21 PAUZE

22 3. SCIFO

23 SCIFO SCanning Inkomende Facturen en Optimalisatie

24 Overzicht van de SCIFO flow

25

26 Stap 4b: Goedkeuring van de factuur

27 Documentsoorten Nieuwe benaming Oude benamingSoort Betalings- blokkering 1AANK 1SRMNee 1BANK 2INVESTERINGENJa 1CANK 3UITG. SOC DIENSTVERLENINGNee 1DANK 4NUTSVOORZIENINGENJa 1EANK 5DIVERSENJa 1FANK 6ELEKTRONISCHE FACTURATIEJa

28 Een factuur goedkeuren / afkeuren Je krijgt een mail als er facturen ter goedkeuring zijn:

29 SAP – SCIFO Via Citrix naar: Aanmelden in: NFQ200 (testomgeving) NFP200 (productie- omgeving)

30 Menu – Business Workplace

31

32 Opgelet

33

34

35 Stap 5: Factuurcontrole Financiën kan de factuur niet boeken zonder info van de budgethouder => vraag naar info => kan naar alle rollen in SCIFO flow Vb. vraag: Bent u akkoord met het boeken van deze factuur op uw kostenplaats?

36 4. VERVANGERS IN SCIFO

37 Een vervanger instellen Klik in het menu op “instellingen” Klik dan op “office instellingen” Ga naar het tabblad vervanger en klik op “creëren”

38 Vul de SAP gebruikersnaam in van de vervanger Geef de data op voor de periode van vervanging Duid de vervangbevoegdheden aan Klik dan op ‘verder’

39 Een vervanger verwijderen Ga in SAP naar uw SAP Werkplek Business Workflow Klik op ‘instellingen’ en dan op ‘office instellingen’ ga naar het tabblad ‘vervanger’ Klik op het grijze blokje vóór de te verwijderen regel Klik dan op het icoontje “regel wissen”

40 5. VRAGEN EN/OF FEEDBACK?

41 Support Opleidingsmateriaal en handleiding: Paswoord wijzigen: aanmelden: klik op ‘nieuw paswoord’ 2 x nieuw paswoord klik op overnemen Paswoord vergeten of account geblokkeerd: Digipolis (tel. 09/ ) : paswoord “resetten”