Werkkostenregeling

Op 1 januari 2011 treedt de werkkostenregeling in werking. Dit nieuwe systeem voor vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers gooit behoorlijk wat overhoop! Eén vrijgesteld forfait op basis van de fiscale loonsom vervangt alle afzonderlijke regeltjes. Daarbinnen bent u in principe vrij om de vergoedingen en verstrekkingen te verdelen hoe u wilt. Voor enkele zaken blijven aparte regels gelden.Essentieel Pas per 2014 wordt de werkkostenregeling verplichte kost. U heeft dus drie jaar de tijd om toepassing ervan uit te stellen. Maar zorg wel dat u hierin een bewuste keuze maakt. Want al dan niet overstappen kan u behoorlijk wat geld schelen! Het is verstandig om nu al te bekijken wat de nieuwe regels voor uw onderneming betekenen. Wellicht bent u voordeliger uit, of juist duurder. U moet in elk geval het hele systeem aan vergoedingen en verstrekkingen in uw onderneming eens goed onder de loep nemen. En u zult uw beleid en aansluitend de arbeids- overeenkomsten hierop moeten aanpassen. Communicatie met andere afdelingen binnen de organisatie is daarbij essentieel. Deze presentatie helpt u bij de overgang en de te maken keuzes.

- WERKKOSTENREGELING - 1,4% van de fiscale loonsom - bepalen is het loon of een vergoeding - gerichte vrijstellingen en loon in natura met nihilwaarderingen - voorbeelden werkkostenregeling - keuze tot en met 2013

1,4% 1,4% van de fiscale loonsom De fiscale loonsom wordt belangrijk inzake de werkkostenregeling. Van de fiscale loonsom mag 1,4% onbelast vergoed worden aan het personeel. De 1,4% wordt ook wel de vrije ruimte genoemd. Kom je boven de vrije ruimte dan wordt het meerdere belast voor de loonbelasting met 80% eindheffing.

1,4% van de fiscale loonsom Keuze uit drie methoden Voor het bepalen van uw vrije ruimte en het toetsen van uw vergoedingen en verstrekkingen aan die vrije ruimte kunt u kiezen uit drie methoden: - U schat uw vrije ruimte op basis van het voorafgaande kalenderjaar, u toetst gedurende het lopende jaar en u herrekent na afloop van het jaar. - U schat uw vrije ruimte op basis van het voorafgaande kalenderjaar, u toetst per aangiftetijdvak van het lopende jaar en u herrekent na afloop van het jaar. - U berekent uw vrije ruimte per aangiftetijdvak van het lopende kalenderjaar en u toetst ook per aangiftetijdvak van het lopende jaar. Uit uw administratie moet blijken voor welke methode u hebt gekozen.

1,4% Bepalen is het loon of een vergoeding De werkkostenregeling geldt voor alle vergoedingen en verstrekkingen die tot het loon behoren. Vergoedingen en verstrekkingen die geen loon zijn of waarvoor een vrijstelling bestaat, vallen niet onder de regeling en gaan dus niet ten koste van de vrije ruimte. Is de vergoeding of verstrekking loon, dan kunt u kiezen of u deze onderbrengt in de vrije ruimte of bestempelt als loon. De werkkostenregeling mag alleen gebruikt worden voor werknemers met loon uit tegenwoordige dienstbetrekking.

Gerichte vrijstellingen en loon in natura met nihilwaarderingen Voorbeelden van loon in natura met nihilwaarderingen - voorzieningen op de werkplek zoals het gebruik van de vaste computer, het kopieerapparaat en de vaste telefoon - arbo-voorzieningen - consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd - uniformen, werkkleding die (bijna) uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen, en werkkleding die op het werk achterblijft - mobiele telefoon, blackberry of smartphone als het zakelijke gebruik meer dan 10% is - portable computer, notebook of laptop als het zakelijke gebruik 90% of meer is - ov-jaarkaart en voordeelurenkaart als uw werknemer deze kaart ook voor het werk gebruikt

Gerichte vrijstellingen en loon in natura met nihilwaarderingen Voorbeelden van gerichte vrijstellingen en vergoedingen De gerichte vrijstellingen zijn vergoedingen en verstrekkingen voor: - vervoer, bijvoorbeeld abonnementen en losse kaartjes voor reizen met het openbaar vervoer en vergoedingen voor reizen met eigen vervoer van maximaal € 0,19 (bedrag 2010) per zakelijke kilometer - tijdelijke verblijfskosten in het kader van de dienstbetrekking Het gaat hierbij om maaltijden, overnachtingen en dergelijke tijdens dienstreizen. - cursussen, congressen, seminars en dergelijke, voor zover ze van belang zijn voor het werk van de werknemer - studie- en opleidingskosten en outplacement - procedures tot erkenning van verworven competenties - maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden of dienstreizen - verhuiskosten - extraterritoriale kosten (30%-regeling)

Voorbeelden werkkostenregeling Voorbeeld 1 U hebt een bedrijf met 10 werknemers, met een totaal fiscaal loon van € Uw vrije ruimte is dan 1,4% x € = € U kunt gemiddeld € 350 per maand aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen kwijt in uw vrije ruimte; het bedrag mag per werknemer verschillen. Hebt u meer vrije ruimte nodig en betaalt u nu geen eindheffingen, dan is de werkkostenregeling niet gunstig. Want over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u 80% eindheffing.

Voorbeelden werkkostenregeling Voorbeeld 2. U krijgt een factuur van uw leverancier voor 25 kerstpakketten die u hebt gekocht voor uw werknemers. De waarde van deze kerstpakketten is de factuurprijs inclusief btw. Deze kunnen in de vrije ruimte. Hebt u geen ruimte meer in de vrije ruimte dan zal over het meerdere 80% eindheffing betaalt worden. Voorbeeld 3. U betaalt uw werknemer een reiskostenvergoeding van € 0,29 per zakelijke kilometer. Van dit bedrag kunt u € 0,19 per kilometer onbelast vergoeden omdat hiervoor een gerichte vrijstelling geldt. De rest van het bedrag (€ 0,10 per kilometer) is het bovenmatige deel van de gerichte vrijstelling. U kunt dit als belast loon van uw werknemer bestempelen of onderbrengen in de vrije ruimte. Hebt u geen ruimte meer over, dan moet u over het meerdere 80% eindheffing betalen, dus € 0,08 per kilometer.

keuze tot en met 2013 Als u ervoor kiest om in 2011 de werkkostenregeling te gebruiken, is het volgende van belang: - U kunt elk jaar opnieuw kiezen. - Veel bestaande afspraken met ons (de belastingdienst) vervallen. - U moet uw administratie aanpassen. - U wilt misschien uw arbeidsvoorwaarden of cao aanpassen. Elk jaar opnieuw kiezen Als u in 2011 de werkkostenregeling gebruikt, betekent dat niet automatisch dat u dat in 2012 en 2013 ook moet doen. U kunt in 2012 of 2013 weer kiezen voor de huidige regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen. Vanaf 2014 geldt de werkkostenregeling voor iedereen.