Organiseren van evenementen. Workshop organiseren van evenementen 1.OS/VA/E - evenementenloketten 2.Organiseren van evenementen 3.Q & A Welkom…

Presentatie over: "Organiseren van evenementen. Workshop organiseren van evenementen 1.OS/VA/E - evenementenloketten 2.Organiseren van evenementen 3.Q & A Welkom…"— Transcript van de presentatie:

1 Organiseren van evenementen

2 Workshop organiseren van evenementen 1.OS/VA/E - evenementenloketten 2.Organiseren van evenementen 3.Q & A Welkom…

3 OS/VA/E - evenementenloketten

4 1.evenementenloketten 1.Organiseren 2.Adviseren 3.Faciliteren 2.GATE15: 1.Organiseren 2.Adviseren 3.Faciliteren voor studenten.

5 Locatie http://zaalzoeker.antwerpen.be Beperkt aantal outdoor mogelijkheden in de stad Vraag raad vooraleer je evenementenaanvraag doet Denk na over de inrichting van het terrein !!! 1. OS/VA/E - evenementenloketten

6 Locatie Indoor locaties met correcte vlarem vergunning Indoor locaties niet zonder correcte vlarem vergunning. 1. OS/VA/E - evenementenloketten

7 Subsidies en materialen Stedelijke Jeugddienst / District Cultuur Provincie Antwerpen Ecobekers (ecohuis) SB/L/BOF: via GATE15 of evenementenloket 6 weken op voorhand: gratis leveren Tot 3 dagen op voorhand zelf afhalen www.antwerpen.be/evenementen 1. OS/VA/E - evenementenloketten

8 Organiseren van evenementen

9 Leidraad bij de organisatie van evenementen: Workshop op maat; focus op openbaar domein Belangrijkste thema’s / opleidingen evenementenmanagement www.antwerpen.be/evenementen 2. Organiseren van evenementen

10 Stappenplan organisatie evenementen: STAP 1: Conceptnota (toelichting) STAP 2: Retroplanning STAP 3: Inplantingsplan STAP 4: Organisatiedraaiboek Deelprojecten met projectveranwoordelijken 2. Organiseren van evenementen

11 De W-Vragen Wie Wat Wanneer Waarom Waar  conceptnota 2. Organiseren van evenementen

12  STAP 1: Conceptnota uitschrijven A: Segment-offering matrix 2. Organiseren van evenementen Doelgroep/segmentVraagOfferingHook Klanten/lezers/… in duidelijk afgelijnde groepen te verdelen. Welke vragen hebben je lezers? Welke antwoorden heb jij? De voor -en nadelen per oplossing.

13  STAP 1: Conceptnota uitschrijven B: Documentstructuur Stel een duidelijke structuur op en geef de eerste aanzet van je teksten C: Teksten uitschrijven en matrix toetsen Vul je teksten aan en toets aan matrix D: Visueel samenvattend afwerken 2. Organiseren van evenementen

14 ➔ STAP 2: Vorm je concept om tot een retroplanning 1.Maak aan de hand van je conceptnota een opsomming van de verschillende projectonderdelen en geef ieder onderdeel een tijdsinschatting en deadline. Bv: 2.Herorganiseer je opsomming in groepen 3.Sorteer binnen de groep volgens deadline 2. Organiseren van evenementen

15

16 ➔ STAP 3: maak een inplantingsplan Verdeel in zones Trechtersysteem Vermijd rechte hoeken Voorzie voldoende buffers Nooduitgangen (1p/cm) Veiligheidspersoneel Nutsvoorzieningen Service en brandwegen Legende en schaal Check afmetingen van materialen. 2. Organiseren van evenementen

17

18 Conceptnota Retroplanning Inplantingsplan ➔ STAP 4: Organisatiedraaiboek 2. Organiseren van evenementen

19 Concept Artiesten Animatie Decoratie Andere Communicatie Media (partners) Print Online Field-marketing Andere Hospitality VIP Commerciële en andere partners Infrastructuur Inplantingsplan Front –en backstage infrastructuur Leveranciers Aanvragen Overheid, /wetgevingen, … Verzekeringen Vergunningen, sabam, billijke, … Veiligheid Veiligheidscoördinator Risico-analyse Crowdmanagement Veiligheidsinfrastructuur EHBO, security, toezichters en stewards Overlastpreventie Geluidsplan Buurtbewoners WC’s Afval Vervoer Dagplanning & retroplanning Personeelsplanning Realistische begroting 2. Organiseren van evenementen Organisatiedraaiboek (overlopen)

20 Uitgelicht: Aanvragen Onderzoek vergunningen en wetgevingen Wees op tijd met je aanvraag Formaliteiten Toelatingen bundelen  snel raadpleegbaar Antwerpen studentenstad kan je hier perfect in Ondersteunen. www.antwerpen.be/evenementen 2. Organiseren van evenementen

21 Uitgelicht: Veiligheid Veiligheidscoördinator Risico-analyse Crowdmanagement Veiligheidsinfrastructuur EHBO, security, toezichters en stewards … 2. Organiseren van evenementen

22 Uitgelicht: Overlastpreventie Geluidsplan: Start 2013: nieuwe geluidsnormen in Vlaanderen Norm Schauvliege: Tot en met 85 dBa Van 86dBa tot en met 95 dBa Van 95 dBa tot … Buurtbewoners Verwittig en betrek de buurt op tijd Bus een infobrief WC’s Afval Vervoer 2. Organiseren van evenementen

23 Uitgelicht: Medewerkers Gratis vrijwilligersverzekering (toelichting) Maak een duidelijk medewerkerdraaiboek op Elke medewerker weet wanneer hij moet werken Wat hij moet doen Kent veiligheidsprocedures Tip: geef elke medewerker een lanyard met belangrijke telefoonnummers Grotere evenementen: walkies Toets dit draaiboek na uw evenementen om het realistisch aan te passen. Zorg ervoor dat je medewerkers nuchter zijn 2. Organiseren van evenementen

24 Uitgelicht: Evaluatie Plan een evaluatie met alle betrokken partijen: medewerkers partners overheid / politie buurt Doelstelling: leer voor volgende edities uit je fouten 2. Organiseren van evenementen

25 Hoe zat dat nu weet met … ? Ik zit met een ei, ‘t betreft … ? Kan je … nog eens laten zien? Wil je graag meer uitleg geven over … ? Ik wil iets vragen bij een concrete uitdaging, namelijk …... 3. Q&A

26 www.antwerpen.be/evenementen https://www.gate15.be/nl/home http://www.provincieantwerpen.be/aanbod/dwep/dwg/vrijwillige- inzet/vrijwilligersverzekering/aanvraag.htmlhttp://www.provincieantwerpen.be/aanbod/dwep/dwg/vrijwillige- inzet/vrijwilligersverzekering/aanvraag.html Interessante contacten

27