De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

E-mail onder controle! Netwerkmoment managementassistenten, 28 april 2014.

Verwante presentaties


Presentatie over: "E-mail onder controle! Netwerkmoment managementassistenten, 28 april 2014."— Transcript van de presentatie:

1 onder controle! Netwerkmoment managementassistenten, 28 april 2014

2 Inhoud HNW en informatiebeheer – problematiek – goed informatiebeheer en – context jaar van de – mailbox managementassistenten – Tips opruimen mailbox ppt wordt ter beschikking gesteld op – Yammer – Website BZ

3 Telewerken

4 Het Nieuwe Werken Open kantoorruimte Een definitie: Tijd- en plaatsonafhankelijk werken, waarbij gebruik wordt gemaakt van ICT-oplossingen voor onderlinge communicatie en samenwerking.

5 Moderne overheidsadministratie veel taken  veel informatieproductie nood aan informatiedelen, samenwerken, digitaal werken snel, efficiënt en klantgericht werken

6 Informatie terugvinden

7 Belang beheer van informatie Nood aan informatie -terugvinden -meest recent, volledig correct  informatie in een gemeenschappelijk klassement

8 Gemeenschappelijk klassement – efficiënte, correcte en snelle informatiedeling – volledige en unieke dossiers – betrouwbaar versiebeheer – vermijden van meervoudige opslag

9 Ook ?

10 binnen de VO individuele mailboxen 3164 generieke mailboxen inkomende berichten per dag uitgaande berichten per dag GB in online mailboxen GB aan technisch gearchiveerde mails euro storagekosten per jaar

11 De grootte van uw mailbox? algemeen cijfer: details in Outlook : – ga op de mailbox staan => rechts klikken – eigenschappen gegevensbestand – => mapgrootte

12 De grootte van uw mailbox? op de tab ‘servergegevens’ ziet u de details per submap meer informatie:

13 als … … informatiesilo

14 Probleem bedrijfsvoering geen ontsluiting van de informatie op lange termijn financiële implicaties

15 Informatiebeheer en gemeenschappelijk klassement – context en volledigheid dossier – bewaartermijn en bestemming dossier – geen dubbele opslag

16 Informatiebeheer en klasseren wat moet verwijderen wat kan meer info: gemeenschappelijk-klassement gemeenschappelijk-klassement

17 Verwijderen wat kan! – verwijderde items! – persoonlijke mails – irrelevante mails bijvoorbeeld: – nieuwsbrieven – mededelingen – vergaderverzoeken – voorbijgestreefde afspraken – mail die u zelf niet moet opvolgen – mails die geen administratief nut meer hebben EN geen inhoudelijke waarde hebben voor het dossier

18 Klasseren wat moet! Wat? – administratief nut / relevante inhoudelijke informatie? – bewijswaarde? – wettelijk verplicht?  ja!  gemeenschappelijk klassement meer informatie: in-gemeenschappelijk-klassementhttp://www.bestuurszaken.be/mails- in-gemeenschappelijk-klassement

19 Klasseren wat moet! MailHoe verwerken?Hoe mail beheren? Documenten voor regelmatig terugkomende vergaderingen (bijv. directiecomité, CAG, Managementcomité, stuurgroepen of werkgroepen) De informatie (mail en of bijlagen) voor de vergadering opslaan in de juiste map in het gemeenschappelijk klassement De mail wordt, indien relevant, opgenomen in het gemeenschappelijk klassement. Indien niet relevant wordt de mail verwijderd. Vragen ivm doorverwijzenDe persoon correct doorverwijzen Mail IN: verwijderen Mails UIT: verwijderen Mails van Vlimpersnietverwijderen Parlementaire vragen Behandelen en toevoegen aan het dossier van de parlementaire vraag op het gemeenschappelijk klassement De mail wordt, indien relevant, opgenomen in het gemeenschappelijk klassement. Indien niet relevant wordt de mail verwijderd. Reservatie vergaderzalen en cateringReservatie in orde brengen Mail IN: verwijderen Mail UIT: verwijderen Vragen van managerAntwoord sturen naar manager Tijdelijk bijhouden in een persoonlijke map in de mailbox. Periodiek verwijderen. (wanneer dan ? ) Mails naar de manager waarbij de managementassistent in cc staat. Afspreken met de manager hoe daarmee om te gaan!

20 Mailbox opruimen individuele acties opruimactie met entiteit, afdeling,… – Bijv. trash day – sh-day- s sh-day- s VO-brede sensibiliseringactie

21 Tips bepaal uw prioriteiten (http://www.bestuurszaken.be/zelf-doen )http://www.bestuurszaken.be/zelf-doen – bijvoorbeeld : grote mails – bijlagen? Horen die in documentum? mail met aanduiding hoge urgentie of opvolgen mails niet ouder dan 1 jaar – mogelijk nog relevant voor lopend dossier?

22 Tips gebruik zoekmappen (http://www.bestuurszaken.be/zelf- doen )http://www.bestuurszaken.be/zelf- doen

23 Tips weergeven als discussie (http://www.bestuurszaken.be/zelf-doen )http://www.bestuurszaken.be/zelf-doen

24 De toekomst? nieuwe gewoonten – beheer uw mails zoveel mogelijk meteen plaats relevante ontvangen of verzonden mails onmiddellijk in het gemeenschappelijk klassement verwijder irrelevante mails onmiddellijk stuur links ipv bijlagen – plan regelmatig een moment in om uw mailbox op te schonen

25 Hulplijnen: algemeen eerstelijnsadvies? – je informatiebeheerder en beleidsdomeinarchivaris 2 april Alles over onder controle?

26 Hulplijnen: algemeen 2 april informatiemanagement-vlaamse-overheid yammer.com/informatiebeheervlaamseoverheid

27 Vragen?

28 Copyright illustraties Digital Preservation Business Case Toolkit – Slides: 1, 7,13,15


Download ppt "E-mail onder controle! Netwerkmoment managementassistenten, 28 april 2014."

Verwante presentaties


Ads door Google