De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

E-mail onder controle! Netwerkmoment managementassistenten, 28 april 2014.

Verwante presentaties


Presentatie over: "E-mail onder controle! Netwerkmoment managementassistenten, 28 april 2014."— Transcript van de presentatie:

1 E-mail onder controle! Netwerkmoment managementassistenten, 28 april 2014

2 Inhoud HNW en informatiebeheer E-mail – problematiek e-mail – goed informatiebeheer en e-mail – context jaar van de e-mail – mailbox managementassistenten – Tips opruimen mailbox ppt wordt ter beschikking gesteld op – Yammer – Website BZ

3 Telewerken

4 Het Nieuwe Werken Open kantoorruimte Een definitie: Tijd- en plaatsonafhankelijk werken, waarbij gebruik wordt gemaakt van ICT-oplossingen voor onderlinge communicatie en samenwerking.

5 Moderne overheidsadministratie veel taken  veel informatieproductie nood aan informatiedelen, samenwerken, digitaal werken snel, efficiënt en klantgericht werken

6 Informatie terugvinden

7 Belang beheer van informatie Nood aan informatie -terugvinden -meest recent, volledig correct  informatie in een gemeenschappelijk klassement

8 Gemeenschappelijk klassement – efficiënte, correcte en snelle informatiedeling – volledige en unieke dossiers – betrouwbaar versiebeheer – vermijden van meervoudige opslag

9 Ook e-mail?

10 e-mail binnen de VO 20.424 individuele mailboxen 3164 generieke mailboxen 284.773 inkomende berichten per dag 49.525 uitgaande berichten per dag 20.000 GB in online mailboxen 50.000 GB aan technisch gearchiveerde mails 375.400 euro storagekosten per jaar

11 De grootte van uw mailbox? algemeen cijfer: http://mailstatistieken.vlaanderen.be/mailbox.aspx http://mailstatistieken.vlaanderen.be/mailbox.aspx details in Outlook : – ga op de mailbox staan => rechts klikken – eigenschappen gegevensbestand – => mapgrootte

12 De grootte van uw mailbox? op de tab ‘servergegevens’ ziet u de details per submap meer informatie: http://www.bestuurszaken.be/rapportering-email http://www.bestuurszaken.be/rapportering-email

13 e-mail als … … informatiesilo

14 Probleem bedrijfsvoering geen ontsluiting van de informatie op lange termijn financiële implicaties

15 Informatiebeheer en e-mail gemeenschappelijk klassement – context en volledigheid dossier – bewaartermijn en bestemming dossier – geen dubbele opslag http://www.bestuurszaken.be/e-mail-en-informatiebeheer

16 Informatiebeheer en e-mail klasseren wat moet verwijderen wat kan meer info: http://www.bestuurszaken.be/mails-in- gemeenschappelijk-klassement http://www.bestuurszaken.be/mails-in- gemeenschappelijk-klassement

17 Verwijderen wat kan! – verwijderde items! – persoonlijke mails – irrelevante mails bijvoorbeeld: – nieuwsbrieven – mededelingen – vergaderverzoeken – voorbijgestreefde afspraken – mail die u zelf niet moet opvolgen – mails die geen administratief nut meer hebben EN geen inhoudelijke waarde hebben voor het dossier

18 Klasseren wat moet! Wat? – administratief nut / relevante inhoudelijke informatie? – bewijswaarde? – wettelijk verplicht?  ja!  gemeenschappelijk klassement meer informatie: http://www.bestuurszaken.be/mails- in-gemeenschappelijk-klassementhttp://www.bestuurszaken.be/mails- in-gemeenschappelijk-klassement

19 Klasseren wat moet! MailHoe verwerken?Hoe mail beheren? Documenten voor regelmatig terugkomende vergaderingen (bijv. directiecomité, CAG, Managementcomité, stuurgroepen of werkgroepen) De informatie (mail en of bijlagen) voor de vergadering opslaan in de juiste map in het gemeenschappelijk klassement De mail wordt, indien relevant, opgenomen in het gemeenschappelijk klassement. Indien niet relevant wordt de mail verwijderd. Vragen ivm doorverwijzenDe persoon correct doorverwijzen Mail IN: verwijderen Mails UIT: verwijderen Mails van Vlimpersnietverwijderen Parlementaire vragen Behandelen en toevoegen aan het dossier van de parlementaire vraag op het gemeenschappelijk klassement De mail wordt, indien relevant, opgenomen in het gemeenschappelijk klassement. Indien niet relevant wordt de mail verwijderd. Reservatie vergaderzalen en cateringReservatie in orde brengen Mail IN: verwijderen Mail UIT: verwijderen Vragen van managerAntwoord sturen naar manager Tijdelijk bijhouden in een persoonlijke map in de mailbox. Periodiek verwijderen. (wanneer dan ? ) Mails naar de manager waarbij de managementassistent in cc staat. Afspreken met de manager hoe daarmee om te gaan!

20 Mailbox opruimen individuele acties opruimactie met entiteit, afdeling,… – Bijv. trash day – http://www.bestuurszaken.be/tra sh-day-e-mails http://www.bestuurszaken.be/tra sh-day-e-mails VO-brede sensibiliseringactie http://www.bestuurszaken.be/e-mail

21 Tips bepaal uw prioriteiten (http://www.bestuurszaken.be/zelf-doen )http://www.bestuurszaken.be/zelf-doen – bijvoorbeeld : grote mails – bijlagen? Horen die in documentum? mail met aanduiding hoge urgentie of opvolgen mails niet ouder dan 1 jaar – mogelijk nog relevant voor lopend dossier?

22 Tips gebruik zoekmappen (http://www.bestuurszaken.be/zelf- doen )http://www.bestuurszaken.be/zelf- doen

23 Tips weergeven als discussie (http://www.bestuurszaken.be/zelf-doen )http://www.bestuurszaken.be/zelf-doen

24 De toekomst? nieuwe gewoonten – beheer uw mails zoveel mogelijk meteen plaats relevante ontvangen of verzonden mails onmiddellijk in het gemeenschappelijk klassement verwijder irrelevante mails onmiddellijk stuur links ipv bijlagen – plan regelmatig een moment in om uw mailbox op te schonen

25 Hulplijnen: algemeen eerstelijnsadvies? – je informatiebeheerder en beleidsdomeinarchivaris 2 april 201525 http://www.bestuurszaken.be/netwerk-informatiebeheerders http://www.bestuurszaken.be/beleidsdomeinarchivarissen Alles over e-mail onder controle? http://www.bestuurszaken.be/e_mail_onder_controle

26 Hulplijnen: algemeen 2 april 201526 www.bestuurszaken.be/informatiemanagement informatiemanagement@bz.vlaanderen.be www.bestuurszaken.be/yammernetwerk- informatiemanagement-vlaamse-overheid yammer.com/informatiebeheervlaamseoverheid

27 Vragen?

28 Copyright illustraties Digital Preservation Business Case Toolkit http://wiki.dpconline.org/ http://wiki.dpconline.org/ – Slides: 1, 7,13,15


Download ppt "E-mail onder controle! Netwerkmoment managementassistenten, 28 april 2014."

Verwante presentaties


Ads door Google