De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

E-mail onder controle! Trashweek 17 tot 21 maart.

Verwante presentaties


Presentatie over: "E-mail onder controle! Trashweek 17 tot 21 maart."— Transcript van de presentatie:

1 onder controle! Trashweek 17 tot 21 maart

2 binnen de VO individuele mailboxen 3164 generieke mailboxen inkomende berichten per dag uitgaande berichten per dag GB in online mailboxen GB aan technisch gearchiveerde mails euro storagekosten per jaar

3 De grootte van uw mailbox? algemeen cijfer: details in Outlook : – ga op de mailbox staan => rechts klikken – eigenschappen gegevensbestand – => mapgrootte

4 De grootte van uw mailbox? op de tab ‘servergegevens’ ziet u de details per submap meer informatie:

5 Hoe beheren? verwijderen wat kan klasseren wat moet meer info: gemeenschappelijk-klassement gemeenschappelijk-klassement

6 Verwijderen wat kan! – verwijderde items! – persoonlijke mails – irrelevante mails bijvoorbeeld: – nieuwsbrieven – mededelingen – vergaderverzoeken – voorbijgestreefde afspraken – mail die u zelf niet moet opvolgen – mails die geen administratief nut meer hebben EN geen inhoudelijke waarde hebben voor het dossier

7 Klasseren wat moet! Waar? Waarom? Wat? Hoe?

8 Klasseren wat moet! gemeenschappelijk klassement – context en volledigheid dossier – bewaartermijn en bestemming dossier – geen dubbele opslag

9 Klasseren wat moet! Wat? – administratief nut / relevante inhoudelijke informatie? – bewijswaarde? – wettelijk verplicht?  ja!  gemeenschappelijk klassement meer informatie: in-gemeenschappelijk-klassementhttp://www.bestuurszaken.be/mails- in-gemeenschappelijk-klassement

10 Klasseren wat moet! sla mails op als een msg- bestand mails op documentum plaatsen: via slepen en neerzetten

11 Tips bepaal uw prioriteiten (http://www.bestuurszaken.be/zelf-doen )http://www.bestuurszaken.be/zelf-doen – bijvoorbeeld : grote mails – bijlagen? Horen die in documentum? mail met aanduiding hoge urgentie of opvolgen mails niet ouder dan 1 jaar – mogelijk nog relevant voor lopend dossier?

12 Tips gebruik zoekmappen (http://www.bestuurszaken.be/zelf- doen )http://www.bestuurszaken.be/zelf- doen

13 Tips weergeven als discussie (http://www.bestuurszaken.be/zelf-doen )http://www.bestuurszaken.be/zelf-doen

14 De toekomst? nieuwe gewoonten – beheer uw mails zoveel mogelijk meteen plaats relevante ontvangen of verzonden mails onmiddellijk in het gemeenschappelijk klassement verwijder irrelevante mails onmiddellijk stuur links ipv bijlagen – plan regelmatig een moment in om uw mailbox op te schonen

15 Vragen? Bijkomende info? website wordt aangevuld met meer informatie – Geef door welke bijkomende informatie u wenst of bij Vania Vande Voorde

16 Hulplijnen: algemeen 21 maart informatiemanagement-vlaamse-overheid yammer.com/informatiebeheervlaamseoverheid


Download ppt "E-mail onder controle! Trashweek 17 tot 21 maart."

Verwante presentaties


Ads door Google