De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

De presentatie wordt gedownload. Even geduld aub

PARTNER IN AUTOMATISERING Katrien Demeulemeester Karel Decorte.

Verwante presentaties


Presentatie over: "PARTNER IN AUTOMATISERING Katrien Demeulemeester Karel Decorte."— Transcript van de presentatie:

1 PARTNER IN AUTOMATISERING Katrien Demeulemeester Karel Decorte

2 Digitaal Informatie Archivering Systeem Een complete oplossing voor digitaal documentbeheer

3 MODULAIRE OPBOUW Beheer en archivering van al uw bedrijfsdocumenten Beheer van klanten, leveranciers, prospecten, personeel, etc. Elektronische goedkeuring / distributie van documenten

4 - Welke documenten? - Papier  digitaal - Aandachtspunten bij scanning - Integratie met de werkomgeving - Document indexering - Zoekfunctionaliteiten * klant, leverancier, enz. * documenttype * full text * projecten * … - Security DOCUMENT MANAGEMENT PROCES - Acties - Versiebeheer - Workflow management - Customer Relationship management Documentarchivering DocumentverwerkingDocumentinvoer

5 WELKE DOCUMENTEN? CMR’s Aankoopfacturen Leveringsbons ISO documenten Verlofaanvragen Productienota’s Verpakkingsetiketten Documentatie Catalogi / prijslijsten Personeelsadministratie Foto’s Commerciële administratie s …

6 Digitaal beheren en archiveren van personeelsdossiers

7 Gepersonaliseerde loopbaan begeleiding Loopbaan beëindiging (pensioen / ontslag) Werving / selectie Loopbaan LOOPBAANTRAJECT

8 PERSONEELSADVERTENTIES

9 SOLLICITATIEBRIEVEN

10 ARBEIDSOVEREENKOMST

11 WERKNEMERSFICHE

12 DIMONA-AANGIFTE

13 RSZ KWARTAALAANGIFTE

14 OPLEIDING

15 VERZEKERINGEN

16 BEDRIJFSWAGENS

17 ALGEMENE DOCUMENTATIE

18 SJABLONEN

19 VERLOFAANVRAGEN

20 ZIEKTEBRIEFJES

21 ISO PROCEDURE

22  Elektronische aangifte van een arbeidsongeval  Onkostennota’s  Functieomschrijvingen  Foto’s  Evaluatieverslagen  Bevallingsverlof, ouderschapsverlof, etc.  Extern selectiekantoor / interim kantoor ... ANDERE DOCUMENTTYPES

23 COMMUNICATIEMEDIA Personeelsadvertenties Sollicitatiebrieven Werknemersfiches Dimon-aangiften RSZ kwartaalaangiften Opleiding Verzekeringen Bedrijfswagens Algemene documentatie Ziektebriefjes Onkostennota’s Foto’s Functieomschrijvingen Evaluatieverslagen...

24 DIAS INTEGRATIE Applicaties gebaseerd op XML, webservice, ODBC, … CTI-

25 Aandachtspunten:  Keuze van het scantoestel  Barcodeherkenning  OCR Optical Character Recogniton  VRS Virtual Rescan Software INVOER PAPIEREN DOCUMENTEN

26 DIAS = scanner onafhankelijk  Aantal pagina’s per dag  Formaat  Single / Duplex  Kleur / Zwart wit  Automatische documentinvoer SCANNING

27 Functies van de barcode:  Documentseparator  Herkenning documenttype  Flowinformatie  Automatische afhandeling BARCODE HERKENNING PATCHBLAD VOORGEDRUKT ETIKET

28 OPTICAL CHARACTER RECOGNITION

29 MET VRS SCANT U DIVERSE DOCUMENTSOORTEN OP AANGEPASTE MANIER EN DIT MET EEN MINIMALE VOORBEREIDING EN ZONDER ONDERBREKING VAN DE SCANNING VRS SOFTWARE

30 DOCUMENT BATCH NO VRS A B = ONLEESBAAR = PROBLEMEN HERKENNING = VEREIST 2 DE SCANNING = VRS AUTO-BRIGHTNESS = LEESBAAR = ONMIDDELLIJKE HERKENNING = GEEN 2 DE SCANNING AUTO-BRIGHTNESS

31 Microsoft Outlook knoppenbalk INTEGRATIE MS OUTLOOK  Centraal archiveren van inkomende / uitgaande s  Archiveren / toevoegen van bijlages  Opzoeken van adressen

32 INTEGRATIE MS WORD / EXCEL  Centraal archiveren van documenten  Centraal beheer van sjablonen  Gebruik van adresgegevens Microsoft Word knoppenbalk

33 INTEGRATIE MS WORD / EXCEL

34 INTEGRATIE FAX

35 INTEGRATIE WEB

36 INTEGRATIE SOFTWARE APP. Enkele toepassingen:  Synchronisatie van klanten / leveranciers  Documenten automatisch / semi-automatisch archiveren (vb. verkoopfacturen, leveringsbons…)  Uitwisselen van metadata of gestructureerde datavelden (vb. boekingsgegevens van een aankoopfactuur)

37 INTEGRATIE TELEFONIE

38 Andere documentenProjecten Contactperso(o)n(en) Vacature- databank Document type Metadata Planning Workflow ARCHIVEREN VAN EEN DOCUMENT

39 DOCUMENT INDEXERING DOCUMENTTYPE CONTACT OMSCHRIJVING

40 FLEXIBELE DOCUMENT INDEXERING

41 GERELATEERDE DOCUMENTEN

42 VACATUREDATABANK

43 - Welke documenten? - Papier  digitaal - Aandachtspunten bij scanning - Integratie met de werkomgeving - Document indexering - Zoekfunctionaliteiten * klant, leverancier, enz. * documenttype * full text * projecten * … - Security DOCUMENT MANAGEMENT PROCES - Acties - Versiebeheer - Workflow management - Customer Relationship management Documentarchivering DocumentverwerkingDocumentinvoer

44 DOCUMENT ACTIES  Lokaal opslaan van een document  Afdrukken van een document  Handtekenen van een document  Genereren van formulieren  Document versturen ( / fax)  Document wijzigen Alle documentacties zijn gekoppeld aan gebruikersrechten

45 VERSIEBEHEER

46 WORKFLOW

47 INTERACTIE Algemeen Management Personeelsdienst Medewerker 1Medewerker 2Medewerker 3 VerkoopafdelingKwaliteitsdienstFinanciënIT afdeling

48 Belangrijkste functionaliteiten:  Goedkeuring vragen  Instellen van deadlines  Toekennen van status  Digitaal handtekenen  Automatische of manuele workflow  Seriele of parallelle workflow  Workflow op basis van condities WORKFLOW

49 EEN FLOW CREËREN

50 AUTOMATISCHMANUEEL WORKFLOW voorgedefinieerde flow Jos Piet Jan Jos PolJan Piet

51 SERIEELPARALLEL WORKFLOW Piet Jan Jos Piet Jan

52 Geweigerd VERWERKING MET CONDITIES  Goedgekeurd

53 Voordelen workflow:  historisch traceerbaar  snellere interactie - in de eigen dienst - met andere diensten - met andere vestigingen  betere opvolging WORKFLOW

54 CENTRAAL ADRESSENBEHEER

55 ADRESSENBEHEER

56 FLEXIBELE INTERFACE

57 AGENDABEHEER

58 - Welke documenten? - Papier  digitaal - Aandachtspunten bij scanning - Integratie met de werkomgeving - Document indexering - Zoekfunctionaliteiten * klant, leverancier, enz. * documenttype * full text * projecten * … - Security DOCUMENT MANAGEMENT PROCES - Acties - Versiebeheer - Workflow management - Customer Relationship management Documentarchivering DocumentverwerkingDocumentinvoer

59 DOCUMENT INVOER PAPIER DIGITAAL ZOEKVELDEN INPUT OUTPUT  Printer  Fax   Werkstations  Intranet  Internet  Citrix / VPN  Mobile devices  CD-ROM  DVD  Tape  WORM

60 CENTRAAL ZOEKSCHERM ZOEKEN RESULTAAT WORKFLOW VOORBEELD

61  Al uw documenten in 1 centraal archief  Verticaal zoeken vb. u zoekt: alle opleidingen van medewerker X alle opleidingen van de maand maart  Full text search vb. alle documenten waarin het woord “helpdesk” voorkomt  Krachtige zoekmotor VOORDELEN ZOEKFUNCTIES

62 SECURITY  Wie mag documenten - inkijken - wijzigen - versies maken  Beveiliging op diverse niveau’s - gebruiker - documenttype - individueel document -...  Documenten zijn onuitwisbaar

63 PRODUCTIE DISTRIBUTIE DIENSTVERLENING ONZE KLANTEN LEAF DISTRIBUTION FINANCIAL SERVICES

64


Download ppt "PARTNER IN AUTOMATISERING Katrien Demeulemeester Karel Decorte."

Verwante presentaties


Ads door Google