Effective decisions through evidence-based analysis AMC 2015 Gigi van Rhee, Stratelligence Heldere doelen als sleutel tot goed opdrachtgeverschap.

Presentatie over: "Effective decisions through evidence-based analysis AMC 2015 Gigi van Rhee, Stratelligence Heldere doelen als sleutel tot goed opdrachtgeverschap."— Transcript van de presentatie:

1 Effective decisions through evidence-based analysis AMC 2015 Gigi van Rhee, Stratelligence Heldere doelen als sleutel tot goed opdrachtgeverschap

2 Wat is het belang van goed opdrachtgeverschap? 2 Door het formuleren van helderen doelen, normen en de waarde van bereiken doelen voor de organisatie, krijg je betere resultaten en producten. De organisatie of leverancier kan zijn creativiteit gericht inzetten om de beste prijs- prestatie te realiseren en overbodige activiteiten schrappen. Achteraf en tussentijds valt te verantwoorden en te evalueren. Waarom zijn bepaalde keuzes gemaakt? Heeft de investering in tijd en geld opgeleverd wat ervan verwacht werd en zouden we het opnieuw op de gekozen wijze aanpakken? Door aan te geven wat het hoofddoel is, en wat subdoelen, worden keuzes over aansturing, keuzes tussen verschillende alternatieven, normen, bijsturing en keuze voor betrokkenen helderder. Het draagvlak blijft behouden.

3 Een goede specificatie van de doelstelling bepaalt voor een groot deel het succes Geformuleerde doelen: - Gewenste vliegsnelheid: 40 MPH - Contract waarde: $25.000 - Elke MPH boven de 40 is $2.500 waard - Elke MPH onder de 40 vermindert fee met $2.500 - Minimum acceptabele snelheid is 36 MPH Resultaat: Maximum snelheid 42 MPH en een $5.000 extra fee bovenop de contractwaarde $25.000 Wright Flyer Reddingshelikopters Geformuleerde doelen voor tijdelijke oplossing 5 jaar: De helikopters moeten binnen 20 minuten vertrekken en in 90 minuten ter plaatse zijn om 16 drenkelingen uit het water te kunnen halen. Budget: circa 8,5 miljoen euro aan vaste kosten per jaar Resultaat: Een van drie aanbieders vraagt 42,5 miljoen euro, maar het aanbod voldoet niet aan spec.: Mag niet in alle geëiste weersomstandigheden vliegen. Te krap voor acht passagiers, de medische uitrusting is niet tijdig leverbaar

4 Het verkopen van beleid- of strategiewijziging onder een valse noemer werkt tegen Het ministerie van VWS start 29 september de grootscheepse massamediacampagne om de transitie van zorg uit te leggen aan het brede publiek. De publiekscampagne heeft één centrale boodschap: de samenleving verandert, de zorg verandert mee. Mensen willen langer thuis wonen en ondersteuning in de buurt. Kwetsbare groepen in de samenleving hebben recht te participeren. Het Kabinet wil de zorg daarom dichter naar de burger brengen door deze te decentraliseren naar de gemeentes. Na diverse klachten haalt Minister Schippers omstreden zorgspots van campagnesites. Velen beschouwen de veranderingen in de zorg als een pure kostenbesparingsactie en de problemen af te wentelen op gemeenten. Voorlopig lijken de maatschappelijke kosten alleen maar toe te nemen. 4 Spotjes zijn volgens de FNV te weinig genuanceerd en te rooskleurig “Minister Schippers en staatssecretaris Van Rijn proberen Nederland in slaap te sussen met mooie verhaaltjes. Mensen hebben recht op het eerlijke verhaal”

5 Reductie CO2-uitstoot door transportsector Voor de sector mobiliteit en transport zijn afspraken gemaakt over een efficiënter verkeer en vervoer en een duurzame invulling van mobiliteit: Minus 60% in 2050 ten opzichte van 1990 (= max. 12 Mton in 2050). Max. 25 Mton in 2030 ten opzichte van 1990 (-17%). Per 2035 moeten alle nieuw verkochte personenauto’s in staat zijn om zero- emissie te rijden. Een bijdrage van mobiliteit aan de energiebesparing van 15-20 PJ in 2020. Dit zijn meetbare doelen voor verantwoording en evaluatie. De overheid wil de belasting van het milieu en de afhankelijkheid van fossiele energie terugdringen, en het concurrentievermogen van Nederland versterken. Vier pijlers: 1.Slimme inzet marktprikkels 2.Een stimulerend kader met dynamiek bevorderende wet- en regelgeving 3.Innovatie 4.Overheid als netwerkpartner Acht domeinen: Energie, biobased economy, klimaat, afval, bouw, voedsel, mobiliteit, water. Maar meetbare doelen waarop verantwoording kan worden afgelegd of geëvalueerd ontbreken (nog). Soms bevat beleid aanknopingspunten voor evaluatie achteraf en selectie vooraf, maar vaak nog niet. Groene Groei: voor een sterke, duurzame economie

6 stappenplan 6

7 Maak onderscheid tussen verschillende soorten doelen voor een juiste focus 7 een ‘moetje’ voorwaarde continuïteit echte baten Verplichte of noodzakelijke projecten. Risico: scope oprekken Voldoen tegen de laagste ‘kosten’ Vervangingsinvest eringen. Operationele risico’s afwegen tegen investeringskosten. Probleem bij kleine kans en groot risico Voorwaarde- scheppend Heeft pas waarde als andere projecten worden gerealiseerd Ondergeschikt aan besluitvorming batenproject Duidelijke business case Gevoelig voor veranderingen in omgeving Hoog niveau organisatie betrokken vanwege bijsturing

8 Formuleer dit in een helder projectdoel Een heldere oneliner of projectpitch is de combinatie van:  de doelstelling, (wat moet er gerealiseerd worden of functioneren?)  de belangrijkste reden en (waarom pakken we dit nu op?)  de maatstaf voor succes (hoe kunnen we meten of het een succes was?) Voorbeelden: In 2030 is de CO2-uitstoot van de transportsector maximaal 25 Mton om de klimaatverandering tegen te gaan. Om de zorgkosten beheersbaar te houden volgen ze vanaf 2015 maximaal de groei van het BBP. Vanwege de uitfasering van de Lynx moet een tijdelijke oplossing gerealiseerd worden met een vergelijkbaar prestatieniveau als de Lynx bij Search and Rescue. 8

9 Werk de projectdoelen uit tot ze kunnen worden toegewezen aan één verantwoordelijke Een doelenboom wordt top-down uitgewerkt van globaal naar specifiek. Een lijn van een hoger gelegen doel (A) naar een lager gelegen doel kun je lezen als antwoord op de vraag hoe kan A bereikt worden, wat is hiervoor nodig? Denk daarbij ook aan functionele doelen, en eisen m.b.t. raakvlakken, ondersteunende processen, randvoorwaarden. Een doel heeft geen subdoelen nodig wanneer de waarde van het genoemde doel in een eenheid kan worden uitgedrukt en bij een verantwoordelijke kan worden neergelegd.eenheid Een doelenboom goed uitwerken, vraagt: Begrip voor wat waarde heeft voor organisatie door de hele levenscyclus. Inzicht in wat het doel betekent voor andere stakeholders, systemen en processen. 9 Verminderen files Beter benutten netwerk Verminderen autogebruik Vergroten capaciteit wegennet Reistijden beter spreiden Gebruik beter verdelen Wegen verbreden Meer wegen aanleggen Minder autobezit Minder gebruik per auto

10 Specificeer een complete set met consistente en haalbare subdoelen Volledig en correct De gehele set eisen moet alle vragen en beperkingen bevatten die nodig zijn om het probleem te begrijpen en een product te ontwikkelen. Set bevat geen overbodige eisen. Eisen zijn gevalideerd bij stakeholders. Consistent Eisen mogen niet met elkaar conflicteren. Eventuele conflicten dienen tijdens het opstellen van eisen te worden opgelost. Haalbaar Gestelde eisen moeten vervuld kunnen worden. De benodigde techniek moet bijvoorbeeld bestaan en oplossingen moeten tegen beperkte kosten ontwikkeld kunnen worden. Efficiënt en doelmatig Eindresultaat heeft een goede balans tussen invulling doel en de kosten.. 10 Bekijk vraagstuk vanuit klant en elke stakeholder, alle mogelijke gebruiksscenario’s, hele lifecycle, normale en uitzonderlijke condities, identificeer alle interfaces. Een eis is niet noodzakelijk wanneer je de eis kunt weglaten en het probleem nog steeds goed op kunt lossen. Of als opsteller of klant de reden niet aan kan geven. Vraag bij elke eis waarom? Begrijp systeem waarin klant opereert, wijze van operatie, onder welke omstandigheden en valideer dit bij stakeholder. Voorkom dat eisen op verschillende plekken terugkomen. Het helpt om eisen te classificeren en zo ter sorteren. Haalbaarheid geldt voor tijd, geld, prestatie en risico. Bij twijfel is een marktconsultatie of marktonderzoek nuttig. Onderzoek welke eisen kostendrivers zijn (marktconsultatie). Analyseer of eer geen betere alternatieven (kunnen) zijn.

11 Definieer elke eis om een doel te bereiken kernachtig, eenduidig, verifieerbaar en oplossingsvrij. Kernachtig Eisen zijn kort en krachtig geformuleerd. Verifieerbaar. De formulering moet dusdanig zijn dat achteraf gecontroleerd kan worden of voldaan is aan deze eis, bij voorkeur op een kwantitatieve wijze. Eisen en achterliggende reden dienen gedocumenteerd te zijn, en een unieke referentiecode hebben. Eenduidig en SMART Een eis mag om verwarring te voorkomen maar één betekenis hebben. Prioriteit moet helder zijn. Eisen zijn gebonden aan tijd- en omgeving. Oplossingsvrij De eisen moeten aangeven wat er nodig is en waarom dit nodig is, niet op welke wijze of door welke leverancier dit gerealiseerd kan worden. Begrijpelijk/toegankelijk Eisen dienen te worden geformuleerd op een wijze die te begrijpen is door de personen die er mee gaan werken.. 11 Schrijf elke eis als een actieve zin Noem helder spec. voor gewenst gedrag en condities. Wees specifiek in acceptabele hoeveelheden en toleranties. Documenteer bovenliggende eis of achterliggende reden. Handige vragen:  Hoe weet ik of aan een eis voldaan wordt?  Wat is het verplichte en gewenste niveau van operatie?  Wil/kan ik testen wat de eis specificeert? (visueel, test, analyse, demonstratie, beproeving) Volg de checklist met een aantal algemene principes; gedefinieerde termen, onnodige bijwoorden en bijv. naamwoorden, onbepaalde woorden. Ga terug naar de achterliggende eis of behoefte om de echte eisen boven water te krijgen. Het helpt om steeds opnieuw waarom / met welk doel? te vragen. Beperk de eis tot een functie, karakteristiek of randvoorwaarde. Schrijf zonder jargon en structureer tekst.

12 Bij wat voor type doel horen de volgende projecten? A.De uitrol van de laadinfrastructuur voor elektrische auto’s B.De decentralisatie van de zorg 1)Een moetje 2)Continuïteitsproject 3)Voorwaardelijk project 4)Batenproject 12

13 Welk doel heeft subdoel(en) nodig? Een internetboekenwinkel heeft een doelenboom gemaakt om de klanttevredenheid te verbeteren. Welke doelen hebben een subdoel nodig? A.snelle levering B.goede service C.lage prijzen 1)A 2)B 3)C 4)Zowel A, B als C 13 Klanttevre- denheid Goede service Lage prijzen Snelle levering

14 Waarom voldoen deze eisen nog niet? Veel beleid, subsidievoorwaarden, product- en systeemeisen hebben geen goede doelen en klanteneisen als uitgangspunt. 14 Het EXPERIMENT richt zich op het creëren van een dekkend onderwijs(zorg)con-tinuüm voor alle leerlingen Het EXPERIMENT dient een onderwijs(zorg)product te ontwikkelen voor leerlingen waarvoor nu geen aanbod is. De bediening van de RECORDER dient gemakkelijk te zijn. De GEBRUIKER dient het systeem te kunnen bedienen zonder handleiding De GEBRUIKER dient alle functies te kunnen selecteren door maximaal twee toetsen in te drukken. De GEBRUIKER dient het systeem te kunnen bedienen zonder handleiding De GEBRUIKER dient alle functies te kunnen selecteren door maximaal twee toetsen in te drukken. Realistisch zal het REDDINGSHELIKOPTER gebruikt worden tussen de -10 °C en 35 °C. De REDDINGSHELIKOPTER dient te voldoen aan alle eisen bij omgevingstemperaturen tussen de -10 °C en 35 °C.

15 Effective decisions through evidence-based analysis Stratelligence Rijnsburgerweg 161 Leiden 2334 BP Nederland +31 (0)71 573 0820 info@stratelligence.nl www.stratelligence.nl

16 Een doel legt een relatie tussen een factor en het door de actor gewenste waardebereik voor die factor:relatiefactor  "voldoende oppervlak" ⇒ oppervlak van bedrijfslocatie ∈ [ondergrens, ∞)  "dicht bij treinstation" ⇒ afstand van bedrijfslocatie tot treinstation ∈ [0, bovengrens] De grenzen van dat waardebereik hoeven niet per se gespecificeerd te worden; in dat geval moet uit de uitspraak wel blijken hoe de actor een waarde waardeert (zo geeft "voldoende oppervlak" aan dat voor de factor oppervlak hoge waarden gewenst zijn, terwijl "lage pachtsom" en "weinig geluidhinder" aangeven dat voor de betreffende factoren lage waarden gewenst zijn). Een doel dat op deze manier de voorkeur van de actor aangeeft is definieert een criterium voor die actor.criterium Zonder specificatie van een ondergrens definieert het doel "voldoende oppervlak" geen "scherp" criterium. Een doel dat voor de betreffende factor het gewenste waardebereik wél precies aangeeft (bijv. "pachtsom ≤ 3000 €/maand", of "oppervlak ≥ 4 ha") noemen we een volledig geoperationaliseerde doelstelling. Zulke doelstellingen definiëren wél "scherpe" criteria. 16

17 Proces voor opstellen behoefte Systeem en afbakening 1.Beschrijven systeem en functies voor huidige behoefte. 2.Aangeven scope en reden voor begrenzing; Wat zijn randvoorwaarden voor systeem/behoeftestelling? Functionele analyse (t.b.v. doel, nut en noodzaak) 1.Verbinden van deze functies met visie/missie/taak klant (bottom-up): waarom is deze functie noodzakelijk voor missie? 2.Specificeren (top-down) terug vanuit missie naar niveau systeemfunctie: waar zijn er alternatieven? Wat zijn deelfuncties of doelen? Scenario’s en prestatie 1.Aangeven onder welke gebruiksprofielen, omgevingen en scenario's functie moet worden uitgeoefend? Bij welke prestatie is systeem succesvol inzetbaar (wordt taak volbracht)? Wat is de frequentie? 2.Aangeven wat de verandering is ten opzichte van de huidige situatie en welke ontwikkelingen er verwacht worden. Welke eisen stelt dat? Context analyse 1.Specificeer met welke andere systemen er interfaces zijn; welke raakvlakeisen zijn er? Check dit met eigenaar/beheerder van systeem. 2.Specificeer welke andere stakeholders een belang hebben bij gebruik; wat zijn hun aanvullende functionele of aspecteisen? Check dit met stakeholder zelf. 3.Specificeer processen die aanvullende functioneel eisen stellen; welke aspecteisen zijn er? Check dit met proces specialist 17

18 Stappen naar optimale prestatiecontracten en prestatie-inkoop 18 Opstellen goede behoeftestelling onderbelicht facet maar essentieel voor succesvol Plan van Eisen.  Benadrukken belang systematische aanpak, collegiale toetsing en intensieve samenwerking over disciplines heen Het correct opstellen van behoeftestellingen en PvE’s vraagt oefening  Interactieve workshops waarin zowel theorie als praktijkoefeningen voorkomen zijn een effectief leermiddel  Oefening en bijsturing na de training is noodzakelijk om interne ambassadeurs te verkrijgen die zorgen voor een brede kennisverspreiding binnen de organisatie Oplossen van knelpunten in huidige proces  Mitigeren risico’s m.b.t. budgetindicatie  Bredere uitrol van kennis van inkoop en procesgang rondom een behoefte ondersteunen