Afdeling Studietoelagen. Structuur uiteenzetting → Informatie afdeling Studietoelagen → Aanzet tot verandering → Initiatieven ٧ informatieverstrekking.

Presentatie over: "Afdeling Studietoelagen. Structuur uiteenzetting → Informatie afdeling Studietoelagen → Aanzet tot verandering → Initiatieven ٧ informatieverstrekking."— Transcript van de presentatie:

1 Afdeling Studietoelagen

2 Structuur uiteenzetting → Informatie afdeling Studietoelagen → Aanzet tot verandering → Initiatieven ٧ informatieverstrekking ٧ administratieve verwerking ٧ dossier behandeling ٧ e-government ٧ anders gaan werken → Risicofactoren → Resultaten

3 Afdeling Studietoelagen → Onderzoek aanvragen HOGER ONDERWIJS → 55.000 dossiers (individuele) → Indiening 01.09 - 31.10 Eerste verwerking voor 31.12 → Overurenstelsel (1991) - 9 à 10 uur/dag 01.10 - 20.12

4 Aanzet tot verandering → Kritieken inzake informatieverstrekking bereikbaarheid administratieve verwerking → Jaarrapport Vlaamse ombudsdienst → Klantentevredenheidsonderzoek

5 Informatieverstrekking Brochures, folders, affiches, website Dossierlijn Studietoelagen - Vlaamse Infolijn Informatiesessies

6 Administratieve verwerking Nieuwe aanvraagformulieren Gezinsdossier Herbruik gegevens Uitbetaling - beraden

7 Dossierbehandeling Effect gezinsdossiers (H.O. - 8.000 “omslagen minder”) Productiviteitsmetingen Kwaliteitscontrole Vorming Uitbetaling personeelsbestand

8 E-government 2002 : consultancy resultaat = uittekenen TO BE elektronische verwerking Doelstellingen E-government verminderen van de administratieve last voor de burger verhogen van de klantvriendelijkheid verhogen van de gebruiksvriendelijkheid van de applicatie voor de gebruikers verbeteren van de efficiëntie, verkorten van doorlooptijd, verhogen van kwaliteit mogelijkheid tot online aanvragen studietoelage beleidsinformatie genereren uit de applicatie plaatsonafhankelijk werken (thuiswerken, gedeconcentreerd werken)

9 “Anders Gaan Werken” Doelstellingen Realisatie E-government Aanbieden van aantrekkelijke werkomstandigheden Contact tussen de verschillende groepen verbeteren Soepele opvang toekomstige evoluties in de organisatie Mogelijkheid tot thuiswerk en satellietwerk Stressreductie door spreiding van de intake

10 Aanpak Analysefase (as is) › Consultancy › Registratie To be › Korte termijn › Lange termijn Overleg › Seminaries › PRO o-meting

11 Risico - Factoren Deadlines Kerntaken garanderen Impact medewerkers

12 Resultaten Alle aanvragen behandeld voor 1 januari Daling aantal onvolledige dossiers Daling aantal bezwaarschriften Opnemen andere taken inzake informatieverstrekking Geen overuren meer

13 Voor de verbouwing

14 De werkplek - logistiek

15 Tijdens verbouwing Tijdelijk onderkomen

16 Ondertussen op de afdeling

17

18

19 HR - Teambuilding

20 De vernieuwde werkplek

21 Open ruimtes - functioneel

22

23 Actuele apparatuur