Samenwerking met organisaties: troeven en valkuilen

Presentatie over: "Samenwerking met organisaties: troeven en valkuilen"— Transcript van de presentatie:

1 Samenwerking met organisaties: troeven en valkuilen

2 11.11.11, Koepel van de Vlaamse Noord-Zuidbeweging
 bundelt de kracht van  groepen en 60 organisaties uit onze missie: “Krachten bundelen voor structurele verandering spitst zich toe op beleidsbeïnvloeding…. We doen dat in samenwerking met onze leden in eigen land, met onze partnerorganisaties in het Zuiden en via internationale netwerken van gelijkgezinde organisaties.” Samen campagne voeren met en CNCD Zelfde politiek dossier en eisen Zelfde affichebeeld en actiemodel Deze campagne wordt gecoördineerd door de twee koepelorganisaties, en CNCD , maar zal gezamenlijk worden gevoerd door de ngo’s, vakbonden en mutualiteiten. Sommige van die organisaties zijn van plan de campagne meer specifiek af te stemmen op hun doelpubliek (cfr. doelgroepen), ook met behulp van communicatiemiddelen.

3 Het zit dus in ons DNA…

4 Campagne Sociale Bescherming
De campagne wordt getrokken door de 2 koepels: en CNCD. Vakbonden, mutualiteiten en andere NGO’s doen mee.

5 zonder de waarheid in pacht te hebben
Elke samenwerking is een nieuwe zoektocht. Maar door ervaring wel wat structuur te leggen in aanpak. Hiervoor zijn kritische succesfactoren opgesteld waaraan samenwerking kan getoetst worden. Wil niet zeggen dat wij daarom “het concept” van samenwerking hebben. Een permanent zoeken en bijsturen.

6 Samenwerken is balanceren tussen de voor- en de nadelen
Samenwerken is balanceren tussen de voor- en de nadelen. Samen zoeken naar de optimale balans maakt onderdeel uit van het proces om te komen tot daadwerkelijk goed samenwerken. We geven hierbij graag een aantal aspecten die deel uitmaken van de zoektocht naar een goede samenwerking. Samenwerken is samen zoeken naar optimale balans tussen voor- en nadelen

7 Er zijn verschillende aspecten aan samenwerking
Er zijn verschillende aspecten aan samenwerking . Iemand die al eens in een samenwerkingsverband heeft gewerkt zal er wel meerdere herkennen. Interessant is om ze eens allemaal opgesomd te zien en je er ook van bewust te zijn. Pluspunten: Samen een grotere campagne maken. Allemaal samen dezelfde boodschap brengen.  Groter bereik en (hopelijk) grotere impact. Budgetten samen leggen om tot een groter geheel te komen. Geen versnipperde budgetten en boodschappen. Cfr campagne sociale bescherming; we bereiken een zeer groot stuk van het middenveld. Samenwerken werkt motiverend voor wie in de beweging zit. Eén centrale boodschap waarin iedereen zijn/haar eigen accent en focus kan toevoegen. Cfr: sociale bescherming: de centrale boodschap wordt geregeld herhaald. Gelaagde ervaringen en expertise (zowel inhoudelijk als campagnematig) uitwisselen. Dubbel werk vermijden en taken verdelen. Gebruik maken van elkaars netwerken en contactpersonen. Werken met een BV zorgt ervoor dat je andere mensen betrekt (de niet ususal suspects). Moeilijkheden: Tijdsintensief om een campagne uit te werken waarin iedereen zich kan vinden. Zorgen dat het één geheel blijft. De boodschappen en actiemodel mogen niet te ver uit elkaar liggen.  Iedereen wil woordvoerder zijn maar soms beter om één woordvoerder aan te duiden die voor alle partners spreekt. Eenduidige boodschappen geven. Soms worden ideeën anders geïnterpreteerd bij uitwerking dan in de conceptfase.

8 Valkuilen op het pad naar samenwerking
In het proces naar een goede samenwerking kunnen er wat problemen/valkuilen op je pad komen. Belangrijk is dat je weet wat hiervan de oorzaken zijn en ook op welk niveau deze problemen zich voordoen. We bekijken eerst even de oorzaken en dan de niveaus

9 Oorzaken van valkuilen
het laten bestaan van losse eindjes afspraken verschillend interpreteren oud zeer verschil in snelheid van aanpak geen onderlinge openheid onvoldoende oog voor overstijgend belang

10 Problemen zijn er om opgelost te worden.
Maar we zijn geen dokter die voor elke ziekte een bijpassend pilletje hebben. De genoemde ‘recepten’ zijn dan ook eerder algemene oplossingsrichtingen. Deze moeten op maat worden gemaakt. Sommige recepten hebben eerder een ‘doe het zelf’- karakter. Voor andere is speci­fieke externe des­kundigheid nodig.

11 Problemen situeren zich op verschillende vlakken
visie/strategie/doelen organisatie/management cultuur/gedrag/omgangsvormen

12

13 Soorten problemen omtrent Visie/strategie/doelen:
Onduidelijke visie, verschillen in visie Verschillen in ambitieniveau Domeindiscussie Externe partners Geld Doelgerichtheid Planning en voortgang Voorbeelden: Afstemmen van verwachtingen omtrent bv grootsheid van evenement, campagne, …  (vb: 100 mensen bereiken versus 1000 mensen bereiken) is pluralistisch en kan dus niet met eender wie samen werken (vb: politieke partijen of bedrijven die onethisch werken). Vb: fos en link met SPA, vredeseilanden en link met Elke keer opnieuw moet je met nieuwe partners op zoek gaan naar de beste manier van samenwerken.  Er bestaat geen draaiboek voor samenwerkingen omdat ze altijd anders zijn bedrijven,… Een sensibliserende actie met partners is haalbaar. Een fondsenwervende actie is zeer moeilijk om afspraken over te maken. Elke organisatie heeft zijn eigenheid, met andere campagnedynamieken, andere prioriteiten en campagneperiodes.

14 Soorten problemen omtrent Visie/strategie/doelen:
Onduidelijke visie, verschillen in visie Verschillen in ambitieniveau Domeindiscussie Externe partners Geld Doelgerichtheid Planning en voortgang Voorbeelden: Afstemmen van verwachtingen omtrent bv grootsheid van evenement, campagne, …  (vb: 100 mensen bereiken versus 1000 mensen bereiken) is pluralistisch en kan dus niet met eender wie samen werken (vb: politieke partijen of bedrijven die onethisch werken). Vb: fos en link met SPA, vredeseilanden en link met Elke keer opnieuw moet je met nieuwe partners op zoek gaan naar de beste manier van samenwerken.  Er bestaat geen draaiboek voor samenwerkingen omdat ze altijd anders zijn bedrijven,… Een sensibliserende actie met partners is haalbaar. Een fondsenwervende actie is zeer moeilijk om afspraken over te maken. Elke organisatie heeft zijn eigenheid, met andere campagnedynamieken, andere prioriteiten en campagneperiodes.

15

16 Soorten problemen omtrent organisatie / management:
Onvoldoende helderheid over middelen Onvoldoende slagvaardige structuur Niet nakomen van afspraken Trekkers doen het werk Besluitvorming Vergaderen Plan van aanpak ontbreekt, onduidelijk, te complex Verschillend niveau van vertegenwoordiging Kwaliteit taken Een goede en niet te logge organisatie- en overlegstructuur opzetten. Hier kruipt veel voorbereidend werk in maar is essentieel. Vooraf goed bepalen waar beslissingen genomen worden en door wie om duidelijkheid te behouden. Concreet projectgroep met projectleider. Projectkader met een duidelijke planning. neemt als koepel vaak veel taken op en wordt als trekker/organisator naar voor geschoven. Niet iedereen houdt zich aan de gemaakte afspraken (vb; respecteren van deadlines, embargo om informatie te verspreiden,…) Sommige praktische beslommeringen kunnen veel overleg vergen. Vb: Contactgegevens verzamelen van mensen: aan wie behoren contacten toe? Wie gaat met hen communiceren, waarover en wanneer?  Rekening houden met privacywetgeving ivm het delen van contactgegevens

17

18 Soorten problemen omtrent cultuur/ gedrag/omgangsvormen
Verschillende belangen Ja zeggen, nee doen; geen open communicatie Niet op samenwerken gericht Conflict Vertrouwen Respect en waardering Sfeer en klimaat Werken met een BV zorgt ervoor dat je verantwoordelijk wordt geacht voor de blunders van de BV (vb: Lance Armstong). Opletten met BV’s dat ze jouw verhaal brengen en niet hun eigen verhaal. BV’s moeten er met heel hun hart achter staan, niet uit opportunisme. Vele organisaties/partners denken vaak nog op een traditionele manier. Ook in de keuze van actiemodellen wil creatief en ludiek uit de hoek komen maar partner organisatie hebben bang dat het niet zal aanslaan bij hun eigen achterban. Hierdoor moet een “zwakker/bijgesteld/afgevlakt” voorstel uitwerken om tot een compromis te kunnen komen. Elke organisatie heeft zijn/haar eigenheid waar rekening mee moet gehouden worden. Soms zijn standpunten niet verenigbaar. Je moet water bij de wijn doen en compromissen maken, ook al ben je er zelf soms van overtuigd dat een andere aanpak een beter effect zou hebben.

19 De kunst van samenwerken bestaat uit een aantal factoren
De kunst van samenwerken bestaat uit een aantal factoren. Het is van belang dat je bij de start van een samenwerking deze  factoren kent. Dan is het makkelijker om: er mee te werken er van te leren verbeteringen door te voeren  De factoren staan in een checklist. Geschikt voor individuele of gezamenlijke (tussen­tijdse) evaluaties: welk rapportcijfer geven we aan deze punten?  welke verbeteringen zijn wenselijk? Op deze manier kan een samenwerkingsverband een 'onderhoudsbeurt' ondergaan.

20 kritische succesfaktoren
(overeenstemming over) visie en doelen Durf en pioniersgeest Interdependentie (bewustzijn) Domeinconsensus Elkaar kennen Onderhandelingsvermogen Middelen structuur

21 Samenwerking is samen op weg gaan
Samenwerking is samen op weg gaan. Niet succesvol van in het begin, maar wel vanuit een al doende leert men principe. Helder en open communicatie als belangrijkste leidraad ! Veel succes