Spraak Organiseren Digitaal Werken & Archiveren in ketencontext

Presentatie over: "Spraak Organiseren Digitaal Werken & Archiveren in ketencontext"— Transcript van de presentatie:

1 Spraak Organiseren Digitaal Werken & Archiveren in ketencontext
blah 28 mei 2013 Spraak Organiseren Digitaal Werken & Archiveren in ketencontext Emilie Randoe veranderkundig adviseur 19 mei 2014 blah | 28 mei 2013

2 Programma Spraak Organiseren
blah 28 mei 2013 Programma Spraak Organiseren Introductie Kernboodschappen formuleren Kernboodschappen presenteren en spraak organiseren Lessons learned over spraak organiseren Afsluiting en uitreiking boekje Patty en Emilie voorstellen Programma toelichten Na afloop weet u hoe u een kernboodschap moet formuleren en heeft u kennis gemaakt met twee verschillende vormen van spraak organiseren. Criteria "Goed Dossier" blah | 28 mei 2013

3 Veranderen door de urgentie te benoemen, werkt niet:
blah 28 mei 2013 Veranderen door de urgentie te benoemen, werkt niet: Mensen worden bang en houden daardoor extra stevig vast aan hoe het was Er verschijnt geen inspirerende stip op de horizon die duidelijk aangeeft waar we wel naar toe willen " blah | 28 mei 2013

4 Veranderdriehoek 1 VERANDERING blah 28 mei 2013 Wat? Waarom? Waartoe
Leiderschap Veranderconfiguratie Feedback uit de organisatie: Spraak organiseren Veranderdriehoek 1 Creeer bij veranderingen ruimte en energie door: voorkeurs stijl van leidinggevende <> passende aanpak irt veranderconfiguratie Sleutelfigiguren: wat- waar Leg uw oor te luisteren -> dan hoort u alles wart u moeten weten om de verandering tot een goed einde te brengen DT&V | Digitaal werken en archiveren in ketencontext | 28 mei 2013 blah | 28 mei 2013

5 Toepassing bij Digitaal Werken binnen de DT&V
Veranderconfiguratie Organisatie van professionals Behoefte aan autonomie t.a.v werkwijze in de uitvoering en duidelijker kaders ten aanzien van ‘goed dossier’ Leiderschap Afdelingsmanagers spelen belangrijke rol in project structuur en tijdens roadshows Spraak organiseren Expermeeting (archiveringsvraagstukken, communicatie) Roadshows bij alle afdelingen Testlabs (v.a. Juni) Criteria "Goed Dossier"

6 Aan de slag: een kernboodschap formuleren
blah 28 mei 2013 Aan de slag: een kernboodschap formuleren In tweetallen Neem een verandering die u wilt bereiken in uw hoofd (5 min) Leg aan uw buurvrouw / buurman uit wat de aanleiding is voor de verandering, waarom de verandering belangrijk is en wat u gaat doen om de verandering te realiseren (5 min) Schrijf uw verhaal kernachtig op zodat u het zo kernachtig kunt presenteren (5 min) Presenteren Luister aandachtig! Beoordeel met behulp van uw kaarten Criteria "Goed Dossier" blah | 28 mei 2013

7 Resultaten tot nu toe Plan van aanpak geaccepteerd
Akkoord op architectuur Afspraken binnen kleine keten over de ketendocument typering Start Informatie Logistiek Centrum (centrale intake dossiers) Demodesigns en moc-kup dossiers Criteria voor een goed dossier (11 werksoorten = 11 dossiers) Archiefbeheer Regeling DT&V Inrichting testlabs om gebruikersonderzoek met het prototypen te kunnen doen en verbeteringen te kunnen invoeren vóór de uitrol. Criteria "Goed Dossier"

8 Hoe luisteren medewerkers
8 mei 2013 Hoe luisteren medewerkers Wat zijn gevolgen voor mij (individuele instelling) Oordeelsvorming vooral op basis van gevoel Van belang is het totale plaatje, de hoofdlijnen Zoekt zekerheid (wanneer gebeurt wat, procesinformatie) Opinies in eigen kring en eigen ervaringen zijn belangrijk Wat doen projectleiders Wat zijn we aan het doen Nut, noodzaak ontbreekt vaak Betekenis van VenJ of eigen organisatieonderdeel Geen appèl op medewerkers Focus op minister en politieke omgeving Van belang zijn de nuance en de (juridische) details Hoe komt dat we we zo snel naar elkaar kunnen luisteren en waarom is het zo moeilijk om een boodschap over te brengen?

9 Kernboodschap: brug tussen zender en ontvanger
8 mei 2013 Kernboodschap: brug tussen zender en ontvanger Extern frame gestuurd door de informatie- behoefte van medewerkers KERNBOODSCHAP Intern frame gestuurd door de informatie- drang van projectleiders Hoe lossen we verschil op: Door een kernboodschap te maken Functie van een kernboodschap: De kernboodschap slaat de brug tussen intern - extern / buiten - binnen / zender - ontvanger. In een kernboodschap houden we heel bewust rekening met het perspectief van de ander (de buitenwereld) en bedenken dan: hoe gaan we daarop in? Daarmee slaat de kernboodschap de brug tussen de informatiebehoefte (van de buitenwereld/ medewerker) en de informatiedrang (van de overheid/ programma) Slaat de brug tussen het eigen verhaal (informatiedrang) dus wat we kwijt willen en de informatiebehoefte van de doelgroep. Om die brug te kunnen slaan moet je goed weten wat er speelt rondom het onderwerp. Met een kernboodschap sluit je aan bij de beleving/ vragen van je doelgroep. Als je de vragen die ze hebben niet kunt beantwoorden kunnen ze ook niet luisteren. Aan de hand van een eenvoudige systematiek koppel je je eigen doelen en de beleving van de doelgroep. Dit is de brug tussen het frame gestuurd door informatie behoefte als gevolg van de informatiebehoefte bij de medewerkers en het frame gestuurd door de informatiedrang van projectleiders toch? Dan misschien ook zo benoemen.

10 Opbouw van een kernboodschap
8 mei 2013 Opbouw van een kernboodschap Dit gaan we doen KIJK Dit is er aan de hand WANT Waarom gaan we dit doen Waarom is dit een probleem DUS Wat betekent dit voor u Wat gaan we doen

11 Organiseer spraak 1. Bepaal het doel en doelgroep.
2. Organiseer een kleine bijeenkomst en deelt uw doel met uw doelgroep. 3. Vraag hen om alle vragen die ze erover hebben in kaart te brengen. 4. Beantwoord de belangrijkste vragen. 5. Sla de brug en bepaal hoe u de verbinding maakt tussen uw doel en de manier waarop uw doelgroep ertegenaan kijkt. 6. Formuleer de kernboodschap volgens het principe Kijk-Want-Dus. Let erop dat het taalgebruik aansluit bij het taalgebruik van de doelgroep. 7. Gebruik de kernboodschap!

12 Spraak organiseren: roddelen
Vijf kernboodschappen Persoon die hem gemaakt heeft gaat met de rug naar het groepje toe zitten Bespreek de kernboodschap De indiener luistert: - Welke inzichten haalt u op? - Welke tips krijgt u tussen neus en lippen te horen? - Wat is er goed geland? De indieners koppelen terug wat er goed is aan hun kernboodschap en wat beter kan Criteria "Goed Dossier"

13 Lessons learned

14 Medewerkers willen in dialoog

15 Contrast leidinggevenden en medewerkers

16 blah 28 mei 2013 De cascade werkt niet! blah | 28 mei 2013

17 Tot slot Vragen: Welke inzichten neemt u mee uit deze sessie?
Welke tips krijgt u tussen neus en lippen te horen? Wat is er goed geland?