Beleids- en Beheerscyclus

Presentatie over: "Beleids- en Beheerscyclus"— Transcript van de presentatie:

1 Beleids- en Beheerscyclus
Gemeenten, OCMW’s en Provincies

2 Huidige situatie (NGB/NOB/NPB)
Gemeenten: Nieuwe Gemeenteboekhouding (NGB) Nieuwe Gemeentewet (1989) ARGC (1990) OCMW’s Nieuwe OCMW Beleidsinstrumenten (NOB) OCMW-wet (1976) BVR NOB (1997) Provincies Nieuwe provincieboekhouding (NPB) Provinciewet (1836) ARPB (1999)

3 Huidige situatie (BBC)
Regelgeving: Organieke decreten Gemeentedecreet (2005) OCMW-decreet (2008) Provinciedecreet (2005) BVR-BBC van 25 juni 2010 MB van 1 oktober 2010 Implementatie: Algemene invoering vanaf boekjaar 2014 Minister kan voor welbepaalde besturen een andere datum bepalen Eerste besturen vanaf boekjaar 2011

4 De beleids- en beheerscyclus
Planning Uitvoering Evaluatie

5 De doelmatigheidscyclus
Output (Prestaties) Effecten Omgeving Strategie Beleids-doelstellingen Monetaire vertaling (financiële ruimte) Input (Middelen) Activiteiten Verantwoordelijken

6 Kader van totstandkoming
Organieke decreten Het Vlaamse Regeerakkoord Internationale verplichtingen (ESR95) Aanbevelingen Raad van Europa Internationale standaarden (IPSAS) Evaluatie NGB en NOB Overleg

7 Organieke decreten BVR: geeft uitvoering aan titel IV:
Gemeentedecreet Provinciedecreet OCMW-decreet sluit aan bij principes inzake resultaatgericht financieel management, zoals vervat in de organieke decreten: budgetteren: van input- naar outputsturing responsabilisering van administratie regelgeving reikt faciliterend kader aan

8 Het Vlaamse regeerakkoord 2009-2014
Overheden moeten transparante verantwoording afleggen over wat zij doen met het belastinggeld. Dat vereist heldere budgettaire verantwoordingsdocumenten en grondig gedocumenteerde beleidsrelevante indicatoren als basis voor de politieke besluitvorming. In het kader van de planlastverlichting komen we tot een legislatuurplan, waarbij outputcontrole en benchmarking mogelijk is.

9 Heldere verantwoordingsdocumenten
Beleidsrapport: Decretaal voorgeschreven elementen Elementen waarover de raad beslist Toelichting: Bijkomende informatie

10 Planlastverlichting Het nieuwe financiële systeem draagt bij tot planlastvermindering: de sectorale plannen kunnen verwerkt worden in het strategisch meerjarenplan de sectorale rapporten aan de subsidiërende entiteiten kunnen uit de boekhouding van de lokale besturen en provincies gehaald worden

11 Bijdrage tot schaalvoordelen
Gemeente en OCMW werken met hetzelfde financieel systeem: financiële diensten gemeente en OCMW kunnen nauwer samenwerken → schaalvoordelen en efficiëntiewinsten ook samenwerking tussen andere diensten van gemeente en OCMW wordt gemakkelijker

12 Internationale verplichtingen - ESR95
Verplichting voor lidstaten EMU Lokale besturen Niet rechtstreeks gebonden Moeten gegevens kunnen verstrekken: Vorderingensaldo Schulden Financiële stromen per functionele aard Financiële stromen tussen lokale besturen en economische sectoren Op transactiebasis

13 Internationale verplichtingen - COFOG
Klassement van ontvangsten en uitgaven volgens bestemming (cfr. functionele indeling NGB) Is element van SNR => ESR95 Ook belangrijk voor beleidsinformatie op Vlaams niveau

14 Aanbevelingen Raad van Europa
Budget moet meer dan de autorisatiefunctie dienen Budgettaire systeem moet verbonden zijn met de financiële boekhouding en de managementboekhouding Budget moet doelstellingen per beleidsdomein bevatten Budget moet niet-financiële maatstaven bevatten i.v.m. doelstellingen Boekhouding moet informatie bevatten over de realisatiegraad van de doelstellingen

15 Internationale standaarden
IPSAS Geheel van boekhoudkundige normen, specifiek voor de publieke sector Geïnspireerd door IFRS Niet bindend, wel autoriteit Voordelen: Grote transparantie en verantwoording Betere kwaliteit van de financiële rapporten bestemd voor groot publiek Goede onderbouwing van de beslissingen aangaande de allocatie van overheidsmiddelen Betere vergelijkbaarheid van de financiële rapporten

16 Evaluatie NGB en NOB Beleidsrapporten opmaken i.f.v. informatiebehoeften van raadsleden (niet voor management of controlerende instanties) Beleidsmensen hebben nood aan beleidsinformatie (pas in tweede orde aan managementinformatie) Als basis voor een managementinformatiesysteem is de algemene boekhouding onontbeerlijk

17 Evaluatie NGB en NOB Er moeten enkel kredieten toegekend worden aan ontvangsten en uitgaven, niet aan afschrijvingen en andere niet-kasstromen Budgettaire verrichtingen worden best afzonderlijk geregistreerd in een budgettair dagboek naast de algemene dagboeken (systeem NGB) De rekeningenstelsels moeten voldoende gestandaardiseerd zijn om macro-economische beleidsinformatie te kunnen opbouwen Geen gedetailleerd en ingewikkeld inventarissysteem opleggen aan besturen

18 Overleg Vertegenwoordigers van gemeenten, OCMW’s en provincies
Ruimte voor maatwerk Softwarehuizen Consultants Academici Conceptueel kader NBB Departement Financiën en Begroting van Vlaamse overheid

19 Ruimte voor maatwerk Besturen krijgen vrijheid om:
beleidsrapporten te enten op hun organisatie inhoud ervan af te stemmen op de hoofdlijnen van hun beleid Besturen kunnen boekhouding aanpassen aan interne en externe informatiebehoeften Besturen zijn zelf verantwoordelijk voor hun organisatiebeheersing (ICS) Beheersbudgetten Taakstelling budgethouder Toekenning kredieten Beheersrekeningen Evaluatie taakstelling budgethouder Evaluatie gebruik kredieten

20 Conceptueel kader De boekhouding en de financiële rapportering vertrekken vanuit een “conceptueel boekhoudkader”. Bevat: Doelstellingen en principes Kwalitatieve kenmerken De aard, de functie en de grenzen van de financiële rapportering Moet leiden tot consistente boekhoudkundige normen Een dergelijk conceptueel kader bevat onder meer de doelstellingen en principes van het boekhoudsysteem, de kwalitatieve kenmerken, de aard, de functie en de grenzen van de financiële rapportering. Dit alles moet leiden tot consistente boekhoudkundige normen die toepasbaar zijn op alle bestuursniveaus (provincie, gemeente, AGB, APB, OCMW’s, …)

21 Conceptueel kader De beleidsrapporten staan in functie van de informatiebehoeften van de hoofdgebruikers “User-Needs”-model (Gebruikers – Behoeften) Wie zijn de hoofdgebruikers? Wat zijn hun doelstellingen? Wat zijn hun informatiebehoeften? Welke rapporten hebben zij nodig? Welk registratiesysteem is er nodig?

22 De hoofdgebruikers Criterium: Wie neemt beslissingen met een grote impact op Gemeentelijk/provinciaal belang Welzijn van de burgers Duurzame ontwikkeling van het gemeentelijk gebied Algemeen belang Antwoord: De gemeente-, de provincie- en/of de OCMW-raad De Vlaamse Gemeenschap als beleidvoorbereider Maar niet De controlerende instanties (toezicht, externe audit, …) Het management (CBS/BD, secretaris, …) In de provinciale context zijn de hoofdgebruikers: de provincieraad, de Vlaamse Gemeenschap als beleidvoorbereider, In de OCMW-context zijn de hoofdgebruikers: de raad voor maatschappelijk welzijn, de gemeenteraad; de Vlaamse Gemeenschap als beleidvoorbereider, De rapportering is dus niet gericht op de informatiebehoeften van de controlerende instanties (toezicht, externe audit, …) of het management (het college van burgemeester en schepen, de bestendige deputatie, het managementteam). Het toezicht en de externe audit kunnen immers alle documenten opvragen of inkijken die zij nodig hebben om hun controletaak uit te oefenen en het management kan over alle detailinformatie beschikken en zelf alle rapporten (laten) opstellen die ze nodig heeft.

23 Functies beleidsrapporten
Meerjarenplan Bepaling van het beleid Budget Autorisatie (toekenning van kredieten) Jaarrekening Evaluatie van het beleid Evaluatie van de autorisatie In de provinciale context zijn de hoofdgebruikers: de provincieraad, de Vlaamse Gemeenschap als beleidvoorbereider, In de OCMW-context zijn de hoofdgebruikers: de raad voor maatschappelijk welzijn, de gemeenteraad; de Vlaamse Gemeenschap als beleidvoorbereider, De rapportering is dus niet gericht op de informatiebehoeften van de controlerende instanties (toezicht, externe audit, …) of het management (het college van burgemeester en schepen, de bestendige deputatie, het managementteam). Het toezicht en de externe audit kunnen immers alle documenten opvragen of inkijken die zij nodig hebben om hun controletaak uit te oefenen en het management kan over alle detailinformatie beschikken en zelf alle rapporten (laten) opstellen die ze nodig heeft.

24 Versterken beleidsvoorbereidende rol van Vlaamse overheid
Via digitale rapportering kan Vlaamse overheid: beschikken over statistische gegevens m.b.t.: meerjarenplan budget Jaarrekening rapporteren aan NBB (ESR95) Vlaamse overheid zal gegevens jaarlijks publiceren

25 Versterken beleidsvoorbereidende rol van Vlaamse overheid

26 Krachtlijnen nieuwe systeem
Beleidsfunctie van de beleidsrapporten Autorisatiefunctie van het budget Functionele indeling Eén registratiesysteem, meerdere soorten rapporten Boekhouding: methode dubbel boekhouden Financieel evenwicht Gemeentelijke bijdrage aan het OCMW

27 1. Beleidsfunctie van beleidsrapporten
Beleidsfunctie van de planningsrapporten Beleidsdoelstellingen Actieplannen Financiële vertaling Financiering Financiële toestand Beleidsfunctie van de jaarrekening Realisatie van de beleidsdoelstellingen Realisatie van de actieplannen Hoe hebben we dat gefinancierd Hoe is de financiële toestand

28 1. Beleidsfunctie van beleidsrapporten
Niet alle doelstellingen en activiteiten moeten in de beleidsrapporten expliciet tot uiting komen: Prioritaire beleidsdoelstellingen Overig beleid Niet-prioritaire beleidsdoelstellingen Niet in beleidsdoelstellingen opgenomen verrichtingen Geen verplichting tot Zero-Based Budgeting

29 1. Beleidsfunctie van beleidsrapporten
De financiële vertaling van beleidsdoelstellingen en actieplannen gebeurt enkel op basis van kasstromen Autorisatie wordt verleend op basis van kasstromen Beheersinformatie moet op vermogensbasis beschikbaar zijn

30 2. Autorisatiefunctie budget
Kredietbewaking minder detaillistisch dan in NGB/NOB/NPB Uitvoering budget kan flexibel verlopen Budget bevat enkel kredieten voor ontvangsten en uitgaven (= kasstromen): Exploitatie: enkel transactiekredieten Investeringen: zowel verbintenis- als transactiekredieten

31 Autorisatie exploitatiebudget
 Beleidsdomeinen Ontvangsten Uitgaven Saldo Algemene financiering Beleidsdomein 1 Beleidsdomein 2 Beleidsdomein 3 … Beleidsdomein N Totalen

32 Autorisatie investeringskredieten
Verbintenis-kredieten Transactiekredieten 2011 2012 2013 2014 Uitgaven 15.000 3.000 6.000 3.500 2.500 Gebouwen 10.000 5.000 2.000 Installaties 1.000 1.500 Meubilair Ontvangsten 9.000 1.800 3.600 2.100 Invest.subsidie

33 3. Functionele indeling Besturen werken met gestandaardiseerde beleidsvelden (bv. sport) Besturen kunnen beleidsvelden verder onderverdelen in beleidsitems (bv. zaalsport, buitensport,…) Besturen groeperen beleidsvelden in eigen beleidsdomeinen (bv. cultuur en vrije tijd) bepalend voor de autorisatie afgestemd op de eigen organisatie verplicht gebruik van beleidsdomein “Algemene financiering”

34 4. Eén registratiesysteem, meerdere soorten van rapporten
1 officieel registratiesysteem => Meerdere soorten rapporten Beleidsrapporten Meerjarenplan, budget, jaarrekening Beheersrapporten Beheersbudgetten, beheersrekeningen Digitale rapportering Vlaamse overheid (beleidsvoorbereiding, toezicht, ESR95) Sectorale rapporten Sectorale plannen worden gegeneerd uit registratiesysteem => bijdragen tot planlastvermindering Fiscale rapporten BTW-aangifte => Basis voor managementinformatiesysteem Digitale rapportering: Bestemd voor Vlaamse overheid (beleidsondersteuning) Statistische informatie voor de besturen (benchmarking) NBB (ESR95) Toezicht Statistische gegevens meerjarenplan budget jaarrekening

35 5. De boekhouding - kader Organieke decreten:
methode van dubbel boekhouden de budgethouder gaat verbintenissen aan overeenkomstig het hem toevertrouwde budget de beleidsnota verwoordt de aansluiting met de financiële nota ESR95: statistische informatie Overzicht transacties Patrimoniale toestand Financiële stromen tussen economische sectoren Functionele indeling volgens COFOG

36 5. De boekhouding - kader Planlastvermindering:
De boekhouding moet rapportering van sectorale plannen mogelijk maken De boekhouding en de jaarrekening moeten zo veel mogelijk beantwoorden aan internationale standaarden (IPSAS) Inhoud balans en staat van opbrengsten en kosten Inhoud van de rubrieken Waarderingsregels

37 5. De boekhouding - BVR Transactieboekhouding (conform ESR95)
Gebaseerd op de gebruikelijke regels van de algemene boekhouding (IPSAS) Besturen kunnen dit uitbreiden ifv bijkomende informatiebehoeften Vormt de basis voor managementinformatiesysteem Boekhouding moet onderscheid maken tussen: Algemene boekhouding => algemeen dagboek Budgettaire boekhouding => budgettair dagboek Financiële vertaling van doelstellingen en actieplannen Autorisatie

38 Het budgettair dagboek
5. De boekhouding - BVR Elke input bevat elementen die geregistreerd worden in: Het algemeen dagboek Het budgettair dagboek De algemene rekeningen De budgettaire entiteit De boekhoudkundige periode De algemene rekening(en) Het beleidsveld De budgethouder Het actieplan De economische sectorcode Het sectoraal plan Dit boekhoudsysteem laat toe een vermogensboekhouding per kostenplaats te voeren, met de budgettaire verrichtingen daaraan gekoppeld. Het geeft bovendien de mogelijkheid om een groot deel van de vereiste managementinformatie te produceren. Met één registratiesysteem kunnen op deze wijze verscheidene rapporteringen opgesteld worden opgesteld ten behoeve van verschillende gebruikers zoals subsidiërende overheden, het management, de fiscus,…

39 5. De boekhouding - BVR De budgettaire registraties:
Planning => Registratie kredieten Uitvoering => Registratie transacties

40 5. De boekhouding – BVR De budgettaire registraties

41 6. Financieel evenwicht Dubbel evenwichtscriterium
Resultaat op kasbasis: = toestandsevenwicht → elk financieel boekjaar ≥ 0 Autofinancieringsmarge: = structureel evenwicht → op einde van elke planningsperiode ≥ 0 Leningen aangaan i.f.v. thesaurietoestand

42 6. Financieel evenwicht Toestandsevenwicht
Exploitatie: ontvangsten – uitgaven + Investeringen (ontvangsten – uitgaven) + Andere ontvangsten – uitgaven = Budgettair resultaat van het boekjaar + Gecumuleerd budgettair resultaat vorige boekjaren = Gecumuleerd budgettair resultaat - Bestemde gelden = Resultaat op kasbasis

43 6. Financieel evenwicht Structureel evenwicht
Exploitatie (ontvangsten – uitgaven) + Netto intresten = Financieel draagvlak Periodieke aflossingen = Netto periodieke leningslasten Financieel draagvlak - Netto periodieke leningslasten = Autofinancieringsmarge

44 7. Gemeentelijke bijdrage aan OCMW
Consensus tussen gemeente en OCMW Geen technische berekening ex ante Geen technische berekening ex post Financieel evenwicht meerjarenplan Resultaat op kasbasis ≥ 0 Autofinancieringsmarge laatste jaar MJP ≥ 0 Voorkomen van verarming door verkoop patrimonium Som autofinancieringsmarges van elk jaar van het MJP ≥ 0

45 Ondersteuning door ABB
Informatie Website: Bestaande kanalen ABB Publicaties ABB Helpdesk Vorming Thematische workshops

46 Publicaties Pocket: “BBC toegelicht in 60 vragen en antwoorden”
Boek met de regelgeving Boek over de boekhoudkundige rubrieken en waarderingsregels

47 Helpdesk ABB Via Eerste lijn: Provinciale afdelingen Beantwoorden concrete vragen Telefonische ondersteuning dringende zaken Coördinatie: BBC-cel Centrale opvolging Bewaking kwaliteit, tijdigheid, uniformiteit FAQ Antwerpen Geert Mertens 03/ Limburg Yolanda Van Sweevelt 011/ Oost-Vlaanderen Bernard Struyve 09/ Vlaams-Brabant Koen Van Lierde 016/ West-Vlaanderen Virginie Lakiere 050/

48 Vorming Vormingsplan in samenwerking met de bestuursscholen Thema’s:
Beleidsplanning en –evaluatie Beleidsrapporten Boekhouding Boekhoudkundige rubrieken en waarderingsregels Boekhoudkundige verrichtingen (2 niveaus)

49 Vorming ABB zorgt voor: Bestuursscholen zorgen voor:
Cursusmateriaal Didactische plannen Communicatie via website ABB Bestuursscholen zorgen voor: Docenten Praktische organisatie Infosessies mandatarissen in samenwerking met VVSG