prof. E.O.J. Jans m.m.v. Prof. Drs. K. Wezeman Dr. Van Dijk 20e druk

Presentatie over: "prof. E.O.J. Jans m.m.v. Prof. Drs. K. Wezeman Dr. Van Dijk 20e druk"— Transcript van de presentatie:

1 prof. E.O.J. Jans m.m.v. Prof. Drs. K. Wezeman Dr. Van Dijk 20e druk
Grondslagen Administratieve Organisatie Deel B processen en systemen prof. E.O.J. Jans m.m.v. Prof. Drs. K. Wezeman  Dr. Van Dijk 20e druk 1

2 Het magazijnproces- en voorraadsysteem
Hoofdstuk 4 Het magazijnproces- en voorraadsysteem Magazijnfunctie Magazijnproces Informatiebehoeften Procesactiviteiten Voorraadsysteem/ fin-adm proces Voorraadinventarisatie 17

3 De magazijnfunctie Bewarende functie
Goederen moeten zorgvuldig worden bewaard Voorraden leiden tot vermogensbeslag en dus tot rentekosten Risico’s van waardevermindering, enz. Opslagkosten en handlingkosten Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff

4 De magazijnfunctie Waarom voorraden aanhouden?
Tijd-en ritmeverschillen tussen Inkoop en verkoop (handelsonderneming) Inkoop en productie (ind. Bedrijven) Inkoop en dienstverlening (dienstverlenende bedrijven) Onzekerheid Variatie in vraag Veranderende levertermijnen Economisch motief: kostenafweging – trade off bestelkosten/omstelkosten versus voorraadkosten (opslagkosten en handlingkosten) kosten van variatie in productieritme versus voorraadkosten Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff

5 De magazijnfunctie Magazijnfunctie = schakel tussen twee beschikkende functies in het waardekringloopproces. Inkoop Magazijn Verkoop beschikken bewaren beschikken Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff

6 Gesloten en open magazijnen
Onderscheid Technisch => geen/wel toegang voor personeel Administratief => wel/geen uitgiftebon Open magazijnen Geen magazijnafgiftedocumenten Grijpvoorraden Indirecte verbruiksmeting Toepassingsgebieden Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff

7 Het magazijnproces Verkoop- Inkoop- proces proces MAGAZIJN- PROCES
Financieel- administratief proces Productie- proces Human resource proces Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff

8 Procesanalyse In ontvangst nemen van goederen
Keuring van ontvangen goederen Opslaan van ontvangen goederen Afgeven van goederen (intern/extern) Verzenden van goederen Aanhouden van eigen registratie Inventariseren van voorraden Secundaire activiteiten Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff

9 Informatiebehoeften Uitvoerders procesactiviteiten => operationele informatiebehoeften T.b.v. de planningfunctie Aanwezigheid van voorraden Staat waarin goederen zich bevinden T.b.v. de controlfunctie Klachteninformatie Informatie over voorraadverschillen Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff

10 1. Goederenontvangst Autorisatie tot inontvangstneming
Overzicht te ontvangen zendingen Verzameling kopie-bestelorders Eerste globale controle bij portier Zelfstandig vaststellen wat ontvangen is Juiste artikelen/hoeveelheid/kwaliteit Geautomatiseerde ontvangstmeldingen Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff

11 2. Kwaliteitscontrole (keuring)
Normen waaraan kwaliteit inkomende goederen moet voldoen Keuringsprocedure Procedure afgekeurde goederen Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff

12 3. Opslag van goederen Afsluitbare ruimten, enz.
Voorkomen dat kwaliteit achteruitgaat Periodiek onderhoud Doelmatige magazijninrichting Locatiecode: gang (straat)/pad (zijstraat)/stelling/vak Ligging van ‘fast moving’ vs ‘slow moving’ Geautomatiseerd opslaan en uitleveren AS - AR Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff

13 4. Afgifte van goederen Autorisatie tot goederenafgifte
Afgifteorganisatie Individuele uitgiftebonnen Verzameluitgiftelijsten (picking lists) verzamelen gaat sneller + betere controle mogelijk; nadeel is extra ruimte- en tijdbeslag Geautomatiseerd verzamelsysteem Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff

14 5. Verzenden van goederen
Magazijnchef of Expeditiechef Eigen vervoer/externe transporteur Fysieke distributie Routeplanning Verzendprocedure (vrachtbrief/routelijst) Kosten Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff

15 6. De magazijnadministratie
Afleggen van verantwoording Bewaren Ontvangen/afgeven van goederen Controle door inventarisatie: Inventarisatie vs. info uit artikelbestand Stellingkaart voor niet-geautomatiseerde omgevingen Zelfcontrole enz. Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff

16 7. Voorraadinventarisatie (zie 4.5)
Doel Controle op de bewaarder Controle op juistheid en volledigheid van de voorraadadministratie Verbruiksmeting bij open magazijnen Methoden Integraal Partieel roulerend (simultaan) Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff

17 8. Vernietigen van goederen
Niet op eigen initiatief magazijnchef: beschikkend functionaris geeft opdracht Afval en uitval; kosten van vernietiging Opmaken proces-verbaal (protocol) Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff

18 Het voorraadsysteem Informatieve en controlerende aard
Functies van voorraden (voorraadbegrippen) Opslaglocaties Prijzen bij mutaties en waardering (prijssystemen) Registratiemethoden Per stuk Per artikelsoort Per partij Per artikelgroep (financieel) Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff

19 Voorraadinventarisatie
Doel Controle op de bewaarder Controle op juistheid en volledigheid van de voorraadadministratie Verbruiksmeting bij open magazijnen Methoden van voorraadopname Integraal Partieel roulerend (simultaan) Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff

20 Inventarisatieprocedure
Aanwijzen van controleur Bepalen van inventarisatiemoment Uitprinten inventarisatielijst Vergelijken IST – SOLL met verschillenanalyse Afboeken magazijnverschillen (autorisatie door procuratiehouder) Bijhouden verschillenstatistiek Voorraden bij derden Positieve methode Negatieve methode Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff