Samenwerkingstraject personeelsdiensten stad en OCMW Mechelen

Presentatie over: "Samenwerkingstraject personeelsdiensten stad en OCMW Mechelen"— Transcript van de presentatie:

1 Samenwerkingstraject personeelsdiensten stad en OCMW Mechelen
OCMW personeelsdienst Mechelen STAD

2 OCMW personeelsdienst Mechelen STAD
Vooraf Beleidsverklaring januari 2007 - optimale samenwerking tussen stad en OCMW - integratie van bepaalde diensten - budgetconclaaf februari 2007: beslissing om door intens samen te werken met OCMW recurrente besparingen te realiseren OCMW personeelsdienst Mechelen STAD

3 OCMW personeelsdienst Mechelen STAD
Gemeenteraad februari 2008: samenwerkingsprotocol tussen stad en OCMW Projecten: Uitvoeringsdiensten Arbeidszorgprojecten Centrale aankoopdienst Personeelsdienst : pilootproject Duurzaamheid Wijkhuizen en lokale dienstencentra Juridische zaken OCMW personeelsdienst Mechelen STAD

4 Doelstellingen samenwerking
schaalvergroting en daardoor meer kansen op taakverdeling gelijke toepassing van procedures informatie- en ervaringsuitwisseling duidelijkere (sterkere) positionering van de personeelsdienst binnen beide organisaties betere communicatie meer efficiëntie, minder administratieve ballast door samenvoeging van bepaalde budgetten meer mogelijkheden verruiming van vormingsmogelijkheden een (nog) meer klantgerichte en servicegerichte werking als ondersteunende dienst OCMW personeelsdienst Mechelen STAD

5 Traject integratie personeelsdiensten
1. Kennismaking 2. Voorbereidingsfase 3. Analyse 4. Uittekenen gewenste situatie 5. Migratieplan Formalisering Implementatie OCMW personeelsdienst Mechelen STAD

6 OCMW personeelsdienst Mechelen STAD
Kennismaking (09/09/2008) Kennismakingsontbijt met toelichting door secretarissen Kennismaking met beide organisaties organisatie dienstverlening personeelsdienst beslissingen vakbondsoverleg communicatie met beleid werkgroepen aphrodite OCMW personeelsdienst Mechelen STAD

7 OCMW personeelsdienst Mechelen STAD
Voorbereidingsfase  definitie randvoorwaarden  principebeslissing: CBS op 5/09/ bcAB op 8/09/2008  Project wordt getrokken door departementshoofd personeel OCMW en organisatieadviseur stad  werkgroep  secretarissen  medewerkers PO  begeleidingsgroep  externe begeleiding OCMW personeelsdienst Mechelen STAD

8 OCMW personeelsdienst Mechelen STAD
Randvoorwaarden absolute naleving van de afsprakennota bestuur-ambtenaren - in het bijzonder de bepalingen betreffende: het verbod op tussenkomst van politici in de normale dienstverlening en de operationele personeelszaken de relatie en taakverdeling tussen administratie en kabinetten engagement van CBS, bcAB en beide managementteams om de dienst zichzelf vorm te laten geven, uiteraard met terugkoppeling naar deze organen een gefaseerde aanpak, waarbij het tempo van de diensten gerespecteerd wordt, m.a.w. geen overhaasting inbouwen van een onderzoeksperiode, bij de afronding hiervan moet er ruimte zijn om het project indien wenselijk af te blazen uitstippelen van een degelijk communicatieplan OCMW personeelsdienst Mechelen STAD

9 OCMW personeelsdienst Mechelen STAD
Randvoorwaarden maximale betrokkenheid van alle medewerkers uitwerken van duidelijke beslissingsstructuur zowel binnen de dienst als binnen de beide organisaties locatie: alle medewerkers op 1 locatie, geen opdeling. voldoende aandacht besteden aan de verschillen in organisatiecultuur, hier ook rekening mee houden de samenvoeging wordt niet gerealiseerd als zuivere besparingsoperatie, maar wel met het oog op optimalisatie van werking en beleid. Daarom wordt aan alle huidige medewerkers gedurende 2 jaar werkzekerheid gegarandeerd in één van beide besturen, behoudens ingeval van redenen die te maken hebben met het gedrag of de geschiktheid van de medewerker. OCMW personeelsdienst Mechelen STAD

10 OCMW personeelsdienst Mechelen STAD
Analyse Visie, strategische planning, jaaractieplannen Officiële werkdocumenten Werkprocessen en opdrachten Mensen, materieel, middelen OCMW personeelsdienst Mechelen STAD

11 Uittekenen van de gewenste situatie
 visie, strategische planning, doelstellingen  opdrachten en rollen: model voor toekomstige werking timing  structuur, overlegstructuren, inpassing in beide besturen  huisvesting, personeel, middelen OCMW personeelsdienst Mechelen STAD

12 OCMW personeelsdienst Mechelen STAD
Communicatieplan  Gedeelde webpagina voor beide personeeldiensten  met alle documenten ter inzage  verslag van elke werkgroep/bespreking ter inzage op webpagina  Regelmatig nieuwsbrief met stand van zaken  Vragen/opmerkingen/bedenkingen: men kan steeds terecht bij de trekkers van het project (departementshoofd en organisatieadviseur) OCMW personeelsdienst Mechelen STAD

13 Externe begeleiding door Topos (december 2008-juni 2009)
Individuele gesprekken met medewerkers Observaties op de werkvloer Rapport aan projectbegeleiders Voorstelling rapport aan alle medewerkers (1/04/09) Projectplan : start projectgroepen OCMW personeelsdienst Mechelen STAD

14 OCMW personeelsdienst Mechelen STAD
Migratieplan Projectgroepen om migratie vorm te geven en afstemmen van processen ICT Infrastructuur (zeer ruim) Werving en selectie Archief en documentenbeheer Competentiemanagement … Gedurende 2 jaar OCMW personeelsdienst Mechelen STAD

15 Formalisering vanaf 1 maart 2010
1 personeelsformatie voor de geïntegreerde dienst elk bestuur neemt deze deelformatie volledig op in zijn personeelsformatie in de beheersovereenkomst wordt bepaald dat elke functie slechts éénmaal kan worden ingevuld, ofwel bij de stad ofwel bij het OCMW  invulling bij het ene bestuur blokkeert invulling bij het andere alle functies zijn toegankelijk vanuit beide besturen en worden door beide besturen gelijktijdig openverklaard in de beheersovereenkomst worden waarborgen naar betaalbaarheid van de volledig ingevulde formatie ingebouwd en de noodzakelijke budgettaire afspraken gepreciseerd. OCMW personeelsdienst Mechelen STAD

16 OCMW personeelsdienst Mechelen STAD
Start Start 1 maart 2010 Departementshoofd op beide diensten aanwezig Integratie “in de geesten” is een feit Ondanks extra werkdruk en onzekerheid wordt traject als positief ervaren Stap voor stap wordt integratie verder doorgevoerd Integratie moet klaar zijn bij oplevering nieuwbouw voor de personeelsdienst : september 2011 Echter… OCMW personeelsdienst Mechelen STAD

17 OCMW personeelsdienst Mechelen STAD
Schorsing gouverneur Gouverneur schorst beslissing GR en RVMW: Formatie en organogram Beheersovereenkomst Aanpassing RPR met betrekking tot evaluatie Reden: In strijd met decreten: artikel 271 te ruim geïnterpreteerd… In strijd met huidige mobiliteitsregeling OCMW personeelsdienst Mechelen STAD

18 OCMW personeelsdienst Mechelen STAD
Wat nu? Knelpunten werden besproken met administratie en kabinet minister Voor ons essentieel: Eenheid van leiding Eén formatie en organogram Volledige mobiliteit Nieuw voorstel wordt uitgewerkt door werkgroep OCMW en stad Mechelen/kabinet/administratie OCMW personeelsdienst Mechelen STAD

19 ORGANOGRAM PERSONEELSDIENST STAD EN OCMW
Uitgangspunten: Kwaliteitsvolle dienstverlening en efficiëntie als criterium sociaal secretariaat organisatiebreed alle andere taken zoveel mogelijk per klantengroep (beleidsaspect organisatiebreed) De juiste m/v op de juiste plaats De indeling in takenpakket of klantengroepen: een takenpakket of klantengroep is niet noodzakelijk gebonden aan 1 vaste groep medewerkers OCMW personeelsdienst Mechelen STAD

20 OCMW personeelsdienst Mechelen STAD

21 OCMW personeelsdienst Mechelen STAD

22 OCMW personeelsdienst Mechelen STAD

23 OCMW personeelsdienst Mechelen STAD

24 OCMW personeelsdienst Mechelen STAD

25 OCMW personeelsdienst Mechelen STAD

26 OCMW personeelsdienst Mechelen STAD

27 OCMW personeelsdienst Mechelen STAD

28 OCMW personeelsdienst Mechelen STAD

29 OCMW personeelsdienst Mechelen STAD