Werven en behouden Welkom bij de workshop Astrid en Miek

Presentatie over: "Werven en behouden Welkom bij de workshop Astrid en Miek"— Transcript van de presentatie:

1 Werven en behouden Welkom bij de workshop Astrid en Miek
Even kijken hier stellen we ons voor en heten mensen welkom Astrid en Miek Meldpunt Vrijwilligerswerk

2 Programma Kennismaking Cirkel rond in 6 etappes
- wie ben je, welke organisatie, hoeveel vrijwilligers

3 Start : inventarisatie
Welke vrijwillige inzet heeft onze organisatie waarvoor nodig? Kijk naar je eigen team: Doet ieder wat die wil, wie wil meer/minder doen. Wie is waar goed in of wil wat leren? Zijn er aanpassingen, verschuivingen gewenst? = behoud huidige vrijwilligers Wat blijft er over aan taken, klussen, maak een lijst. daarbij staan werven en behouden nooit los van elkaar. Leden of juist niet? Ouders van leden? Hoe kan je dat inventariseren? Commissie? Hoppen/freeflexen

4 Onderscheid eenmalige (groeps)activiteiten en structurele taken
Stel functieomschrijvingen en taakomschrijvingen op voor wat ontbreekt met de kwaliteiten en vaardigheden die daar voor nodig zijn Onderscheid eenmalige (groeps)activiteiten en structurele taken Wat zijn taken die moeilijk te vervullen zijn (meestal niet leuk) en hoe maak je ze leuker uitvoerbaar (is wat anders dan leuker verkopen) Bij punt 1: is ook al vast handig als je straks een vacature gaat opstellen, of als iemand zich spontaan aandient Bij punt 3: Komt dat bij jullie ook voor? Vb penningmeester: paar uurtjes werk is geen reële voorstelling van zaken; opdelen

5 waarvoor je wilt werven welke kennis en vaardigheden
Resultaat Je weet waarvoor je wilt werven welke kennis en vaardigheden daarvoor nodig gaan zijn Opmerkingen, aanvullingen, vragen?? lijst met klussen, taken en functies

6 Waarom zou iemand nou juist voor zich vrijwillig willen inzetten?
Eigen aanbod en imago Waarom zou iemand nou juist voor ONZE organisatie zich vrijwillig willen inzetten? Zelf opschrijven wat je te bieden hebt OF wat maakt onze organisatie uniek aankruizen

7 Biedt onze organisatie:
Zichtbare resultaten die voldoening kunnen geven Mogelijkheden tot ontwikkeling, uitdaging Nieuwe ervaring Ruimte voor inzet van eigen kwaliteiten Werken aan een bepaald ideaal Participatie Gezelligheid Samenwerking en netwerking Waardering Mogelijkheden voor inwerken en begeleiding op maat Flexibiliteit (voor korte en langere duur vrijwillige inzet, flexibele werktijden etc) Vrijheid – structuur Dynamisch – stabiele organisatie Onkostenvergoeding Training/deskundigheidsbevordering Stageplek Vorm van kinderopvang Bemiddelaar bij onbetaald verlof Internationale ervaring WA/ongevallenverzekering Verbetering van je CV Wisselwerking, ervaring onderling Proeven aan multiculturele …………………………… Uitwisselen in groepjes van 2. Wie heeft dat ingevuld? Hoe krijgt dat gestalte? Bij aankruizen: Wat heb jezelf? Maak concreet? Dat heb ik en staat er niet bij Wat heb ik niet en zou ik wel willen? Vragen, aanvullingen, opmerkingen Neem even rustig de tijd Is het gelukt wie wil er iets over zeggen? Welke dingen wel niet?

8 Openheid voor diversiteit zoals
interculturele communicatie aanpassingen voor mensen met een beperking cultuur waar jong en oud zich thuis zal voelen Wie heeft dat ingevuld? Hoe krijgt dat gestalte? Wil je open staan voor diversiteit, sta je open? Hoe communiceer je, wat voor cultuur, alles schriftelijk, telefonisch, website? Zie bijlage

9 Cijfers uit onderzoek 73% leuk om te doen 37% verbreden levenservaring
34% mensen ontmoeten 27% ontwikkelen vaardigheden 24% zien van het resultaat 20% morele principes 12% erkenning/positie

10 Imago ? ! Bovenstaande wat je zelf wilt denkt, maar besef dat je eigen ideeën niet altijd hoeven te corresponderen met het Imago dat je hebt. (vb Redi Doti Van oudsher voor en door Surinamers, nu niet meer, training 2004 bleek imago naar buiten nog niet overeen kwam met hun org. Nav training mee aan de slag gegaan) Imagoverandering vraagt investering. Imago’s kunnen erg hardnekkig zijn. Neem het imago dat je uit wilt stralen mee in je PR en dus ook in je werving bijlage Os Good schaal

11 Je weet wie Resultaat zich tot de organisatie aangetrokken
kunnen voelen en waarmee je kunt profileren Vragen aanvullingen

12 Werving Organisatie: wie is verantwoordelijk voor werving,
ad hoc of geplande werving, wat is de procedure Doel: waar willen we vrijwilligers voor inventarisatielijst etappe 1 Doelgroep: wie zoeken we etappe 1 en 2 Boodschap: wat willen we vragen en wat hebben we te bieden etappe 1 en 2 Middelen: tijd, geld etc. Communicatiekanalen voor (specifieke) doelgroep - neem je iedereen aan? Of doe je ronde, infopakket, contactpersoon bereikbaarheid, hoe te bereiken) Hoe vaak je wilt werven, omdat verloop altijd een feit is ( kwart van je vrijwilligersbestand op jaarbasis) Doelgroep: etappe 1 kwaliteiten en vaardigheden, etappe 2: wie volt zich aangetrokken Wie zoekt al heel lang een vrijwilliger voor een bepaalde functie en lukt dat niet? Samen brainstormen over middelen

13 Kanalen Intern onder de leden (kerk, vereniging) of extern werven
Vacaturebank van het Meldpunt Vrijwilligerswerk Vragen (Via via) en doorvragen Persberichten/Kabelkrant Advertenties Posters Presentaties/infomarkt AID Foto’s/fotoservice Vrijwilligersmarkt Oud-leden/-vrijwilligers laten werven op infoborrels Ludieke actie In je eigen winkel/museum Internet Gericht (bij specialisaties) (bv. studenten, cameraclub, …) ……………… Budget veel dingen ook low-budget variant bv. posters zeefdrukken bij SSR

14 Resultaat Je weet wanneer via welk kanaal met welke middelen
je potentiële vrijwilligers kan werven

15 Afstemming met vrijwilliger
Aanmelding Laat direct van je horen, vertel over procedure, termijn Informeer de potentiële vrijwilliger. Stuur evt. infopakketje op Via aanmeldingsformulier? - hoewel misschien open deur gaat toch met regelmaat mis. - Gesprek is bedoeld om vanuit beide partijen te kijken of het passend is. Belangrijk voor behoud om te achterhalen wat een vrijwilliger wil en of daarvoor mogelijkheden zijn/gecreëerd kunnen worden. - Creëer voor een sfeer van veiligheid: (koffie, tijd, aandacht, binnenkomer) -Breed kijken!!, ruimte laten -Open houding, ruimte bieden aan kansen. Onzekerheid kan grote kwaliteiten van mensen verbergen. Realiseer dat gesprek voor sommige mensen heel spannend kan zijn (eigen vb. zweet wegvegen) Houd rekening met verschillen. Gesprek met migrant of met iemand letterlijk stijf staat van de medicijnen, heeft andere accenten (zie bijlage zebrapd) Gesprek met iemand die een klus gaat doen is ook weer anders.

16 Wederzijds kennismakingsgesprek
Wat is de aanleiding, de motivatie? Wat wil de vrijwilliger halen? Vanuit welke visie wordt gewerkt? Uitwisseling mogelijkheden (haal de inventarisatielijst erbij) Afstemming van verwachtingen Duidelijk procedure toelichten!

17 Functie en taken in overleg vastleggen Contract Manier inwerken
Afspraken maken Functie en taken in overleg vastleggen Contract Manier inwerken Duur wederzijdse proefperiode Datum evaluatiegesprek contactpersoon Afwijzing Wees altijd eerlijk, vertel op welke gronden iemand niet actief kan worden in jullie organisatie. Verwijs vrijwilliger terug naar het Meldpunt Project BIJ - Soms ook in kennismakingsgesprek, soms in vervolgafspraak - Wijs je mensen af? Waarom, wanneer en hoe doen jullie dat? - Voor zowel potentiële vrijwilliger als organisatie beter (vb. org die had gezegd dat ze geen vrijwilligers nodig hadden, maar hadden eigenlijk wel. Dan kan je dus ook niet zo duidelijk gaan werven, kans dat persoon weer reageert aanwezig.)

18 hoe je samen verder gaat
Resultaat Je weet of en hoe je samen verder gaat

19 Aan het werk Aandachtspunten
Inwerkprogramma in afstemming op functie + duur (zie bijlage) Contactpersoon/inwerkmaatje Evaluatie proefperiode en voortganggesprekken/ Groepsevaluaties bv.bij commissies) Lief&leed persoon Teambuilding Voldoende uitdaging Mogelijkheden tot samenwerken Heldere communicatiestructuur Participatie Training/deskundigheidsbevordering Waardering (zit ook in de kleine dingen) Werkomgeving (arbo) Onkostenvergoeding Verzekeringen Klachtenreglement Denk terug aan wat de vrijwilliger als motivatie gaf, wat hij wilde halen

20 Exit Belang van exit gesprek voor de vrijwilliger voor de organisatie
(goede PR, inzicht in mogelijke verbeterpunten van je organisatie) Waarom wil/moet de vrijwilliger stoppen? Probeer de echte reden boven tafel te halen Hoe wordt de afronding en overdracht vorm gegeven? Hoe wil de vrijwilliger afscheid nemen? Wat kan de organisatie nog voor de vrijwilliger doen? Eventueel afspraken over contact houden, certificaat, andere plek - (goede PR, inzicht in mogelijke verbeterpunten van je organisatie) - Probeer de echte reden boven tafel te halen

21 Ga terug naar