Administratieve Organisatie

Presentatie over: "Administratieve Organisatie"— Transcript van de presentatie:

1 Administratieve Organisatie
Algemene richtlijnen ten aanzien van bevoegdheden en procedures voor Stichting RADAR

2 Waarom een AO? Verschillende locaties Meer medewerkers – 33 personen
Meer subsidiënten Meer projecten

3 Regels om te zorgen dat de locaties binnen RADAR hetzelfde werken ten aanzien van:
KAS SUBSIDIEAANVRAGEN URENREGISTRATIE IN- EN UITGAANDE FACTUREN PERSONEEL RAPPORTAGES KLACHTEN REGISTRATIE ENZOVOORT

4 Organisatiestructuur
Stichting RADAR Stichting RADAR Rotterdam-Rijnmond - Kostenplaatsen - Projecten Centraal stafbureau Kostenplaatsen Projecten Midden- en West- Brabant Kostenplaatsen Projecten Zuid-Holland-Zuid Kostenplaatsen Projecten

5 dus ook Vrijwilligers en Stagiaires.
Personeel Iedereen die werkzaamheden verricht binnen de organisatie moet een overeenkomst hebben dus ook Vrijwilligers en Stagiaires. Alleen de algemeen directeur is bevoegd om zo’n overeenkomst aan te gaan.

6 Urenregistratie Subsidies worden gebaseerd op uren, meer uren is niet meer subsidie. Controle middel gedurende het jaar Rapportages naar bestuur en subsidiegevers Onderdeel Accountantscontrole Bijwerken verlofkaart

7 Resultaat en doelstellingen per medewerker
Vooraf bepalen waaraan gewerkt wordt Vooraf bekend welk budget beschikbaar is Vooraf bekend welk resultaat verwacht wordt Terugkoppeling tijdens werkbegeleidingsgesprekken

8 Subsidieaanvragen en offertes
Locatiemanager inhoudelijk verantwoordelijk Stafbureau ondersteunt voor berekeningen en tarieven Algemeen directeur ondertekent altijd Verzending en registratie vanuit het stafbureau Agenderen van belangrijke rapportagemomenten

9 Jaarplan Hulpmiddel voor Directie en MT. Welke kosten hebben we
Welke opbrengsten hebben we Welke projecten gaan we doen Hebben we voldoende mensen

10 Financiële rapportage
Tussentijds controleren en bijsturen Verantwoording naar bestuur Tussentijdse rapportage naar subsidiënten Jaarverslag en Jaarrekening Eindverantwoording naar subsidiënten Vaststelling van het subsidie

11 Financiële verplichtingen
Alleen als je door de locatiemanager bent gemachtigd Alleen voor je eigen budget Mondelinge toezeggingen zijn ook bindend Boven de € 1.000,- schriftelijk Incidenteel, boven de € 2.000,- 2 offertes Zo min mogelijk contant maar op rekening Controle van de factuur op de locatie

12 Te factureren bedragen
Schriftelijk laten bevestigen Gegevens doorgeven aan het stafbureau Factuur wordt vanuit het stafbureau verstuurd

13 Bankrekening op de locatie
Pinbetalingen en opnames tot € 1.000,- Locatiemanager is verantwoordelijk Afschriften en bonnen doorsturen naar FA Kleine kas op de locatie Dagelijkse contante uitgaven Kassier is verantwoordelijk Saldo tot € 250,- Uitgaven en voorschotten boven de € 25,- locatiemanager vooraf goedkeuren kasblad en bonnen doorsturen naar FA

14 Projecten en projectmatig werken
Projecten zijn tijdelijke, resultaatgerichte samenwerkingsverbanden tussen mensen, waarin gebruik gemaakt wordt van schaarse middelen.

15 Projectmatig: eenmalig een maximale prestatie leveren, historische taken en bevoegdheden worden tijdelijk vervangen door een andere structuur, de opgave van de opdrachtgever wordt stapsgewijs vertaald, alle activiteiten worden verdeeld in fasen. Van te voren bepaald, tussentijdse terugkoppeling, controleerbaar en beheersbaar. Routinematig: Langere periode, gelijke prestaties met een constante eigenschap, historische taken en bevoegdheden, opgave wordt vertaald in standaardaanpakken, activiteiten worden zoveel mogelijk evenredig gespreid in de tijd. Efficiëntie is eenvoudig na te streven, niet flexibel, geordend. Improviserend: zo snel mogelijk aan de slag gaan, bestaande procedures worden terzijde geschoven al doende bedenkt men nieuwe, vraag van de gebruiker wordt zo snel mogelijk beantwoord, er ontstaat een wirwar van activiteiten. Erg flexibel, snel resultaat, chaotisch, slecht beheersbaar en controleerbaar.

16 Improvisatie ad hoc Procesaanpak Onzeker vraag nieuw Routine Continu procedure aanpak zeker duidelijk bekend Projectmatig Voorzien planningaanpak nogal zeker geleidelijk duidelijker gewenst

17 projectvoorstel projectopdracht Projectplan
= een idee, bijv. een nieuw product of dienst voor scholen. Projectvoorstellen kunnen ook vanuit Subsidiënten komen. Directie en MT besluiten of RADAR dit doet. projectopdracht = iemand opdracht geven een project-voorstel verder uit te werken waarbij aangegeven wordt hoeveel uren er besteed mogen worden, hoeveel budget er is, gewenste resultaat en einddatum. Projectplan = de uitgewerkte projectopdracht. Hierin staat hoe de opdracht inhoudelijk wordt uitgevoerd, een tijdpad, projectteam, uren per teamlid en een begroting. Start na goedkeuring van Directie en MT.

18 Projecten worden gefaseerd.
Faseren Denken Doen Evalueren en Onderhouden

19 Hoe werkt dit in de praktijk?
Bedenk 3 situaties waarin de AO een probleem kan opleveren. Denk aan:hoogte van de bedragen, locatiemanager is vrij, dit is NU nodig. Bedenk een oplossing waardoor deze situaties geen probleem binnen de AO zijn. Welke invloed heeft de AO op de manier van werken zoals die nu is. Welke manier van werken heeft jullie voorkeur en waarom: projectmatig, routinematig, improviserend. Geef aan welke werkzaamheden binnen RADAR projectmatig, routinematig en improviserend zijn. Klopt het werk wat jullie doen met de manier van werken die je voorkeur heeft.