Opstarten BBC in de praktijk GEMEENTE OOSTROZEBEKE

Presentatie over: "Opstarten BBC in de praktijk GEMEENTE OOSTROZEBEKE"— Transcript van de presentatie:

1 Opstarten BBC in de praktijk GEMEENTE OOSTROZEBEKE
Voorstelling jaarrekening 2009 Opstarten BBC in de praktijk GEMEENTE OOSTROZEBEKE School voor bestuursrecht Siegfried Masschaele Gemeenteontvanger West-Vlaanderen Goedemorgen Ik ben Siegfried Masschaele, gemeente en OCMW ontvanger te Oostrozebeke in West-Vlaanderen (kleine landelijke industriële gemeente met 7600 inwoners). Wij zijn als piloot ingestapt voor het jaar 2011. Ik ga jullie in een 20 tal minuten vertellen hoe wij het piloot zijn hebben aangepakt en ervaren hebben. Gemeenteraad 1 juli 2010

2 Voorstelling jaarrekening 2009
Inhoudstabel Algemeenheden - randvoorwaarden Stappenplan Stand van zaken Conclusie Beleidsmensen De onderwerpen kunnen we als volgt indelen: De randvoorwaarden – omstandigheden toelichting geven over ons stappenplan onze huidige stand van zaken de algemene conclusie Deze presentatie is een getuigenis, die als bedoeling heeft, gedachten en ervaringen te delen. Gemeenteraad 1 juli 2010

3 Algemeen - randvoorwaarden
Voorstelling jaarrekening 2009 Algemeen - randvoorwaarden BBC is meer dan het financiële alleen! Geen verhaal van de secretaris, financieel beheerder en schepen van financiën maar vergt… Integrale aanpak Projectaanpak Bezint eer ge begint Eerst en vooral wens ik jullie enkel algemeenheden en randvoorwaarden meegeven die bij ons belangrijk geweest zijn. De beleids en beheerscyclus is geen verhaal van het financiële alleen. Het is ook geen verhaal van de secretaris, financieel beheerder en schepen van financiën maar vergt een Ingegrale aanpak: over de diensten heen en in samenwerking met de politiek en met ondersteuning van externen het is een dienstoverschrijdend project, dus vergt een projectaanpak bezint eer ge begint? Waarom zijn wij gestart als piloot eerste fase Gemeenteraad 1 juli 2010

4 Voorstelling jaarrekening 2009
Integrale aanpak Medewerking intern nodig van: Het beleid: CBS en GR: fiat, beleidskeuzes Managementteam: samen engagement, intern klankbord, draaischijf Diensthoofden: overtuigen hun personeel, ondersteunen hen Leden financiële dienst: motivatie, zeer omvangrijk project, communicatie, nieuw terminologie Financieel beheerder: projectleider: pioniersbloed, gedrevenheid, trekker Alle neuzen in dezelfde richting De medewerking is noodzakelijk van verschillende intern partijen en bovendien moet iedereen op dezelfde lijn zitten. - Het beleid: CBS en GR: fiat, doelstellingen bepalen goedkeuren, beleidsdomeinen bepalen en goedkeuren - Managementteam: engagement tonen om samen in het project te stappen, was ook het ambtelijk overlegorgaan - Diensthoofden: overtuigen en ondersteunen van het personeel (bv bij voorbereiding opmaak budget, ingave bestelbons,…) - Leden financiële dienst: gemotiveerd zijn, motor van het project zeer omvangrijk project, communicatie, nieuw terminologie, vorming volgen en geven Financieel beheerder: projectleider: poiniersbloed, gedrevenheid, trekker, koers bepaald Belangrijk is dat je iedereen meekrijgt Gemeenteraad 1 juli 2010

5 Voorstelling jaarrekening 2009
Integrale aanpak Externe ondersteuning Softwarehuis: helpdesk, opleidingen, gebruikersvergaderingen, (overheidsopdracht) BBC-cel Agentschap binnenlands bestuur Opleidingen Helpdesk Collega-pilootbesturen: je zit in hetzelfde situatie Externe consultants? Interne ondersteuning volstaat niet Volgende partners zijn ook cruciaal - softwarehuis: voor de ontwikkeling van de softeware, Gemeenteraad 1 juli 2010

6 Integrale aanpak Ieder heeft zijn duidelijke rol
OCMW – samen denken en werken

7 Voorstelling jaarrekening 2009
Projectaanpak Het is een project Technische implementatie Financieel technische luik (zie verder) Change management Organisatie, processen Nieuwe manier van denken: doelstellingen, financieel meedenken, output People management Weerstand nieuwe zaken Opleiding, bewustmaking, communicatie Via projectplan, projectteam Het is een project met verschillende deelaspecten Maar is niet enkel een technische project : opmaak budget, voeren boekhouding, opmaak jaarrekening, tussen tijdse rapporten Impact naar de gehele organisatie: aanpassing organisatie (bv geen binnenkomende stukken meer), daaruit voortvloeiende aanpassing van de processen Nieuwe manier van denken, andere terminologie, met doelstellingen werken, indicatoren bepalen, Je werkt met mensen: people-management (typische aan de dienstensector) Des menselijk, bij de meeste weerstand bij verandering Omvormen in motivatie door bewustmaking, goede en duidelijke communicatie, externe en interne opleidingen Dit alles resulteert in een projectaanpak met projectplan en projectteam Gemeenteraad 1 juli 2010

8 Voorstelling jaarrekening 2009
Bezint eer ge begint Waarom wij gestart zijn als piloot? Toch verplicht vanaf 2014, maar is een uitdaging om vroeger te starten Filosofie van het decreet: doelstellingen, boekhoudtechnisch, Al ver gevorderd met doelstellingen en processen Reeds gestart met satelliet financiële programma’s, Kleine gemeente: bevattelijk, overzichtelijk Intense ondersteuning krijgen en zelf mee helpen/ denken vorm geven aan de programma’s Nieuwe stafmedewerker: onmiddellijk nieuwe BBC aanleren Maar: voor ons zeer korte en intense periode, scherpe deadlines Waarom zijn wij gestart als piloot Toch verplicht vanaf 2014, maar is een uitdaging om vroeger te starten Filosofie van het decreet: met doelstellingen werken, planmatig, planlastenverlichting, boekhoudtechnisch, één resultaat, (begrotingsresultaat, boekhoudkundig resultaat, algemeen resultaat, afschaffing T-formulier, kredietbewaking, lenen als je thesaurietekorten hebt Al ver met doelstellingen en processen Reeds gestart met satelliet financiële programma’s Kleine gemeente, bevattelijk, overzichtelijk Intense ondersteuning en zelf mee helpen vorm geven aan de programma’s Nieuwe stafmedewerker Gemeenteraad 1 juli 2010

9 Stappenplan - chronologisch
Akkoord college: juni 2010 – GR oktober Projectgroep: mat – financiële dienst Organisatie – organogram Doelstellingen Beleidsdomeinen, velden, items Algemene rekening en economische sectorcode Opmaak MJP en budget Conversie Opstart boekhouding Beginbalans

10 Voorstelling jaarrekening 2009
Projectgroep Samenstelling in juni 2010 Secretaris Financieel beheerder (projectleider) Stafmedewerker dienst financiën Overige leden managementteam Projectplan: flexibiliteit noodzakelijk Wetgeving Software Wij zijn gestart met het samenstellen van een projectgroep bestaande uit (secretaris, financieel beheerder, stafmedewerker financiën, 3 overige leden managementteam) en samen met de medewerkers van de financiële dienst werd overlegd Project plan opmaken die flexibel genoeg is, want de wetgeving is nog niet klaar, of wijzigd de software is nog niet volledig klaar, je hebt nog geen antwoord gekregen op vragen,… Gemeenteraad 1 juli 2010

11 Organisatie in kaart brengen
Voorstelling jaarrekening 2009 Organisatie in kaart brengen Zelfevaluatie: waar staan we nu met onze organisatie? Organogram Op punt stellen: over na denken Impact op keuzes: Beleidsdomeinen Rapportages: informatiebehoeftes Reponsabilisering: link met budgethouderschap Interne controle Bij ons was in 2009 een nieuw organogram getekend (gemeentedecreet) Processen: actualisatie en extra De volgende stap is: even stil staan en nadenken “waar staan we nu?” wat hebben we al Organogram per afdeling een beleidsdomein? Eenvoudige kredietcontrole. Eenduidige rapportering Organogram is belangrijk voor je organisatie Je kan het bijstellen Impact op je keuzes van beleidsdomeinen (10 overgenomen van Vlaanderen, wij gezorgd dat één beleidsdomein toehoort aan een afdeling) is niet overal gelukt Rapportages verplicht per beleidsdomein Introductie budgethouders: Processen nazien en evalueren Wij zijn al aan aantal jaar bezit met onze processen op te maken: eenvoudige en duidelijke processen. Dit is zeker ook nuttig voor los van het project, in het kader van delegatie, vervangingen, je diensten te stroomlijnen Gemeenteraad 1 juli 2010

12 Bepalen van doelstellingen
Voorstelling jaarrekening 2009 Bepalen van doelstellingen Reeds in budget 2008 met doelstellingen: doelstellingenmatrix Wat bij huidige doelstellingen bijgestuurd Prioritaire doelstellingen bepalen Indicatoren (volgend budget 2012) Rapportage: informatiebehoefte: beleid en administratie Tip: begin met niet teveel doelstellingen Zoals reeds eerder gesteld waren wij in 2008 reeds gestart met doelstellingen. Missie en visie en strategische doelstellingen bepaald met het beleid, na een sumiere omgevingsanalyse (zoals dat nu heet bv. nood aan sociale woningen, impact vergrijzing, staat van de wegen). Onderliggende indeling doelstellingen voorgelegd aan de CBS en GR, na raadpleging van alle personeelsleden Waar extra aandacht aan besteed Bepalen van prioritaire doelstellingen door de raad (waarover de raad geïnformeerd wenst te worden) bepalen van indicatoren: wegens tijdsdruk uitgesteld voor de volgende planning periode Ook al wat rekening houden met je noodzakelijke en gewenste rapportage TIP wil niet teveel doelstellingen maken Wij hebben alles in doelstellingen omgezet met uitzondering van de pure personeelkosten (verdeelsleutel toepassen naar doelstellingen) 4 strategische doelstellingen 28 tactische doelstellingen 100 operationele doelstelling (waarvan 3 prioritaire (investeringen) 150 actieplannen en acties Gemeenteraad 1 juli 2010

13 Bepalen van doelstellingen
Voorstelling jaarrekening 2009 Bepalen van doelstellingen HOE Beleid en mat: structuur bepaald De gehele organisatie is ermee betrokken geweest Alles in doelstellingen omzetten? Acties decentraal bepaald, aan ieder personeelslid gevraagd wat zijn jouw acties Coördinatie bij de MAT/financiële dienst HOE aangepakt Concreet heeft het beleid samen met het managementteam de topstructuur van de doelstellingen bepaald (missie, visie, strategische doelstellingen,..) Vervolgens is de gehele organisatie erbij betrokken geweest: iedereen mocht voorstellen van zijn of haar acties voorstellen Coördinatie lag bij het MAT en operationeel bij de financiële dienst Gemeenteraad 1 juli 2010

14 Bepalen van doelstellingen
Structuur Strategische doelstellingen Operationele doelstellingen (prioritair of niet) Actieplannen Acties Afhankelijk van de software

15 Beleidsdomeinen, velden en items bepalen
Voorstelling jaarrekening 2009 Beleidsdomeinen, velden en items bepalen Bepaling van de beleidsdomeinen Oorspronkelijke keuze voor 10 domeinen (deze van Vlaanderen) Hangt voor een stuk samen met je organisatiestructuur (organogram) Hoogste kredietcontrole – interne kredietaanpassing – rapporten - responsabilisering (invoeren budgethouderschap) – duurzaam - legislatuuroverschrijdend Keuze uit verplichte beleidsvelden Beschrijving wat onder de beleidsvelden valt - ABB Keuze beleidsitems: verdere opdeling Ofwel uitsplitsing van beleidsveld ofwel specifiekere verstaanbaardere omschrijving van beleidsveld Nadat we onze doelstelling bepaald hadden moesten we nog onze beleidsdomeinen, velden en items bepalen Bij het bepalen van je doelstellingen houd je al wat rekening met de keuze in beleidsdomeinen Beleidsdomein is een verzameling van beleidsvelden die een herkenbaar en samenhangend geheel vormen. De beleidsvelden (gebruikt voor de ESR-rapportering) zijn verplicht te gebruiken. Sommige zijn specifiek voor de gemeente anderen voor het OCMW. In het begin wat problemen gehad wat onder welk beleidveld valt, maar dan gelukkig toelichtingsdocument klaar bij ABB. Niet alles was eenduidig. De beleidsvelden kan je verder onderverdelen in beleidsitems Wij op 2 manieren gebruikt: uitsplitsing van beleidsveld: sport algemeen, sportcentrum de algemene omschrijving van het beleidsveld specifieker gemaakt in het beleidsitem (bv algemene overdrachten tussen verschillende bestuurlijke niveaus – gemeentefonds, compensatie eliaheffing) Gemeenteraad 1 juli 2010

16 Beleidsdomeinen, velden en items bepalen
Voorstelling jaarrekening 2009 Beleidsdomeinen, velden en items bepalen Investeringsenveloppes Prioritair en algemeen Bijsturen bij volgend budget: per beleidsdomein, eenvoudiger interne kredietaanpassing, kredietcontrole Verbintenissenkredieten en transactiekredieten Soorten activa / investeringen Gemeenschapsgoederen Bedrijfsmatige vaste activa Overige materiële vaste activa Investeringen juist opdelen Naast de hoger vermelde indeling, moeten ook investeringenveloppes gemaakt worden. Om je investeringen te clusteren in enveloppes Één enveloppe voor het overige beleid (niet prioritair) niet over rapporteren Enveloppe voor prioritair beleid Wij hadden gekozen voor de prioritaire doelstellingen Gemeenteraad 1 juli 2010

17 Algemeen rekeningstelsel
Voorstelling jaarrekening 2009 Algemeen rekeningstelsel Keuze van de algemene rekeningen Niet te veel uitsplitsen Omvorming oude naar nieuwe artikels Voorstel concordantietabel ABB Uniformiteit gemeente en ocmw: voor dezelfde kostensoort Kans aanzien om indeling kosten te herzien De keuze van de algemene rekeningen berust bij het bestuur. Uit de wettelijke lijst van ABB (administratie binnenlands bestuur) gekozen wat we nodig hadden, soms ook interpretatie mogelijk. Hier wat overleg gepleegd met collega-pilootbesturen nuttig had geweest indien ABB een korte beschrijving gegeven had bij de algemene rekeningen (zoals nu bij de beleidsvelden) Ook een kleine conversietabel gemaakt voor de klasse 4 Uitgangspunten: We hebben ook de uitsplitsing beperkt gehouden. Door de combinatie met BI kan je voor onderscheid zorgen (cfr FC en EC in de NGB) Toch al proberen rekening te houden met de gebruikte algemene rekeningen in het OCMW, dit wat de eerste startbasis geweest Het is ook de kans om de archaïsche benaming van vroeger wat duidelijker te omschrijven (prestaties eigen aan de functie, prestaties van derden,… worden verkopen dranken, onderhouds- en herstellingskosten,… Gemeenteraad 1 juli 2010

18 Economische sectorcodes
Toepassen economische sectorcodes Aan wie leveren we Van wie krijgen we leveringen, dienstprestaties, werken ERS-rapportering

19 Kapstok - boomstructuur
Voorstelling jaarrekening 2009 Kapstok - boomstructuur Als je hier bent, heb je je structuur Doelstellingen Beleidsdomeinen Beleidsvelden en beleidsitems Algemene rekening, ESC Samen met je Organisatiestructuur Processen Dan kan je beginnen met budgetteren Als je hier aanbeland bent heb je je architectuur, structuur van de nieuwe beleids en beheerscyclus (zowel beleidsmatig als financieel), en kun je beginnen met budgetteren (of cijfers op je doelstellingen plakken) Gemeenteraad 1 juli 2010

20 Voorstelling jaarrekening 2009
MJP - budget Nieuwe elementen: (art 14) Staat financieel evenwicht: 2 evenwichten één op resultaat op kasbasis: positief zijn (financiële meerjarenplanning) Autofinancieringsmarge: streng – financiële draagkracht van de gemeente – mogelijkheid nieuwe investeringen aan te gaan: voor sommige besturen niet moeiteloos Liquiditeitenbudget (cfr OCMW-boekhouding) Je wordt vooreerst geconfronteerd met nieuwe elementen en terminologiën Vooreerst 2 belangrijke nieuwe evenwichten: (artikel 14 ministrieel besluit van de Vlaamse regering van 25 juni 2010) Staat van het financieel evenwicht: (financiële meerjarenplanning) een resultaat op kasbasis moet positief zijn. Je kan ook gelden bestemmen voor projecten Autofinancieringsmarge: verschil tussen ontvangsten en uitgaven (cash flow) exploiatie dat gebruikt wordt voor leningslasten terug te betalen. En hoeveel middelen het bestuur genereert uit zijn exploitatie activiteit om extra leningslasten te kunnen dragen Sommige besturen hebben problemen gehad om positief uit te komen. Ook een aanpassing voor de beleidsmensen Moet op het einde van de meerjarenplanning positief zijn (bv groot bestuur in Vlaanderen tot 2019 meerjarenplanning gemaakt) Gemeenteraad 1 juli 2010

21 MJP - budget Nieuwe elementen /terminologiën:
Transactiekredieten (spreiden over de jaren) Verbintenissenkredieten Geen voorgaande dienstjaren meer Transactiemoment (gunning vroeger en nu) Evenwicht buitengewone dienst vroeger op andere manier benaderen: lenen op basis van thesauriebehoeften Exploitatiebudget, investeringsbudget en liquiditeitenbudget

22 Voorstelling jaarrekening 2009
MJP - budget Budgettering in oude artikels wegens: te korte tijdspanne: onder tijdsdruk Personeel niet tijdig kunnen informeren Uitvoeringsbesluit nog niet klaar pas op 1 oktober 2010 Conversie artikels naar budget BBC Decentrale opmaak: budgetverantwoordelijken Vermits het budget 2011 voorkomt in de gemeenteraad van december 2010, hebben de voorbereiding van het budget aangevat op de oude wegens het feit dat het ministriëel besluit pas op 1 oktober 2010 goedgekeurd werd, konden we het personeel niet tijdig informeren en de conversie niet tijdig voorbereiden. Nadien werd een de conversie voorbereidt door de financiële dienst (oude artikel = nieuwe artikel, in de voorbereidingsdocumenten van de budgetverantwoordelijken. Dan decentrale ingave door de budgetverantwoordelijken. Controle FD dat we ongeveer wat hetzelfde resultaat uitkwamen. Gemeenteraad 1 juli 2010

23 Voorstelling jaarrekening 2009
MJP - budget Voordelen Eén financieel resultaat: kasresultaat (inclusief reserves) T-formulier vervalt Beleidskeuzen bij GR op algemene lijnen Kredietcontrole: hoger niveau Lenen als je thesaurietekorten hebt Eénduidig financieel systeem (algemene en budgettair is niet meer) voordelen: Een duidelijke financieel resultaat: vroeger geraamd algemeen begrotingsresultaat, reservefondsen, verborgen reserves in het T-formulier (overramingen) De gemeenteraad beslist op algemene lijnen Kredietcontrole op een hoger niveau: soepelder interne kredietaanpassing uitvoeren Lenen als je thesaurietekorten hebt: vroeger lening in je buitengewone dienst inschrijven om in evenwicht te zijn, terwijl je nog voldoende liquiditeiten hebt. Aanpassing voor gemeenteraadsleden: vroegen veel details nu slecht algemene beleidslijnen, kunnen details opvragen Gemeenteraad 1 juli 2010

24 MJP - budget Controle cijfers Aanpassing – gewoon worden
Gefragmenteerde ingave Aftoetsen met totalen van voorgaande jaren Moeilijke vergelijking met vroeger enkel in grote lijnen Aanpassing – gewoon worden Officiële documenten – weinig details

25 MJP - Budget Nadelen Houd de structuur duidelijk!
Weinig details in de officiële beleidsdocumenten Een wirwar van: Doelstellingen Beleidsdomeinen, velden, items Algemene rekeningen Investeringsenveloppes Investeringen: transactiekredieten (jaarlijkse evaluatie) Houd de structuur duidelijk!

26 Voorstelling jaarrekening 2009
Conversie Bepaling gecumuleerd budgettaire resultaat van vorig jaar (start van je ,nieuwe budget) Belangrijk, communicatie tussen oude met nieuwe pakket: overzetten van documenten Zo weinig mogelijk openstaande documenten hebben op het einde van het jaar Wachtrekeningen opschonen Hoe meer opgeschoond is, hoe minder werk bij de opmaak van de beginbalans Het begint al bij je budget bij de bepaling van het gecumuleerde budgettaire resultaat van vorig jaar. nodig om in te geven in je staat van financiële evenwicht Voor de uitvoering van je boekhouding De conversie is ook een belangrijk item, als je start met een nieuw pakket heb je een begintoestand nodig. Deze gegeven kunnen semi-automatisch anderen zijn volledig manueel in te boeken. Zo weinig mogelijk openstaande documenten hebben op het einde van het jaar Best je wachtrekeningen opschonen, is het ideale moment en bij de opmaak van de beginbalans mogen geen bedragen op de wachtrekeningen staan. Hoe meer opgeschoond is, hoe eenvoudiger het is om je beginbalans op te maken. Gemeenteraad 1 juli 2010

27 Voorstelling jaarrekening 2009
Conversie TIPS: Zoveel mogelijk betalingen uitvoeren eind december Vooraf openstaande vorderingen opschonen T-formulier opschonen: belangrijke vastleggingen aanrekenen bv dotatie brandweer (anders verschuiven lasten naar de toekomst) Openstaande documenten – financiële boekingen Vooruit denken Enkele tips Zoveel mogelijk betalingen uitvoeren eind december, je pakket moet je nog installeren, parametriseren kortom gebruiksklaar maken. Dit is om geluk geweest, dat we alles die betaald kon worden in december ook betaald werd, kun je het permitteren om een maand niet te betalen (toch in de gemeente) Vooraf openstaande vorderingen opschonen: kritisch je vorderingen overlopen, wat oninbaar verklaar kan worden boek je af T-formulier opschonen: belangerijke vastleggingen aanrekenen op het T-formulier bv dotatie brandweer hebben wij aangerekend, aangezien de nieuwe boekhouding op transactiebasis gebeurt, raam je het krediet wanneer je betaling plaats vind. Gemeenteraad 1 juli 2010

28 Jaarovergang: afspraak
Streefdoel Alles wat besteld en geleverd is in 2010 moet ook betaald kunnen worden in 2010! Alle openstaande documenten (bestelbons, mandaten, invorderingsstaten,…) zullen moeten worden opgenomen in een beginbalans, hoe minder hoe beter! Bestelaanvragen / bestelbonnen Geen BA op 2010, indien factuur pas in 2011 komt Na 17 sept. Geen nieuwe BA meer op 2010 ingeven in acces (intern systeem) Bestaande BA in acces worden doorbesteller overlopen. Degene die nog uitgevoerd en betaald dienen te worden in 2010 moeten op week 38 gezet worden Lijst openstaande BB wordt in week 37 voorgelegd aan BH Tijdig een buffervoorraad aanleggen (wijn, zand,…) Toch een dringende bestelling? Vanaf 20/09 toestemming vragen aan secretaris In 2011 wordt de acces begroting 2010 niet meer gebruikt

29 Jaarovergang: afspraak
Uitgaande facturen / invorderingsstaten / prestaties alfa BKO: facturen dec. 2010, nazien hoe boeken Tweemaandelijks drankfactuur verenigingen, voor november en december 2010 factuur opmaken in 2011 en op boekjaar 2011 Na 26/11 facturen huur zalen opgemaakt in en geboekt op 2011 Na 26/11 prestaties ingeven in alfa, boeken op 2011 Er worden geen definitieve rechten meer opgemaakt die maar betaald worden in 2011

30 Jaarovergang: afspraak
Transactiekredieten Voor een investering die over meerdere jaren loopt, moet het totaal bedrag van de investering opgesplitst worden naar bedragen die in een bepaald jaar gebruikt zullen worden. (proberen in te schatten) Vb. Totale investering euro zal euro in 2011 zijn en nog euro in 2012. Hier moet nu reeds rekening mee gehouden worden bij de opmaak investeringsfiches + ingave in BBA!

31 Jaarovergang: afspraak
T-formulier De vastleggingen die op het T-formulier staan eind 2010 worden/ kunnen niet meer automatisch overgedragen naar 2011 Deze moeten handmatig worden ingegeven, dus best zo weinig mogelijk vastleggingen overdragen Streefdoel Alles wat besteld en geleverd is in 2010 moet ook betaald kunnen worden in 2010! Alle openstaande documenten (bestelbons, mandaten, invorderingsstaten,…) zullen moeten worden opgenomen in een beginbalans, hoe minder hoe beter

32 Opstart boekhouding Bepalen van: Kennis algemene boekhouding
Journalen: aankoop, verkoop, financieel, divers, loon Journaalperiodes: 2 openstaande periodes + openingsperiode en afsluitingsperiode Btw-periodes / periode aangifte Werken met kostenplaatsten of (nog) niet? Kennis algemene boekhouding Software gewoon worden

33 Opmaak beginbalans Bepalen waarderingsregels
Klasse 5: gewone conversie Klasse 4: gewone conversie Klasse 2: Verschillende methodes Waarderingen?

34 Samenvatting stappenplan
Juni 2010: goedkeuring college: instappen piloot Juli 2010: wetgeving doornemen, project aanpak en planning Augustus 2010: beleidsdomein, velden, algemene rekeningen, overzicht investeringen, terminologiën September 2010: budget af in NGB versie Oktober 2010: conversiebudget – aanpak conversie November 2010: budget af en opgestuurd December 2010: goedkeuring GR 9/12

35 Waar staan wij nu al? Januari 2011: opleiding en installatie boekhoudprogramma Februari 2011: eerste bestelaanvraag 8/2, 22/2 eerste betaling documenten uit 2011, kassa BBC Maart 2011: factuur in alfa BBC April 2011: processen wat verfijnen Mei 2011: inlezen eerste loonboeking Juni 2011: financieel afboeken Juli 2011: debiteurenbeheer / rapportage Augustus 2011: voorbereiding budget 2012 September 2011: budgetwijzing en interne kredietaanpassing

36 Wat moeten wij nog doen Eerste budgetwijzing – interne kredietaanpassing: september Boekingen investeringsbudget Waarderingsregels opmaken Beginbalans opmaken (vooral klasse 2) Allerlei beheersrapporten, managementrapporten,…

37 Wat kunnen jullie nu al doen?
Inventaris maken wat je allemaal hebt Organogram nazien Nadenken hoe doelstellingen bepalen of aanpassen: beleid warm maken, personeel informeren, omgevingsanalyse maken Samen zitten met gemeente en OCMW Processen opmaken of aanpassen

38 Wat kunnen jullie nu al doen?
Voorstelling jaarrekening 2009 Wat kunnen jullie nu al doen? Gefaseerde aanpak van financiële software: wacht niet tot je start met de BBC: nu reeds kun je facturatieprogramma gebruiken kassaprogramma introduceren budgetteringsprogramma Verlicht de implementatie in het jaar van instap in de BBC Wij hebben gefaseerd onze verschillende softwareprogramma’s ingevoerd kwestie van de lasten wat te verdelen, en niet alles in één jaar te moeten doen. Trouwens bij ons als kleine gemeente zou dit niet lukken. Gemeenteraad 1 juli 2010

39 Voorstelling jaarrekening 2009
Conclusie Moeilijke en intense periode voor ons Zeer leerrijk met zeer veel problemen Werken met zeer stricte timing Opleidingen wat laat, uitvoeringsbesluiten Wetgeving zit goed in elkaar Zou je het nog doen: JA Vooral goed voorbereid zijn, weten waar je organisatie staat. Gefaseerd invoeren Gemeenteraad 1 juli 2010

40 Tips Voor jullie Je hebt meer tijd, neem je tijd
Meer gefaseerd voorbereiden Bewustmaking en bewustwording Tijdige opleidingen krijgen En,… de weg zal al wat geëffend zijn

41 Gevolgen uitvoerende mandatarissen
Bereid zijn mee te werken, akkoord zijn Vergt een grote aanpassing Weinig details in de officiële rapporten Werken met doelstellingen? Ontbreken bepaalde gegevens (bv ontvangsten belastingen, leningslasten, …) Kredietcontrole zeer ruim

42 Gevolgen voor de raadsleden
Beleidsdocumenten zijn volledig anders: van zeer gedetailleerd naar hoofdlijnen Budget exploitatie: 1 blad! Nog moeilijk om enkel op hoofdlijnen te beslissen: aanpassingsproces

43 Vragen ? Bedankt voor uw aandacht!