IT in Bedrijf hoofdstuk 4 Totaaloverzicht

Presentatie over: "IT in Bedrijf hoofdstuk 4 Totaaloverzicht"— Transcript van de presentatie:

1 IT in Bedrijf hoofdstuk 4 Totaaloverzicht
WorkflowManagement IT in Bedrijf hoofdstuk 4 Totaaloverzicht H1 Het beschrijven van informatievoorziening, hoe doe je dat? H2 Veranderingsanalyse: hoe kun je verandering in een ICT-omgeving managen? H3 Pakketselectie en -implementatie, o.a. in een ERP-omgeving H4 Workflow management IT in bedrijf – Bernard Cuppen RI, HansCuppen RI

2 Scope (Fig 1-27 ICT in bedrijf deel 1)
Maatschappij (inter-organisatie) Organisatie/ Afdeling (inter-werkplek) Werkplek WorkflowManagement

3 Reikwijdte en leeraccenten WfM
Reikwijdte Schaal Leer-accenten Individu Persoonlijke informatie-verzorging Werkgroep (afdeling)  Organi-satie Maat-schappij (e-business) Technologie Gebruik X X X Mana-gement

4 WfMC: Flow of work

5 (4.1.2) Het begrippenkader [Tabel 4-1] Logistiek proces  Workflow proces
Goederenstromen Tastbare producten Kapitaalintensief Centrale besluitvorming Voornamelijk primair proces Buffer tussen proces en klant Info-stromen (Niet) tastbare producten Arbeidsintensief Decentrale besluitvorming Geen beperkingen Klant neemt deel aan proces

6 (4.1.3] / (Fig 4-1) Het WfM-paradigma
b Trigger P I O Gereed Casus Casus Activiteit > Taak Actor

7 [4.1.3] Begrippenkader (WfM-paradigma)
Activiteit / handeling De uitvoering van een taak[opdracht] door een resource. Actor (Opdrachtgever en/of opdrachtnemer) Een mens, machine of organisatorische eenheid die zelfstandig activiteiten kan uitvoeren of verantwoordelijkheid kan dragen voor de uitvoering van activiteiten. Casus Hetgeen dat door een WfM-systeem afgehandeld dient te worden; Een product in bewerking. Order, schadeclaim, (Unieke identificatie per casus, Status / toestand van een casus)

8 [4.1.3] Begrippenkader (vervolg WfM-paradigma)
Trigger Een gebeurtenis die aan de hand van een object waarneembaar is en leidt tot het uitvoeren van een activiteit. Initiatief van een resource (bv persoon) / Externe gebeurtenis (bv aankomst EDI-bericht) / Kloksignaal Proces Een proces geeft aan welke taken moeten worden uitgevoerd om een casus succesvol af te handelen; Een procedure voor een bepaald casustype. Taak / procestaak/ processtap Een atomair, ondeelbaar proces. Handmatig / automatisch / semi-automatisch

9 [4.1.3] Begrippenkader (vervolg WfM-paradigma)
Workfow-automatisering Geautomatiseerde ondersteuning voor WfM. WfM Het logistieke concept voor informatie-verwerkende organisaties. Coördinatie staat voorop. Het gaat niet zozeer om de inhoud van een activiteit, maar vooral over wat er tussen activiteiten gebeurt, om het besturen van het proces. Werkstroom Een systeem van activiteiten die gerealiseerd zijn door middel van een trigger-relatie. Een concept voor het managen van activiteiten waarbij de besturing van activiteiten losgekoppeld is van de uitvoering van de activiteiten.

10 (Fig 4-2) Generieke Software: DBMS, UIMS, WFMS: een lagenmodel - Infrastructureel perspectief -
Input- processen Formulier Overzicht I Tabellen met relaties Data Tabel B Tabel A Tabel C II Rapport Query + Output- processen DBMS UIMS

11 (Fig 4-3) Generieke Software: WFMS, DBMS en UIMS in bredere context - Infrastructureel perspectief -

12 Tekstverwerkers Spreadsheetsystemen Databasesystemen E-mailsystemen
(4.1.4) Generieke Software Tekstverwerkers Spreadsheetsystemen Databasesystemen systemen Maar ook WfM-systemen Informatie: iJITjP/jA Voert zelf geen taken van een proces uit

13 (4.1.5) / (Fig 4-4) Het WfMC-referentiemodel

14 (Fig 4-5) Structuur generiek Wf-systeem

15 (Fig 4-6) Van WfMC naar BPMN
BPMN: Business Process Modelling notation Een belangrijke ontwikkeling richting het managen van bedrijfsprocessen.

16 (Fig 4-7) Voorbeeld van BPMN (Petri-net)

17 (Fig 4-8) Business Process Modelling een conceptueel model

18 (Fig 4-9) WfM workflow evolutie

19 (Fig 4-10) WfM en ERP

20 [4.1.7] Contextuering van WfM
Organisatorische positionering WfM Informatie-analyse / Systeemontwikkeling: Oud versus Nieuw Samenhang tussen methoden, technieken en hulpmiddelen in de procesarchitectuur WfM vergeleken met andere fenomenen WfM – Groupware WfM – BPR WfM – DIS

21 (Fig 4-11) Organisatorische plaats Workflow
Missie Strategie Doelstellingen en CSF’s Performance indicatoren Bedrijfskunde Stabiel Organisatiekunde Procedures Werkstromen Flexibel Taken AO Gegevens Informatiekunde

22 (Fig 4-7) Systeemontwikkeling is nu anders
Missie Doelstellingen Bedrijfsactiviteiten Fysieke werkelijkheid Afbeelding tbv geautomatiseerde ondersteuning Activiteiten Besturen van Activiteiten Uitvoeren van Activiteiten

23 Workflow in samenhang

24 (Fig 4-8) Samenhang tussen methoden, technieken en hulpmiddelen

25 (Tabel 4-2) Groupware versus Workflow
Ad hoc Sturing door de gebruiker Documentgeoriënteerd Gericht op groepsprocessen Communicatie staat centraal Gestructureerd Sturing door het systeem Werkgeoriënteerd Gericht op bedrijfprocessen Processen staan centraal

26 (4.1.7) BPR en WfM Bij BPR wordt de business revolutionair veranderd, waarbij het busines proces zelf ter discussie wordt gesteld. WfM is minder ambitieus, omdat het business proces zelf niet ter discussie staat, maar wel de inrichting van dat proces.

27 (4.1.7) WfM en DIS WfM betreft de geautomatiseerde coördinatie rondom het aansturen van activiteiten en het beheersen van werkstromen DIS maken het mogelijk documenten elektronisch vast te leggen en gelijktijdig te benaderen

28 Groupware - Documentbeheer
(Tabel 4-3) Keuzefactoren bij Procesondersteuning Kiezen/delen van hulpmiddelen hangt af van wensen WfM - Groupware hoge mate structuur & hoge uitvoeringsfrequentie ad-hoc berichten / activiteiten WfM Groupware WfM - Documentbeheer beheren documenten gedurende hele life-cycle ontsluiten informatie werkstromen in de hand houden Documentbeheer WfM Levenscyclus document: creatie, mutatie, ontsluiting, archiivering en vernietiging Dossiervorming en ontsluiten documenten vanafwerkplek metname bij archieven en postintensieve processen Documentbeheer en Groupware vullen elkaar uitstekend aan op het gebied van kennismanagement Groupware: , discussiegroepen, conferentiesystemen! Groupware - Documentbeheer Documenten vanaf werkplek ordenen (dossiervorming) en ontsluiten Delen in org. aanwezige kennis Documentbeheer Groupware

29 (4.2) De aanpak van een WfM-project
Classificatie van informatiesystemen [Classificatie van workflowsystemen] Workflowmodellen middels Petri-netten Pakketselectie

30 (Fig 4-9) Classificatie van informatiesystemen
Ondersteunen bedrijfsvoering Ondersteunen besluitvorming

31 (4.2.3) Workflowaspecten van SAP

32 (4.2.3) Workflowaspecten van SAP

33 (4.2.3) Workflowaspecten van SAP

34 [4.3] Een WfM-schadeclaimcasus - Workflow in een organisatie -
o.a. een voorbeeldsituatie van een procesgang met decompositie & functies in een WFMS

35 [4.3] Een WfM-schadeclaimcasus
Proceshiërarchie, De verschillende niveau’s: De keten Het bedrijfsproces Het werkproces/ de activiteit De processtap/taak De elementaire stap Proceshiërarchie: een voorbeeld

36 [4.3] Grafische weergave proceshiërarchie

37 (4.3) Proceshiërarchie: een voorbeeld
Aan de hand van een willekeurig claimproces wordt aangegeven hoe dit proces er op het niveau van de keten, het bedrijfsproces, het werkproces, de processtap en de elementaire stap eruit ziet. De keten: Claimbehandeling Het bedrijfsproces: Claimbehandeling Het werkproces: Afhandeling eerste claim De processtap: Ontvangen & Registreren De elementaire stap: Registreren claim

38 [4.3] De keten: Claimbehandeling
De keten omvat het hele proces van het prille begin tot het bittere eind of, in meer fysieke termen, vanaf de grondstoffen tot de oplevering van het eindproduct. Aangezien ketens vaak een behoorlijke omvang hebben en om verschillende expertises vragen is er hier vaak sprake van een organisatie-overschrijdend niveau. Op het niveau van de keten werkt een aantal organisaties samen, waarbij elke organisatie een onderdeel van het totale proces voor hun rekening neemt

39 (4.3.1) / [Fig 4-13) Belangengroepen in de keten

40 (4.3.2) Het bedrijfsproces: Claimbehandeling
De keten bestaat uit een aantal bedrijfsprocessen. Het bedrijfsproces omvat een verzameling werkprocessen die binnen de grenzen van één organisatie of organieke eenheid worden uitgevoerd. De uitvoering van een bedrijfsproces leidt tot de oplevering van een (virtueel) product, dat als zodanig door een afnemer wordt herkend.

41 [Fig 4-14) Het bedrijfsproces: Claimbehandeling

42 (4.3.3) Het werkproces/ de activiteit: Afhandelen (eerste) claim
Het werkproces omvat een verzameling samenhangende processtappen met een vast begin- en eindpunt. De uitvoering van een werkproces wordt geïnitieerd door een vooraf vastgestelde gebeurtenis en de uitvoering eindigt met de oplevering van een concreet product, of halffabrikaat.

43 (Fig 4-15) Het werkproces: Afhandelen (eerste) claim

44 (4.3.4) De processtap: Ontvangen & registreren
Een processtap omvat een verzameling elementaire stappen die door de uitvoerende als één logisch geheel worden beschouwd. De overgangen tussen processtappen komen daardoor overeen met de rolovergangen in het werkproces.

45 (Fig 4-16) De processtap: Ontvangen & registreren

46 (4.3.5) De elementaire stap/taak: Registreren claim
Een elementaire stap omvat het onderdeel van een processtap als één geheel wordt uitgevoerd. Voor een elementaire stap is er sprake van eenheid van tijd, plaats en handeling en een elementaire stap wordt in z'n geheel dus wel of niet uitgevoerd. Wanneer de uitvoering niet kan worden gecompleteerd dan zal er bij een hernieuwde uitvoering van de elementaire stap weer van voren af aan moeten worden begonnen.

47 (Fig 4-17) De elementaire stap/taak: Registreren claim