‘Roosters maken’ Kinderopvangvoorzieningen

Presentatie over: "‘Roosters maken’ Kinderopvangvoorzieningen"— Transcript van de presentatie:

1 ‘Roosters maken’ Kinderopvangvoorzieningen
Sarah Middelbos 2 april 2015

2 Doelstelling Vandaag willen we samen met jullie stilstaan bij allerlei facetten van het opmaken van uurroosters. Het uitwisselen van ervaring met jullie collega’s zal hierbij zeer belangrijk zijn. We zien vandaag wat theorie, maar als je meer wil weten kan je zeker ook naar de dagopleiding ‘Roosters maken’ komen!

3 Oefening Uitwisselingsspel: 5 op een rij
Leg een stelling voor aan één van je collega’s Indien hij/zij akkoord is met de stelling plaatst hij er zijn handtekening bij Je mag per collega maximaal 1 handtekening hebben Indien een collega zijn handtekening niet kan plaatsen bij een stelling, ga je verder naar een volgende collega Probeer zo snel mogelijk 5 handtekeningen van je collega’s te verzamelen (de handtekeningen moeten in 1 rij staan (diagonaal, horizontaal, verticaal). Het is de bedoeling dat je ook een woordje uitleg kan geven bij de handtekeningen die je verzameld hebt, dus kort doorvragen is belangrijk!

4 Beleid - Het Spanningsveld
Waar bevinden jullie je momenteel ? Organisatie wensen Klant wensen Medewerkers wensen Spanningsveld: Efficiëntie = Organisatie Operationele performance = Klant Tevredenheid medewerker = Medewerker

5 Hulpmiddel in excel

6 Normering Kinderdagverblijven Basis: 12:00-14:00
1 - 8 kinderen  1 begeidster kinderen  2 begeidsters kinderen  3 begeleidsters 28 – 36 kinderen  4 begeleidsters 12:00-14:00 kinderen  2 begeidsters kinderen  3 begeleidsters Buitenschoolse Kinderopvang 14 kinderen per begeleidster

7 Gecorrigeerde versie Welke factoren kunnen bij jullie meespelen waardoor je de cijfers op basis van de normering wil aanpassen?

8 Totaal benodigde uren op jaarbasis
Aandachtspunten: Verschil schoolweken/ vakantieweken? Andere taken/ overlegmomenten/ …

9 Planning - Detailniveaus
Vraag Aanbod Jarenplanning Capaciteitsplanning Toename mate van detail Roosterplanning Rooster beheer

10 Voorbeeld vlak werkaanbod

11 Voorbeeld variabel werkaanbod

12 Sturen op capaciteit Eerst sturen, dan flexibiliseren 2 draaiknoppen
Werkaanbod Personele beschikbaarheid (uitval en inzet)

13 Sturen in het werk Sturen in de werkplanning
Niet tijdgebonden activiteiten op andere momenten plannen Keuzes maken en prioriteiten stellen ‘nee verkopen’

14 Sturen op personeel Vergroten personele beschikbaarheid door actief verzuimbeleid Adequaat plannen opleidingen Sturen op verlof/vakantieregeling Contractenbeleid Flexibiliseren

15 Verlofbeleid Tips: Maak een onderscheid tussen het minimum aantal verlofdagen die opgenomen moeten worden in het eerste kwartaal (bijv. 3 dagen), en verlofdagen die opgenomen moeten worden in het tweede kwartaal (bijv. 2) Spreek voor het derde en vierde kwartaal een maximum aantal verlofdagen af (geen minimum) Spreek af hoeveel medewerkers er minimaal aanwezig moeten zijn per dag voor de verschillende functies (zo hou je ook rekening met andere types afwezigheden die reeds gepland zijn) Maak duidelijk volgens welke criteria verlofaanvragen beoordeeld zullen worden wanneer niet alle verlof gegeven kan worden: Voorbeelden: Periode van collectief verlof van de partner Medewerkers met kinderen hebben tijdens 1 schoolvakantie naar keuze voorrang Werken met een roterende verlofmaand (vb. mw A heeft in 2015 voorrang in juli, in 2016 in augustus en in 2017 in september)

16 Verlofbeleid Voorbeelden van afspraken:
Geef voor verschillende periodes in het jaar aan voor welke datum het verlof aangevraagd dient te worden, voorzie daarna tijd voor de medewerkers om zelf nog verbeteringen aan te brengen en vervolgens voor de verantwoordelijke om het goed te keuren Voorbeeld zomerverlof: Voor eind januari dienen de medewerkers hun verlof aan te duiden op de basisplanningen van juli./aug/sept Vervolgens hebben ze een dag of 8 de tijd om verbeteringen aan te brengen (enkel verbeteringen!) Wanneer er dan nog problemen zijn hakt de HVK knopen door. Definitieve goed- of afkeuring ten laatste op 16 februari Voorbeeld verlof eerste kwartaal: Voor begin december dienen de medewerkers 3 dagen verlof aan te duiden op de basisplanningen van jan/feb/maart Wanneer er dan nog problemen zijn hakt de HVK knopen door. Definitieve goed- of afkeuring ten laatste op 20 december Voorbeeld verlof tweede kwartaal: Voor begin maart dienen de medewerkers 2 dagen verlof aan te duiden op de basisplanningen van april/mei/juni Wanneer er dan nog problemen zijn hakt de HVK knopen door. Definitieve goed- of afkeuring ten laatste op 20 maart Voorbeeld verlof vierde kwartaal: Voor begin juni dienen de medewerkers al hun resterend verlof aan te duiden op de basisplanningen van okt/nov/dec Wanneer er dan nog problemen zijn hakt de HVK knopen door. Definitieve goed- of afkeuring ten laatste op 20 juni

17 Methodiek Maandplanning
Systematiek Collectief Individueel Cyclisch/ repeterend Uniek Repeterend Uniek Zelfroosteren

18 Keuze roostersystematiek
Zoeken naar een beter evenwicht tussen: Zekerheid/voorspelbaarheid Flexibiliteit

19 Roosterbeheer Laten jullie medewerkers (verplicht) naar huis gaan indien er geen kinderen meer aanwezig zijn? Mogen medewerkers andere taken uitvoeren wanneer er nog maar weinig kinderen zijn? Hoe sturen jullie dit aan? Wat doen jullie wanneer er minder kinderen zijn dan voorzien?

20 Roosterbeheer Kan de communicatie van ouders naar de opvang nog verbeteren? Hoe lossen jullie ziekte van een collega op? Welke afspraken gelden er rond wissels? Tijdregistratie? Welke afspraken zijn er rond het maken en terugnemen van overuren?

21 Overzicht dagopleiding
Voormiddag: Inleiding Module 1: Hoeveel werk is er? Module 2: Hoeveel uren werkt een kinderbegeleidster in de praktijk? Module 3: Heb ik voldoende kinderbegeleidsters? Namiddag: Module 4: Spreiding over het jaar Module 5: Roostersystematieken en roostertechnieken Module 6: Roosterbeheer