Voorbereidende vergadering gemeenteraad d.d. 19-9-2011 Stand van zaken onderzoeken regionale samenwerking.

Presentatie over: "Voorbereidende vergadering gemeenteraad d.d. 19-9-2011 Stand van zaken onderzoeken regionale samenwerking."— Transcript van de presentatie:

1 Voorbereidende vergadering gemeenteraad d.d. 19-9-2011 Stand van zaken onderzoeken regionale samenwerking

2 Opdracht van de gemeenteraad in het kader van de begroting 2011 en de bezuinigingsopdracht. “Onderzoek bij de 15 geselecteerde thema’s de bezuinigingsmogelijkheden”

3 Thema’s 1. Samenwerking op het gebied van Wet Onroerende Zaken 2. Uitbesteding woz-administratie/belastingen 3. Uitbesteding van financiële administratie 4. Uitbesteding van administratie BAG 5. Samenwerking op het gebied van Personeelsbeleid 6. Uitbesteding van salarisadministratie 7. Samenwerking op het gebied van automatisering 8. Samenwerking systeembeheer/onderhouden website 9. Uitbesteding van gebouwenbeheer 10.Uitbesteding van CCT 11.Samenwerking op het gebied van handhaving 12.Uitbesteding van bouw- en woningtoezicht 13.Uitbesteding van bouw- en milieutechnische toets 14. Onderzoeksopdracht Verbonden Partijen 15.Uitbesteding van Sociale Dienst

4 3 Belangrijkste onderdelen van het onderzoek Kosten Kwaliteit Kwetsbaarheid

5 Kosten -Salariskosten (bruto) -Directe kosten (bijvoorbeeld taxaties WOZ) -Uitgaven (bijv. Wmo) -Overheadkosten -Wijze van kostentoerekening -Welk percentage in welke periode terug te dringen

6 Kwaliteit Kwaliteit van dienstverlening Kwaliteit van de producten Prijs/kwaliteit verhouding Mate/omvang van aansturing door eigen organisatie na uitbesteding Lokale politieke beïnvloeding

7 Kwetsbaarheid Voldoende kennis voor beheer Voldoende kennis voor doorontwikkeling Vervangbaarheid van medewerkers

8 1. Samenwerking op het gebied van Wet Onroerende Zaken 2. Uitbesteding woz-administratie/belastingen De belangrijkste varianten zijn bekeken: – Zelf doen – Belastingsamenwerking Oss, Uden, Veghel, Boekel, Waterschap Aa en Maas, Deurne – Commerciële partijen

9 Conclusies -Commerciële partijen zijn nog niet zo ver. Daarnaast problemen met Europese Aanbestedingsregels en koppeling met gemeentelijke gegevens. -Afhankelijk na afloop van termijn met 1 partij. -Geen ervaring in het land. -Veel initiatieven in Nederland met belastingssamenwerking tussen gemeenten. Samenwerking gemeenten met Waterschap (Aa en Maas) komt veel minder voor.

10 Conclusies -De personeelslasten zonder overhead en de directe kosten samen zijn ongeveer even hoog als de kosten van uitbesteden bij dit samenwerkingsverband. Daarboven nog een incidentele investering voor de overgang. (Nu ruim 2 fte) -Elke terugdringing van eigen overhead levert een financieel voordeel op, oplopend tot 78.000 euro per jaar. -Voordeel vervalt als eigen personeel boventallig blijft en niet overgaat c.q. intern geen andere baan krijgt.

11 Conclusies - Op zijn vroegst 1-1-2013 toetreden en 2011 en 2012 benutten voor oplossing eigen personeel. - Uitonderhandelen en voorstel richting gemeenteraad

12 3. Uitbesteding van financiële administratie 4. Uitbesteding van administratie BAG De belangrijkste varianten zijn: - Zelf doen - Met omliggende gemeenten samen

13 Conclusies -BAG is net op orde en aangesloten. -Vergt nog de nodige tijd voor aansluiting met andere systemen en werkprocessen. -Geen ervaringen bij andere gemeenten met BAG en Financien. -Op termijn mogelijk koppelen aan andere ontwikkelingen zoals de samenwerking Woz/belastingen. -Voorlopig intern laten.

14 5. Samenwerking op het gebied van Personeelsbeleid 6. Uitbesteding van salarisadministratie Belangrijkste aandachtspunten: -Totale takenpakket bestaat uit: salarisadministratie, personeelsbeheer en personeelsbeleid. -Ontevreden over kwaliteit en kwetsbaarheid op dit moment. -Totale werkelijke kosten zijn daardoor hoger dan voorafgaande jaren begroot.

15 Conclusies -Binnen de As 50 zijn Uden en Veghel samen aan het kijken naar samenwerking doch nog in een pril stadium. Biedt op dit moment geen stabiele basis. -Binnen Land van Cuijk is men zelf bezig en kan op dit moment geen derde partij erbij hebben. -De gemeente Oss heeft een stabiele omgeving en voldoende kwaliteit/kwantiteit.

16 Conclusies -Commerciële partijen zijn geïnteresseerd in (onderdelen) van het totale takenpakket. -Er loopt een proef bij een externe partij voor salarisadministratie. Tot nu toe zeer tevreden. -Personeelsbeheer kan op dit moment met eigen medewerkers worden gedaan. -Personeelsbeleid is nog een kwetsbare taak.

17 Conclusies -We wachten de proef met de salarisadministratie af. -We onderhandelen met de gemeente Oss verder over verschillende varianten. -Overall-prijs commerciële partijen is niet concurrerend. -De eindconclusies worden met de raad gedeeld.

18 7. Samenwerking op het gebied van automatisering 8. Samenwerking systeembeheer/onderhouden website Belangrijkste onderwerpen: -Inhoudelijke samenwerking op gebied ontwikkeling digitalisering/informatiebeleid -Samenwerking bij systeembeheer -Samenwerking onderhoud website

19 Conclusies Inhoudelijke samenwerking op gebied ontwikkeling digitalisering/informatiebeleid: -Samenwerkingsverband met Dimpact door de gemeenteraad goedgekeurd. -Implementatie is reeds gestart. -Ervaringen tot nu toe zijn goed: -Ondersteuning door andere gemeenten -Beproefde technieken -Samenwerkingsverband groeit -Leveranciers onafhankelijk

20 Conclusies Samenwerking bij systeembeheer: - Binnen de As 50 zijn Uden en Veghel samen aan het kijken naar samenwerking doch nog in een pril stadium. -Binnen Land van Cuijk is men zelf bezig en kan op dit moment geen derde partij erbij hebben. -De gemeente Oss heeft een stabiele omgeving en voldoende kwaliteit/kwantiteit. -Op termijn mogelijk koppelen aan andere ontwikkelingen zoals de samenwerking binnen de As-50. -Wordt nog verder onderzocht.

21 Conclusies Onderhouden website: -Totale doorontwikkeling van onze website met nieuwe functionaliteiten: -Betere navigatiemogelijkheden -Meer informatie voor klant over voortgang processen -Mogelijkheid voor het maken van afspraken voor klanten -Onderdeel ICL -Uitkomsten project afwachten: medio 2012.

22 9. Uitbesteding van gebouwenbeheer 10.Uitbesteding van CCT Stand van zaken: -Op dit moment wordt het totale gebouwenbeheer herzien. Onderdeel hiervan is ook te bezien hoe we die taken in de toekomst wegzetten. -Het onderzoek naar uitbesteding gemeentewerken loopt nog volop.

23 11.Samenwerking op het gebied van handhaving Naar aanleiding van commissie Mans dienen er Regionale Uitvoeringsdiensten (RUD’s) te komen. De provinciale vertaling hiervan is de Nota Brabants Bont. Binnen de Regio Brabant Noord-Oost wordt gewerkt aan een structuur en een business-case; minimale en maximale varianten. Resultaten worden teruggekoppeld naar uw raad.

24 12.Uitbesteding van bouw- en woningtoezicht 13.Uitbesteding van bouw- en milieutechnische toets -Formatie VROM is niet volledig ingevuld en de taken m.b.t. de bouwkundige toets zijn als proef uitbesteed om een flexibele schil te krijgen. -Medio 2012 evaluatie m.b.t. kosten, kwaliteit en kwetsbaarheid. -Dan ook inzicht in overige taken en (on)mogelijkheden voor andere taken elders neer te leggen.

25 14. Onderzoeksopdracht Verbonden Partijen -Onderzoek uitgevoerd in opdracht gemeente Veghel naar de verbonden partijen -Zijn veelal dezelfde verbonden partijen als voor de gemeente Landerd. -Onderzoek naar inzicht in kosten en producten. -Algehele conclusies zijn dat inzicht in de kosten en heldere producten nog niet voldoende is. -Regionaal overleg over de aanpak waarbij we actief gaan participeren.

26 15.Uitbesteding van Sociale Dienst Ingrediënten onderzoek: -Bezoek bij Werkplein Maasland in Oss -Bezoek bij gemeente Uden -Bezoek bij Werkplein Frisselstein (WGR Optimisd) -Urgentie besluitvorming i.v.m. bestuursakkoord -Kanteling onderdeel van onderzoek -Uitgaven WMO belangrijk onderdeel -Huidige kwaliteit dienstverlening betrokken bij onderzoek.

27 Conclusies -Gemeente Uden wil graag taken overnemen doch geen concrete offerte/kosten. -Optimisd kent nog geen WMO-taken. Voor uitbreiding van deze taken nog aanpassing gemeenschappelijke regeling, toetredingsfee etc. -Gemeente Oss doet concreet zakelijk aanbod/offerte. -Klanttevredenheidsonderzoeken eigen gemeente zijn goed.

28 Conclusies -Verder gesproken met Oss vanwege: -Het WWB beleid cs (qua aanpak) sluit het beste aan op het Landerds beleid. -De gemeente Oss wordt in staat geacht om het bestaande WMO-beleid goed uit te kunnen voeren -De gemeente is bereid om het personeel van de gemeente Landerd op een redelijke manier over te nemen.

29 Conclusies Zonder een uitvoerige doorrekening te hebben gemaakt is uit onderzoek duidelijk dat harmonisatie van het huidige Wmo beleid van Landerd met het beleid van Oss financieel voor onze gemeente niet haalbaar is en – gezien het restrictieve Wmo-beleid van onze gemeente ook niet gewenst; Efficiencywinst is niet gemakkelijk te boeken. Ook de ict kan niet goedkoper: softwareleveranciers rekenen per inwoner af. De kanteling bij de WMO vraagt maatwerk hetgeen we nu al veelal doen. Het boeken van efficiencywinst vraagt om harmonisatie van beleid. Wie beleidsvrijheid houdt, boekt minder efficiencywinst.

30 Conclusies Het duurt een aantal jaren voordat de opstart- en frictiekosten zijn terugverdiend en er eventueel bespaard kan worden. De gemeente Landerd moet daarop, en indien gewenst, op beleid blijven sturen (hetgeen formatieve kosten met zich meebrengt).

31 Conclusies Na vervolgonderzoek hebben wij geconcludeerd dat: Uitbesteden van de taken van bureau sociale zaken niet effectief en efficiënt is; Uitbesteding geen kwaliteitsverbetering met zich meebrengt; De dienstverlening aan onze burgers qua uitvoering en aansturing “op afstand” komt te staan hetgeen niet strookt met de kanteling die we voor willen voeren; Indien wij de taken uitbesteden er geen weg terug meer is. Vervolgens is het onduidelijk met welke kosten wij worden geconfronteerd indien er nieuwe taken ( bijvoorbeeld: transitie functie dagbesteding AWBZ naar gemeente en de komst van de Wet werken naar vermogen) aan de gemeente worden toebedeeld;

32 Conclusies Het best haalbare is om de bestaande informele samenwerking te handhaven; Reden waarom wij de gesprekken met de gemeente Oss over dit onderwerp in goed overleg hebben beëindigd.

33 Resumé -De onderzoeken zijn in eigen beheer uitgevoerd. Dit kwam het proces ten goede omdat er een verdieping moest plaatsvinden van producten en kosten. -De berekening van kostenplaatsen dient grondig herzien te worden. -Groter is niet altijd beter. -Kostenreductie kan vaak alleen op langere termijn als overhead wordt teruggedrongen en incidentele kosten zijn afgeschreven. -De natuurlijke momenten benutten (bijv. vacatures) om afweging te maken.

34 Vragen?