Case Wit-Gele Kruis Oost-Vlaanderen VVSG ICC 15 oktober 2015

Wit-Gele Kruis Oost-Vlaanderen °1937, dienst voor thuisverpleging Oost-Vlaanderen 24/24u, 7/7dagen > 4.000.000 huisbezoeken per jaar 1600 fantastische collega’s waarvan 1390 zorgmedewerkers Tot voor kort verspreid over 30 lokale afdelingen en klassiek hiërarchisch georganiseerd oa met hoofdverpleegkundigen elk verantwoordelijk voor ca 60 medewerkers.

Van waaruit is onze behoefte om te veranderen ontstaan?

Aanleiding Dalend marktaandeel. Doorverwijzers die samenwerken met zelfstandigen (o.a. vanwege het vast vertrouwde gezicht, kortere communicatielijnen). Rekrutering zorgmedewerkers onder druk. Stijgende zorgvraag. Aantal knelpunten in onze eigen werkorganisatie. Overheid op zoek naar nieuwe organisatievormen om uitdagingen voor de zorg de baas te kunnen. …

1. Aanleiding Rondetafelconferentie: Think!-bijeenkomst 300 aanwezigen (medewerkers, patiënten, mantelzorger, huisartsen, medewerkers uit ziekenhuizen, andere zorgactoren) Uitdagingen voor de thuisverpleging van de toekomst Verwachtingen tav de thuisverpleging van de toekomst KD

Wij willen de referentie zijn in thuisverpleging 2. Nieuwe visie Wij willen de referentie zijn in thuisverpleging binnen maatschappelijk verantwoorde totaalzorg 3 ankerpunten Vertrouwd gezicht Oog voor alle noden van de patiënt Lokale samenwerking

Hoe werd de verandering aangepakt?

3. Visieverspreiding Interactief bedrijfstheater Bierbaksessies op de afdelingen

4. Voorbereiding dmv geïntegreerde aanpak De visie als gemeenschappelijk referentiepunt en toetssteen Tezelfdertijd werken op de structuur, de systemen, de mens en de cultuur dmv 4 heterogene werkgroepen olv directielid De “buitenwereld” kritisch mee laten volgen: 5de werkgroep Voorzien in aangepaste ondersteuning Voorzien in aangepast leiderschapsmodel

5. Principes nieuwe organisatiestructuur Zelfsturing als middel om de visie te realiseren, geen doel op zich. Eigenaarschap over zorgproces bij de zorgteams. Taken uit dit kernproces zo weinig mogelijk wegknippen. Meer regelruimte en autonomie voor de zorgteams maar wel binnen een afgesproken kader. Aangepaste ondersteuning dicht bij de teams bij hun groei naar zelfsturing, door teamcoaches en planningsbegeleiders op administratief en logistiek vlak, door teamondersteuningspunt voor specifieke zorggerelateerde kennis, door gespecialiseerde teams en begeleiders (oa RIZIV en verpleegwetgeving)

Teamcoach : helpt team zelfsturend te worden. Staat naast het team 5. Nieuwe organisatiestructuur schematisch Directie/ management = directe leidinggevende van teams op grotere afstand KADER TEAMS Teamcoach : helpt team zelfsturend te worden. Staat naast het team Ondersteuning: werkt vraag-gestuurd Teams vormen het hart van de organisatie (thuisverpleging) Kaders worden afgesproken tussen teams en directie. Een team is verantwoordelijk voor het resultaat; niet de TC, de TC is geen leidinggevende. Ondersteuning werkt vraaggestuurd en op maat van de teams. Daarentegen zal ook niet alles in maatwerk mogelijk zijn: BELANGRIJK: iedereen in de organisatie moet het spel leren spelen

5. Nieuw organigram deel 1

5. Nieuw organigram deel 2

5. Nieuwe structuur samengevat Kortere communicatielijnen door weghalen van 2 hiërarchische lagen tussen medewerkers en directie. Meer wendbaarheid door grote afdelingen met 60p te vervangen door ongeveer 110 zorgteams van min. 8p en max. 15p. Teams rapporteren rechtstreeks aan directie. Teams samen verantwoordelijk voor de patiënten, voor de resultaten en hebben hiervoor meer regelruimte en autonomie. Teams worden ondersteund door oa teamcoaches. Organisatieverandering ook doorgetrokken naar ondersteunende diensten en directie.

6. Na de theorie, de praktijk 6 expeditieteams gestart in januari 2014 op vrijwillige basis Samen met directie alles verder uitgewerkt Trial and error Ontwikkelsessies gevolgd Bespreken en beslissen samen, verdelen taken onder elkaar

Wat doen de expeditieteams nu al? 6. Expeditieteams – taken Wat doen de expeditieteams nu al? Wel Intake Profilering naar patiënten en doorverwijzers Coördinatierol (aanspreekpunt) Teamoverleg en patiëntenbespreking Verlofregeling Telefonische bereikbaarheid Netwerken in functie van lokale samenwerking Eigen lokaal (indien gewenst) Niet Medewerkersplanning

6. Expeditieteams - lessons learned Focus op kernproces (zorg), de rest komt later (regeltaken) Teams evolueren verschillend  aangepaste ondersteuning Minder vorming vóór opstart, meer gespreid nadien Teamcoaches vroeger opleiden dan start teams Systemen sneller aanpassen Directie en ondersteuning: leren omgaan met diversiteit Mekaar tijd geven om “het spel te leren spelen” Belang van intervisie tussen teams, leren van mekaar Kaderafspraken: zoeken naar goed evenwicht

6. Vervolg Geografische afbakening van alle teams vóór oproep extra teams. Opstart van 49 bijkomende expeditieteams januari - oktober 2015; volledige uitrol tegen zomer 2016. Hertekening van de ondersteunende diensten on going. Zoeken naar beter planningssysteem voor uren zonder zorg. Zoeken naar de juiste indicatoren voor teams en directie.

7. Begeleiding Buurtzorg en andere organisaties met zelfsturende teams (Zorgaccent, Amstelring,…) voor inspiratie en feedback Opleiding door Instituut voor samenwerkingsvraagstukken (NL) Consultant Tom Van Acker Flanders Synergie

8. Veranderingsmanagement veranderingsmanagement = draagvlak creëren, luisteren, vertrouwen,… vakbond directieteam Raad van Bestuur verander-teams alle medewerkers ontwikkel-traject

8. Veranderingstips Zelfde visie binnen directieteam en gedragenheid Raad van Bestuur. Zelf de visie uitdragen. Niet knippen en plakken. Uitgaan van vertrouwen in competentie. Lerende organisatie = fouten maken mag. Continue aandacht voor interne communicatie. Aanwenden van verschillende kanalen (spreekuren 1/1, goed voor mekaar-sessies, veranderteams, personeelsblad, intranet, FAQ, mailbox). Belang van externe communicatie naar stakeholders. Trachten buitenwereld binnen brengen.

Tot slot “Als je een schip wil bouwen, roep dan geen mannen bij elkaar om hout te verzamelen, het werk te verdelen en orders te geven. In plaats daarvan, leer ze verlangen naar de enorme eindeloze zee.” Antoine de Saint-Exupéry

Bedankt voor uw aandacht

Vragen?

Vragen? Congres ism Flanders Synergie 13/11/2015 Boek Wit-Gele Kruis “ De naakte waarheid over zelfsturing. Een handleiding voor managers”; uitg. Lannoo.