Nieuwe functionaliteiten TRAJECT Demo 11 jan 2016

// 1. INLEIDING

Aanloop Releases  Op 2/2/2015 TRAJECT live  Tijdens 2015 meer en meer gebruik van TRAJECT  Nieuwe behoeftes werden gecapteerd vanuit verschillende hoeken (klankbordgroep, helpdesk, opleidingen, …) en werden geprioriteerd  Zomer 2015  Budgetruimte  20 prioritaire behoeftes geselecteerd en verwerkt in functionele analyse  Planning voor release 2 en release 3  Najaar 2016: hard gewerkt en release 2 en 3 gelanceerd! Jullie feedback, suggesties zijn cruciale input voor ons voor verdere ontwikkeling van Traject

Doel van vandaag  Heel wat veranderingen en verbeteringen in Traject  Gecommuniceerd via Nieuwsbrief Traject  Releasekalender te vinden op de website van doelstellingenmanagement  Maar belangrijk om tijd vrij te maken om de nieuwigheden toe te lichten  Bedoeling vandaag: we gaan met jullie stap voor stap door de nieuwe functionaliteiten  Zie ook de handleiding op

Kennisdeling  Veel vragen en behoeftes binnen VO m.b.t. kennisdeling rond TRAJECT  Dag op dag een jaar na de release van TRAJECT (2/2/2016) organiseren we een eerste lunchsessie met 2 goede praktijken rond TRAJECT  Departement LV: Jana De Bolle  Departement WVG: Sammy Roos  Bedoeling: handige tips, manieren van gebruik,…uit te wisselen  Op regelmatige basis organiseren in 2016

 Uitrol Traject ging gepaard met intensief opleidingstraject  In 2015: - 20-tal dag opleidingen functioneel beheerders collega’s opgeleid  Via pool van collega’s-trainers  Opleiding werd continu up to date gehouden  Nog steeds vraag naar opleidingen voor beheerders Opleiding

 We willen jullie ook in 2016 nog de opleidingen kunnen aanbieden  Binnen entiteiten stijgt gebruik Traject  Regelmatig starten nieuwe entiteiten met Traject  We willen daarvoor een nieuwe trainerspool samenstellen.  Opleiding in duo gegeven  Opleiding duurt 1 dag  Trainersmateriaal beschikbaar  Logistiek is uitbesteed aan AGO  Kandidaten kunnen zich straks melden bij ons Opleiding

Zoektocht  Binnen entiteiten soms nog zoekend naar juiste tools voor monitoring, projectwerking, etc.  Contacteer ons om functionaliteiten te bespreken en hopelijk kunnen jullie zo kosten besparen.  Binnen entiteiten soms nog zoekend naar toepasbaarheid van Traject in nieuwe werkcontext: PTOW, anders werken, zelfsturende teams, projectmatig werken, …  Contacteer ons om samen te zoeken hoe Traject jullie hierbij kan helpen/ondersteunen.

//2. NIEUWE FUNCTIONALITEITEN

//2.1 ENTITEITSOVERSCHRIJDEND SAMENWERKEN

Entiteitsoverschrijdend samenwerken Meewerkende organisatie Zichtbaar maken van eigen projecten voor andere entiteiten Steeds tonen van alle trekkende organisaties op detailscherm Indicator ook beschikbaar voor andere entiteiten

Oplossing: Je kan nu een onderscheid maken tussen “trekkende” en “meewerkende” organisatie. Deze nieuwe functionaliteit bestaat voor bril, doelstelling, project en programma. De medewerkers van de ‘meewerkende organisatie’ krijgen nu ook rechten op bv. het project. Issue: Je had niet de mogelijkheid om samenwerkingsverbanden aan te geven in Traject. Bij organisaties kon je enkel de eigen entiteit of onderliggende afdelingen selecteren. Meewerkende organisatie

Oplossing: Als een organisatie wordt toegevoegd als meewerkende organisatie, zal het project of programma in kwestie zichtbaar worden bij medewerkers van de meewerkende entiteit op het tabblad ‘mijn entiteit’. Issue: Op het tabblad ‘mijn entiteit’ zijn alleen de projecten/programma’s zichtbaar waar de entiteit trekker van is. Eigen projecten zichtbaar voor andere entiteiten

Joke Dierickx = Departement informatie Vlaanderen

Oplossing: Alle trekkende organisaties zijn zichtbaar voor de gebruiker, niet enkel de organisaties waar hij/zij rechten op heeft Issue: Als een gebruiker een item opent waarbij de gebruiker geen rechten heeft op de trekkende organisatie, was de trekkende organisatie tot nu toe niet zichtbaar. Trekkende organisaties tonen op detailscherm

Oplossing: Er is een nieuw veld “indicator ook beschikbaar voor” waar je de organisaties kan selecteren met wie je je indicator wil delen. Het is mogelijk om meteen de hele Vlaamse overheid te selecteren i.p.v. elke entiteit afzonderlijk. Andere organisaties kunnen nu deze indicator ook gaan koppelen aan eigen projecten,… Issue: Je kon indicatoren en bijhorende meetwaarden van de eigen entiteit niet beschikbaar stellen voor andere organisaties in Traject. Indicator beschikbaar voor andere entiteiten

//2.2 STATUS

Status Invoer van status via ‘Mijn to do’- pagina Invoer van status via overzichtspagina’s Periodiciteit halfjaarlijks Kleurstatus van indicator

Oplossing: statusinvoer via een pop-up venster Klikken op de titel van de doelstelling, het project, de mijlpaal, … waarover gerapporteerd wordt, brengt je nu rechtstreeks bij de basisfiche van die doelstelling, dat project, …. Niet telkens opnieuw aanklikken van de ‘Mijn to do’ pagina om aan een volgende invoer te kunnen starten. Issue: om de status in te voeren werd je vanaf de ‘Mijn to do’-pagina weggeleid naar een detailpagina, en was het complex om weer terug te geraken Invoer van status via ‘Mijn to do’- pagina

Oplossing: vooraleer de info kan worden opgeslagen is er een ingebouwde controle of beide velden zijn ingevuld -Bewerken van de status van een project, proces, doelstelling, … vanop de overzichtspagina’s (‘Mijn projecten’, ‘Mijn processen’,…). -Via de blauwe knop ‘Bijwerken’. -Zelfde controle voor statusinvoer via ‘mijn to do’ Issue: het was voor gebruikers technisch mogelijk om enkel een statuskleur in te voeren, en de duiding blanco te laten Invoer van status via overzichtspagina’s

Door hierop te klikken opent er ook een pop-up scherm, waarin status en duiding beide tegelijk kunnen aangepast worden. Eén van beide blanco laten is niet meer mogelijk

Periodiciteit ‘halfjaarlijks’ Issue: bij periodiciteit ‘halfjaarlijks’ werd de statuslijn voor de eerste jaarhelft automatisch aangemaakt op 1 juni, voor de tweede jaarhelft op 1 dec. Verschillende entiteiten gaven aan dat dit te laat was (bv. ifv voorbereiding beleidsbrief) Oplossing: de statuslijn voor de eerste jaarhelft (bv ) wordt nu automatisch aangemaakt op 1 april, de statuslijn voor de tweede jaarhelft (bv ) op 1 oktober.

Kleurstatus van indicator Issue: bij koppeling van een indicator aan een project, doelstelling, … moet er een streefwaarde opgegeven worden. Er moest gewacht worden tot de invoer van een eerstvolgende meetwaarde om een kleurindicatie te verkrijgen. Oplossing: nu wordt op het moment van de koppeling van een indicator aan een project, doelstelling,… de kleurindicatie direct berekend op basis van historisch ingevoerde meetwaardes voor die indicator (indien beschikbaar)

//2.3 SELECTIE VAN ZICHTBARE OBJECTEN BINNEN EEN BRIL

Selectie van zichtbare objecten binnen een bril Selectie van zichtbare projecten, processen, programma’s binnen een bril

Issue: bij het hernemen van een bestaande doelstelling werden standaard ALLE onderliggende projecten, processen, programma’s mee overgenomen. In de praktijk is vaak een selectie nodig (bv. doelstelling uit beleidsnota in ondernemingsplan, met focus op de projecten/processen van slechts 1 entiteit) Selectie van zichtbare projecten, processen, programma’s binnen een bril

Oplossing: Mogelijkheid selectie te maken van de gekoppelde objecten Bij de doelstelling-bril-relatie zijn in het menu links 3 extra tabs voorzien: -Zichtbare projecten -Zichtbare processen -Zichtbare programma’s Deze tabs tonen telkens een overzicht van alle objecten die gekoppeld zijn aan de doelstelling. -Standaard staan alle projecten aangevinkt. -De gebruiker kan 0, 1 of meer projecten uitvinken en terug aanvinken. -Er is ook de mogelijkheid om alles in 1 beweging uit of aan te vinken. Selectie van zichtbare projecten, processen, programma’s binnen…

Overzicht van gekoppelde doelstellingen binnen de bril

//2.4 CASCADE BETER ZICHTBAAR

Cascade beter zichtbaar Aanpassingen in tabbladen: –Beheer brillen/Brillen –Beheer projecten/Mijn projecten –Beheer programma’s/ Mijn programma’s –Mijn entiteit

Oplossing: aanpassing van verschillende schermen, zodat het mogelijk wordt om in overzichten de cascade van onderliggende objecten open te klikken -Beheer brillen/Brillen -Beheer projecten/Mijn projecten -Beheer programma’s/ Mijn programma’s -Mijn entiteit Issue: niet mogelijk om in TRAJECT de cascade van hiërarchisch gekoppelde objecten weer te geven. Om de hele boomstructuur te zien, moest altijd via rapporten gewerkt worden

Cascade van bril t.e.m. mijlpaal Beheer brillen/Brillen

Beheer projecten/Mijn projecten Cascade van onderliggende projecten en mijlpalen

Beheer programma’s/Mijn programma’s Cascade van programma t.e.m. mijlpaal

In het overzicht van organisaties kan per afdeling de ‘inhoud’ verder opengeklikt worden: de gekoppelde projecten, mijlpalen, programma’s en processen worden getoond Mijn entiteit

Om de informatie te exporteren naar excel, klik je bovenaan op de knop ‘Rapport’. Als je de volledige cascade mee wil nemen, dien je het vinkje ‘Include all child and related items’ aan te vinken

//2.5 PROJECTWERKING

Projectwerking ‘Mijn mijlpalen’ Mijlpaal- verantwoordelijke Projectnaam bij mijlpalen Projecten waar je aan meewerkt

Oplossing: -Bij toewijzen van een mijlpaal zal de naam van de verantwoordelijke automatisch toegewezen worden aan de lijst van projectmedewerkers. -Wanneer de mijlpaal gewist wordt, dan zal de verantwoordelijke weer verdwijnen uit de lijst van projectmedewerkers (voor zover deze natuurlijk niet gelinkt is aan andere mijlpalen). Issue: een mijlpaalverantwoordelijke wordt niet automatisch toegevoegd als projectmedewerker. Tabblad ‘Mijn mijlpalen’

Oplossing: Een extra tabblad ‘mijn mijlpalen’. -een overzicht van alle mijlpalen waar de gebruiker verantwoordelijk voor is. -per mijlpaal wordt ook het project vermeld waartoe de mijlpaal behoort. Issue: Geen overzicht van alle mijlpalen (over de projecten heen) waar de gebruiker voor verantwoordelijk was. Mijlpaalverantwoordelijke

Oorspronkelijk

Na toewijzing mijlpaal aan Catherine M.

Oplossing: Vermelden van de titel van het project: -bij ‘Mijlpaal status’ op de ‘Mijn to do’ pagina -op de tab ‘Mijn mijlpalen’ wordt per mijlpaal ook de titel van het project weergegeven. Issue: het ontbrak soms aan de titel van het project om een mijlpaal juist te kunnen situeren. Projectnaam bij mijlpalen

Oplossing: het tabblad ‘Mijn Projecten’ geeft alle projecten waar je mee verbonden bent: -waaraan je aan meewerkt -waar je verantwoordelijk voor bent. Issue: een groot deel van werking bleef onzichtbaar, meer bepaald de medewerkers die nergens verantwoordelijk voor waren maar wel meewerken als bv projectmedewerker. Projecten waar je aan meewerkt

//2.6 GEBRUIKSVRIENDELIJKHEID

Gebruiksvriendelijkheid Time-out Bulk update Maximaal aantal karakters Snelheid applicatie Kruimelspoor Overzicht

Oplossing: de tijd is zodanig verlengd dat er in de praktijk geen time out meer is. Issue: na het draaien van een rapport had je maar een heel beperkte tijd om het rapport te downloaden (=korte time out) Time-out

Oplossing: De functionaliteit is nu algemeen van toepassing (**). (**) voor het veld ‘Verantwoordelijke doelstelling’ zal bulk update pas in januari mogelijk worden. Issue: De bulk update functie (*) werkte voordien nog niet voor alle invoervelden. (*) Bulk update is een handige functionaliteit die ervoor zorgt dat beheerders heel wat tijd kunnen uitsparen bij het aanpassen van informatie of metadata. Bulk update

Oplossing: De gebruiker wordt gewaarschuwd (met foutboodschap) als de ingevoerde omschrijving of duiding -tussen de 2000 en 8000 karakters ligt -meer dan 8000 karakters is Issue: niet alle informatie uit de duiding wordt meegenomen in de rapporten. Reden: de voorgedefinieerde rapporten worden opgemaakt in Excel. Excel laat slechts een beperkt aantal karakters toe per cel. Dit aantal is lager dan wat toegelaten is in Traject (8000). Hierdoor werd soms maar een deel van de informatie beschikbaar in Traject, weggeschreven naar Excel. Maximaal aantal karakters

Foutboodschap bij motivering tussen 2000 en 8000 karakters Informatie wordt wel weggeschreven! Bij invoer van motivering

Bij wijziging van motivering Foutboodschap bij motivering tussen 2000 en 8000 karakters Wijzigingen worden wel weggeschreven!

Cascade van bril t.e.m. mijlpaal Foutboodschap bij motivering meer dan 8000 karakters Invoer wordt NIET weggeschreven!

Oplossing: De hele keten van ‘datatransmissie’ wordt gemonitord en nagekeken door de leverancier. Aanpassingen aangebracht op serverniveau en in de applicatie De snelheid van de applicatie houden we ook in 2016 nauwgezet in de gaten. Doel: elke handeling onder de 10 sec krijgen. Issue: de applicatie is langzaam (*) (*) Bij nieuwe release is dit normaal en tijdelijk. Snelheid applicatie

Oplossing: Toevoegen van ‘kruimelspoor’ Een ‘kruimelspoor’ geeft elk bovenliggend item weer. Issue: na doorklikken ben je soms snel het spoor bijster waar je je bevindt Kruimelspoor

Mijlpaal

Oplossing: ‘horizontaal scrollen’ Issue: toevoegen van extra kolommen gaat ten koste van het overzicht. Je kan veel kolommen selecteren in de tabbladen. Hoe meer kolommen je zichtbaar wou hebben in een bepaald overzicht, hoe smaller die kolommen werden en hoe moeilijker het werd om de informatie in de kolommen te lezen. De breedte van de tabel werd immers bepaald door de breedte van je scherm. Overzicht

Mogelijkheid om zelf kolomweergave te kiezen en zo bijkomende info te tonen

Eerste kolom blijft staan Andere kolommen schuiven

//2.7 BEHEER

Beheer Organisaties beheren Medewerkers beheren

Oplossing: nieuw tabblad ’beheer niet actieve organisaties’ Via bulk update snel hertoewijzen van informatie Enkel voor beheerders Traject herkent niet actieve organisaties bij invoer van data uit wegwijs organisatie en schrijft deze informatie weg. Issue: beheer van informatie gekoppeld aan organisaties die niet langer actief zijn Organisaties beheren

Oplossing: Issue:

Oplossing: nieuw tabblad ’beheer niet actieve medewerkers’ Via bulk update snel hertoewijzen van informatie Enkel voor beheerders Traject herkent niet actieve medewerkers bij invoer van data uit Vlimpers en schrijft deze informatie weg. Issue: beheer van informatie gekoppeld aan gebruikers die niet langer actief zijn Medewerkers beheren

//2.8 RAPPORTEN

Rapporten Aanpassingen aan bestaande rapporten Ontwikkeling van nieuwe rapporten

Oplossing: - Mogelijkheid om via opties en filters bij het uitvoeren van het high level rapport, medium level rapport en medium level plan te bepalen wat al dan niet zichtbaar is in je rapport (niet van toepassing voor medium level rapport tabel). -Mogelijkheid te selecteren op organisatie, laat toe om bv. in het rapport van bril ‘beleidsnota’ te filteren op de objecten waar de eigen entiteit verantwoordelijk voor is Issue: weinig flexibiliteit in het bepalen welke informatie van een bepaalde bril je in een rapport wil weergeven. Aanpassingen aan de bestaande rapporten

STAP 1: Functionaliteit Rapporten rechts op Mijn To Do-pagina STAP 2: Pop-up scherm voor selectie van output-formaat en bril

STAP 3: Nieuw scherm met opties/filtermogelijkheden voor het rapport Eerder gedraaide rapporten blijven beschikbaar via de nieuwe tab ‘Rapporten’ Opties: welke informatie- elementen wil je mee weergegeven zien in het rapport? Tot op welk niveau wil je rapporteren? (bv. mijlpalen, indicatoren al dan niet tonen

Filters: Welke objecten binnen een bril wil je al dan niet weergegeven zien in het rapport? -projecten/processen/organisatie s -organisaties

Oplossing: ontwikkeling van enkele bijkomende rapporten: -Medium-level rapport tabel -Proj/proc rapport zonder opmaak -Medewerker rapport Issue: beperkte set van voorgedefineerde rapporten beschikbaar in TRAJECT, enkel vanuit ‘Bril’, beperkte mogelijkheid om zelf rapporten op maat te ontwikkelen Ontwikkeling van een aantal nieuwe rapporten

Medium-level rapport tabel (inhoudstafel)

Medium-level rapport tabel (rapportinhoud)

Proj/proc rapport zonder opmaak (info van alle entiteiten waar je recht op hebt)

Medewerker rapport (alle objecten die je als persoon trekt of waaraan je meewerkt)

//3. TOT SLOT

Samenvattend Gemakkelijker om samen te werken over entiteiten Vlottere statusrapportering Verbeterde navigatie Extra rapporten Betere selectie voor rapportering brillen Cascade vervolledigen tot aan medewerker –Projectmedewerker –Rapport medewerker Beter beheer

Toekomst? Integratie regelgevingsagenda Verbeterde rapportering via datawarehouse Verdere afwerking prioriteiten

Niet vergeten… Lunchsessie op 2 februari Vrijwilligers gevraagd voor train de trainers pool. Informeer ons over interne vragen –M.b.t. zoektocht naar monitoringstools –M.b.t. gebruik Traject in kader van PTOW, zelfsturende teams, … Extra vragen over de nieuwe releases: