Beschrijven van archieven en erfgoed met ICA-AtoM en Atomis Vlaams parlement, maart 2015

Programma Vrijdag 6 maart 2015: docent Willem Vanneste Beschrijvingsstandaarden ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDF en ISDIAH Werken met ICA-AtoM

Programma Vrijdag 13 maart 2015: docent Willem Vanneste Stappenplan: taxonomieën, archiefvormers en archiefbeschrijvingen Archievenoverzicht in AtoM Beschrijvingssjablonen in Atomis Werken met Atomis (in gebruikname en basisfuncties)

Programma Vrijdag 20 maart 2015: docent Roeland Verhaert / Filip Boudrez Omzetten naar EAD, EAC en Skos Importeren beschrijvingen met Atomis Beheren van archievenoverzicht in Atomis Nadere toegangen in AtoM en Atomis Depotbeheer, foto’s importeren en andere functies

ICA-AtoM International Council on Archives - Access to Memory Toepassing voor het beschrijven van archief Web-based Open source Gebaseerd op ICA-standaarden Meertalig Meerdere archiefbewaarplaatsen

ICA-AtoM 1.3. https://www.ica-atom.org/ versie gebruikt in deze cursus http://vspw.atomis.be 2.1. https://www.accesstomemory.org recentste versie geen archievenoverzicht

ICA-AtoM - technisch PHP, minimum 5.3 of hoger Webserver: Apache HTTPD 2.0 of 2.2 aanbevolen Shared hosting vs managed hosting Databank: MySQL 5.0, 5.1 of 5.5 Linux, Mac OS X en Windows

ICA-AtoM Verkenningsoefening: Wat kan je wel met ICA-AtoM? Wat kan je niet met ICA-AtoM? Bekijk de ICA-AtoM leeromgeving en website (zie onder) en tracht te omschrijven welke archiefbeheersfuncties wel en welke niet voorzien zijn in ICA-AtoM: http://vspw.atomis.be https://www.ica-atom.org/

Beschrijven van archief Doel = Archiefdocumenten identificeren Archiefvormende context vastleggen Toegankelijk maken archief Beheer en controle Nood aan standaardisatie omwille van automatisering ICA-standaarden: ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDF en ISDIAH

ICA-standaarden (1) ISAD(G) ISAAR(CPF) General International Standard Archival Description Beschrijven van archief http://www.ica.org/10207/standards/isadg-general-international-standard-archival-description-second-edition.html ISAAR(CPF) International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families Beschrijven van organisaties, personen en familie http://www.ica.org/10203/standards/isaar-cpf-international-standard-archival-authority-record-for-corporate-bodies-persons-and-families-2nd-edition.html

ICA-standaarden (2) ISDF ISDIAH International Standard for Describing Functions Beschrijven van functies, werkprocessen, … http://www.ica.org/10208/standards/isdf-international-standard-for-describing-functions.html ISDIAH International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings Beschrijven van archiefdiensten http://www.ica.org/10198/standards/isdiah-international-standard-for-describing-institutions-with-archival-holdings.html

ISDIAH International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings Identificeren en beschrijven van instellingen die archief bewaren Als praktisch hulpmiddel voor gebruikers Als basis voor adresboeken e.d. Als basis voor statistieken Geautoriseerde beschrijving (authority record)

ISDIAH 6 ‘areas’ of ‘velden’ Identity Area Contact Area Identificatie van archiefinstelling Contact Area Contactinformatie Description Area Beschrijving van instelling, haar geschiedenis, acquisitiebeleid e.d. Access Area Informatie over toegankelijkheid instelling Services Area Informatie over beschikbare dienstverlening Control Area Beschrijvingsbeheer

ISDIAH 31 beschrijvingselementen 3 verplicht: Koppeling met (6) Identifier (5.1.1) Authorised form(s) of name (5.1.2) Location and address(es) (5.2.1) Koppeling met (6) Gerelateerd archief (ISAD(G)) Gerelateerde archiefvormers (ISAAR(CPF))

ISDIAH Oefening in ICA-AtoM leeromgeving http://vspw.atomis.be Beschrijf je eigen archiefinstelling

ISAAR(CPF) Internationale Norm voor Archivistische Geautoriseerde Beschrijvingen van Organisaties, Personen en Families Identificatie en beschrijving van Organisaties, personen en familie Archiefvormers Actoren Creatie en gebruik van ontsluitingstermen Documenteren relaties Tussen archiefvormers onderling Tussen archiefvormers en archieven Geautoriseerde beschrijving (authority record)

ISAAR(CPF) 4 ‘areas’ of ‘velden’ Identiteit Beschrijving Relaties Entiteit identificeren en ontsluitingstermen definiëren Beschrijving Aard, context en activiteiten entiteit Relaties Relaties met andere organisaties, personen en/of families Beheer Beschrijvingsbeheer

ISAAR(CPF) 27 beschrijvingselementen 4 verplicht: Koppeling met (6) Soort entiteit (5.1.1) Geautoriseerde naam(namen) (5.1.2) Bestaansperiode (5.2.1) Identificatiecode (5.4.1) Koppeling met (6) Gerelateerd archief (ISAD(G)) Andere bronnen

ISAAR(CPF) Oefening in ICA-AtoM leeromgeving http://vspw.atomis.be Beschrijf één van je archiefvormers Koppel je archiefvormer met je archiefinstelling

ISDF International Standard for Describing Functions Archief = procesgebonden informatie Identificatie en beschrijving van Functies, werkprocessen, handelingen, taken, … Creatie en gebruik van ontsluitingstermen Documenteren relaties Tussen functies onderling Tussen functies en archiefvormers Tussen functies en archieven Geautoriseerde beschrijving (authority record)

ISDF 4 ‘areas’ of ‘velden’ Identiteit Context Relaties Beheer Functie identificeren en ontsluitingstermen definiëren Context Aard en context functie Relaties Relaties met andere functies Beheer Beschrijvingsbeheer

ISDF 23 beschrijvingselementen 3 verplicht: Koppeling met (6) Type (5.1.1) Authorised form(s) of name (5.1.2) Function description identifier (5.4.1) Koppeling met (6) Gerelateerd archief (ISAD(G)) Gerelateerde archiefvormers (ISAAR(CPF) Andere bronnen

ISDF Oefening in ICA-AtoM leeromgeving http://vspw.atomis.be Beschrijf één van de functies van de eerder beschreven archiefvormer Koppel deze beschrijving aan de archiefvormer

ISAD(G) Algemene Internationale norm voor Archivistisch Beschrijven Beschrijven van archief Context Inhoud Ter bevordering raadpleegbaarheid Elke fase levensloop archief Algemene regels Geen uitvoeringsformaat

ISAD(G) Concepten: Beschrijvingseenheid Beschrijvingsniveau

ISAD(G) Meer-niveaubeschrijving 4 Regels Beschrijven van algemeen naar bijzonder Gegevens relevant voor beschrijvingsniveau Koppelen van beschrijvingen Niet herhalen van informatie

ISAD(G) 7 ‘areas’ of ‘velden’ Identificatie Context essentiële gegevens om beschrijvingseenheid te identificeren Context gegevens over oorsprong en beheer beschrijvingseenheid Inhoud en structuur gegevens over onderwerp en ordening beschrijvingseenheid Voorwaarden voor raadpleging en gebruik gegevens over beschikbaarheid beschrijvingseenheid Verwant materiaal gegevens over materialen met belangrijke verwantschap aan beschrijvingseenheid Aantekeningen Bijzondere gegevens en gegevens niet in een andere velden Beschrijvingsbeheer gegevens over hoe, wanneer en door wie beschrijving is gemaakt

ISAD(G) 26 beschrijvingselementen 6 verplicht: Referentie(s) (3.1.1) Titel (3.1.2) Datering (3.1.3) Beschrijvingsniveau (3.1.4) Omvang en medium (3.1.5) Naam archiefvormer (3.2.1)

ISAD(G) Referentie(s) (3.1.1) Titel (3.1.2) Datering (3.1.3) Eenduidige identificatie beschrijvingseenheid Titel (3.1.2) Benoemen beschrijvingseenheid Bondig en duidelijk = wat gebruiker als eerste ziet Hogere niveaus: naam archiefvormer of werkproces Lager niveaus: redactionele vorm, ontwikkelingsstadium, handeling, beknopte inhoud (= deel klassieke beschrijving) Datering (3.1.3) Identificeren en vastleggen datering beschrijvingseenheid Datum/periode bijeenbrengen archief Datum/periode vervaardigen archief

ISAD(G) Beschrijvingsniveau (3.1.4) Omvang en medium (3.1.5) Identificeren ordeningsniveau beschrijvingseenheid Archief, deelarchief, reeks, deelreeks, bestanddeel of eenheid Omvang en medium (3.1.5) Beschrijving fysieke omvang Beschrijving drager(s) Naam archiefvormer (3.2.1) Identificeren archiefvormer Naam of identificatiecode archiefvormer = koppeling met ISAAR(CPF) beschrijving

ISAD(G) Oefening in ICA-AtoM leeromgeving http://vspw.atomis.be Beschrijf archief van eerder beschreven archiefvormer Voeg enkele deelarchieven, reeksen en eventueel bestanddelen Tracht enkele archiefbeschrijvingen te verplaatsen

EAD, EAC en EAG Uitwisselingsformaten Exporteren en importeren van beschrijvingen XML-bestanden EAD = uitwisselingsformaat ISAD(G) EAC-CPF= uitwisselingsformaat ISAAR(CPF) EAG = uitwisselingsformaat ISDIAH ICA-AtoM maak gebruik van EAD EAC

EAD EAD = Encoded Archival Description

EAC-CPF Encode Archival Context – Corporate Bodies, Person, Families

EAD & EAC Demo ICA-AtoM http://vhic.atomis.be Export-functie Import-functie

Foto’s in ICA-AtoM Digitale objecten koppelen met archiefbeschrijvingen Foto’s Andere digitale documenten (geen preview) Importeren Koppelen ICA-AtoM bruikbaar als beeldbank ICA-AtoM kan linken externe bronnen Bijv. met een digitaal depot

ICA-AtoM uitgediept Aanwinsten documenteren Nieuwe aanwinst Archiefbeschrijving op basis van aanwinst documentatie Beheer aanwinsten Demo in http://vhic.atomis.be

ICA-AtoM uitgediept Taxonomieën Demo in http://vhic.atomis.be Nieuwe termen toevoegen Beheer Gecontroleerde keuzelijsten maken Bestaande keuzelijsten aanpassen SKOS XML uitwisselingsformaat Demo in http://vhic.atomis.be

ICA-AtoM uitgediept Schenkers Rechthebbenden Fysieke opslag Demo in http://vhic.atomis.be

ICA-AtoM uitgediept Admin-menu Demo in http://vhic.atomis.be Gebruikers = registreren van gebruikers met rechten Groepen = gebruikers groeperen en rechten toekennen Statische pagina’s = tekstpagina’s aanpassen of toevoegen Menu's = menu’s aanpassen Plugins = activeren/deactiveren van bepaalde functionaliteiten … Demo in http://vhic.atomis.be

ICA-AtoM uitgediept Admin-menu (vervolg) Thema’s = opmaakprofiel, uitzicht aanpassen Instellingen = algemene instellingen aanpassen Wijzigen van de beschrijving = beschrijvingen aanpassen Global search/replace = algemeen zoek en vervang optie Visible elements = bepalen welke beschrijvingselementen worden getoond Functie TRANSLATE USER INTERFACE Demo in http://vhic.atomis.be

Leeromgeving opgesplitst vspw.atomis.be vspw2.atomis.be vspw3.atomis.be Instellingen Atomis vspw.atomis.exe.xml vspw2.atomis.exe.xml vspw3.atomis.exe.xml

Leeromgeving opgesplitst vspw.atomis.be vspw2.atomis.be vspw3.atomis.be Instellingen Atomis vspw.atomis.exe.xml vspw2.atomis.exe.xml vspw3.atomis.exe.xml

Atomis Atomis.exe Handleiding 3.0 www.inzake.be/Atomis Atomis.zip, zie ‘cursusmateriaal’ Handleiding 3.0 zie ‘cursusmateriaal’ www.inzake.be/Atomis

Atomis – technisch & installatie .NET framework 3.5 MySQL Connector 6.4.5 Portable = geen installatie nodig Atomis.exe in map met wijzigingsrechten Atomis.zip uitpakken naar C:\ EAD.DTD

Atomis – technisch & installatie Configuratie Tabblad Algemeen Tabblad Configuratiebestand Atomis.exe.xml Tabblad SSH Poorten Grote excel cellen

Atomis - functionaliteiten Beschrijven archieven met ISAD(G) Beschrijven archiefvormers/actoren met ISAAR(CPF) Controleren en corrigeren van beschrijvingen Omzetten naar EAD/EAC/SKOS Importeren van EAD/EAC/SKOS in ICA-AtoM

Atomis - functionaliteiten Zoeken en vervangen in ISAD(G) Nadere toegangen Trefwoorden beheren Importeren digitale afbeeldingen Depotbeheer

Atomis – werken met excels www.inzake.be/Atomis/Downloads.aspx ISAD(G)-sjabloon ISAAR(CPF)-sjabloon Via Atomis – optie Nieuw (menu Bestand) ISAD(G), ISAAR(CPF) Nader toegangen Trefwoorden: plaatsen & onderwerpen Dozen

Stappenplan Starten met archiefbeschrijvingen Vooraf Basiskennis beschrijven van archieven Basiskennis werken met MS Excel FASE1: voorbereiding Denk het kaderwerk uit waarin je gaat werken

Stappenplan – FASE1 0. Afsprakennota 1. Voorbereiden archiefbeschrijvingen ISAD(G) & het sjabloon Indeling archievenoverzicht Unieke inventarisnummers ISAD(G) of nadere toegang?

Stappenplan – FASE1 2. Beschrijf archiefbestanddelen ISAD(G) Nadere toegang 3. Bestaande beschrijvingen omzetten Omzetten tabelinventarissen Omzetten van tekstinventarissen 4. Voorbereiden archiefvormers Afbakenen archiefvormers Schrijfwijze

Stappenplan – FASE1 4. Voorbereiden archiefvormers Afbakenen archiefvormers Schrijfwijze 5. Beschrijf archiefvormers ISAAR(CPF)

Stappenplan – FASE1 6. Voorbereiden trefwoorden Plaatsnamen Onderwerpen 7. Voorbereiden digitale afbeeldingen TIFF, JPEG, PNG, GIF of BMP Beschrijving in ISAD(G)-sjabloon Inventarisnummer = bestandsnaam = bestandsidentificatie

Opdracht voor dag 3 Denk na over logische structuur voor je collectie en beschrijf die in ISAD(G)-sjabloon Of neem bestaande structuur over Zie Stappenplan > 1 voorbereiden archiefbeschrijvingen Beschrijf 3 archiefvormers van jouw archiefdienst in ISAAR-sjabloon Zie Stappenplan > 4 voorbereiden archiefvormers

Meer info? Contacteer ons! www.inzake.be/Atomis www.documentatiecentrumranst.be mail: info@inzake.be roeland.verhaert@gmail.com willem.vanneste@antwerpen.be