Klaar voor invoer! Archiefbeschrijvingen op orde

Programma Vrijdag 20 maart 2015: docent Roeland Verhaert / Filip Boudrez – Voor en nadelen van ATOM = > Atomis – De methode Atomis – Stappenplan Fase 2: bouw het kader op  Skos en ISAAR  Authority Records – geldige invoerwaarden – Stappenplan Fase 3: Importeren beschrijvingen  ISAD(g) – Stappenplan Fase 4: Afbeeldingen invoeren – Gegevens in AtoM beheren met Atomis – Nadere toegangen in AtoM en Atomis – Depotbeheer en andere functies

VOOR- EN NADELEN VAN ATOM

Keuze voor ICA-AtoM  open source toepassing voor het beschrijven van archieven: – Alle standaarden: ISAD(G), ISAAR (cpf), ISDF, ISDIAH – Website met online invoer – EAD-import EN export – Geen licentiekosten – Beeldbankfunctionaliteit – …

Nadelen van ICA-AtoM  handmatig invoeren via de website is heel veel werk  verplaatsen van stukken in de hiërarchische structuur is moeilijk: foutmeldingenfoutmeldingen  overzicht bewaren is moeilijk  weinig technische documentatie ter beschikking  blanco fiches, dubbele fiches, zoekindex moeilijk, …  probleem: hoe krijgen we en beschrijvingen in ICA-AtoM?

Oplossing: Atomis

3 “programma’s” ICA-AtoM: databank met tabellen, website => online invoer, 1 per 1 Atomis: programma voor rechtstreeks beheer van de gegevens in de AtoM-tabellen Sjablonen: Excels op basis van ISAD(G) en ISAAR(CPF). Gegevens worden met Atomis omgezet naar EAD en EAC en ingevoerd in AtoM, waar ze online getoond worden

Menuoverzicht Algemene menu’s. Bewerken van openstaande Excels Beschrijvingen Foto’sLogistiek Invoer fouten beheren Instelling en

Technisch: configuratiebestanden vspw2 en vspw3

INVOER IN ATOMIS: DE 5 STAPPEN

1 Sjabloon openen in Atomis

2 Controleren

3 Corrigeren

4. Omzetten naar EAD (xml)

5. Importeren van de xml

STAPPENPLAN FASE 2: BOUW HET KADER OP EN LEG INVOERWAARDEN VAST

Waarom eerst een kader? Oefening Bekijk volgende items  Atomis > ISAAR > Actoren in AtoM  Atomis > trefwoorden > onderwerpen > onderwerpen in AtoM  Atomis > trefwoorden > plaatsen > plaatsen in AtoM Wat valt op?

Problemen Heel snel “vervuiling” -Dubbele records -Geen uniformiteit in beschrijving -… Gevolg: slechte zoektermen en -resultaten Voorbeeld GDC

Oplossing: kader opbouwen  Eerst het kader opbouwen  Kader bestaat uit: – plaatsnamen – archiefvormers/personen – Onderwerpen …en afspraken! => Zie verder

Oplossing: Geldige invoerwaarden Doel: Nieuwe invoer controleren adhv die waarden 1. De waarden van het kader vastleggen als invoerwaarden => ZIE VERDER 2. Kolommen in ISAD(G): vastleggen waarden: Beschrijvingsniveau – Taal – Schrift - Voorwaarden raadpleging

Geldige invoerwaarden: 4 manieren Komen er bij een ISAD- of ISAAR-invoer nog nieuwe waarden tevoorschijn, dan kan je op 4 wijzen geldige invoerwaarden toevoegen: 1.De getoonde waarden toevoegen 2.De waarden intypen: je kan meerdere waarden gescheiden door ‘;’ intypen 3.Waarden importeren uit de ICA-AtoM database (dit zijn waarden die al eerder ingevoerd zijn geweest, en die je dus als “geldig” kan definiëren, bv het “kader”) 4.Waarden importeren uit het werkblad in het hoofdvenster van Atomis

Oefening  Voeg de beschrijvingsniveaus toe als geldige invoerwaarden voor ISAD(G).  ISAD(G) > Geldige invoerwaarden  Waarden uit ICA-AtoM importeren:

STAPPENPLAN FASE 2: BOUW HET KADER OP: PLAATSNAMEN EN TREFWOORDEN

Plaatsnamen en trefwoorden De 5 stappen van Atomis doorlopen: 1.Sjabloon openen 2.Controleren 3.Corrigeren 4.Omzetten 5.Invoeren 6.(Geldige invoerwaarden bepalen)

STAPPENPLAN FASE 2: BOUW HET KADER OP: ARCHIEFVORMERS

Archiefvormers (actoren)  Opmerking: in AtoM, tabel Archiefvormers = tabel “Personen”  5 Stappen doorlopen

1 Openen Excel

1 Openen Werkblad

2. Controleren

2. Controles kiezen

2. Blokkerende controles? – Correcte schrijfwijze van de kolomnamen – Aanwezigheid van de verplichte kolommen  ISAAR: SoortEntiteit – Naam – Begindatum – Aanwezigheid van niet-geldige kolommen – Invulling van de verplichte kolommen – Correcte invulling datumvelden – Correcte invulling van de velden wanneer geldige invoerwaarden zijn vastgelegd  ISAAR: SoortEntiteit (dit zijn de waarden in AtoM bepaald)

2. Optionele controles?  Correcte invulling van de velden wanneer geldige invoerwaarden zijn vastgelegd – voor ISAAR(cpf): plaatsen

3 Corrigeren: menu bewerken

3 Corrigeren: rechtermuisknop

4 Omzetten naar EAC

5 (Valideren en) invoeren

 Xml bestand kiezen en valideren

5 (Valideren en) invoeren

Oefening  Neem je Excel-bestand met de 3 archiefvormers en voer de eerste 4 stappen uit (dus tot omzetten naar EAC)

FASE 3: ISAD(G)-BESCHRIJVINGEN OPLADEN

De 5 stappen van Atomis doorlopen 1.Sjabloon openen 2.Controleren – Extra: velden met invoerwaarden (Beschrijvingsniveau – Taal – Schrift - Voorwaarden raadpleging 3.Corrigeren – Extra: “Automatisch invullen” of “bereken velden” Begindatum, Einddatum en OmvangMedium 4.Omzetten – Extra: Overzicht inventaris bewerken 5.Invoeren

Oefening  Neem je Excel-bestand met het archievenoverzicht en voer de eerste 4 stappen uit  Geef als naam van je inventaris, je eigen naam

FASE 4: AFBEELDINGEN OPLADEN

Voorbereiden digitale afbeeldingen Zie FASE 1 – TIFF, JPEG, PNG, GIF of BMP – Beschrijving in ISAD(G)-sjabloon – Beschrijvingen eerst opladen – Inventarisnummer = bestandsnaam = bestandsidentificatie – aanmaken van ref’s en thumbnails – opladen en automatisch koppelen aan beschrijvingen

GEGEVENS IN ATOM BEHEREN MET ATOMIS

Zoekfunctie

Tip: alle records zoeken

Zoek en vervang

Het archievenoverzicht openen  Rechtstreeks:

Het archievenoverzicht openen  Via zoekresultaat: inventarisnummer selecteren, vervolgens

Oefening  Open je archievenoverzicht, druk op de knoppen  Probeer vervolgens deze knoppen uit:

Functies  Verslepen van ISAD(G)-beschrijvingen naar een andere tak  Verplaatsen van ISAD(G)-beschrijvingen binnen dezelfde tak  sorteren van ISAD(G)-beschrijvingen  publiceren van ISAD(G)-beschrijvingen  wijzigen van de titel van een ISAD(G)-beschrijving  verwijderen van een ISAD(G)-beschrijving  herberekenen van de interne hiërarchie binnen het archievenoverzicht: nodig na bewerkingen  Zoeken en vervangen

Nadere toegangen  wat? – specifieke toegang op een reeks met eigen velden  wanneer? – geen onderlinge hiërarchie/structuur – frequente aanvullingen – ISAD(G)-velden zijn niet geschikt, bijv.:  verzamelingen  documentatie  complementair met ISAD(G)  stappenplan

Nadere toegangen  in AtoM: – website:  toevoegen van: – een nieuwe module – een menu item  zoeken en zoekresultaten – database:  opslag van de beschrijvingen  in Atomis: – aanmaken en beheren van de toegang – aanvullen en beheren van de beschrijvingen

Nadere toegangen  1 toegang voor openbare en niet-openbare beschrijvingen: – het veld ‘Beschrijving_openbaarvanaf’ wordt automatisch toegevoegd – zoekresultaten worden pas getoond wanneer deze datum is overschreden  is de beschrijving openbaar? niets invullen  is de beschrijving nog niet openbaar? datum invullen

Nadere toegangen  voorbeelden: – vspw(2/3).atomis.be:  bouwdossiers – documentatiecentrumranst.be:  boeken en tijdschriften  krantenartikels

Nadere toegangen  installatie: – éénmalig:  AtoM-website: – module: contacteer ons! – menu-item: AtoM  basistabellen in AtoM-database: Atomis – per nadere toegang:  tabel toevoegen aan de AtoM-database: Atomis

Nadere toegangen  toevoegen van een nadere toegang: – velden vastleggen = ontwerpen van een tabel  of: in Excel – kolomnamen = veldnamen  of: in Atomis  let op: – geen spaties of leestekens – max. 64 karakters – beschrijvingen invullen in Excel

Nadere toegangen  oefening: ontwerp een nadere toegang en maak een 15-tal beschrijvingen voor: – vspw.atomis.be:  facturen – vspw2.atomis.be:  raadsbesluiten – vspw3.atomis.be:  briefwisseling

Nadere toegangen  in Atomis: – open het Excel-werkblad met de beschrijvingen – Nadere toegangen -> Nieuw:  naam (wordt online getoond)  omschrijving (wordt niet online getoond)  publiceren  velden: – Datatype – MagLeegZijn – Zoekveld – ToonAlsLijst – Resultaatveld  Installeer de nadere toegang

Nadere toegangen  na installatie kun je: – veldnaam en datatype niet meer wijzigen – geen velden meer toevoegen of verwijderen  na installatie kun je wel nog aanpassen: – MagLeegZijn – Zoekveld – ToonAlsLijst – Resultaatveld

Nadere toegangen  in Atomis: – controleren:  structuur / datatypes  mag leeg zijn / datums – beschrijvingen importeren  na import: – editeren en verwijderen van beschrijvingen – exporteren van beschrijvingen – toevoegen van beschrijvingen – documenteren van het beheer – verwijderen van nadere toegangen

Nadere toegang  oefening: – exporteer je nadere toegang en bewaar als Excel- spreadsheet – bewerk je nadere toegang:  verwijder 3 beschrijvingen  pas 2 beschrijvingen aan  voeg 5 nieuwe beschrijvingen toe – zoek je dossiers online op

Depotbeheer  in AtoM: – op website: publicatie van doosnummers – in database: bijhouden van de gegevens  bestaand in AtoM: doos, locatie, beschrijving  nieuw via Atomis: doos verpakt op, inhoud verpakt op, te schonen, te beschrijven, beschikbare cm  ontbrekende stukken  te restaureren stukken  … deze gegevens worden NIET gepubliceerd !

Depotbeheer  in Atomis: – plaatsingslijst samenstellen – doosinhoud opzoeken – dooslocaties opzoeken – doosgegevens: controleren, toevoegen, aanpassen – dozen en inventarisnummers: (los) koppelen

AtoM versie 2.x  What’s new? – nieuwe lay-out:  archievenoverzicht? – laatst bekeken – indexering van beschrijvingen en digitale objecten (PDF)

Vragen?

Evaluatie  wat was goed?  wat kan beter?  tips? suggesties?

Ondersteuning  – FAQ – sjablonen  technisch: – keuze hosting – installatie & configuratie – branding – bugfixing  opleiding

Kosten  webhosting: – intern: gratis – extern: shared vs private hosting  AtoM: – gebruik: gratis (open source) – installatie & configuratie  intern: gratis  door ons: fixed price  Atomis: – aanschaf: 1500 EURO (excl. BTW) – jaarlijks: 375 EURO (excl. BTW)

Gebruikers  Vlaanderen: – archiefbankkempen.be: Turnhout, Lier, Mol, Geel en Brecht – Mechelen², Diest, Schilde – ADVN, MVS Foundation – UGent, FoMu – …  Nederland: – RMO – Archiefschool

Meer info? Contacteer ons!   mail: – – –