Welkom bij de Week van het Succes! Welkom bij de workshop: Slim vergaderen doe je zo!

Voorstellen

Slim vergaderen Vergaderen niet doen! (of doe het slim!) https://youtu.be/0OGUfgFEE48?t=15

Waarom slim vergaderen? Waarom vergaderen we (zo veel)? Waarom houden we de vergadercultuur in stand? Hoe kunnen we deze cultuur veranderen?

Waarom slim vergaderen?

Waarom slim vergaderen? Waarom vergaderen we (zo veel)? - hoort er bij - gewoonte - cultuur - informatie delen, elkaar op de hoogte brengen e.d. Waarom houden we de vergadercultuur in stand? - omdat we uitgenodigd worden? (erbij horen, eergevoel, gevleid voelen?) - om op de hoogte gesteld te worden? - brainstormen - besluiten nemen - meningen verzamelen Hoe kunnen we deze cultuur veranderen?

Waarom Slim(mer) vergaderen? Wat zijn de grootste ergernissen van/in vergaderingen?

Ergernissen bij/in/van vergaderen

Ergernissen bij/in/van vergaderen Duurt te lang Niet actuele mededelingen Rondje langs de velden; stand van zaken opsommingen (die al bekend zijn) Geen actieve deelname (inbreng is te gering) Onduidelijkheid van deelname (wat doe ik hier?) Tijd en plaats afhankelijk Te veel documenten Te saai Niet interessant Te weinig duidelijke uitkomsten, resultaten, besluiten Actiepunten zijn niet voltooid (en worden doorgeschoven) Onderwerp komt niet aan bod en wordt doorgeschoven

Slim vergaderen Hoe wel effectief/slim vergaderen? - Wat kan ik zelf doen? - Rollen verduidelijken - Gezamenlijke aanpak - Welke middelen (hoe) gebruiken?

Wat kan ik zelf doen? Vraag je bij het ontvangen van een uitnodiging af: - wat is mijn rol als deelnemer? - is het duidelijk welke inbreng van mij verwacht wordt? - Durf nee te zeggen als bovenstaande niet duidelijk is. Vraag jezelf af bij het plannen van een vergadering: - Moet het een vergadering/overleg zijn? (of kan het ook anders) - Wie nodig ik uit, wat is hun inbreng? - Hoeveel hebben we werkelijk nodig? - Doe ik het slim genoeg? Bij inefficiënte vergaderingen: - Feedback geven - verandervoorstellen doen - Collega’s meenemen in veranderen vergadercultuur

Rollen in de vergadering Maak duidelijke rollen (voorzitter, notulist, deelnemers) Maak per rol duidelijk wat er wordt vewacht Per rol verantwoordelijkheid, bevoegdheid duidelijk afspreken Geef feedback indien men afwijkt van de rol

Gezamenlijke aanpak Maak met het vergaderteam duidelijke afspraken over het doel van de vergadering Maak afspraken hoe over verwachtingen tav voorbereiding, aanwezigheid, na afloop van de vergadering. Maak afspraken over vorm van notuleren, delen van informatie en bestanden. Maak afspraken over gewenst gedrag tijdens de vergadering (gebruik mobieltjes, elkaar uit laten spreken e.d.)

Welke middelen gebruiken? Connect (samenwerkomgeving Saxion: http://connect.saxion.nl) Slim doordat je: Vergadertijd verkorten. Minder vergaderingen. Alle inbreng en bijdrages vooraf plaatsen. Geen rondje langs de velden, svz, mededelingen e.d. In de vergaderingen Vergadering wordt alleen moment van besluiten nemen

Welke middelen gebruiken? Connect (samenwerkomgeving Saxion: http://connect.saxion.nl) Hoe: Maak 1 activiteit voor serie vergaderingen Gebruik sectie per vergadering. Gebruik items per onderwerp. Gebruik actiepunten (toewijzen aan de juiste persoon). Voorbereiding vergadering, inbreng in activiteit plaatsen.

Voorbeeld http://bit.ly/1X0bxKt

Voorbeeld

Meer informatie? Community: Connect, it worx! http://bit.ly/1LgqDEG Fysieke trainingen via Saxion Academie http://bit.ly/1YbOcrE Boek: Vergaderen niet doen!