Les 2 Leadership & Stakeholder engagement Minor Project- en Programmamanagement Les 2 Leadership & Stakeholder engagement

Bespreking Assignment 1 Vision Statement Schrijf het Vision Statement op een flip Schuif als groepje een flip op Review het Vision statement van de andere groep aan de hand van de kwaliteitseisen van het Vision statement Schrijf de feedback op de flip van de andere groep Geef elkaar mondeling het commentaar Tot slot bespreken we 1 versie gezamenlijk Minor project- en programma management Lia de Zoete

Minor project- en programma management Kwaliteitseisen A good Vision Statement: Is written in a future state Can easily be understood by a wide variety of stakeholders Is written with the broadest groupings of stakeholders as the target audience Describes a compelling future that engages the heart as well the head Matches the degree of transformation change with the boldness of the vision conveyed Avoids target dates unless the vision is truly time-dependent Describes a desirable future Describes a vision that is verifiable without too many detailed performance targets Is sufficiently flexible to remain relevant over the life of the programme Is short and memorable Minor project- en programma management Lia de Zoete

Langer plezierig leven met Mediq Langer gezond leven vereist hoogwaardige zorg. Mediq is de topapotheker waar europeanen voor dit aanbod terecht kunnen. Dit in samenwerking met alle betrokkenen. De krachten van alle afzonderlijke apotheken zijn gebundeld, maar met behoud van lokale identiteit. Efficient, maar met grote zorg voor de patient! “U mag het zeggen…” Minor project- en programma management Lia de Zoete

Leadership & Stakeholder Engagement How will the programme undertake key aspects of work? Why do we need the Programme? Who will be involved in the programme? What future will the programme deliver? Is the programme affordable? Planning and Control Organisation Blueprint Design and Delivery Vision Business Case Risk Management and Issue Resolution Leadership and Stakeholder Engagement Benefits Realisation Management Quality Management Minor project- en programma management Lia de Zoete 25-4-2017 / 5

Leiderschap versus Management Leadership is ..... Management is ..... Particularly required in a context of change. It clarifies the `as is`, the vision of the future, and thrives in the tension between the two Always required, particularly in a business as usual context , and focuses more on evolutionary or continual improvement Inclined to clarify the `what and why` Focuses on the `how` and the `when` More concerned with the direction, effectiveness and purpose Concerned with speed, efficiency and quality Most effective when influencing people by communicating in face/to/face situations More effective when controlling tasks against specification or plans Focused on meaning, purpose and realised value Focused on tasks, delivery and process Vraag groep naar verchil tussen management en leiderschap. Verwijs naar tabel 6.1 in de manual (pag 48) Minor project- en programma management Lia de Zoete 25-4-2017 / 6

Minor project- en programma management Visionary Leadership The first basic ingredient of leadership is guiding vision. The leader has a clear idea of what he wants to do – professionally and personally – and the strength to persist in the face of setbacks, even failures. Unless you know where you are going and why, you cannot possibly get there. Warren Bennis Bennis: 3 basic ingredients of leadership Guiding vision Passion Integrity Minor project- en programma management Lia de Zoete 25-4-2017 / 7 © 2008 Capgemini. All rights reserved

What do leaders really do!? They do Set direction Align people Motivate people They don’t Plan and budget Organize and staff Control and problem solve Kotter (1996) Minor project- en programma management Lia de Zoete 25-4-2017 / 8 © 2008 Capgemini. All rights reserved

Minor project- en programma management Leaders’ Stories Howard Gardner’s research showed that those leaders who had really made a difference to the ways others through, felt and acted all appeared to have a central story or message. Stories not only provide background, but help the followers to picture the future. The story must connect with the audience’s needs and be embodied in the leader him or herself. Margaret Thatcher Britain has lost its way in defeatism and socialism. We must reclaim the leadership from ‘them’ (socialists, troublemakers, ‘wets’) and restore earlier grandeur Mahatma Gandhi We in India are equal in status and worth to all other human beings. We should work cooperatively with our antagonist if possible, but be prepared to be confrontational if needed. Minor project- en programma management Lia de Zoete 25-4-2017 / 9 © 2008 Capgemini. All rights reserved

Wat is Programma Leiderschap? Business Management Programma Leiderschap Gedrags Management Organisatie Management Technisch Management Waar ligt de focus? Minor project- en programma management Lia de Zoete 25-4-2017 / 10

Rollen in besluitvormingsprocessen Verzamelen feiten Analyseren feiten Besluitvorming Uitvoeren acties Rolverdeling opdrachtgever - projectleider Minor project- en programma management Lia de Zoete 25-4-2017 / 11

Stakeholders in programma’s manager Opdrachtgever Beheerders Gebruikers Projectteam Programmateam Interne dienstverleners Lijn- management Externe Overigen Minor project- en programma management Lia de Zoete © 2004 Capgemini - All rights reservedPrince 2 © 2004 Capgemini - All rights reservedPrince 2 Pagina 12

Categorieën stakeholders Outputgebruikers Wie gebruiken het resultaat of ondervinden daar de gevolgen van? Programmateam Wie voeren het project uit? Inputverzorgers Wie stellen er mensen, middelen of deskundigheid beschikbaar aan het project? Beleidsbeinvloeders Wie beslissen over het project? direct betrokken indirect betrokken onzichtbaar betrokken Programma Minor project- en programma management Lia de Zoete

Minor project- en programma management Stakeholders Wie zijn jouw stakeholders in dit project van de minor? Noem de naam en de rol Minor project- en programma management Lia de Zoete © 2004 Capgemini - All rights reservedPrince 2 © 2004 Capgemini - All rights reservedPrince 2 Pagina 14

Veranderingen in programma’s 1. Clarifying need to change. 2. Form vision and agree objectives. 7. Manage Performance. Engage Stakeholders 3. Identify benefits and changes. 6. Manage initiatives. 4. Define initiatives. 5. Optimise initiatives. Minor project- en programma management Lia de Zoete © 2004 Capgemini - All rights reservedPrince 2 © 2004 Capgemini - All rights reservedPrince 2 Pagina 15

Stakeholder Engagement Process 4. Planning engagements (When?) What are the emerging concerns we need to address? What do they care about? 2. Creating and analysing stakeholders profiles (What?) Plan for who leads the engagement When, and to whom with key messages and channels How do we analyse? What are we finding? Strategy on how when we should plan 1. Identifying Stakeholders (Who?) 3. (Re)defining the stakeholder management strategy (How?) This is the feedback so far… Does our strategy need adjusting? Have the stakeholders changed? Strategy on how we generally should engage with stakeholders 5. Engaging stakeholders (Do) 6. Measuring Effectiveness (Results) Strategy on how well we are engaging What difference is the engagement making? Minor project- en programma management Lia de Zoete © 2004 Capgemini - All rights reservedPrince 2 © 2004 Capgemini - All rights reservedPrince 2 Pagina 16

Analyseren van stakeholders mate van invloed op de besluitvorming mate van belang bij de verandering en op welk gebied mate van ondersteuning die ze je kunnen geven houding tov de verandering relatie met de programmamanager Minor project- en programma management Lia de Zoete © 2004 Capgemini - All rights reservedPrince 2 © 2004 Capgemini - All rights reservedPrince 2 Pagina 17

Analyseren van stakeholders Bondgenoten Twijfelaar Opponent Vijand Opportunist Coalitiepartner Veel Gemiddeld Weinig Instemming over de inhoud Laag Hoog Vertrouwen in de relatie Minor project- en programma management Lia de Zoete 25-4-2017 / 18

Voorbeeld Stakeholder Map Interest Areas: Transport Infrastructure Public Transport Service City Image/ Prestige Local Economy Sports Facilities Housing Hotel Accommodation Local Environment City Takes Stakeholders: 1 Planning Department P P P P P P 2 City Mayor P P P P P P P P 3 City Government P P P P P P P P 4 Transport Department P P P P 5 Sports Minister P P P P P P 6 National Government P P P P P P P P P Local Residents 7 P P P P P P P 8 National Sports Council P P P 9 Tourists P P P P P P Athletes 10 P P P 11 Rail Company P P P Local Businesses 12 P P P P P P P P Minor project- en programma management Lia de Zoete © 2004 Capgemini - All rights reservedPrince 2 © 2004 Capgemini - All rights reservedPrince 2 Pagina 19

Influence / Interest Matrix Low Medium High Written More face-to-face High Key players – need strong buy-in Interest of the Stakeholders in the Programme Active consultation Medium Maintain interest Keep informed Low Influence of the Stakeholders over the Programme Minor project- en programma management Lia de Zoete © 2004 Capgemini - All rights reservedPrince 2 © 2004 Capgemini - All rights reservedPrince 2 Pagina 20

Plannen van engagements Expliciet Niet alleen in een communicatieplan Formele en informele acties Minor project- en programma management Lia de Zoete

Communicatiekalender (1) Per stakeholder: Boodschap: wat wordt waarover gecommuniceerd? Belangrijk aspect bij de inhoud van de boodschap is goed aan te sluiten bij de belevingswereld van de doelgroep: what’s in it for me? Middel: via welk middel/medium wordt gecommuniceerd? Beschrijf de communicatiemiddelen en –kanalen die ingezet gaan worden per doelgroep per boodschap. Er zijn vele middelen en kanalen beschik-baar. De vorm is belangrijk bij het overbrengen van de boodschap. Te weinig verschillende middelen kan ervoor zorgen dat een deel van de doelgroep niet bereikt wordt. Te veel verschillende middelen juist dat het verwarrend wordt. Enkele mogelijkheden op een rijtje: Mondelinge communicatie, bila’s, (informeel) overleg, Taakgericht WerkOverleg, etc. Training, bijeenkomsten, presentaties, workshops Intranet, Nieuwsbrieven, email, brief, schermen in het gebouw GSM, telefoon Gadgets … Voorbeelden op de HR ? Minor project- en programma management Lia de Zoete

Communicatiekalender (2) Stijl: hoe wordt gecommuniceerd? Niet alleen het middel bepaalt de vorm, ook de stijl heeft hierop grote invloed. De stijl kan variëren van formeel, direct, zakelijk, open en actief tot informeel, indirect, wollig, gesloten en passief. Ontvanger: met wie wordt gecommuniceerd? Bepaal met wie er gecommuniceerd wordt. Soms is dit een vertegenwoordiger en een andere keer de gehele doelgroep. Zender: door wie wordt gecommuniceerd? Bepaal wie de communicatie gaat uitvoeren, d.w.z. zowel de inhoudelijk verantwoordelijke als de uitvoerende. Wanneer: wanneer wordt gecommuniceerd? Beschrijf wanneer de bovengenoemde boodschappen richting de doelgroep moeten gaan. Mogelijkheden: ad hoc, regelmatig, na bepaalde gebeurtenissen (zoals het bereiken van een mijlpaal), etc. Maak dit concreet door bijvoorbeeld aan te geven in welke week gecommuniceerd gaat worden. Minor project- en programma management Lia de Zoete

Minor project- en programma management Assignment 2 Stel een stakeholdermap voor Mediq apotheken op conform besproken in de les en een influence/interest matrix. Geef een lijst met acties die je als programmamanager zou doen. Minor project- en programma management Lia de Zoete 25-4-2017 / 24