Effectief vergaderen Goed vergaderen is een kunst. Zowel van de voorzitter als van de deelnemers wordt een grote mate van vergaderdiscipline gevraagd. In deze presentatie wordt daarop ingegaan. De doelstelling van deze presentatie is om de discussie te openen over effectief vergaderen en de bijdrage die een ieder daaraan kan leveren.

Voor de vergadering De voorzitter De deelnemers Heeft een ieder tijdig over datum en tijdstip geïnformeerd Heeft een ieder tijdig de relevante vergaderstukken toegezonden Heeft tijdig afspraken met deelnemers gemaakt over eventuele bijdragen in de vergadering De deelnemers Hebben de toegezonden stukken goed gelezen Hebben vragen met betrekking tot de verschillende onderwerpen geformuleerd Hebben eventuele bijdragen goed voorbereid Komen op tijd Het is belangrijk dat een vergadering goed voorbereid wordt. Niet alleen van de voorzitter, maar ook van de deelnemers wordt in deze iets verwacht. Belangrijk is dat iedereen ruim op tijd op de hoogte is van de vergadering en nog belangrijker is dat iedereen de relevante vergaderstukken ruim voor de aanvang van de vergadering in huis heeft. Alleen dan is een goede voorbereiding, eventueel met consultering van andere belanghebbenden mogelijk. Van de deelnemers mag verwacht worden dat zij zich serieus op een vergadering voorbereiden. Dit betekent minimaal dat alle toegezonden stukken goed gelezen zijn.

Tijdens de vergadering(1) De voorzitter Opent de vergadering op de afgesproken tijd Vergadert volgens de afgesproken agenda Bewaakt de tijd per agendapunt Probeert iedereen bij de vergadering te betrekken Leidt de verschillende onderwerpen kort in Probeert standpunten samen te vatten Zoekt naar mogelijkheden om de verschillende opvattingen bij elkaar te brengen Grijpt in wanneer deelnemers van het agendapunt afdwalen Rondt af met een samenvatting en een conclusie De voorzitter heeft tijdens de vergadering een begeleidende en sturende rol. Hij moet de discussies zodanig in banen leiden dat iedereen een bijdrage kan leveren, dat de discussies geordend verlopen en dat een agendapunt in de daarvoor beschikbare tijd afgerond wordt. Aan het einde van de discussie wordt het resultaat door de voorzitter kort samengevat en stelt hij de conclusies vast.

Tijdens de vergadering(2) De deelnemers Nemen actief aan de vergadering deel Luisteren goed naar elkaar Geven elkaar de kans om uit te praten Stellen verduidelijkende vragen Blijven bij het te behandelen onderwerp Gaan niet met elkaar over andere dingen praten Van de deelnemers wordt in de eerste plaats verwacht dat zij goed naar anderen luisteren en anderen de kans geven om hun bijdrage te leveren. Ook al ligt een interventie op de tong, spaar die even op tot iemand uitgesproken is. Als iets onduidelijk is vraag dan om een nadere uitleg. Verder wordt van de deelnemers vergaderdiscipline verwacht. Dit betekent minimaal dat zij niet tijdens de vergadering met anderen onderonsjes aangaan of non-verbaal gedrag ten toon spreiden waardoor de voorzitter of anderen van het onderwerp en de discussie afgeleid worden.

Na de vergadering De voorzitter De deelnemers Zorg voor snelle toezending van de (concept) notulen aan de deelnemers Zorgt voor de uitvoering van de eigen uitgangspunten Bewaakt de voortgang van de openstaande actiepunten De deelnemers Lezen de (concept) notulen en geven opmerkingen/wijzigingen door Brengen andere belanghebbenden op de hoogte van de resultaten van de vergadering Voeren de eigen actiepunten uit Bewaken de voortgang van openstaande punten Na de vergadering moeten notulen zo spoedig mogelijk aan de deelnemers verzonden worden. Dit biedt voor de deelnemers de gelegenheid om vanuit deze notulen andere belanghebbenden of geïnteresseerden op de hoogte te brengen van de resultaten van de vergadering. Iedereen is vervolgens verantwoordelijk voor het snel en adequaat uitvoeren van de eigen actiepunten. Daar waar zaken uitgezet moeten worden is degene die het uitgezet heeft, verantwoordelijk voor de bewaking van de voortgang.