SAP INTRODUCTIE Voor medewerkers financiën en aankoop

1.1 Voor wie? 1.2 Doelstellingen 1.3 Wat is SAP? 1.4 Modules in SAP 1.INLEIDING 1.1 Voor wie? 1.2 Doelstellingen 1.3 Wat is SAP? 1.4 Modules in SAP

1. 1 voor Wie? medewerkers van dienst financiën en dienst aankoop

1.2. Doelstellingen na deze opleiding kunnen jullie: vlot aan- en afmelden in SAP het paswoord in SAP veranderen de verschillende elementen op de SAP-schermen herkennen navigeren door de SAP-schermen systeem boodschappen herkennen en oplossen data opzoeken met de SAP zoekfuncties online hulp functies gebruiken Een incident melden

1.3 wat is SAP ERP (Enterprise Resource Planning ) Duits softwarehuis ondersteuning van alle bedrijfsprocessen SAP= Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung Duits softwarehuis 1972 Ex-IBM medewerkers modulair systeem

1.4 modules in SAP Module – afkorting Modulebenaming Inhoud FI Financial Accounting Algemene boekhouding FI – AR Accounts receivable Debiteuren FI – AP Accounts payable Crediteuren FI – AM Asset Management Vaste activa FM Funds Management Budgettering MM Materials Management Materiaalbeheer en aankopen SD Sales Distribution Uitgaande facturatie CO Controlling Analytische boekhouding TR Treasury Thesauriebeheer

2. STARTEN MET SAP

2.starten met SAP SAP openen aanmelden aanmeldingsscherm invullen start > Programma’s > SAP Frontend > SAPlogon aanmelden dubbelklik op de juiste link aanmeldingsscherm invullen mandant 200 (testomgeving) Meld je aan in SAP met de login- gegevens die je gekregen hebt.

3. STANDAARDONDERDELEN SAP SCHERM 3.1standaard menubalk 3.2 Werkbalk 3.3 Commandoveld 3.4 Titelbalk 3.5 Toepassingswerkbalk 3.6 Statusbalk

overzicht

3.1 standaard menubalk menubalk modus creëren transactie afbreken

3.2 werkbalk enter: bevestigen (=‘enter’ op toetsenbord) opslaan: bewaren(toetsenbord: Ctrl S) terug (groen): terug naar vorig menu of vorige scherm beëindigen (geel): huidige toepassing te beëindigen afbreken (rood): huidige bewerking ongedaan maken zonder op te slaan afdrukken: document of lijst afdrukken zoeken: zoekscherm: tekens opgeven, in huidige toepassing zoeken naar overeenkomstige tekens volgende zoeken: na het zoeken het volgende vinden (= zoekvoorwaarden ) 1e pagina: in een lijst naar de eerste bladzijde gaan pagina -: in een lijst 1 bladzijde naar boven (=‘page up’ op toetsenbord) pagina +: in een lijst 1 bladzijde naar beneden (=‘page down’ op toetsenbord) laatste pagina: in een lijst naar de laatste bladzijde nieuwe modus creëren : extra scherm van het SAP-programma verschillende functies: vooral ‘schermafdruk’ is handig

3.3 commandoveld driehoekje: openen/sluiten pijltje: laatst gebruikte de technische naam (transactiecode) Vb: fb70, sub01 Probeer zelf het commando- veld uit met een bepaalde transactiecode.

3.4-3.5 titelbalk, toepassingswerkbalk de omschrijving van de transactie 3.5 toepassingswerkbalk specifieke knoppen voor acties en functies verschillend voor elke toepassing

3.6 statusbalk 3.6 statusbalk Plaats voor meldingen informatie over huidige SAP-sessie wisselen tussen: INS van insert: invoegen OVR van overwrite: overschrijven Zoek op in welke SAP-sessie je je bevindt en vul aan: Mandant: De naam van de server: Dat het toetsenbord op …….. staat.

4.Menustructuur en knoppen 4.1 de boomstructuur 4.2 transactiecode - technische naam 4.3 favorieten toevoegen

4.1 de boomstructuur hiërarchische opbouw hoofdtakken verder vertakt driehoekjes te klikken = vertakking openen einde vertakking transactie

4.2 transactiecode of technische naam laagste niveau van boomstructuur = transactie transacties zonder technische naam transacties met instelling wijzigen: bovenaan “Extra > Instellingen” Vlag aan: technische namen weergeven Zorg ervoor dat in jouw boomstructuur de technische naam van de transacties erbij staat.

4.3 favorieten toevoegen 1e manier: transactie selecteren en klikken op Favorieten > Toevoegen 2e manier: transactie selecteren en slepen naar map favorieten 3e manier: klik op de transactie met rechtermuisknop, dan toevoegen aan favorieten 4e manier: met knoppen op de toepassingswerkbalk Voeg transactie FBL5N toe aan je favorieten en geef ze daarbij een eigen gekozen naam.

knoppen voor favorieten Menubalk: knoppen in verband met bewerkingen van de favorieten

structuur geven aan je favorieten Stap 1: klik op plaats voor de nieuwe map Stap 2: klik met rechtermuisknop en kies “Map invoegen” Stap 3: als je een map selecteert: nieuwe map = sub-map onder geselecteerde map Stap 4: geef de map een naam indien gewenst Klik op mapjes naar een andere plaats of map te verslepen

naam wijzigen van favorieten naam van favoriet of mapje wijzigen: rechtermuisknop: “Favoriet Wijzigen” kan nodig zijn om een duidelijker naam te geven Maak een eigen map aan om je favorieten in onder te brengen. Geef die map een zelfgekozen naam.

5. WERKEN IN SAP 5.1 modus: één of meerdere schermen 5.2 meldingen in SAP 5.3 velden in SAP

5.1 modus: een of meerdere schermen aanloggen: hoofdscherm van SAP nu 1 ‘modus’ geopend een nieuwe modus openen: met de knop in de bovenste grijze werkbalk met het menu via Systeem > Modus creëren rechtermuisknop op het Windows-balkje van een bestaande modus links bovenaan op de menubalk op de knop te klikken

modus: een of meerdere schermen elke modus: SAP-balkje op taakbalk van Windows Zoek uit hoeveel SAP-sessies er maximum open kunnen staan als je je éénmaal aanmeldt.

5.2 meldingen in SAP 4 soorten meldingen van het systeem: blauw : informatie, systeem deelt je iets mee, je kan gewoon verder gaan geel : waarschuwing, waarschuwt u na een ongewone bewerking, wel mogelijk om verder te gaan rood : fout, systeem kan de bewerking niet uitvoeren , je kan niet verder gaan zonder de fout te verbeteren groen : mededeling, systeem geeft informatie over uitgevoerde bewerking

meldingen in SAP als je liever de boodschappen via een pop-up krijgt: volgende instellingen wijzigen

5.3 velden in SAP verplichte velden velden wijzigen datumvelden: als je ze niet invult kan je niet verder gaan met de toepassing (anders: foutmelding) velden wijzigen Wijzigbare velden: witte achtergrond Niet-wijzigbare velden: grijze achtergrond datumvelden: ingeven in verschillende vormen: 01.12.2006 01122006 011206 01.12.06

velden in SAP zoeken in SAP meeste invul-velden: mogelijkheid om te zoeken: klik op zoekknop Je komt op laatst gebruikte zoekscherm klik op om ander zoekscherm te kiezen

velden in sap als je geen selectiecriteria invult: alle mogelijke gegevens vaak beperkt tot een bepaald aantal aantal kan aangepast worden aanvlaggen: geen beperking

velden in SAP eigen waardenlijst zoekresultaat opslaan als “eigen waardenlijst” je legt een lijstje aan van veel gebruikte waarden volgende klik op de zoekknop van dat veld: je krijgt dat lijstje te zien

velden in sap waarde toevoegen aan de eigen waardenlijst klik op de knop “in eigen waardenlijst toevoegen”. klik op om de eigen waardenlijst op te roepen

velden in SAP waarde wissen uit de lijst terugkeren naar gewone zoekscherm wildcards sterretje ‘*’ gebruiken: om één of meerdere tekens te vervangen

velden in SAP meervoudige selectie: in selectiescherm: meerdere zoekcriteria combineren intervallen ingeven van vb. de boekingsdatum (zie fig.) klikt op : scherm met tabbladen

velden in SAP gebruik maken van de tabbladen: reeks afzonderlijke waarden opgeven een of meerdere intervallen van waarden hele reeks afzonderlijke waarden uitsluiten knippen en plakken Ctrl X: geselecteerde inhoud van een veld KNIPPEN Ctrl C: geselecteerde inhoud van een veld KOPIEREN Ctrl V: geknipte of gekopieerde gegevens PLAKKEN Ctrl Y: meerdere cellen in een tabel of lijst selecteren (de cursor verandert van vorm, daarna Ctrl X of Ctrl C)

6. Persoonlijke instellingen 6.1 lay-out aanpassingen 6.2 invoerhulp 6.3 knop-info 6.4 beveiligingen

6.1 lay-out aanpassingen uitzicht van het SAP-scherm aanpassen

lay-out aanpassingen SAP biedt enkele thema’s aan: kies voor SAP Signature Theme =meest accurate SAP-omgeving Kies het thema “ SAP Signature Theme”.

6.2 invoerhulp helpt bij het invoeren van gegevens ‘onthoudt’ wat de laatste 20 gegevens waren lijstje met eerder ingevulde gegevens in leeg veld direct het lijstje oproepen: Backspace-toets

invoerhulp invoerhulp activeren of desactiveren: klik op en kies ‘opties’ tabblad ‘lokale gegevens’ : ‘historie’ -> aan of uit Zet de invoerhulp aan.

6.3 knop-info als je met de muis boven een knop blijft staan: informatie over die knop. knop-info aan/uitschakelen, snelheid wijzigen: Klik op en kies ‘opties’: Interactief Design -> Meldingen Zet de knopinfo aan.

6.4 beveiligingen SAP: aanpassen van de standaardinstellingen aan de aanbevolen instellingen voor OCMW: Klik op en kies ‘opties’: Tabblad ‘beveiligingsinstellingen’

7. Lijsten 7.1 het selectiescherm 7.2 vrije inperkingen 7.3 varianten 7.4 ALV lijsten 7.5 handige functies binnen de lijsten

7.1 het selectiescherm lijst opvragen: juiste selectiegegevens invullen zeer praktisch bij invullen selectiescherm: gebruik van “wildcards” en “meervoudige selectie” Zie hoofdstuk 5,3 “Velden in SAP”

7.2 vrije inperkingen de knop voor “vrije inperkingen” is Toegang tot extra selectievelden twee extra selectievelden ingevuld

7.3 varianten geregeld identieke of sterk gelijkende lijsten opvragen: -> varianten gebruiken variant = manier om ingevulde selectievelden op te slaan variant oproepen: opgeslagen gegevens worden vanzelf ingevuld

varianten variant maken: vul eerst de gewenste selectiegegevens in ga via het menu naar “als variant opslaan” geef zinvolle naam en omschrijving mee en sla op afspraak: naam begint met de drie eerste karakters van de kostenplaats Vb. KAS, OND, PLA, ABI, BOU, BBB, …

varianten variant oproepen, via de knop of via het menu: zoekvenster: “gecreëerd door”: jouw login klik op uitvoeren kies uit het resultaatsscherm de juiste variant

varianten kies uit het resultaatsscherm de juiste variant gegevens die waren opgeslagen in de variant worden overgenomen naar het selectiescherm

7.4 ALV-lijsten de meeste lijsten zijn opgesteld in de ALV-layout ALV = Abap List Viewer = flexibele weergavevorm opmaak gemakkelijk aanpassen enkele bewerkingen uitvoeren

ALV-lijsten gegevens die identiek zijn voor twee rijen worden niet herhaald kolom verbreden of versmallen (zoals in Excel) in lijst zoeken naar bepaalde inhoud : opnieuw zoeken naar deze inhoud:

7.5 handige functies binnen de lijsten filter Instellen: klik op : venster verschijnt

handige functies binnen de lijsten selecteer de kolomnaam waarop je wil filteren en klik op -> Klik op enter geef waarden in waarop je wil filteren + enter filter weer uitschakelen: verwijder de kolomnamen links met de knop

handige functies binnen de lijsten sorteren: lijst te sorteren op basis van de gegevens uit een bepaalde kolom: selecteer die kolom (op balkje bovenaan met de kolomnaam klikken) klik op om oplopend te sorteren Klik op om aflopend te sorteren

handige functies binnen de lijsten lay-out wijzigen : klik op : het uitzicht van de lijst aanpassen eerste tabblad : weergegeven kolommen wijzigen Bep. kolommen naar links of rechts brengen met en Links: kolommen die weergegeven moeten worden Rechts: niet-weergegeven kolommen volgorde weergegeven kolommen wijzigen met

handige functies binnen de lijsten tabblad “Sorteren”: bepalen: op welke kolommen lijst gesorteerd wordt welke subtotalen je wil zien afbeelding: lijst gesorteerd op open/vereffende posten daarbinnen nog eens op documentdatum en dan boekingsdatum Je kan dit ook volgens wens aanpassen derde tabblad: de filter, zie boven vierde tabblad: enkele andere instellingen

handige functies binnen de lijsten een lijst of rapport opslaan als bestand alle lijsten naar Excel te exporteren: lay-out van bep. lijsten is zo dat een download geen bruikbaar Excelbestand oplevert en betere optie is om dergelijke lijsten op te slaan als PDF bestand (zie verder)

handige functies binnen de lijsten een lijst opslaan als Excelbestand: verschillende manieren: SAP slaat de lijst op: daarna zelf openen in Excel SAP opent het Excelbestand automatisch In sommige lijsten: knop voor download naar Excel

handige functies binnen de lijsten knop niet beschikbaar : via menu Voor Excel, kies “Spreadsheet” volgende scherm: laat bolletje staan bij “Excel” Bestand opslaan automatisch geopend in Excel

handige functies binnen de lijsten een lijst opslaan als PDF-bestand: lay-out niet Excel-vriendelijk : -> PDF-bestand rapport niet uitvoeren met de knop vanop het selectiescherm van de lijst : Menu: Programma > op achtergrond uitvoeren

handige functies binnen de lijsten Klik op “eigenschappen”. dubbelklik op “Afdruktijdstip” en stel onderaan in op “eerst alleen in SAP-spool plaatsen”

handige functies binnen de lijsten bevestig door op het vinkje te klikken, ook op het volgende scherm op het laatste scherm klik je eerst op “Direct” en dan op “opslaan”

handige functies binnen de lijsten je ziet de printopdrachten die je al hebt uitgevoerd nieuwe lijn verschijnt als rapport klaar is klik geregeld op refresh noteer het nummer (eerste kolom hierboven dus “31882”) rapport bekijken: aanvinken en klikken op

handige functies binnen de lijsten in het commandoveld “/nSA38” Vul in: RSTXPDFT4 en klik op uitvoeren geef nummer in van de spoolopdracht : klik op uitvoeren kies locatie +bestandsnaam lijst is opgeslagen als PDF- bestand (afdrukken, doormailen,….)

8. Printen en printerinstelling 8.2 Schermafdruk 8.3 Printerinstelling aanpassen

8.1- 8.2 Printen en Schermafdruk PRINTEN: Werkbalk: klik op naam van de standaard ingestelde printer andere printer kiezen, aantal exemplaren, pagina’s Bevestigen: klik op SCHERMAFDRUK: klik op kies schermafdruk

Printerinstelling aanpassen elke gebruikers-login: standaardprinter de printerinstelling van SAP wijzigen: menu : systeem – gebruikersgegevens - eigen gegevens Selecteer tabblad “Vaste waarden” “spool-besturing”: veld “uitvoerapparaat.” : gewenste printer invullen Voor een lijst met printers : klik op bevestig wijzigingen: opslaan

9. PARAMETERS

parameters elke gebruiker: aantal parameter-instellingen = vooraf gedefinieerde waarden voor bep. velden Ideaal voor velden waar (bijna) altijd hetzelfde moet ingevuld worden Nieuwe gebruikers: nodige parameters ingesteld

10. Support

Support opleidingsmateriaal en handleiding: http://groep.gent.be/node/82 paswoord wijzigen: Aanmelden: klik niet op enter maar wel op ‘nieuw paswoord’ 2 x nieuw paswoord klik op overnemen paswoord vergeten of account geblokkeerd: Digipolis (tel. 09 2660999) : paswoord “resetten” Uw login + server (GP1 of GQ1)

VRAGEN?