Gent2020NL OPLEIDING SUBSIDIES Inhoud 1.Inleiding 2.Gent2020NL starten Subsidies Versie 02/09/2013

1. INLEIDING Het kader van deze opleiding Een filmpje Algemene info over Gent2020NL Wat is een subsidie 2

Doelstelling opleiding De diensten zullen vanaf nu hun beheer van subsidies in G2020 doen en ook de mogelijkheid hebben om koppelingen van personeelsleden aan subsidies in het personeelspakket CEVIPS zelf aan te passen. Deze opleiding Subsidie aanvragers: Aanmaken en opvolgen van subsidiefiches in GENT 2020NL Niet nu Koppeling personeelsleden in CEVIPS (maar enkele personen) 3

Het kader van deze opleiding Streefdoel van de nieuwe BBC-wetgeving: meer resultaatgericht werken en beheersstromen van de organisatie op elkaar afstemmen Een aantal wettelijke en organisatorische maatregelen in het kader van subsidies: Expliciete koppeling aan strategie (meerjarenplan), financiën, personeel Methodische samenwerking met de stad Gent Nieuwe tools die al deze wijzigingen mogelijk maken. 4

Een filmpje 5

Wat, en waarom deze wijziging? 6 1. Waarom deze wijziging? subsidies worden decentraal aangevraagd Wel centrale software (Gent2020NL) -> betere opvolging door Financiën Invoering activiteiten -> meer kostenplaatsen 2. WAT? Enkel de inkomende subsidies beheer van subsidies in G2020NL doen Geen uitgaande subsidies

WAT is een subsidie? elke overdracht van middelen vanuit een overheid of andere instantie aan OCMW, waarbij meegegeven wordt: waarvoor hoe wanneer deze middelen te besteden zijn (altijd voorwaardelijk dus) Vaak nog eens vergezeld van afzonderlijke bepalingen m.b.t. de wijze waarop de besteding financieel en inhoudelijk moet worden verantwoord. 7

Subsidies- wat wijzigt precies a. Gebruik van subsidiecode (BBC) BBC: niet langer werken met subsidieprojecten -> bij de boekingen werken met een sleutel waarin een subsidiecode wordt opgenomen code verwijst naar een specifieke subsidie boekingen gebeuren op de kostenplaatsen (=afgeleide uit de activiteiten) b. Planlastdecreet Beleidsnota’s : niet meer nodig om afzonderlijke beleidsnota’s te maken Wel accenten opnemen in strategisch meerjarenplan Gemaakte kosten: code deelrapport toegewezen aanvraag van een subsidie via een extract uit het Meerjarenplan verantwoording nadien gebeurt via een extract uit de jaarrekening. 8

Subsidietabel - Proces c. Eigen personeelsbeheer Koppeling van personen aan subsidies gebeurt in CEVIPS 3. Doelstelling subsidiebeheer in software Hoofddoelstellingen zijn: Ieder zijn stuk informatie ingeeft en beheert in een fiche Iedereen die informatie nodig heeft: ophalen uit de informatiefiche personeelsgegevens moet afgeschermd worden voor de lezers Er moeten voldoende rollen toegekend kunnen worden controles op data moeten kunnen uitgevoerd worden maximale automatische koppeling van data tussen applicaties Proces moet vlot lopen en gebruiksvriendelijk zijn 9

Voor welke subsidies is een subsidiefiche verplicht? In 2 gevallen: subsidiegever vraagt om bewijsvoering aan te leveren(verantwoording afleggen over de gemaakte kosten) Budgethouder wil overzicht hebben over de gedane uitgaven Concreet: Subsidies voor specifieke nieuwe projecten, activiteiten Tewerkstellingsmaatregelen worden beheerd door HR 10

2. GENT2020NL STARTEN STARTSCHERM HOME PAGINA 11

Gent2020NL Wat? Een geïntegreerd planningsinstrument dat de beleidsplanning van Stad Gent, OCMW Gent, SOGENT en Digipolis centraliseert: 1. Welke doelstellingen willen we realiseren? 2. Hoe willen we die doelstellingen realiseren? 3. Welke financiële middelen hebben we hiervoor nodig? 4. Welke medewerkers zullen hier aan meewerken? 5. Welke subsidies zijn aan de doelstellingen en medewerkers gekoppeld Waarom? Om gecoördineerd aan beleidsopvolging te doen Om het management toe te laten via deze software het beleid en de eigen prestaties op te volgen. 12

Gent2020NL Waar? Toepassing Gent 2020 Webversie Gent 2020 (gepland in december) Wie? Elke medewerker van de organisatie kan Gent2020 bekijken. Aanpassingen kunnen enkel gebeuren door bepaalde rollen, voor subsidies zijn dit: 1. Diensthoofd (= budgethouder + backup’s) 2. Financiële  Subsidies 13

STARTSCHERM Het startscherm van Gent2020 bestaat uit 3 grote delen: 1. Strategie: in dit deel wordt de strategische cascade ((H)SD’s, (P)OD’s, activiteiten en projecten) ingevoerd, het organogram beheerd en de indicatoren en mijlpalen aangemaakt en opgevolgd. 2. Personeelsplanning: hieronder vallen: Het personeelsbehoefteplan (a) : personeelsbehoefte per activiteit/per graad/voor de komende 6 jaar Het personeelsplan (b) : effectieve personeelsbezetting per activiteit/op naam/voor de komende 6 jaar Het verschil tussen personeelsbehoefteplan en -plan per activiteit 3. Subsidies: hier wordt het overzicht van de subsidies bijgehouden. (a) Personeelsbehoefteplan: Hoeveel (VTE) medewerkers van welk profiel hebben we nodig om onze activiteiten uit te voeren?. (b) Personeelsplan: Hoeveel medewerkers (VTE) hebben we effectief voor het uitvoeren van onze activiteiten? Niet enkel nu maar ook de komende jaren

STARTSCHERM 15 Onder de tab ‘Opties’ kan je Gent2020 naar jouw hand zetten: Zo kan je bv. zelf de gewenste layout voor Gent2020 kiezen Selecteren welke budgetronde je wenst te bekijken Je eigen gebruikersrechten bekijken Quick access layout opslaan of terug naar de standaard verzetten

Homepagina 16 Hier krijg je een overzicht van alle reeds ingevoerde strategische items en hun onderlinge samenhang. Je kan er ook zoeken op alle items per entiteit. Hier vind je alle reeds ingegeven strategische items. Je kan er zoeken op trefwoord, entiteit of label. De strategische items kan je voorts sorteren en filteren op type Dit is een snelkoppeling om een nieuw strategisch item (missie, (H)SD, (P)OD, project, activiteit, actie…) aan te maken. Hier krijg je een overzicht van alle indicatoren. Je kan er ook sorteren en filteren. Dit is een snelkoppeling om een nieuwe indicator aan te maken. Hier vind je een overzicht van alle entiteiten die beschikbaar zijn in Gent2020 alsook hun onderlinge samenhang.

Homepagina 17 Op de homepagina kan iedere gebruiker op één oogopslag zien aan welke doelstellingen hij meewerkt. Je kan ook de indicatoren raadplegen waarvoor je zelf verantwoordelijk bent of waarvan je eigenaar bent. Wanneer je dit vakje aanvinkt, krijg je enkel de indicatoren waarvan de invuldatum reeds is verstreken. Ook kan je al een kleine voorselectie maken op basis van de status van de indicator. Deze kan zijn:  Negatief: score onder de risicowaarde  Neutraal: score tussen de risico- en streefwaarde  Positief: score hoger dan de streefwaarde  Onbekend: score nog niet gekend Ook de mijlpalen kan je er lezen. Enkel in te vullen: mijlpalen waarvan de effectieve start- en einddatum nog niet zijn ingevuld Enkel mijlpalen over tijd: mijlpalen waarvan de effectieve data liggen na de voorop- gestelde geplande data Daarnaast kan je ook selecteren op de status van de mijlpalen:  Nog niet gestart  In uitvoering  Afgewerkt  Stopgezet  On hold

3. SUBSIDIES Subsidies-proces Aanvragen van een nieuwe subsidiecode Actualiseren van de informatie per subsidie Doorstroom naar financieel systeem Support 18

Subsidies - Proces - Wanneer aanmaken in G2020? subsidiefiche kan aangemaakt worden zonder officiële voorlegging aan het Vast Bureau.(LET OP: betekent niet dat niet hoeft te gebeuren!) subsidieaanvraag kan ingevoerd worden op elk moment van het jaar, onafhankelijk van budgetcyclus. Wordt opgenomen in SAP voor de komende budgetopmaak/wijziging opname in het budget enkel als goedkeuring relatief zeker is i.p.v. het volledig aangevraagd budget wordt een realistisch bedrag gebudgetteerd (in samenspraak met de dienst) 19

Subsidietabel - Proces - Wanneer aanmaken in G2020? Wat als een subsidie van toepassing is op meerdere activiteiten van 1 dienst: globaal budget op interne werking gebudgetteerd. Bij iedere budgetronde : een herinnering van de dienst Budgettering om de subsidiefiches bij te werken. Deze fiche moet wel “in voorbereidingsfase” of “niet ingediend” blijven en mag dus niet als “ingediend” gedefinieerd worden. Staf van departement volgt dit samen met de diensten op 20

Wie doet wat in het proces Diensthoofd: subsidie aanvraagt en er voor zorgt dat fiches aangevuld zijn Financiën: Neemt de bedragen van subsidies op in budget (budgettering) Boeken ook de gemaakte kosten (Boekhouding) Stafmedewerkers Volgen het proces op van aanvraag tot invoering en aanpassing fiches Dienst organisatie: Beheer personeelssubsidies - tewerkstellingsmaatregelen Dienst Financiën: Controle van de fiche, toewijzen van een subsidiecode + financiële verrichtingen 21

Wie is verantwoordelijk voor de fiche? Aanvraag van de subsidie: is de verantwoordelijkheid van de budgethouder (of vervanger) Aanmaken van de fiche: gegevens kunnen aangepast worden door: inhoudelijke dossierbeheerder financieel dossierbeheerder Eindcontrole: -> door dienst Financiën Maakt na goedkeuring een subsidiecode (subsidie staat aangeduid als ingediend) Binnen het departement is er 1 iemand die bij de diensten per budgetronde actief navraagt of er subsidies ingediend zijn de voorbije maanden en of deze in een subsidiefiche gegoten moeten worden. Ondersteuning en opvolging diensten: -> Staf departement 22

Hoe subsidiefiche aanmaken? Aanmaker: achtergrondinformatie geven over de aangevraagde subsidie alle velden invullen in tabbladen: administratie en verantwoording Tabbladen met financiële informatie: ingevuld door de dienst Financiën niet verplicht om onmiddellijk alle data in 1 keer in te voeren 23

De statussen van een subsidiedossier Statussen van een subsidiedossier In voorbereiding: we zijn de subsidieaanvraag nog aan het opmaken Ingediend: De subsidie is aangevraagd bij de subsidiegever Goedgekeurd: De subsidie is goedgekeurd door de subsidiegever Afgekeurd: De subsidiegever kent geen subsidie toe Afgesloten: de subsidie is verleend, maar de periode van subsidie is verstreken per statusupdate en wijziging: melding doorgestuurd naar Financiën: -> FIN: Marie-Pierre Malfatti Status dient manueel gewijzigd te worden! Wordt opgevraagd bij iedere budgetronde. 24

Validatie gegevens en subsidiecode aanmaken dienst Financiën krijgt een dat een subsidiefiche is toegevoegd voegt de eigenlijke subsidiecode toe (+ extra gegevens) controleert en vult alle velden aan Valideert de fiche (als alle velden ok zijn) subsidiecode zal bestaan uit. Vb. POD.KIA (Kinderarmoede), RVA.ACT (Activaplan) 25

Validatie gegevens en subsidiecode aanmaken code aangemaakt door FIN: HR op de hoogte brengen (-> code manueel in CEVIPS toevoegen) Financiën heeft subsidiecode toegekend: Code wordt verspreid naar: De rollen opgenomen in de fiche Enkele standaardrollen: Financiën Aankoop Budgettering HR (bij personeelsgebonden subsidies) Wat te doen bij goedkeuring van subsidiegever datum goedkeuring, toegekend bedrag en status juist zetten. 26

Gebruik van de code in andere systemen Gegevens worden naar SAP verstuurd Personeelssubsidies: geen automatische koppeling van de algemene gegevens en code van G2020 naar CEVIPS, wel omgekeerd. (CEVIPS wordt vervangen in de toekomst) Bovenstaande kan op elk moment gebeuren, maar pas opgenomen in budget bij volgende budgetronde knop “Doorsturen naar Financieel systeem” enkele gegevens naar het financieel systeem: code, subsidiekanaal, subsidiegever, gerichte ontvangst, … 27

koppeling van de subsidiecode aan personen Koppeling gebeurt in CEVIPS Bezetting wordt van uit CEVIPS ingeladen in Gent2020NL Dan: diensten kunnen wijzigen en nieuwe koppelingen maken op personeelsgegevens in Gent2020NL als basis voor de nieuwe personeelsplanning. De aanpassingen gebeuren nadien manueel (bewust) in CEVIPS. De koppeling staat technisch los van de financiële informatie in een subsidiefiche Koppelingen subsidies - personen worden in G2020NL bevroren tussen het indienen van het budget en goedkeuring als basis van het personeelsplan De koppeling in CEVIPS kan decentraal tussendoor gewijzigd worden om te kunnen zien welke bepaalde loonkost aan een subsidiecode hangt op dat moment. 28

Wijzigen van gegevens bestaande subsidies wijzigen: effectief toegekend bedrag, status, koppelingen, duur van de subsidie. wijzigingen moeten door de budgethouder aangeduid worden bij elke budgetronde: budgethouder kijkt na of er aanpassingen nodig zijn Vooral de aanpassing van status dient consequent te gebeuren PROCES??wijzigingen bestaande subsidie in Gent2020NL: bericht gestuurd naar de betrokkenen, FIN en HR telkens wordt aangeduid: wie heeft iets gewijzigd, wanneer, welke subsidiecode, welke velden indien data wijzigen die naar SAP doorgestuurd worden: wijzigingen moeten altijd gevalideerd worden door Financiën zij moeten de gegevens opnieuw doorsturen naar het financieel systeem 29

‘Verwijdering’ van een subsidie ‘Verwijdering’: Wegens fout: kan enkel wanneer nog niet ingediend subsidie niet goedgekeurd kan niet verwijderd worden datum afkeuring’ ingevuld en status op afgekeurd notificatie gestuurd naar de mailboxen van Financiën FIN kan dan einddatum SAP aanpassen Subsidie wordt niet afgesloten Een subsidie met status ‘geweigerd’ kan heraangevraagd worden, en in dat geval wordt deze subsidiecode en bijhorende fiche hergebruikt. 30

Verlenging van een subsidie verlenging van een subsidie: specifieke subsidie toegekend voor bepaalde periode: periode wordt verlengd Aanduiden in GENT2020NL bij ‘datum van verlenging’ (aanpassen bij nieuwe budgetronde) 31

Wat gebeurt met inkomende subsidies bij Financiën subsidies correct aangevraagd: geld toegekend aan de desbetreffende dienst dossierbeheerders en eigenaar worden op de hoogte gebracht Als fiche niet ingevuld is: geld kan niet gekoppeld worden aan een fiche in Gent 2020NL financiële middelen worden niet automatisch toegekend aan betrokken dienst (enkel waar fiche verplicht is!) Er kunnen dus geen kosten geregistreerd worden over de subsidie door het ontbreken van subsidiecode de middelen moeten dan in principe teruggestuurd moeten worden MAAR: omdat dit een nieuwe procedure is: financiële middelen worden op een afzonderlijke rekening geplaatst financiële dienst doet navraag bij staf dept: subsidies voor welk project? M-team beslist wat met het geld gebeurt 32

Afsluiten subsidie subsidiefiche aanpassen status op voltooid zetten subsidiecode blijft wel bestaan in SAP, kan nog terugkeren in de toekomst! Regelmatig worden controlerapporten getrokken: subsidies waar geen middelen meer aan gekoppeld zijn de voorbije jaren 33

Wat met subsidies waarvoor subsidiefiche niet verplicht is? subsidiefiche mag altijd aangemaakt worden, maar volgt wel dan procedure bovenstaand Wanneer moet geen fiche aangemaakt worden: bij hele kleine subsidies: geen fiche geen verantwoordingsdocumenten geen uitgavenoverzicht = tegemoetkoming naar de dienst: geen onnodige administratie Er wordt geen subsidiecode aangemaakt 34

Wat met subsidies waarvoor subsidiefiche niet verplicht is? Proces Als middelen binnen komen bij Financiën waar nog geen subsidiecode voor aangemaakt is, neemt Financiën contact op met de stafdienst van het vermoedelijk betrokken departement. De staf van het departement gaat na over welke subsidie dit gaat en of deze subsidie beantwoordt aan de voorwaarden om geen fiche te hebben. De middelen worden meteen toegewezen aan de desbetreffende activiteit zonder koppeling van subsidiecode. Is dus niet traceerbaar. 35

PAUZE 36

Toegang tot de subsidietabel 37 Via onderstaande knop kan je de subsidietabel openen. Hiervoor zijn geen aparte toegangsrechten nodig

Subsidietabel raadplegen (1v2) 38 Let op: deze tabel geeft de resultaten weer van zowel OCMW als Stad Gent! Wil je meer weten over een bepaalde subsidie, dan dubbelklik je op de lijn in kwestie. Via de hoofding van elke kolom kan je eenvoudig sorteren of filteren

Subsidietabel raadplegen (2v2) 39 Het detailscherm bestaat uit 7 verschillende tabbladen, met een vaste hoofding boven. Deze zijn vrij raadpleegbaar. Om aanpassingen te doen heb je wel de juiste rechten nodig (zie verder) Hier navigeer je doorheen de tabbladen

Subsidietabel - tabblad ‘Administratie’ (1v2) Hier kies je het type ondersteuning door het GDC strategische subsidies NIET RELEVANT OCMW 2. Hier geef je een omschrijving van de subsidie of het subsidieproject mee 3. Keuze voor activiteits- of persoonsgebonden (obv kenmerken vh personeelslid) subsidie 4. Ingave van de bedragen, voor zover gekend. Bij latere actualisaties is het belangrijk dit goed bij te houden, omdat dit helpt bij budgettaire en boekhoudkundige verwerking 5. Nummers van E besluiten, van het ingediende projectvoorstel en eventuele overeenkomst met subsidiegever

Activiteits- of personeels-gebonden subsidies Projectbedrag versus subsidiebedrag Personeelsgebonden subsidie: als duidelijk in de richtlijnen staat dat het enkel personeelsgebonden aangelegenheden betreft Activiteitsgebonden subsidie: Als niet uitdrukkelijk in de richtlijnen staat dat het personeelsgebonden aangelegenheden betreft, kunnen ook werkingsmiddelen bevatten Projectbedrag: volledig bedrag van het project Subsidiebedrag: deel van de middelen waarvoor je subsidies aanvraagt 41

Subsidietabel - tabblad ‘Administratie’ (2v2) Een aantal relevante data. 7. De naam, en indien gekend ook het SAP- debiteurnummer verbonden aan de subsidie- gever of de lead-partner (van wie het geld gaat komen). Nummer wordt door financiën ingevuld. 8. De status van de subsidie of het subsidieproject 11. Langs hier kan je het E- besluit raadplegen als je daar rechten toe hebt in e- besluitvorming. 9. De subsidiecode wordt pas na het aanvragen gekozen door Fin. 10. Projectbudget: is inclusief het niet- gesubsidieerde deel. Bedrag subsidie is enkel wat we krijgen.

Subsidietabel - tabblad ‘Verantwoording’ Welke uitgaven worden gesubsidieerd? 3. Moeten de uitgaven individueel bewezen worden (facturen + evt. betaalbewijzen)? 5. 2 eerstvolgende deadlines voor het insturen van een afrekening. Deze moeten regelmatig geactualiseerd worden, afh. van de periodiciteit van rapportering 4. Details m.b.t. de uitbetaling van de subsidie 2. Alle opmerkingen, aanvullingen over de verantwoording van de subsidie. Geef aub mee wat je kan !

Subsidietabel - tabblad ‘Detail gegevens’ Kies een projectsoort (NIET VAN TOEPASSING voor OCMW) 3. Hier voeg je eventuele partnerschappen toe, NIET VERPLICHT OCMW 1. Is de subsidie internationaal? Dienstoverschrijdend? Dit wordt automatisch aangekruist bij invulling van onderstaande velden ‘partnerships’ en ‘diensten’. 4. Hier voeg je alle diensten toe die betrokken zijn. Bv. wanneer er een deel van de gesubsidieerde uitgaven zit.

Subsidietabel - tabblad ‘Rollen’ Hier koppel je de rollen. Dit bepaalt ook wie de subsidiegegevens hier later kan onderhouden/wijzigen. 2. Dit zijn verplichte velden, deze sturen o.a. het budgetterings- en boekhoudingsproces dat volgt.

Rollen Eigenaar (=de budgethouder): Voor welke dienst is de subsidie Financieel dossierbeheerder: Opvolgen van de financiële aspecten en de bewijsvoering van de subsidie. Verantwoordelijk voor aanvraag en opvolgen van de subsidie Inhoudelijk dossierbeheerder: Coördinator van het project, levert de inhoudelijke aspecten aan i.v.m.de subsidie Administratief medewerker: Budgethouder kan zich laten bijstaan door administratief medewerker voor de administratie. 46

Subsidietabel - tabblad ‘Financieel’ Hier kies je het subsidiekanaal en het subsidieproject, indien het reeds voorkomt in de lijst. Zoniet, dan vult dep. Financiën wel aan. 2. De subsidiecode wordt toegekend door dep.Financiën. 3. Dit vak wordt default altijd aangevinkt. Afspraak is immers dat alle subsidies meetellen als ‘gerichte ontvangsten’ bij de diensten waar ze worden gebudgetteerd. 4. Dit alles wordt ingevuld door dep. Financiën.

Subsidietabel - tabblad ‘Koppelingen’ Dit is een weergavevenster dat toont welke personeels- leden in Gent2020 werden gekoppeld aan deze subsidie. Hier de koppeling maken of wijzigen is niet mogelijk, gebeurt in CEVIPS. 2. Hier kan je subsidies opgeven die eventueel samen met deze subsidie gebruikt worden, om duidelijk te maken dat er een relatie tussen beide is 3. Hier kan je personeelsleden koppelen die NIET zelf gesubsidieerd worden, maar waarvan je wil bijhouden dat ze in dienst zijn gekomen omdat een ander (statutair) personeelslid voortaan is gesubsidieerd. Zodat bij het einde van de subsidie duidelijk is dat er hier iets moet gebeuren. 4. Hier kan je, indien nodig, acties koppelen aan een subsidie- code. Vooral voor de codes deelrapport kan dit helpen om in de inhoudelijke rapportering d.m.v. de tekst bij acties meer uitleg te geven. Rapporten per subsidiecode zullen de activiteiten / projecten ophalen waaronder er werd gebudgetteerd met subsidiecode, en alle bijhorende acties. Met deze koppeling kan je bepaalde van deze acties extra in de verf zetten

Subsidietabel - tabblad ‘Auditing’ 49 Dit is een weergaveblad, waarop wordt bijgehouden wie de fiche heeft gemaakt en wie ze laatst heeft gewijzigd.

Subsidietabel - Aandachtspunt 50 Er zijn een aantal verplichte velden, die je niet kan openlaten bij de creatie van een nieuwe subsidie. Deze velden worden mee bepaald door de status die je aan de subsidie geeft, en kunnen zijn: 1. Hoofdlint Naam van de subsidie + Naam subsidiegever Organisatie + Status 2. Tabblad ‘Administratie’ Type subsidie (activiteits- of persoonsgebonden) Type ondersteuning+ Omschrijving + Enkele bedragen (bedrag subsidie toegekend,… Datum aanvraag en start- eind-datum project + 3. Tabblad ‘Rollen’ Dienst financieel dossierbeheerder+ Dienst inhoudelijk dossierbeheerder+

Subsidietabel - Gebruik 51 nieuwe subsidiecodes moeten langs deze weg worden aangevraagd, door de gekende gegevens in te voeren de gegevens moeten onderhouden worden door de inhoudelijk en financieel verantwoordelijke personen.

52