Veiligheid in de Introductieweek Wat er nodig is om er een geweldige en veilige introductieperiode van te maken!

Cloos To You Martine Cloosterman – de Ruijter Educatie en Evenementenorganisatie Martine Cloosterman – de Ruijter Verpleegkundige – Docent Eerste Hulp Verlening – BHV Reanimatie (BLS en PBLS) en AED. Organisator van evenementen.

Aan de slag: Buitenweek: De periode is bekend / Financiële middelen zijn bekend. Voorbereidingen extern / intern t.a.v: Locatie / accommodatie / bereikbaarheid. Vergunningen / verzekeringen en dergelijke. Oriëntatie ter plaatse. Veiligheidsaspecten ter plaatse en bijbehorende aandachtspuntenlijst. Onderweg. Taakverdeling voorbereidingsteam / coördinatie. Noodzakelijke materialen / huureisen. Draaiboek / Programmering / slecht weer programma. Calamiteitenplan / communicatieschema. Afspraken deelnemers.

Aan de slag: Binnen week: De periode is bekend / Financiële middelen zijn bekend Voorbereidingen t.a.v.: Sociëteitsgebouw. Veiligheidsaspecten / veiligheidsmiddelen = mens en materialen. calamiteitenplan / communicatieplan. Programmering. Benodigde materialen.

Voorbereidingen: Benoem eenstemmig een coördinator Voorbereidingen: Benoem eenstemmig een coördinator. Een goede voorbereiding voorkomt een hoop narigheid! Is de locatie / accommodatie bezocht en is er een evaluatie gemaakt van de aanwezige voorzieningen en facilliteiten: Bereikbaarheid; Parkeergelegenheid; Voldoende sanitaire voorzieningen; Energievoorzieningen; Is er telefoon; Welke materialen zijn er op de locatie / accommodatie beschikbaar? Vergunnigen / verzekeringen en dergelijke: Heeft de locatie een gebruikersvergunning? Is vastgesteld voor welke activiteiten of voorzieningen vergunningen zijn vereist? Zijn deze aangevraagd? Denk aan annuleringsverzekering; Is er een lijst opgesteld met de noodzakelijke verzekeringen? Zijn deze afgesloten en op tijd betaald? Alle te huren zaken: tenten, boten en fietsen dienen in orde te zijn in verband met schade-aansprakelijkheid. Bij auto’s denk aan transport- en inzittenden verzekering. WA verzekering, geldig paspoort en visum. WA verzekering voor schade aan gehuurde materialen.

Oriëntatie ter plaatse: Zorg voor volledige adresgegevens Zet belangrijke telefoonnummers in je mobiel; Komt de locatie overeen met de gemaakte afspraken? Schriftelijk manco’s en al aanwezige schade benoemen, foto’s maken ter illustratie. Waar zijn de huisarts, tandarts, apotheek en ziekenhuis te vinden? Telefoonnummers op lijst zetten van BHV / Eerste Hulp verleners. Hoe groot is de groep, hoeveel BHVers / Eerste Hulp Verleners zijn er nodig? Vraag bij de gemeente of er gestookt mag worden en / of barbeceu is toegestaan. Kampvuur klein en smal houden, op open plek, denk aan mogelijke vonken, dus water en eventueel blussers en blusdeken paraat hebben! GEEN SPIRITUS! Blussers controleren, vluchtwegen nalopen, hang- en sluitwerk hiervan controleren. Let op brandgevaar bij gebruik van versieringen en slingers! Voor balonnen geen heliumgas gebruiken. Meterkast en gaskraan moeten bereikbaar zijn! Bij elektrische schock de hoofdschakelaar omzetten, bij gasbrand de kraan dichtdraaien. Let bij geisers in slaapzalen altijd op koolmonoxidevergiftiging = DODELIJK!

Veiligheidsaspecten ter plaatse en bijbehorende aandachtspuntenlijst. Tenten dienen brandvertragend te zijn, met certificaat van huurder. Zorg voor verbandkoffers, reddingsdekens, tekenpincet, vinylhandschoenen, beademingsmasker, ASPIVENIN Anti-insekt voor het uitzuigen van insectenbeten, zaklantarens en rookmelders. Indien noodzakelijk een RIE (risico inventarisatie en evaluatie) op(laten)stellen. Aan de hand hiervan het aantal BHVers en Eerste Hulp Verleners vaststellen. Maak een calamiteitenplan en bespreek dit ook met de BHVers en de Eerste Hulp verleners. Laat de deelnemers de locatie / accommodatie zien en maak ze attent op de vluchtwegen. Zorg ervoor dat de vluchtwegen altijd vrij zijn! Oefen met de deelnemers een ontruiming, zodat ze weten hoe de procedure werkt. Zijn er veiligheidsvoorschriften opgesteld en / of veiligheidsmaatregelen getroffen? Bespreek deze met alle aanwezigen. Maak een lijst van de belangrijke telefoonnummers. Denk op de locatie / accommodatie aan de legionella preventie. Indien mogelijk thuis oefenen met het gebruik van brandblussers.

Onderweg: Hoe verplaatsen de deelnemers zich? Met fietsen denk aan reparatiematerialen en fietspomp. Vergeet de Eerste Hulp materialen niet mee te nemen / geven. Bij auto’s denk aan transport- en inzittenden verzekering. Rijbewijs geldig voor aanhangers > 750 kg rijbewijs E nodig. Zorg dat er een telefoonnummer bekend en bereikbaar is voor vragen / problemen.

Taakverdeling voorbereidingsteam / coördinatie: Het vergaderschema is gemaakt, de deelnemers zijn uitgenodigd. Is er een overzicht van alle taken? Zijn alle taken voorzien van een verantwoordelijk persoon? Zijn alle taken beschreven? Is er eenstemmig een coördinator benoemd? Is de manier van besluitvorming vastgesteld? Is er een overzicht van taken die uitbesteed worden en is er iemand die het uitbesteden hiervan regelt? Zijn er medische gegevens bekend van de aanwezigen, hierbij denkend aan: - allergieën b.v. voor insekten beten, voedingsmiddelen en medicatie. - epilepsie / - diabetes. Indien noodzakelijk overleg hierover met Eerste Hulp Verleners / BHVers. Zijn de afspraken gemaakt over de coördinatie en uitvoering ter plaatse? Is het draaiboek klaar? Indien noodzakelijk is de brandweer en politie op de hoogte gebracht?

Noodzakelijke materialen: Is er een materiaallijst opgesteld? Zijn de al aanwezige materialen gecontroleerd? Welke materialen moeten er nog geregeld worden? Is er iemand aangesteld welke verantwoordelijk is hiervoor? Zijn er voldoende Eerste hulptassen / trommels aanwezig en zijn deze gecontroleerd? Zorg dat er reservemateriaal aanwezig is. Brandblussers voldoende aanwezig en gecontroleerd?

Draaiboek / Programmering / Slecht weer programma.                                                    Draaiboek / Programmering / Slecht weer programma. Zorg voor een overzichtelijk draaiboek, waarin alles duidelijk beschreven staat met de dagindeling en taakverdeling erbij. Is de programmering klaar en staan de activiteiten beschreven? Bekijk het draaiboek en geef daarin aan welke vervangende activiteit voor dat onderdeel mogelijk is bij slecht weer. Is vastgesteld wie, waar, wanneer, wat controleert net voor en tijdens de activiteit? Denk ook aan veiligheidsvoorschriften en veiligheidsmaatregelen. Zorg dat er altijd voldoende Eerste Hulp Verleners / BHVers ter plaatse zijn. Zijn er incidentregistratie – ongevalregistratie – tekenregistratieformulieren aanwezig? Is er een registratie van klachten geregeld? Na Afloop: - Is het draaiboek geëvalueerd? - Zijn de programmaonderdelen geëvalueerd? - locatie; - medewerkers; - accommodatie; - materiële voorzieningen; - zijn de klachten afgehandeld? - financiën afronden / afsluiten

Calamiteitenplan / comminicatieschema. Zorg voor een calamiteitenplan bij: - brand - ongeval - ontruiming - bommelding. Zorg ervoor dat de daartoe aangewezen personen van de inhoud op de hoogte zijn. Neem de telefoonnummers van betrokkenen hierin op. Jullie hebben de verantwoording en leiding en dat wordt dan ook van jullie verwacht! Communicatieschema: - Coördinator is contactpersoon naar verhuurder, overheid of het brengen van (slecht) nieuws. - Calamiteit, drugs, vechtpartij, drank e.d. treed gezamenlijk tactvol en consequent op! Volgens de daarvoor gemaakte afspraken.

Afspraken deelnemers: Zorg voor duidelijke afspraken! Zorg er ook voor dat iedereen op de hoogte is van deze afspraken. Let op leeftijd bij sterke drank, er is controle door de overheid!!! Belangrijk: Ontgroenen volgens de gestelde regels van de LKVV en maatschappelijk verantwoord??!! Gaat er iets mis, dan moet je dit uit kunnen leggen. Elke mobiele telefoon met camera kan zeer belastend zijn. Letselschade advocaten doen het graag en gratis!

Binnenweek: Sociëteit: Vertrouwde omgeving met veel bekende gezichten en verantwoordelijkheden. De weg is meestal wel bekend, maar bij calamiteiten is dat anders! Nieuwe studenten zijn op onbekend terrein, vaak zenuwachtig, wees daar alert op! Zijn de nooduitgangen vrij, de blusmiddelen herkenbaar en bereikbaar? Zorg voor een ontruimingsplan, oefen een keer zodat iedereen ervan op de hoogte is! Bij gebruik van de brandhaspel, eerst de hoofdkraan opendraaien, anders moet je 3 x 30 meter heen en weer lopen! Stel per dag / evenement een veiligheidscommissaris aan! Denk aan een rooster voor Eerste Hulp Verleners en BHVers met telefoonnummers.

Werkzaamheden: Zorg voor voldoende beschermende spullen, brillen, handschoenen en schoenen, als dit normaliter elders ook verplicht is voor die werkzaamheden. Werk alleen met gekeurde ladders maximaal 2.50 meter hoog. Werk alleen met gekeurd gereedschap CE. Laat energiezaken zoals gas, licht, water en elektra over aan vakmensen. Zorg hier ook voor voldoende materialen om eerste hulp te verlenen indien dit noodzakelijk is. Ook hier geldt: denk aan risico’s, zorg dat iedereen verzekerd is voor schade en aansprakelijkheid.

Met dank aan Jan Hoogendorp. En dan nu: ACTIE! Succes met de voorbereidingen, en een gezellige, veilige, start van het nieuwe studiejaar toegewenst! Martine Cloosterman www.cloostoyou.nl Met dank aan Jan Hoogendorp.