Gent2020NL OPLEIDING STRATEGIE & PERSONEELSPLANNING Inhoud door: Jan Mertens - Digipolis Inhoud Inleiding Deel 1 – Strategie Pauze Deel 2 – Personeelsplanning

Het kader van deze opleiding Een filmpje Wat is Gent2020NL? INLEIDING Het kader van deze opleiding Een filmpje Wat is Gent2020NL?

Vragen over de opleiding Mail naar Ellen Wyns: ellen.wyns@ocmwgent.be

Waarom deze opleiding Back-up van de budgethouder: Input geven in GENT 2020NL ter ondersteuning van de Budgethouder Budgethouder bepaalt het inhoudelijke

Het kader van deze opleiding Streefdoel van de nieuwe BBC-wetgeving: meer resultaatgericht werken Een aantal wettelijke en organisatorische maatregelen: Koppeling van strategie, financiën en personeel Strategische samenwerking met de stad Gent Nieuwe tools die al deze wijzigingen mogelijk maken.

Een filmpje

Gent2020NL Wat? Een geïntegreerd planningsinstrument dat de beleidsplanning van Stad Gent, OCMW Gent, SOGENT en Digipolis centraliseert: Welke doelstellingen willen we realiseren? Hoe willen we die doelstellingen realiseren? Welke financiële middelen hebben we hiervoor nodig? Welke medewerkers zullen hier aan meewerken? Waarom? Om gecoördineerd aan beleidsopvolging te doen door middel van de status van doelstellingen, activiteiten, projecten, acties, indicatoren en mijlpalen. Om het management toe te laten via deze software het beleid en de eigen prestaties op te volgen. De Gent 2020NL software vervangt de vroegere “stuurkaarten”

Gent2020NL Waar? Toepassing Gent 2020NL Webversie Gent 2020NL (gepland in december) Wie? Elke medewerker van de stad kan Gent2020NL bekijken. Aanpassingen kunnen enkel gebeuren door bepaalde rollen: Diensthoofd (= budgethouder) + backup’s Strategie Stafmedewerker Budgetten Coördinator P&O  Personeel Coördinator financiën subsidies  Subsidies

Rollen in Gent 2020NL Eigenaar Redacteur Diegene aan wie gerapporteerd moet worden / aan wie verantwoording moet afgelegd worden binnen de organisatie Diegene die een indicator aanmaakt Budgethouder op activiteits- of projectniveau Verantwoordelijke Masterprojectleider Diegene die de indicator aanvult in de webversie Verantwoordelijk voor een masterproject of POD Contactpersoon Projectleider Diegene die meer informatie kan geven over dat bepaalde item (doelstelling, activiteit, indicator) Verantwoordelijk voor een project

DE STRATEGISCHE CASCADE doelstellingen projecten Hoe activiteiten aanmaken? Hoe acties aanmaken?

Strategische cascade Hoofdstrategische doelstelling Operationele doelstelling Activiteit Acties Projectoperationele Project Boven de hoofd strategische doelstelling staat nog de Missie. We focussen ons voor deze opleiding op activiteiten en acties.

Een voorbeeld HSD Sociale pijler duurzaamheid Strategische doelstelling Operationele doelstelling Activiteit Acties Projectoperationele doelstelling Project Zelfredzaamheid van kwetsbare groepen Toegang tot voldoende en aangepaste dienstverlening voor senioren Informatie en zorgadvies voor senioren Opendeur week organiseren Bereiken van specifieke subdoelgroepen Huisbezoeken in kader van eenzaamheid

Strategische cascade De stads brede elementen van de strategische cascade, zoals: Missie Hoofd strategische doelstellingen Strategische doelstellingen Project operationele en operationele doelstellingen Input: in Gent2020NL door Strategie De overige elementen van de strategische cascade, zoals: Activiteiten / projecten Acties Input: in Gent2020NL door de diensten

Primaire vs. secundaire link Primaire link Secundaire link Met een primaire link duiden we de 1 op 1 relatie aan tussen twee items in de strategische cascade. Met een secundaire link duiden we erop dat er naast de primaire link mogelijk nog andere linken zijn. Eigenschappen Eerste finaliteit met een duidelijke toegevoegde waarde: link die je toelaat om ‘effectief’ te sturen om het bovenliggende strategisch item te realiseren Secundaire finaliteit: dit betekent dus dat dit strategisch item primair meewerkt aan de realisatie van een ander item dan datgene waarmee het slechts een secundaire link heeft Financiële link Geen financiële link Verschijnt in de rapportering Kan ook in rapportering getoond worden Link met budgethouderschap Link zonder budgethouderschap Binnen 1 entiteit Kan entiteits-/departements-/dienst overschrijdend 1 op 1 relatie 1 op veel relatie SD Klimaatneutraal OD - versterken klimaatverbond OD - meer groene stroom SD Mobiliteit OD - meer zacht vervoer OD - uitgebouwd openbaar vervoer OD Gentenaars sporten meer AC - organiseren sportaanbod AC - ondersteunen sportclubs OD Gentenaars worden gezonder AC – organiseren sensibiliserings-campagne AC - regisseren toegankelijke gezondheidszorg Voorbeelden Voorbeeld rechtsonder gebruiken Secundaire link Primaire link Secundaire link Primaire link

STARTSCHERM Hoe GENT2020NL starten?

STARTSCHERM Het startscherm van Gent2020NL bestaat uit 3 grote delen: Strategie: in dit deel wordt de strategische cascade ((H)SD’s, (P)OD’s, activiteiten en projecten) ingevoerd, het organogram beheerd en de indicatoren en mijlpalen aangemaakt en opgevolgd. Personeelsplanning: hieronder vallen: Het personeelsbehoefteplan(a): personeelsbehoefte per activiteit/per graad/voor de komende 6 jaar Het personeelsplan(b): effectieve personeelsbezetting per activiteit/op naam/voor de komende 6 jaar Het verschil tussen personeelsbehoefteplan en -plan per activiteit Subsidies: hier wordt het overzicht van de subsidies bijgehouden. (a) Personeelsbehoefteplan: Hoeveel (VTE) medewerkers van welk profiel hebben we nodig om onze activiteiten uit te voeren?. (b) Personeelsplan: Hoeveel medewerkers (VTE) hebben we effectief voor het uitvoeren van onze activiteiten? Niet enkel nu maar ook de komende jaren 1. 2. 3.

STARTSCHERM Onder de tab ‘Opties’ kan je Gent2020NL naar jouw hand zetten: Zo kan je bv. zelf de gewenste lay-out voor Gent2020 kiezen Selecteren welke budgetronde je wenst te bekijken Je eigen gebruikersrechten bekijken Je eigen instellingen aanpassen: bepalen welke schepen en entiteit standaard moet worden gekozen als je zelf aanpassingen doet of nieuwe zaken ingeeft Quick access lay-out opslaan of terug naar de standaard verzetten

STARTSCHERM De tab ‘Rapporten’ maakt het mogelijk om data uit het systeem aanschouwelijk te maken, aan de hand van: Stuurkaart: dient voor het opvolgen van de strategie (doelstellingen, indicatoren en mijlpalen). Personeelsplan foto’s: kan voor het personeelsbehoefteplan en personeelsplan alle gegevens weergeven Aan het begin van een budgetronde Op het einde van een budgetronde Op het moment dat een foto wordt gemaakt door de gebruiker Binnen deze functionaliteit is het ook mogelijk de verschillen t.o.v. een vorige budgetronde weer te geven. Dit kan bv gebruikt worden om wijzigingen in Cevips door te voeren. Exporteren: hier kan je rapporten in Excel oproepen. Deze exports geven een ‘dump’ van de beschikbare data. 1. 2. 3. Hiervan wordt enkel Personeelsplan foto’s gebruikt. “Stuurkaart” en “Exporteren” werkt nog niet goed. Rapporten kunnen voorlopig beter opgevraagd worden via BI (Ellen Wyns)

DEEL 1 - STRATEGIE Aanmaken van de strategische cascade Opvolgen van het beleid Rapporteren Support

Strategie Zoek vb. op “kinderopvang” Navigeer op de homepagina naar het tabblad ‘Strategie’ Filter op ‘Entiteit’ Filter op ‘Label’ Zoek vb. op “kinderopvang” Zoek een strategisch item d.m.v. het ingeven van een zoekterm. Sorteren (▼) en/of filteren (Y) kan ook in de titelbalk van elke kolom. Zo kan je bv. filteren op type en selecteren welk type item je wenst over te houden.

Wat is een activiteit? Een activiteit is een kerntaak van de reguliere werking. Voorbeelden: Organiseren van selecties Beheren van het archief Organiseren van vrijetijdsactiviteiten voor senioren Onthaal cliënten sociale dienst Formulering: Starten met een hoofdletter Starten met een werkwoord (of afgeleide) Geen bijvoeglijke naamwoorden toevoegen Geen punt op het einde Kort en kernachtig

Hoe activiteiten aanmaken? Top-down Het aanmaken kan “top-down”, met name vertrekkende vanuit de bovenliggende operationele doelstelling. De werkwijze: Je opent onder ‘Strategie’ eerst de bovenliggende OD. Vervolgens navigeer je naar het tabblad ‘Activiteiten en Projecten’: Daar kies je rechts voor ‘Aanmaken (en koppelen)’: Selecteer dan het aanmaken van een ‘Activiteit’

Hoe activiteiten aanmaken? Activiteiten formuleer je best voldoende specifiek en aan de hand van ‘Doe’-werkwoorden, zoals organiseren, coördineren, inrichten, beheren, onderhouden, ondersteunen, implementeren, ontwikkelen, opzetten, toepassen, realiseren,… Richtlijn: 5 woorden of 50 tekens ! Begin de omschrijving met een ‘Enter’! Probeer het aantal woorden te beperken (richtlijn=max. 100). Omschrijven kan zowel in volzinnen als aan de hand van bullets. Gebruik geen (dienst-interne) afkortingen zodat het leesbaar blijft voor iedereen gezien dit ook verschijnt in de rapportering. Mijd hier namen van diensten / departementen. Hier voeg je een Dienst toe die verantwoordelijk zal zijn voor het realiseren van de activiteit. Een koppeling van een activiteit met een tweede dienst (naast de primaire) is wel mogelijk maar dan zonder een financiële link. De bevoegde schepen moet hier ingevuld worden. Tip: je kan dit automatisch op een bepaalde schepen laten zetten Op basis van de titel SAP Kort (amper 20 tekens !) moet je in SAP kunnen uitmaken waarover het gaat. Kernwoorden en afkortingen zijn hier dus de boodschap !

Hoe activiteiten koppelen? Navigeer naar de activiteit via ‘Strategie’ op de homepagina Open de ‘Activiteit’ in kwestie Navigeer naar het tabblad ‘OD en beleidsveld’ Klik rechts op ‘Koppelen’ Selecteer vervolgens het strategisch item waarmee u wil koppelen

Checklist activiteiten Must haves Titel Omschrijving Schepen Dienst Indicator SAP titel kort Rol – Contactpersoon Rol – Budgethouder        

Hoe een activiteit verwijderen/wijzigen? KAN NIET: van zodra gekoppeld met SAP. Komt op status uitdovend. De dienst en staf dept. kunnen dit niet zelf. Wordt aangevraagd bij staf Secretaris. WIJZIGEN: KAN NIET: van zodra doorgestuurd naar SAP, kunnen de entiteit en titel niet meer gewijzigd worden door dienst en staf dept. WAT KAN WEL: omschrijving, rollen, schepen (enkel staf) De entiteit kan niet gewijzigd worden. Er word een nieuwe activiteit aangemaakt en andere wordt op uitdovend gezet. (kopiëren activiteit) Enkel tijdens budgetrondes!

Wat is een actie? Formulering Tijdelijk: 1x iets doen Nastreven van een resultaat (eventueel in verschillende stappen) Toe te wijzen aan een activiteit onrechtstreeks gekoppeld aan doelstellingen Moeten inhoudelijk voldoende sterk zijn: Geen eigen beheers acties voor de dienst Wel informatie die je meegeeft aan je bestuur Zijn een meerwaarde voor uw bestuur kunnen opgenomen worden in het jaarverslag Formulering Starten met een hoofdletter Starten met een werkwoord Geen punt op het einde Omschrijving Toegevoegde slide

Wanneer acties aanmaken? Een actie is een eenmalig initiatief, gericht op verandering Typisch voor een actie is dat die een duidelijk begin en einde heeft De tijdshorizon van een actie is beperkt tot ca. 1 jaar Acties worden geformuleerd om volgende redenen: Beleidsnota's schepenen Sectorale plannen (cf. planlastvermindering) Allerhande verbeteracties, inclusief de mijlpalen (cf. infra) Uit het jaaractieplan (JAP) Naar aanleiding van het opstellen van een risico controlematrix Op aanbeveling vanuit Dienst Interne Audit jaaractieplannen …

Hoe acties aanmaken? Aanmaken werkwijze Formulering actie kan enkel top-down worden aangemaakt. vertrekkende vanuit de bovenliggende activiteit of project. een actie is het laagste niveau in Gent2020. werkwijze Je opent onder ‘Strategie’ eerst de bovenliggende activiteit of het bovenliggende project Vervolgens navigeer je naar het tabblad ‘Acties’: Daar kies je rechts voor ‘Aanmaken en koppelen’: Het sjabloon voor het aanmaken van een nieuwe actie opent zich automatisch. Formulering Starten met een hoofdletter Starten met een werkwoord Geen punt op het einde omschrijving

Hoe acties aanmaken? De code zal automatisch door het systeem worden ingevuld Doe-woorden die wezenlijk over iets nieuws gaan (het opstarten van, het organiseren van...) en voldoende specifiek verwoord zijn. Richtlijn: maximaal 5 woorden of 50 tekens Beschrijf kort wat het doel is van deze actie. Hier voeg je een Dienst toe die verantwoordelijk zal zijn voor het realiseren van de actie. Een koppeling van een actie met een tweede dienst (naast de primaire) is wel mogelijk maar dan zonder een financiële link. Daarnaast kan je ook de status van een actie aanduiden: Afgewerkt In uitvoering Nog niet gestart On hold Stopgezet Vertraagd De bevoegde schepen moet hier ingevuld worden. ⱱ Indien een actie valt onder het nieuwe beleid, dient dit aangeduid te worden.

Hoe acties wijzigen/verwijderen? Altijd wijzigbaar: omschrijving, schepen, rollen Naar aanleiding van de budgetronde: de titel kan gewijzigd worden, wanneer die dezelfde betekenis heeft, anders komt de actie op uitdovend of wordt ze verwijderd en wordt een nieuwe aangemaakt. De entiteit kan niet gewijzigd worden: de actie kan wel gekoppeld worden aan een andere activiteit gerelateerd aan de juiste entiteit. VERWIJDEREN: Een actie die reeds gestart is kan niet verwijderd worden. Een actie die nog niet gestart is kan wel verwijderd worden tenzij er een koppeling is met subsidies.

Checklist acties        Must haves Facultatief Titel Omschrijving Dienst Schepen Status Label (i.f.v. Jaaractieplan) Rol – Contactpersoon Facultatief Indicator Mijlpalen       

OPVOLGEN VAN HET BELEID Indicatoren Mijlpalen

Wat is een indicator? “Meten is weten” g Goed bezig? Een indicator: Meet of we de gewenste resultaten behalen en signaleert wanneer we goed of minder goed bezig zijn voor het behalen van ons doel. moet gemakkelijk te meten zijn. wordt op vastgelegde tijdstippen gemeten. Vb. evolutie van de wachtlijst van de eigen WZC

Soorten indicatoren Operationele indicator Beleidsindicator Is vertrouwelijk Beleidsindicator Rechtstreeks gekoppeld aan doelstellingen Wettelijke rapportering Management indicator Indicatoren voor goed management van de organisatie Kunnen aan de doelstellingen gekoppeld zijn Tonen in software In fie van rapportering

Hoe indicatoren aanmaken? Een indicator aanmaken gaat best als volgt: Open eerst het strategisch item waarvoor je een indicator wil aanmaken. Dit doe je via ‘Strategie’ op de homepagina Vervolgens navigeer je naar het tabblad ‘Indicatoren’: Daar kies je rechts voor ‘Indicator aanmaken’:  De indicator wordt automatisch gelinkt aan het strategisch item waarbinnen het werd gecreëerd Het is uiteraard mogelijk om aan een strategische item meerdere indicatoren te koppelen. Ter info

Hoe indicatoren aanmaken? Geef een veelzeggende titel aan de indicator. Koppel de indicator aan: POD HSD SD Project Activiteit OD Actie Wat is de indicator en waarom wordt deze opgesteld Er kunnen rollen (cf. infra) toegewezen worden aan personen Eigenaar Verantwoordelijke Redacteur Contactpersoon Toelichting van streef-en risicowaarden, rekenwijze, periodiciteit, bron… Ter info

Indicatoren - Rollen (Mede-)Eigenaar indicator wordt aangemaakt, beheerd en geëvalueerd door de ‘eigenaar’. Dit is een rol voor een diensthoofd, departementshoofd, strategie of de staf. Een stafmedewerker kan hier fungeren als ‘mede-eigenaar’. Verantwoordelijke De indicator wordt gescoord door een ‘verantwoordelijke’, die hiertoe is aangeduid door de ‘eigenaar’.

Hoe indicatoren aanmaken? Navigeer naar het tabblad ‘Eigenschappen’ Welke KPI’s zijn vertrouwelijk en mogen niet op officiële rapporten komen? Hoe vaak meet je de data? ⱱ Deze info kan enkel worden aangepast door Strategie & Coördinatie Wanneer begin je te meten? Wanneer wil je als eigenaar herinnerd worden om over de inhoud van de indicator en meerwaarde ervan na te denken? Op welke manier worden de scores weergegeven? Hoe moet de evolutie berekend worden? Wat is het nulpunt (As Is)? Niet verplicht en staat standaard op 0. Vanaf wanneer kunnen we spreken van een evolutie? Dit veld is niet verplicht en staat standaard op 0. Dit betekent dat ieder verschil belangrijk is

Tips & tricks Minder is meer Hou het eenvoudig Wees consequent Beperk het aantal indicatoren per doelstelling. Kies waar mogelijk een indicator die eenvoudig kan gemeten worden, Zoek naar hooguit een paar goede indicatoren. De kwaliteit primeert boven de kwantiteit. Of gebruik indicatoren die reeds beschikbaar zijn (vb. stadsmonitor, leefbaarheidsonderzoek,…) Vermijd ook dat indicatoren die niet meer nuttig actief blijven. Een indicator geeft een indicatie. ‘Meetbaar’ kan dus ook een kwalitatieve beoordeling zijn. Wees consequent Een cijfer zegt niet alles Zorg ervoor dat de indicator steeds op dezelfde manier wordt gemeten. Maak gebruik van de toelichtingsvelden om de meetresultaten te duiden. Maak gebruik van het omschrijvingsveld bij de indicator om deze meetmethode zo precies mogelijk te beschrijven, zodat een correcte interpretatie mogelijk is.

PAUZE

Wat is een mijlpaal? Mijlpalen zijn tijdsperiodes die dienen om de timing van een strategisch item (actie, project) op te volgen. Een mijlpaal : Heeft een begin- en einddatum. Wordt rechtstreeks aangemaakt onder een strategisch item (projecten, acties). Is een stap uit een stappenplan om een strategisch item af te werken. Toegevoegde slide

Hoe mijlpalen aanmaken? Mijlpalen dien je rechtstreeks aan te maken onder een SD, POD, OD, project, activiteit of actie. Zoek hiertoe eerst het strategisch item in kwestie via de link ‘Strategie’ op de homepagina en open het item. Via dit mijlpalenplan kan de timing bekeken worden. Een mijlpaal aanmaken. Via het tabblad ‘Mijlpalen’ kunnen deze toegevoegd, bewerkt, bekeken of verwijderd worden. Een mijlpaal bekijken en/of wijzigen. Een mijlpaal volledig verwijderen.

Hoe mijlpalen aanmaken? Via het tabblad ‘Mijlpalen’ kunnen deze toegevoegd (meerdere), bewerkt, bekeken of verwijderd worden. Dit veld wordt automatisch ingevuld aan de hand van de gekozen SD, POD, OD, project, activiteit of actie De geplande start- en einddatum kunnen hier worden ingegeven. Ook mijlpalen kunnen worden gemerkt als vertrouwelijk waardoor ze niet op officiële rapporten verschijnen. De effectieve start- en einddatum kunnen in principe pas ingevoerd worden wanneer deze voorbij zijn. Deze kunnen echter wel reeds proactief ingevuld worden. Er kunnen rollen gekoppeld worden aan de mijlpaal: Verantwoordelijke Redacteur Eigenaar (= aanspreekpunt) De status kan weer-gegeven worden als: Afgewerkt In uitvoering Nog niet gestart On hold Stopgezet vertraagd In dit veld kan een toelichting gegeven worden over deze mijlpaal.

Homepagina Deze slide naar achter verplaatsen. Waar? Hier krijg je een overzicht van alle reeds ingevoerde strategische items en hun onderlinge samenhang. Je kan er ook zoeken op alle items per entiteit. Hier vind je alle reeds ingegeven strategische items. Je kan er zoeken op trefwoord, entiteit of label. De strategische items kan je voorts sorteren en filteren op type Dit is een snelkoppeling om een nieuw strategisch item (missie, (H)SD, (P)OD, project, activiteit, actie…) aan te maken. Hier krijg je een overzicht van alle indicatoren. Je kan er ook sorteren en filteren. Dit is een snelkoppeling om een nieuwe indicator aan te maken. Hier vind je een overzicht van alle entiteiten die beschikbaar zijn in Gent2020 alsook hun onderlinge samenhang. Deze slide naar achter verplaatsen. Waar?

Homepagina Je kan ook de indicatoren raadplegen waarvoor je zelf verantwoordelijk bent of waarvan je eigenaar bent. Wanneer je dit vakje aanvinkt, krijg je enkel de indicatoren waarvan de invuldatum reeds is verstreken. ⱱ Op de homepagina kan iedere gebruiker op één oogopslag zien aan welke doelstellingen hij meewerkt. Ook kan je al een kleine voorselectie maken op basis van de status van de indicator. Deze kan zijn: Negatief: score onder de risicowaarde Neutraal: score tussen de risico- en streefwaarde Positief: score hoger dan de streefwaarde Onbekend: score nog niet gekend Ook de mijlpalen kan je er lezen. Enkel in te vullen: mijlpalen waarvan de effectieve start- en einddatum nog niet zijn ingevuld ⱱ ⱱ Enkel mijlpalen over tijd: mijlpalen waarvan de effectieve data liggen na de vooropgestelde geplande data Daarnaast kan je ook selecteren op de status van de mijlpalen: Nog niet gestart In uitvoering Afgewerkt Stopgezet On hold

RAPPORTEREN Waarom Labels?

Waarom Labels Door het toevoegen van labels aan strategische items kunnen items die een link hebben (inhoudelijk, geografisch, functioneel,…) gebundeld worden in functie van rapportering. Voorbeelden: Tonen in software (geen slide) Vb: armoedebeleidsplan,ouderenbeleidsplan

Wie maakt de labels aan? de acties zelf worden aangemaakt door de diensten. Wie maakt de labels en wijst ze toe Staf secretaris Staf departementen – domein kerntaken departement KwIC – domein kwaliteitsactieplan Organisatie – domein People plan Armoedebeleidsplan: -> staf vd soc dienst

SUPPORT

Support Gent2020 1ste lijn 2de lijn 3de lijn Opleidingscoördinator BBC Zelfhulp: er zal een handleiding Gent2020 ter beschikking worden gesteld bij ‘Hulp’ in het programma De handleiding staat nu op Website groep gent (STRATEGIE -> Vorming OCMW 2de lijn Uw eigen diensthoofd Stafmedewerkers van ieder departement fungeren als eerste aanspreekpunt voor het departement bij OCMW: Katrien Goossens (P&O), Katia Sette (OZ), Sarah Voets (SD) 3de lijn Inhoudelijke vragen: OCMW: Ellen Wyns of Annelies Decraene Technische vragen: Servicedesk Digipolis - 09/266.09.99 Opleidingscoördinator BBC OCMW: Annelies Decraene

DEEL 2 - PERSONEELSPLANNING Fase 1 - Voorbereiding Fase 2 - Personeelsbehoefteplan Fase 3 - Personeelsplan Fase 4 – Naverwerking Support

Personeels(behoefte)planning Het volledige proces dat bij de budgetopmaak (BO) of de budgetwijziging (BW) wordt doorlopen, bestaat uit 4 fasen: We focussen ons op fase 2 en 3 Voorbereiding Waar wil onze organisatie naartoe? Hoe vertaalt zich dit naar het personeel? 1. Personeels- behoefteplan Met hoeveel denken we te moeten zijn? 2. Personeelsplan Met hoeveel zijn we? Met hoeveel zullen we zijn? 3. Naverwerking Wie brengen we op de hoogte van de wijzigingen? 4.

Personeels(behoefte)planning in deelstappen Per stap zullen we in deze handleiding aangeven hoe dit in Gent2020nl dient gerealiseerd te worden, en wat de specifieke aandachtspunten zijn.

Fase2 - PERSONEELSBEHOEFTEPLAN ? Fase2 - PERSONEELSBEHOEFTEPLAN Stap 2.1 - Wijzigingen aanbrengen in personeelsbehoefteplan Stap 2.2 - Inhoudelijke feedback op aanpassingen personeelsbehoefteplan

Fase 2: Personeelsbehoefteplan Als de strategische lijnen vastliggen, wordt er ingeschat wat de personeelsbehoefte is voor elke activiteit. Wel dienen steeds volgende Algemene afspraken (opvolging door diensthoofd)in acht genomen te worden: Eén persoon kan aan maximaal 2 activiteiten gekoppeld worden Enkel contracten van 1 of 0,8 VTE kunnen worden opgesplitst. Het minimum VTE voor een opgesplitst contract bedraagt dus 0,4 VTE Aan de activiteit ‘interne werking’ hangt minimaal 0,5 VTE van het diensthoofd Wijzigingen in personeelsbehoefte moeten significant zijn. Er wordt niet meer gewijzigd met 0,1 VTE. Minimaal bedragen wijzigingen 0,4 VTE. Voor dit jaar is dat al gebeurd 2 x per jaar moet gebeuren

Fase 2: Personeelsbehoefteplan Stap 2 Fase 2: Personeelsbehoefteplan Stap 2.1 - Wijzigingen aanbrengen in personeelsbehoefteplan Navigeer via de Homepagina naar ‘Planning’ Selecteer de entiteit waarvoor je de behoefte wil zien of aanpassen. Klik hiervoor op ‘…’.  Je kan vervolgens kiezen uit een recent gekozen entiteit of uit een entiteit uit de boomstructuur. Op het overzicht dat wordt weergegeven kan je voor de gekozen entiteit de behoefte (aantal VTE) zien per activiteit / per formatiesoort / per graad / per jaar Hoeveel VTE in de vorige budgetronde was goedgekeurd (V.GGK.) Wat het voorstel is door de diensten (Voorstel dienst) Naarmate de voorstellen besproken worden, worden aan dit overzicht kolommen toegevoegd: Wat het voorstel / de reactie is van het Managementteam (voorstel bestuur) Wat uiteindelijk werd goedgekeurd door het CBS en Gemeenteraad/OCMW raad (GGK.) Opgelet! Als resultaat worden enkel de VTE weergegeven die rechtstreeks aan de entiteit hangen. Klikken op een bovenliggende entiteit geeft dus geen overzicht van alle diensten die hieronder vallen!

Stap 2.1 - Wijzigingen aanbrengen in personeelsbehoefteplan Nieuwe personeelsbehoefte (1v2) Navigeer via de Homepagina naar ‘Planning’ Selecteer de entiteit waarvoor je de behoefte wil ingeven. Klik in de balk op ‘Toevoegen’ om een nieuwe personeelsbehoefte toe te voegen. Opgelet! Zorg ervoor dat je bij deze stap op het tabblad ‘Behoefte’ staat, en dus niet op het onderdeel ‘Personeelsplan’!

Stap 2.1 - Wijzigingen aanbrengen in personeelsbehoefteplan Nieuwe personeelsbehoefte (2v2) 1. Kies de activiteit waarvoor je een personeelsbehoefte wil ingeven. 2. Gent2020 vraagt je of je de keuzelijst wil beperken tot dezelfde dienst. Klik ‘Ja’. Dit is handig om niet de volledige lijst van activiteiten waar je rechten op hebt te zien. 3. Kies de ‘Graad ’ (overzicht cf. bijlage 3) en ‘Formatiesoort ’ (overzicht cf. bijlage 4) waarvoor je een personeelsbehoefte wil ingeven. 6. Vul in de kolom ‘voorstel dienst’ de nieuwe personeelsbehoefte in. 4. Indien deze personeelsbehoefte wordt gesubsidieerd, vul dan ook in door welke subsidie dit zal zijn. 5. Vul de ‘Motivatie’ in. Zie bijlage 6 voor afspraken voor het opstellen van een goede motivatie. Pas na het invullen van dit veld, is het mogelijk om de VTE in te vullen. (1 VTE = 200 werkdagen/jaar) Opgelet! Klik op ‘Opslaan’ of ‘Opslaan en sluiten’ om de wijzigingen te bewaren Opmerking: het veld ‘Evaluatie’ dient niet door de HR budget-houders te worden ingevuld. Het betreft hier een inhoudelijke evaluatie door dienst organisatie, het managementteam of het CBS.

Stap 2.1 - Wijzigingen aanbrengen in personeelsbehoefteplan Wijzigen personeelsbehoefte 2. Klik ‘Bewerken’ onder het onder-deel ‘Behoefte’ 1. Selecteer de lijn in het overzicht die je wilt wijzigen. Opmerking: Bij een wijzigende personeelsbehoefte op 1 van deze activiteiten, kan de verantwoordelijke de VTE aanpassen in de kolom ‘Voorstel dienst’. De kolommen ‘Voorstel bestuur’ en ‘Goedgekeurd’ worden pas zichtbaar als de periode om voorstellen te geven is afgelopen en de volgende fase wordt opengezet. 3. In dit tabblad kan je de eigenschappen van de personeelsbehoefte aanpassen op dezelfde manier als het ingeven van een nieuwe behoefte (zie hierboven). De aanpassingen die gebeuren worden automatisch gekopieerd naar de volgende jaren. 4. Het is mogelijk de VTE ook anders te groeperen (bv. per graad). Dit doe je door de kolomtitel naar voor te verplaatsen. Opgelet! Bij wijzigingen is het eveneens verplicht om een motivatie in te geven. Klik tot slot op ‘Opslaan’ om de wijzigingen te bewaren.

Stap 2.1 - Wijzigingen aanbrengen in personeelsbehoefteplan Verwijderen personeelsbehoefte (1v2) Als een personeelsbehoefte wegvalt, omdat ze verschuift naar een andere activiteit of door het stopzetten van de activiteit, ga dan als volgt te werk: 2. Klik ‘Verwijderen’ onder het onderdeel ‘Behoefte’ 3. Klik vervolgens ‘Ja’ om te verwijderen. 1. Selecteer de activiteit / graad / formatie in het overzicht die je wilt verwijderen.

In dit geval heb je twee opties: Stap 2.1 - Wijzigingen aanbrengen in personeelsbehoefteplan Verwijderen personeelsbehoefte (2v2) Je kan enkel een graad verwijderen als er geen mensen op het personeelsplan aan gekoppeld zijn! Indien dit wel het geval is, verschijnt de volgende foutboodschap: In dit geval heb je twee opties: Als de medewerker effectief gekoppeld zal blijven aan de activiteit: Zet de kolom ‘Voorstel dienst’ op 0 VTE. Zo wordt aangegeven dat er op deze activiteit geen personeelsbehoefte meer is. Als de medewerker die erop werkt ook moet verschuiven: Pas dan eerst het personeelsplan aan door het verhangen van de medewerker (zie verder), en verwijder daarna de activiteit.

Stap 2.1 - Wijzigingen aanbrengen in personeelsbehoefteplan Rapport personeelsbehoefteplan 1. Navigeer naar het tabblad ‘Rapporten’ 2. Klik op ‘Exporteren’ 5. Je kan dit rapport vervolgens openen in Gent2020 of exporteren naar Excel 3. Selecteer het gewenste rapport 4. Kies een entiteit. Het is ook mogelijk om het personeels-behoefteplan op te vragen voor een volledig departement. 5. Sorteren (▼) om alfabetisch te rangschikken of filteren (Y) om bv. enkel 1 jaar te zien, kan in de titelbalk van elke kolom. Dit is vergelijkbaar met de functionaliteiten in Excel. 6. Groeperen kan door een kolomtitel te verslepen naar de balk boven de kolomtitels.

Fase 2: Personeelsbehoefteplan Stap 2 Fase 2: Personeelsbehoefteplan Stap 2.2 - Inhoudelijke feedback op aanpassingen personeelsbehoefteplan Na de periode die afgesproken is voor aanpassingen in het personeelsbehoefteplan, zal de dienst Organisatie het systeem Gent2020 toe zetten, zodat hier geen wijzigingen meer in kunnen gebeuren.

FASE 3 - PERSONEELSPLAN Stap 3.1 - Inladen bezetting Stap 3.2 - Aanpassen personeelsplan Stap 3.3 - Koppeling personeelsplan - personeelsbehoefteplan Stap 3.4 - Inhoudelijke controle van de wijzigingen

Fase 3: Personeelsplan Na het opmaken van de personeelsbehoefte (Hoeveel medewerkers van welk profiel hebben we nodig om onze activiteiten uit te voeren?), dient de vraag te worden beantwoord: Hoeveel medewerkers we effectief hebben voor het uitvoeren van onze activiteiten, nu, maar ook het komende jaar? Dit gebeurt in het ‘Personeelsplan’. Navigeer via de Homepagina naar ‘Planning’ Het tabblad ‘Plan’ is te vinden naast het tabblad ‘Behoefte’. Op het overzicht dat wordt weergegeven kan je voor de gekozen entiteit de effectieve gecorrigeerde bezetting (aantal VTE) zien per activiteit / per persoon / per graad / per jaar Hoeveel VTE in de vorige budgetronde was goedgekeurd (V.GGK.) Wat het voorstel is door de diensten (Voorstel dienst)

Fase 3: Personeelsplan Stap 3.1 - Inladen bezetting Door de dienst Personeelsbeheer wordt de laatste versie van de bezetting ingeladen. Welke gegevens worden meegenomen, zie bijlage 5. Dit gebeurt via een tabblad waar enkel zij toegang toe hebben: Admin. Bij deze stap worden de personeelsgegevens die in Cevips zitten overgeladen naar Gent2020NL. Elke persoon wordt aan één of twee activiteiten gekoppeld volgens de activiteitencode die in Cevips staat. Op basis van deze gegevens wordt in Gent2020NL door de diensten gecontroleerd of het personeelsplan nog accuraat is, en of wijzigingen moeten worden aangebracht.

Fase 3: Personeelsplan Stap 3.2 - Aanpassen personeelsplan De opgeladen bezetting kan als volgt geraadpleegd worden: Selecteer de entiteit (departement of dienst) waarvoor je de bezetting wenst te consulteren. Het personeelsplan voor deze dienst is zichtbaar onder tabblad ‘Plan’. Het is mogelijk om de tabel anders samen te stellen door verslepen van titels, filteren, sorteren,… (zie uitleg bij rapport personeelsbehoefteplanning). Opgelet ! De ingeladen bezetting vanuit Cevips wordt automatisch doorgetrokken over de volgende jaren. Als je echter merkt dat een persoon verkeerd gekoppeld werd aan een activiteit, of een VTE-aantal niet klopt (voor de komende jaren) is het de bedoeling dat je dit corrigeert in Gent2020.

Stap 3.2 - Aanpassen personeelsplan Een persoon bewerken - mag enkel gebeuren na goedkeuring !!! Dubbelklik op een persoon, of selecteer de persoon en klik bovenaan ‘Bewerken’. In dit overzicht kan je verschillende zaken aanpassen: Subsidie wijzigen VTE wijzigen 1. kies een andere subsidiestroom uit de keuzelijst 2. In de kolom ‘Voorstel’ kan je het aantal VTE aanpassen. Bv. als je weet dat iemand binnen een aantal jaar op pensioen gaat, zet dan deze persoon op 0 ! 3. Het is niet mogelijk om de zaken in de linker kolom te wijzigen, zoals ‘Persoons-’ of ‘Overeenkomst-sleutel’, ‘Functie’, ‘Statuut’,… 4. Het veld ‘Opmerking’ kan je wel invullen en dit is aangeraden bij elke wijziging die je doorvoert!

Wanneer een personeelslid of PA vasthangt aan de verkeerde activiteit: Stap 3.2 - Aanpassen personeelsplan Een persoon of PA verplaatsen naar een andere activiteit (1v2) Wanneer een personeelslid of PA vasthangt aan de verkeerde activiteit: Er zijn 3 verschillende mogelijkheden: Verplaatsen: het personeelslid kan volledig verplaatst worden naar een nieuwe activiteit Dupliceren: Er kan een duplicaat gemaakt worden van de overeenkomst (Opgelet! alle VTE’s worden dan op 0 gezet) Uitsplitsen: De overeenkomst kan uitgesplitst worden naar een andere activiteit met halvering van de VTE’s 2. Klik ‘Verplaatsen of koppelen’ 1. Selecteer dan de persoon die je wil verplaatsen

Stap 3.2 - Aanpassen personeelsplan Een persoon of PA verplaatsen naar een andere activiteit (2v2) Een persoon heeft een vaste graad, die mee overkomt uit Cevips. Deze kan je niet wijzigen. 1. 2. 3. 4. Wanneer een persoon (bv. met graad ‘adjunct van de directie’), gekoppeld is in Cevips aan een activiteit waarvoor er in het personeelsbehoefteplan geen graad ‘adjunct van de directie’ werd voorzien, dan verschijnt bij ‘gekoppelde graad een ‘-‘ Het is cruciaal dat elke persoon in het Personeelsplan, gekoppeld is aan een bestaande plaats in het Personeelsbehoefteplan. Enkel op deze manier kunnen we zien wat het verschil is tussen behoefte en effectieve bezetting.  Dan moet je deze persoon ofwel: 5. of 6. (zie hieronder) 5. Verhangen van graad. Hij /zij ‘blokkeert’ dan een andere graad binnen dezelfde activiteit 6. Koppelen aan een graad van een andere activiteit. Dit kan gaan over dezelfde graad ofwel (zoals in geval 1) ook over een andere graad die dan geblokkeerd wordt. Via het vinkje ‘Blijf binnen de huidige entiteit als strategisch item’ zorg je ervoor dat je enkel de activiteiten te zien krijgt van de dienst waarbinnen de persoon momenteel gekoppeld is.

Stap 3.2 - Aanpassen personeelsplan Iemand die is uitgesplitst terug op 1 activiteit zetten 2. Klik ‘Verwijderen’ 1. Selecteer de lijn die weg moet

Stap 3.2 - Aanpassen personeelsplan Toevoegen van contingenten, dummy’s, PA’s,… Het is mogelijk extra records in te voeren in het Personeelsplan. Dat doe je als volgt: Vul vervolgens de gevraagde gegevens in: Klik in de balk op ‘Toevoegen’ bij het onderdeel Personeelsplan. Opgelet! Zorg ervoor dat je bij deze stap op het tabblad ‘Personeelsplan’ staat, en dus niet op het onderdeel ‘Behoefte’ 2. Klik ‘Verwijderen’ Door het vakje ‘auto’ aangevinkt te laten, wordt een automatische persoonssleutel en overeenkomstsleutel gegenereerd Vink ‘DPA’ aan als het gaat over een nieuwe reeds goedgekeurde PA Vink ‘contingent’ aan als je meer dan 1 VTE wil kunnen invullen Bv. voor jobstudenten, tewerkstellingsmaatregelen,… Naam/voornaam: bv. ‘jobstudenten’, de naam van een nieuwe persoon, de code van een PA,… Moet deze slide erin blijven? De velden met het rode kruisje moeten zeker zijn aangevuld: Organisatie: kies altijd voor Stad Gent of OCMW Gent! Dus niet voor ‘groep gent’ Strategisch item: koppeling met activiteit Graad Vul ook een opmerking in om deze nieuwe ingave te duiden! Vul het aantal VTE aan in de kolom ‘voorstel’

Stap 3.2 - Aanpassen personeelsplan Rapport personeelsplan Zie ‘rapport personeelsbehoefteplan’ voor de werkwijze rond filteren, sorteren, groeperen,… 1. Navigeer naar het tabblad ‘Rapporten’ 5. Je kan dit rapport vervolgens openen in Gent2020 of exporteren naar Excel 2. Klik op ‘Exporteren’ 4. Kies een entiteit. 3. Kies voor ‘Personeelsplan’

Stap 3.3 - Koppeling personeelsplan - personeelsbehoefteplan Overzicht personeelsbehoefteplan en personeelsplan per activiteit (1v2) Het is mogelijk om per activiteit van een dienst te kijken welke personeelsbehoefte er is ingegeven en welk personeelsplan eraan hangt. 1. Navigeer naar ‘Strategie hiërarchisch’ 2. Kies een entiteit. 3. Kies voor een activiteit en dubbelklik. Automatisch beland je dan in het veld met de ‘details’ van de activiteit. Bij de tabbladen zie je ook een tabblad ‘Personeelsbehoefteplan’ en ‘Personeelsplan’ 4. In tabblad ‘Personeelsbehoefteplan’ zie je het personeelsbehoefteplan voor de komende jaren voor deze activiteit (per formatiesoort en graad). Via de icoontjes +, / en - is het mogelijk om respectievelijk een personeelsbehoefte voor deze activiteit toe te voegen, te bewerken of te verwijderen (zie boven).

Stap 3.3 - Koppeling personeelsplan - personeelsbehoefteplan Overzicht personeelsbehoefteplan en personeelsplan per activiteit (2v2) 5. In tabblad ‘Personeelsplan’ zie je welke personen aan deze activiteit en graad zijn gekoppeld. De personen met graad ‘Niet gekoppeld’ zijn degene wiens graad niet overeenkomt met een graad die in het personeels-behoefteplan werd voorzien. Deze moeten nog worden verhangen. 6. Het is ook mogelijk (bepaalde!) gegevens van een persoon te bewerken of een nieuwe medewerker, PA, contingent in te voeren. Dit kan met de icoontjes , / en +. Zie boven voor meer uitleg over het wijzigen van het Personeelsplan.

Stap 3.3 - Koppeling personeelsplan - personeelsbehoefteplan Vergelijking personeelsbehoefteplan en personeelsplan (1v2) 1. Via het derde tabblad ‘Invulling’ kan je zien hoe het personeels-behoefteplan ingevuld wordt met het personeelsplan. 2. In het bovenste deel zie je de ingeschatte VTE’s per activiteit, formatiesoort en graad in het behoefteplan onder de kolom ‘Behoefte’. De kolom ‘Invulling’ geeft weer hoeveel VTE aan deze plaats effectief in het personeelsplan gekoppeld is. 3. In het onderste deel zie je de records in het personeelsplan die nog niet gekoppeld werden aan een bestaande plaats in het personeels-behoefteplan. Voor deze records is het nog nodig ze te koppelen. Op de volgende slide kom je te weten, hoe je dit op een vlotte manier kan doen.

Stap 3.3 - Koppeling personeelsplan - personeelsbehoefteplan Vergelijking personeelsbehoefteplan en personeelsplan (2v2) 1. Deze records koppelen kan eenvoudig door de VTE van een niet gekoppelde persoon in het onderste veld te verslepen naar een lijn in het bovenste veld. 2. Klik ‘Ja’ bij de vraag of u deze persoon wil koppelen aan de personeelsbehoefte. U zal zien dat de persoon verdwenen is in het onderste veld en dat de VTE bij ‘Invulling’ in het bovenste veld vermeerderd is met het aantal VTE van de medewerker die net werd gekoppeld. Aandachtspunt ! Na elke budgetronde moet het onderste deel leeg zijn, m.a.w. iedereen in het personeelsplan moet gekoppeld zijn aan een bestaande plaats in het personeelsbehoefteplan! Enkel op die manier kunnen we zien waar er over- of ondertal is in vergelijking met de noden.

Fase 3: Personeelsplan Stap 3 Fase 3: Personeelsplan Stap 3.4 - Inhoudelijke controle van de wijzigingen Na het afsluiten van het goed zetten van het personeelsplan en de koppeling aan het personeelsbehoefteplan, zal de dienst Organisatie nagaan welke wijzigingen zijn gebeurd, en of die conform zijn aan de afspraken die op voorhand werden gemaakt in de onderrichtingen.

SUPPORT

Support Gent2020 1ste lijn 2de lijn 3de lijn Opleidingscoördinator BBC Zelfhulp: er zal een handleiding Gent2020 ter beschikking worden gesteld bij ‘Hulp’ in het programma De handleiding staat nu op Website groep gent (STRATEGIE -> Vorming OCMW) 2de lijn Uw eigen diensthoofd Siegfried Debruyne, Gert Dierickx en Lisbeth Geerts 3de lijn Technische vragen: Servicedesk Digipolis: 09/266.09.99 Opleidingscoördinator BBC Annelies Decraene Wat moet hier in komen?

BIJLAGEN Bijlage 1: Afspraken aanpassen personeelsbehoefteplan Bijlage 3: Overzicht graden Bijlage 4: Overzicht formatiesoorten Bijlage 5: Ingelezen bezetting Bijlage 6: Afspraken voor het opstellen van een goede externe motivatie

Bijlage 1: Afspraken aanpassen personeelsbehoefteplan Een aantal praktische afspraken die gelden voor elke budgetronde: Een persoon kan aan maximaal 2 activiteiten gekoppeld worden Enkel contracten van 1 of 0,8 VTE kunnen worden opgesplitst. Het minimum VTE voor een opgesplitst contract bedraagt dus 0,4 VTE Aan de activiteit ‘interne werking’ hangt minimaal 0,5 VTE van de directeur Aan de activiteit ‘leidinggeven’ mogen geen VTE worden gehangen Wijzigingen in personeelsbehoefte moeten significant zijn. Er wordt niet meer gewijzigd met 0,1 VTE. Minimaal bedragen wijzigingen 0,4 VTE. …

Bijlage 3: Overzicht graden Naam Functionele loopbaan Niveau Organisatie mandataris Decretale graden A - secretaris Stad Gent adjunct stadssecretaris financieel beheerder OCMW Secretaris OCMW Gent fractiesecretaris A1a-A2a-A3a fractiemedewerker C1-C2-C3 C kabinetschef A5a-A5b kabinetschef algemeen beleid kabinetsattaché kabinetssecretaris kabinetsmedewerker adjunct van de directie technisch specialist A6a-A7a-A7b coördinator-expert A4a-A4b diensthoofd directeur departementshoofd A10a-A10b specifiek directeur A9a-A9b naschoolse activiteiten B1 B levend model onthaal toerisme B2 natuureducatieve begeleiding B3 consulent B1-B2-B3 maatschappelijk werker consulent zorg BV1-BV2-BV3 coördinator animatie en reactivatie BV4 hoofdverpleegkundige BV5 zorgcoördinator BV6 hoofdconsulent B4-B5 lesgever/monitor C1 deskundig zorgmedewerker C1-C2 deskundig medewerker gebrevetteerd zorgmedewerker C3-C4 hoofddeskundig medewerker C4-C5 jobstudent D D1 D Naam Functionele loopbaan Niveau Organisatie hulpkrachten D1 D Stad Gent dierenverzorger D3 assistent D1-D2-D3 - vakassistent D4 ploegleider D4-D5 jobstudent E E1 E jeugdmonitor onderhoudsmedewerker E1-E2-E3 art.60 personeelsleden gewaarborgd minimumloon Art.60 OCMW Gent luitenant-kolonel PB41 A majoor PB 40 kapitein-commandant PB22/A212bis officier geneesheer A6a/A7a/A7b kapitein PB20/A211 luitenant/onderluitenant A6/A111-A7/A113bis officier in dagdienst A7/A113bis Kies onderluitenant * A6/A111 opperadjudant/adjudant PB5/PB6 C sportadjudant opleidingsadjudant adjudant PB5 sergeant-majoor/1e sergeant/sergeant PB3/PB4/PB5 sergeant-majoor-ambulancier/1e sergeant-ambulancier/sergeant-ambulancier sergeant PB3 sergeant-amb. korporaal PB1/PB2/PB2bis/PB3 1e autobestuurder-metaalbewerker brandweerman-autobestuurder brandweerman brandweerman-ambulancier-autobestuurder niet gesubsidieerd personeel met Onderwijsstatuut B1-B2-B3 B busbegeleider

Bijlage 4: Overzicht formatiesoorten Code Omschrijving REGUL Statutair BCON Bestendige contractueel PROJECT Projectformatie FORMTEWD Tewerkstellingsmaatregelen BUITEN Buiten formatie DSR GPOS Niet-gesubidieerd personeel met onderwijsstatuut EXTWERK Externe tewerkstelling

Bijlage 5: Ingelezen bezetting Wat wordt WEL mee ingeladen: Huidige medewerkers zoals in Cevips beschikbaar Niet gesubsidieerd onderwijspersoneel Reeds goedgekeurde personeelsaanvragen … Wat wordt NIET mee ingeladen en moet worden aangevuld: Jobstudenten, seizoensarbeiders,… alles onder Art7 van de rechtspositieregeling Contingent aan tewerkstellingsmaatregelen Contingent brug en syntra jongeren

Bijlage 6: Afspraken voor het opstellen van een goede externe motivatie De motivering moet een algemene formulering van de externe motivatie bevatten en beantwoorden aan onderstaande criteria: Geen namen van mensen Objectieve observaties bijvoorbeeld: wijzigingen of veranderingen doelstellingen/activiteiten van de dienst verklaring beleidskeuzes van het bestuur interne verschuivingen tussen activiteiten uitbouw/afbouw van kerntaken verklaring werklastmetingen verandering in het kader van reorganisatieprojecten maatschappelijke evoluties/trends die zorgen voor wijzigingen in personeelsbehoefte Deze motivatie is cruciaal om de voorgestelde wijzigingen te kunnen aanvaarden. Besteed hieraan dus voldoende aandacht.