HANDLEIDING DEEL 1 - STRATEGIE Versie 04/06/2014 Gent2020 HANDLEIDING DEEL 1 - STRATEGIE

Inhoud Intro Het begrippenkader Naar Gent 2020! Aanmaken van de strategische cascade Opvolgen van de werking van de organisatie Webversie Gent2020 Support

iNTRO

WAT is gent2020? Softwarepakket op maat van Gent om de volledige strategie te plannen en op te volgen: Aan welke doelstellingen werken we? Hoe willen we deze realiseren? Wat zijn de resultaten? Welke personeelsleden werken hieraan mee? Welke subsidieprogramma’s lopen er? … Belangrijk om te herhalen: het is een strategisch instrument, geen operationele tool voor opvolgig

WAAROM werken we met Gent2020? Om te beantwoorden aan de BBC regelgeving. Om de werking van de organisatie gecoördineerd op te volgen door middel van de status van doelstellingen, activiteiten, projecten, acties, indicatoren en mijlpalen. Info uit Gent2020 wordt gebruikt om rapporten te maken om de werking bij te sturen waar nodig. De deelnemers ontvangen bij de aanvang van de opleiding een printje van het begrippenkader om te kunnen meevolgen. Hier wordt even naar verwezen.

WAAR vind je Gent 2020? En WIE kan eraan? Toepassing Gent 2020 Webversie Gent 2020 Wie? Elke medewerker van de stad kan Gent2020 bekijken Aanpassingen kunnen enkel gebeuren door bepaalde rollen: Coördinator kwaliteit  Strategie Coördinator P&O  Personeel Coördinator financiën subsidies  Subsidies …. De deelnemers ontvangen bij de aanvang van de opleiding een printje van het begrippenkader om te kunnen meevolgen. Hier wordt even naar verwezen.

Wat is de RELATIE tot andere systemen? 1. 2. 3. Beleids- & beheercyclus Gent2020 SAP Cevips Ondersteunende systemen BI Business Intelligence Geïntegreerde rapporteringstool OUTPUT De Beleids- en Beheerscyclus wordt ondersteund door 3 bronsystemen: Gent 2020 voor alles wat met de strategische cascade (van missie tot actie) SAP: voor alle financiële middelen eHRM: voor alle menselijke middelen, de human resources (inzet, competenties, talenten,…), en voor vorming en evaluatie (waaronder ook de persoonlijke doelstellingen): voorlopig nog cevips? Al deze informatie wordt gebundeld in één geïntegreerde rapporteringstool, de zogenaamde BI (Business Intelligence). Deze tool stelt ons in staat om rapporten te maken voor onze verschillende belanghebbenden. De klemtoon ligt hier dus op een transparante, coherente en betrouwbare beleids- en managementrapportering. Deze beleids- en beheersrapporten zullen zo zorgen voor meer effectiviteit (de juiste dingen doen) en efficiëntie (de dingen juist doen) binnen onze organisatie en zo spaarzamer met onze centen om te springen.

Uit welke DELEN bestaat Gent2020? Deel 1 - Strategie Deel 2 - Personeelsplanning Deel 3 - Subsidies Deze handleiding handelt enkel over deel 1 – Strategie !

HET Begrippenkader

Organisatiestructuur Missie Strategie BBC Hoofd Strategische Doelstelling Beleidsdomein Organisatiestructuur Beleidsdoelstelling Strategische Doelstelling Groep Gent Beleidsveld stad Gent * OCMWGent AGSOB AGB Kunst & Design AGB Erfgoed Digipolis Politie Budget- Enveloppe Actieplan Departement Departement Operationele Doelstelling Project Operationele Doelstelling Dienst Directie Dienst Actie Personeel Activiteit Project Budget Cijfermatig (kwantitatief) Evaluatief (kwalitatief) Mijlpalen Indicatoren Actie Budgettaire entiteiten * Enkel stad Gent Label Diensten stad IVA mobiliteits bedrijf IVA historische huizen IVA onderwijs

NAAR GENT2020!

Naar Gent2020! Start  Alle programma’s  Digipolis  Gent2020 Waar? Start  Alle programma’s  Digipolis  Gent2020 Hoe? Dubbelklik om te openen Automatisch ingelogd

Homepagina Het startscherm van Gent2020 bestaat uit 3 grote delen: Strategie: in dit deel wordt de strategische cascade ((H)SD’s, (P)OD’s, activiteiten en projecten) ingevoerd, het organogram beheerd en de indicatoren en mijlpalen aangemaakt en opgevolgd. Personeelsplanning: hieronder vallen: Het personeelsbehoefteplan: personeelsbehoefte per activiteit/per graad/voor de komende 6 jaar Het personeelsplan: effectieve personeelsbezetting per activiteit/op naam/voor de komende 6 jaar Het verschil tussen personeelsbehoefteplan en -plan per activiteit Subsidies: hier wordt het overzicht van de subsidies bijgehouden. 1. 2. 3. Definities????

Homepagina Onder de tab ‘Opties’ kan je Gent2020 naar jouw hand zetten: Zo kan je bv. zelf de gewenste layout voor Gent2020 kiezen Selecteren welke budgetronde je wenst te bekijken Je eigen gebruikersrechten bekijken Je eigen instellingen aanpassen: bepalen welke schepen en entiteit standaard moet worden gekozen als je zelf aanpassingen doet of nieuwe zaken ingeeft Quick access layout opslaan of terug naar de standaard verzetten Wordt live in het programma gedaan.

Homepagina Wordt live in het programma gedaan. Hier krijg je een overzicht van alle reeds ingevoerde strategische items en hun onderlinge samenhang. Je kan er ook zoeken op alle items per entiteit. Hier vind je alle reeds ingegeven strategische items. Je kan er zoeken op trefwoord, entiteit of label. De strategische items kan je voorts sorteren en filteren op type Dit is een snelkoppeling om een nieuw strategisch item (missie, (H)SD, (P)OD, project, activiteit, actie…) aan te maken. Hier krijg je een overzicht van alle indicatoren. Je kan er ook sorteren en filteren. Dit is een snelkoppeling om een nieuwe indicator aan te maken. Hier vind je een overzicht van alle entiteiten die beschikbaar zijn in Gent2020 alsook hun onderlinge samenhang. Wordt live in het programma gedaan.

Homepagina Wordt live in het programma gedaan. Je kan ook de indicatoren raadplegen waarvoor je zelf verantwoordelijk bent of waarvan je eigenaar bent. Wanneer je dit vakje aanvinkt, krijg je enkel de indicatoren waarvan de invuldatum reeds is verstreken. Op de homepagina kan iedere gebruiker op één oogopslag zien aan welke doelstellingen hij meewerkt. Ook kan je al een kleine voorselectie maken op basis van de status van de indicator. Deze kan zijn: Negatief: score onder de risicowaarde Neutraal: score tussen de risico- en streefwaarde Positief: score hoger dan de streefwaarde Onbekend: score nog niet gekend Ook de mijlpalen kan je er lezen. Enkel in te vullen: mijlpalen waarvan de effectieve start- en einddatum nog niet zijn ingevuld Wordt live in het programma gedaan. Bovenstaan klopt niet: mijn strategie is nu geconfigureerd via contactpersonen Enkel mijlpalen over tijd: mijlpalen waarvan de effectieve data liggen na de voorop-gestelde geplande data Daarnaast kan je ook selecteren op de status van de mijlpalen: Nog niet gestart In uitvoering Afgewerkt Stopgezet On hold

DEEL 1 - STRATEGIE Aanmaken van de strategische cascade Opvolgen van het beleid Rapporteren

AANMAKEN VAN DE STRATEGISCHE CASCADE Hoe operationele doelstellingen aanmaken? Hoe activiteiten aanmaken? Hoe projecten aanmaken? Hoe acties aanmaken?

Opgelet! Aanpassingen aan de strategische cascade in Gent 2020 lopen altijd samen met de budgetrondes! Check dus steeds de richtlijnen van de budgetronde!

Strategische cascade De stadsbrede elementen van de strategische cascade, zoals: Missie Hoofdstrategische doelstellingen Strategische doelstellingen Projectoperationele doelstellingen Input in Gent2020 door Strategie & Coördinatie De overige elementen van de strategische cascade, zoals: Operationele doelstellingen Activiteiten / projecten Acties Input in Gent2020 door de kwaliteitscoördinatoren

Hoe operationele doelstellingen aanmaken? Top-down Navigeer op de homepagina naar het tabblad ‘Strategie’ Selecteer de bovenliggende ‘Strategische doelstelling’

Hoe operationele doelstellingen aanmaken? Top-down Navigeer naar het tabblad ‘OD’s en POD’s’ Koppelen moet je niet meer doen als je de OD meteen onder de juiste SD aanmaakt. Selecteer het pictogram ‘Aanmaken en koppelen’ Kies als type ‘Operationele doelstelling’ De operationele doelstelling zal automatisch de juiste plek (link) krijgen binnen de strategische hiërarchie, i.e. onder de SD van waaruit ze werd aangemaakt.

Hoe operationele doelstellingen aanmaken? Top-down Deze code zal achteraf automatisch door het systeem worden ingevuld. In de titel noteer je de doelstelling kort (in 1 zin) waarbij je start met een werkwoord dat de richting aangeeft van de doelstelling, gekoppeld met een aantal kernwoorden uit de volledige doelstelling. Voorbeeld, zie verder) Hier komt een korte omschrijving van de OD. Hier voeg je een Departement of Organisatie toe die verantwoordelijk zal zijn voor het realiseren van de operationele doelstelling. Een koppeling van een OD met een tweede entiteit (naast de primaire) is wel mogelijk maar dan zonder een financiële link. Op basis van de titel SAP Kort (amper 20 tekens !) moet je in SAP kunnen uitmaken waarover het gaat. Kernwoorden en afkortingen zijn hier dus de boodschap !

Hoe een entiteit toevoegen? Open binnen het strategisch item in kwestie het tabblad ‘Entiteiten’ Klik rechtsboven op om een entiteit toe te voegen Een reeds ingevoerde entiteit verwijderen kan door te selecteren Per strategisch item kan slechts één entiteit primair zijn Wel is het mogelijk om ook een tweede ‘niet-primaire’ entiteit toe te voegen Het ‘primair’ maken kan via , het ‘niet-primair’ maken kan via

Hoe een contactpersoon toevoegen? Navigeer naar het tabblad ‘Rollen’ De persoon die het item heeft aangemaakt in Gent2020 wordt automatisch ingevuld als de contactpersoon voor het item in kwestie. Indien dit niet correct is, kan je uiterst rechts op het scherm een contactpersoon Toevoegen, Wijzigen, of Verwijderen

Primaire vs. secundaire link Primaire link Secundaire link Met een primaire link duiden we de 1 op 1 relatie aan tussen twee items in de strategische cascade. Met een secundaire link duiden we erop dat er naast de primaire link mogelijk nog andere linken zijn. Eigenschappen Eerste finaliteit met een duidelijke toegevoegde waarde: link die je toelaat om ‘effectief’ te sturen om het bovenliggende strategisch item te realiseren Secundaire finaliteit: dit betekent dus dat dit strategisch item primair meewerkt aan de realisatie van een ander item dan datgene waarmee het slechts een secundaire link heeft Financiële link Geen financiële link Verschijnt in de rapportering Kan ook in rapportering getoond worden Link met budgethouderschap Link zonder budgethouderschap Binnen 1 entiteit Kan entiteits-/departements-/dienstoverschrijdend 1 op 1 relatie 1 op veel relatie SD Klimaatneutraal OD - versterken klimaatverbond OD - meer groene stroom SD Mobiliteit OD - meer zacht vervoer OD - uitgebouwd openbaar vervoer OD Gentenaars sporten meer AC - organiseren sportaanbod AC - ondersteunen sportclubs OD Gentenaars worden gezonder AC – organiseren sensibiliserings-campagne AC - regisseren toegankelijk gezondheidszorg Voorbeelden Secundaire link Primaire link Secundaire link Primaire link

Primaire vs. secundaire link: een voorbeeld

Hoe operationele doelstellingen formuleren? Een doelstelling moet volgende aspecten bevatten: Beoogde verandering: van een actuele naar een gewenste toekomstige situatie Verifieerbaar resultaat: niet de activiteit zelf (wat?) maar wel het waarom Reële uitdaging: de doelstelling moet getuigen van enige ambitie Een engagement: een evalueerbare resultaatsverbintenis Een handige formule… Voorbeeld Werkwoord dat de richting verandering aangeeft (+/-/=) Het verminderen van + De situatie die moet veranderen (i.e. het probleem) + Het woon-werkverkeer met de auto + De betrokken doelgroep/gebied/sector + Door werknemers die in Gent woon- & werken (+ De mate van verandering) (+ Met 10%) (+ Het tijdsbestek) (+ Tegen 2016) Hoe begin ik eraan…

Hoe operationele doelstellingen formuleren? Tips & tricks Denk meteen in functie van indicatoren ! Hoe wil je de beoogde doelstelling gaan meten? Indicatoren verplichten je om resultaatsgericht te denken. Wat is je ambitieniveau? Wanneer hebben we goed gewerkt? Er dient minstens 1 indicator te worden gedefinieerd per OD. Doelstellingen verwijzen naar veranderingen en beginnen gewoonlijk met ‘het verhogen / verminderen / versnellen / verbeteren / behouden van’,… Formuleer de operationele doelstellingen SMART !

Hoe operationele doelstellingen SMART formuleren? Specifiek Omschrijf het doel duidelijk en concreet. Het doel moet een waarneembare actie, gedrag of resultaat beschrijven waaraan een getal, bedrag, percentage of ander kwantitatief gegeven verbonden is (of kan zijn) Meetbaar Hoeveel gaan we doen? Hoe kunnen we dat meten? Er moet een systeem, methode en procedure zijn om te bepalen in welke mate het doel op een bepaald moment bereikt is. Denk in indicatoren! Wat is er af als het af is? Een SMART-doel moet je kunnen zien, horen, proeven, ruiken of voelen. Meetbaar kan ook een kwalitatieve beoordeling zijn. Acceptabel Is er draagvlak voor? Is het doel in overeenstemming met het beleid en de doelstellingen van de organisatie? Zijn de betrokkenen bereid zich te verbinden aan de doelstelling? Realistisch Is het doel haalbaar? Is er een uitvoerbaar plan met aanvaardbare inspanningen? Kunnen de betrokkenen de gevraagde resultaten daadwerkelijk beïnvloeden? Hebben ze voldoende knowhow, capaciteit, middelen en bevoegdheden? Dit is belangrijk, want een onbereikbaar doel motiveert mensen niet. Tijdsgebonden Wanneer beginnen we met de activiteiten? Wanneer zijn we klaar? Wanneer zal het doel bereikt zijn? SMART? Een middel maar geen doel op zich ! Check ook MAGIE? (Meetbaar – Acceptabel – Gecommuniceerd – Inspirerend – Engagerend)

Checklist OD’s       Must haves Titel Omschrijving Departement/Organisatie Indicator SAP titel kort Rol – contactpersoon      

Hoe activiteiten aanmaken? Top-down Het aanmaken kan net als bij het aanmaken van een operationele doelstelling top-down, met name vertrekkende vanuit de bovenliggende operationele doelstelling. De werkwijze is analoog: Je opent onder ‘Strategie’ eerst de bovenliggende OD. Vervolgens navigeer je naar het tabblad ‘Activiteiten en Projecten’: Daar kies je rechts voor ‘Aanmaken (en koppelen)’: Selecteer dan het aanmaken van een ‘Activiteit’

Hoe activiteiten aanmaken? Klik op ‘Nieuw item’ Mondelinge uitleg: wat is een activiteit (kerntaak van de dienst, reguliere werking) met een voorbeeld, bijv. Voeren van personeelsadministratie/ Verwerken van in- en uitgaande post/ Bouwen, verbouwen en inrichten van gebouwen

Hoe activiteiten aanmaken? Selecteer ‘activiteit’

Hoe activiteiten aanmaken? Activiteiten formuleer je best voldoende specifiek en aan de hand van ‘Doe’-werkwoorden, zoals organiseren, coördineren, inrichten, beheren, onderhouden, ondersteunen, implementeren, ontwikkelen, opzetten, toepassen, realiseren,… Richtlijn: 5 woorden of 50 tekens ! Probeer het aantal woorden te beperken (richtlijn=max. 100). Omschrijven kan zowel in volzinnen als aan de hand van bullets. Gebruik geen (dienst-interne) afkortingen zodat het leesbaar blijft voor iedereen gezien dit ook verschijnt in de rapportering. Mijd hier namen van diensten / departementen. Hier voeg je een Dienst toe die verantwoordelijk zal zijn voor het realiseren van de activiteit. Een koppeling van een activiteit met een tweede dienst (naast de primaire) is wel mogelijk maar dan zonder een financiële link. De bevoegde schepen moet hier ingevuld worden. Tip: je kan dit automatisch op een bepaalde schepen laten zetten

Hoe activiteiten koppelen? 1.Je klikt op OD (=operationele doelstelling) 2.Je klikt op het icoontje om je activiteit te koppelen. 3. Je selecteert in de lijst de juiste operationele doelstelling.

Checklist activiteiten Must haves Titel Omschrijving Schepen Dienst Indicator SAP titel kort Rol – Contactpersoen       

Hoe projecten aanmaken? Het aanmaken van projecten kan net als bij het aanmaken van een activiteit top-down, met name vertrekkende vanuit de bovenliggende (project-) operationele doelstelling. De werkwijze is analoog: Je opent onder ‘Strategie’ eerst de bovenliggende (P)OD: Vervolgens navigeer je naar het tabblad ‘Activiteiten en Projecten’ Daar kies je rechts voor ‘Aanmaken (en koppelen)’: Selecteer dan het aanmaken van een ‘Activiteit’ Het aanmaken van een project kan echter ook door bottom-up te werken en dus te vertrekken vanuit een reeds bestaande actie. Je opent onder ‘Strategie’ eerst de onderliggende actie: Daar kies je rechts voor ‘Aanmaken en koppelen’

Hoe projecten aanmaken? De code zal automatisch door het systeem worden ingevuld Naam van het project Richtlijn: 5 woorden of 50 tekens ! Probeer het aantal woorden te beperken (richtlijn=max. 100). Omschrijven kan zowel in volzinnen als aan de hand van bullets. Gebruik geen (dienst-interne) afkortingen zodat het leesbaar blijft voor iedereen gezien dit ook verschijnt in de rapportering. Mijd hier namen van diensten / departementen. Hier voeg je een Dienst toe die verantwoordelijk zal zijn voor het realiseren van het project. Een koppeling van een project met een tweede dienst (naast de primaire) is wel mogelijk maar dan zonder een financiële link. De bevoegde schepen moet hier ingevuld worden. Tip: dit kan automatisch op een bepaalde schepen worden gezet Geef hier de status mee van het project Op basis van de titel SAP Kort (amper 20 tekens !) moet je in SAP kunnen uitmaken waarover het gaat. Kernwoorden en afkortingen zijn hier dus de boodschap ! ⱱ Indien een project valt onder nieuw beleid, dient dit aangeduid te worden.

Hoe projecten detailleren? Elk project doorloopt volgende 5 fases: De eerste fase van een project (initiatie) wordt niet ingegeven in Gent2020 5. Nazorg 4. Uitvoering 3. Ontwerp 2. Onderzoek 1. Initiatie Onder het tabblad ‘Fases’ dienen wel de 4 overige fases te worden gedetailleerd door de start- en einddatum te specifiëren. Onder het tabblad ‘Rollen’ dien je de projectleider in te geven. De geldig van-tot, betekent van het begin van de initiatiefase tot het eind van de nazorgfase.   Selecteer hiervoor ‘Projectleider’ in het keuzemenu.

Wanneer kiezen voor projecten? We kiezen echter voor een project om een doelstelling te realiseren, als het gaat over: Een integrale en multidisciplinaire aanpak, met bijhorende coördinatie. Een nieuw beleid waarbij de gestandaardiseerde werkwijze niet voldoet. Het inzetten van additionele middelen (personeel of budget) omdat het reguliere dat reeds voorzien is, niet voldoet. Materialiteit : er is voldoende kritische massa nodig om het te definiëren als een project Tijdelijkheid : er is een duidelijk begin en einde. Een project heeft een duidelijk eindresultaat met een verankering in de reguliere werking Complexiteit : de complexiteit is anders dan binnen de reguliere werking Finaliteit : vraag en doel zijn vooraf bekend, wat een project dus planbaar maakt Uniciteit : uniek en eenmalig Criteria…

Checklist projecten            Must haves Titel Omschrijving Schepen Dienst Status Fase SAP titel kort Mijlpalen Rol projectleider Rol contactpersoon Geldig van-tot           

Wanneer acties aanmaken? Een actie is een eenmalig initiatief, gericht op verandering Typisch voor een actie is dat het een duidelijk begin en einde heeft De tijdshorizon van een actie is beperkt tot ca. 1 jaar Acties worden geformuleerd om volgende redenen: Beleidsnota's schepenen Sectorale plannen (cf. planlastvermindering) Allerhande verbeteracties, inclusief de mijlpalen (cf. infra) Uit het jaaractieplan (JAP) Naar aanleiding van het opstellen van een risicocontrolematrix Op aanbeveling vanuit Dienst Interne Auditjaaractieplannen …

Hoe acties aanmaken? Het aanmaken van een actie kan top-down, met name vertrekkende vanuit de bovenliggende activiteit of het bovenliggende project. De werkwijze is als volgt: Je opent onder ‘Strategie’ eerst de bovenliggende activiteit of het bovenliggende project Vervolgens navigeer je naar het tabblad ‘Acties’: Daar kies je rechts voor ‘Aanmaken en koppelen’: Het sjabloon voor het aanmaken van een nieuwe actie opent zich automatisch. Het aanmaken van een actie kan onmogelijk bottom-up, gezien een actie het laagste niveau is in Gent2020.

Hoe acties aanmaken? De code zal automatisch door het systeem worden ingevuld Doe-woorden die wezenlijk over iets nieuws gaan (het opstarten van, het organiseren van...) en voldoende specifiek verwoord zijn. Richtlijn: maximaal 5 woorden of 50 tekens Beschrijf kort wat het doel is van deze actie. Hier voeg je een Dienst toe die verantwoordelijk zal zijn voor het realiseren van de actie. Een koppeling van een actie met een tweede dienst (naast de primaire) is wel mogelijk maar dan zonder een financiële link. Daarnaast kan je ook de status van een actie aanduiden: Afgewerkt In uitvoering Nog niet gestart On hold Stopgezet Vertraagd De bevoegde schepen moet hier ingevuld worden. ⱱ Indien een actie valt onder het nieuwe beleid, dient dit aangeduid te worden.

Checklist acties        Must haves Facultatief Titel Omschrijving Dienst Schepen Status Label (ifv Jaaractieplan) Rol – Contactpersoon Facultatief Indicator Mijlpalen       

Hoe acties aanmaken? Het aanmaken van een actie kan top-down, met name vertrekkende vanuit de bovenliggende activiteit of het bovenliggende project. De werkwijze is als volgt: Je opent onder ‘Strategie’ eerst de bovenliggende activiteit of het bovenliggende project Vervolgens navigeer je naar het tabblad ‘Acties’ Daar kies je rechts voor ‘Aanmaken en koppelen’: Het sjabloon voor het aanmaken van een nieuwe actie opent zich automatisch. Een actie is een eenmalig initiatief, gericht op verandering Typisch voor een actie is dat het een duidelijk begin en einde heeft De tijdshorizon van een actie is beperkt tot ca. 1 jaar Acties worden geformuleerd om volgende redenen: Beleidsnota's schepenen Sectorale plannen (cf. planlastvermindering) Allerhande verbeteracties, inclusief de mijlpalen (cf. infra) Uit het jaaractieplan (JAP) Naar aanleiding van het opstellen van een risicocontrolematrix Op aanbeveling vanuit Dienst Interne Auditjaaractieplannen …

Hoe acties aanmaken? Doe-woorden die wezenlijk over iets nieuws gaan (het opstarten van, het organiseren van...) en voldoende specifiek verwoord zijn. Richtlijn: maximaal 5 woorden of 50 tekens Vul hier de geldigheidsdatum van de actie in. Beschrijf kort wat het doel is van deze actie. Hier voeg je een Dienst toe die verantwoordelijk zal zijn voor het realiseren van de actie. Een koppeling van een actie met een tweede dienst (naast de primaire) is wel mogelijk maar dan zonder een financiële link. Daarnaast kan je ook de status van een actie aanduiden: Afgewerkt In uitvoering Nog niet gestart On hold Stopgezet Vertraagd Een actie is een eenmalig initiatief, gericht op verandering Typisch voor een actie is dat het een duidelijk begin en einde heeft De tijdshorizon van een actie is beperkt tot ca. 1 jaar Acties worden geformuleerd om volgende redenen: Beleidsnota's schepenen Sectorale plannen (cf. planlastvermindering) Allerhande verbeteracties, inclusief de mijlpalen (cf. infra) Uit het jaaractieplan (JAP) Naar aanleiding van het opstellen van een risicocontrolematrix Op aanbeveling vanuit Dienst Interne Auditjaaractieplannen … De bevoegde schepen moet hier ingevuld worden.

Hoe iets opzoeken in de cascade? 1. Ga naar Home: 2. Kies Strategie: 3. Je kan selecteren op: Entiteit bijv. OCMW, departement, afdeling, dienst Trefwoord bijv. HR, jeugd Type bijv. actie, activiteit, project,….

Hoe iets opzoeken in de cascade? Kies op entiteit. Kies op trefwoord. Klik op de filter en kies het gewenste type.

OPVOLGEN VAN DE WERKING VAN DE ORGANISATIE Hoe indicatoren aanmaken? Hoe mijlpalen aanmaken? Hoe werken labels? Opdracht

Wat is een indicator? Waarom doen we dit? Indicatoren stellen de organisatie in staat op te volgen of de strategie en de bijhorende doelstellingen succesvol werden gerealiseerd. Indien nodig kan hierdoor op de juiste wijze bijgestuurd worden. Indicatoren bestaan in Gent 2020 op 4 niveaus: Strategische doelstelling Operationele doelstelling Activiteit Actie Voorbeelden: Aantal bereikte cliënten in sociale activering Aantal bezoekers van een tentoonstelling Evolutie elektriciteitsverbruik Doorlooptijd onderhandelingsprocedures Het management en bestuur moet in staat zijn om een goed beeld te krijgen over de uitvoering van het vooropgestelde beleid en over het behalen van de beoogde resultaten die de organisatie nastreeft. Op basis daarvan kunnen zij waar nodig bijsturen en onderbouwde beleidsbeslissingen nemen.

SD-indicatoren vs. OD/activiteit-indicatoren Indicatoren op SD’s Indicatoren op OD’s en activiteiten Nagaan of we effectief de maatschappelijke veranderingen waarnemen die we beogen Meten van de eigen prestaties en output Ambitie: beperkt tot het monitoren van evoluties in de omgeving Ambitie: het kunnen evalueren van onze specifieke impact op de veranderingen Overstijgen de operationele werking van een organisatie/departement Beperkt tot de operationele werking van één organisatie/departement Hoog abstractieniveau: AMORE-criterium Operationeler: SMART-criterium Trekker: departementshoofd (in samenwerking met diens respectieve kwaliteitscoördinator) Trekker: kwaliteitscoördinatoren Min. 1 / Max. 3 indicatoren per SD Min. 1 indicator per OD/act ifv beleidsrapportering

Tips & tricks Minder is meer Hou het eenvoudig Wees consequent Beperk het aantal indicatoren per doelstelling. Kies waar mogelijk een indicator die eenvoudig kan gemeten worden, Zoek naar hooguit een paar goede indicatoren. De kwaliteit primeert boven de kwantiteit. Of gebruik indicatoren die reeds beschikbaar zijn (vb. stadsmonitor, leefbaarheidsonderzoek,…) Vermijd ook dat indicatoren die niet meer nuttig actief blijven. Een indicator geeft een indicatie. ‘Meetbaar’ kan dus ook een kwalitatieve beoordeling zijn. Wees consequent Een cijfer zegt niet alles Zorg ervoor dat de indicator steeds op dezelfde manier wordt gemeten. Maak gebruik van de toelichtingsvelden om de meetresultaten te duiden. Maak gebruik van het omschrijvingsveld bij de indicator om deze meetmethode zo precies mogelijk te beschrijven, zodat een correcte interpretatie mogelijk is.

Periodiciteit meting Frequentie Jaarlijks Halfjaarlijks Per kwartaal Tweemaandelijks Maandelijks (default) Tweewekelijks Wekelijks Dagelijks Geef de voorkeur aan indicatoren die met een voldoende frequentie gemeten kunnen worden. Melding aan verantwoordelijke indien niet ingevuld !

Hoe indicatoren aanmaken? Een indicator aanmaken gaat best als volgt: Open eerst het strategisch item waarvoor je een indicator wil aanmaken. Dit doe je via ‘Strategie’ op de homepagina Vervolgens navigeer je naar het tabblad ‘Indicatoren’: Daar kies je rechts voor ‘Indicator aanmaken’:  De indicator wordt automatisch gelinkt aan het strategisch item waarbinnen het werd gecreëerd Een alternatieve manier, is via de rechtstreekse link ‘Nieuwe indicator’ op de homepagina  Hier zal de indicator nog gekoppeld moeten worden aan het strategisch item waarop hij van betrekking zal hebben (cf. volgende slide) Het is uiteraard mogelijk om aan een strategische item meerdere indicatoren te koppelen.

Hoe indicatoren aanmaken? Geef een veelzeggende titel aan de indicator. Koppel de indicator aan: HSD SD Activiteit Actie OD Wat is de indicator en waarom wordt deze opgesteld Er kunnen rollen (cf. infra) toegewezen worden aan personen (Mede-)eigenaar (bij default de persoon die aanmaakt) Verantwoordelijke (bij default de persoon die aanmaakt) Toelichting van streef-en risicowaarden, rekenwijze, periodiciteit, bron…

Indicatoren - Rollen (Mede-)Eigenaar Een indicator wordt in Gent 2020 aangemaakt, beheerd en geëvalueerd door de ‘eigenaar’. Deze rol is weggelegd voor de budgethouder. Verantwoordelijke De indicator wordt gescoord door een ‘verantwoordelijke’, die hiertoe is aangeduid door de ‘eigenaar’. Opmerking: slechts 1 verantwoordelijke mogelijk! (en niet meerdere zoals eerder gemeld in opleiding OCMW 26/03)

Hoe indicatoren aanmaken? Navigeer naar het tabblad ‘Eigenschappen indicator’ Kan de indicator doorgestuurd worden naar BI? Wanneer begin je te meten? Kan ook in het verleden liggen ! ⱱ Keuze maken van bestemmingen in functie van rapportering. Keuze dienst/departement decentraal door kwaliteitscoördinator. Alle andere bestemmingen centraal Wanneer wil je als eigenaar via mail herinnerd worden om over de inhoud van de indicator en meerwaarde ervan na te denken? Hoe vaak meet je de data? Keuze om bij rapportering totalen te berekenen: som, gemiddelde, hoogste of laagste grenswaarde. Deze cycli worden gebruikt om tendensen te bepalen. Bij een tendens indicator worden geen scores getoond in BI. Er wordt enkel getoond of de indicator is verbeterd, verslechterd of gelijk gebleven t.o.v. de gewenste evolutie. Bijvoorbeeld. ‘Lager dan het Vlaams gemiddelde.’ In Gent2020 kan men wel nog de scores zien.

Hoe indicatoren aanmaken? Onder het tabblad ‘Eigenschappen scores’ bepaal je de eigenschappen Op welke manier worden de scores weergegeven? Geheel getal Decimaal getal Percentage Kwalitatief Wat is het nulpunt (As Is)? Niet verplicht en staat standaard op 0. Hoe moet de evolutie berekend worden (cf. infra)? Hoger is beter Lager is beter Tussen grenswaarden Vanaf wanneer kunnen we spreken van een evolutie? Dit veld is niet verplicht en staat standaard op 0. Dit betekent dat ieder verschil belangrijk is Risicowaarde en Streefwaarde invullen. Zie volgende slides . Nieuw: Doorheen de tijd kunnen er andere streefwaarden en risicowaarden aangeduid worden. 2015: 500 deelnemers 2016: 800 deelnemers 2017: 1000 deelnemers Hiervoor vul je gewoon een nieuwe rij in en pas je begin- en einddatum aan.

Hoger is beter Risicowaarde Streefwaarde Vb: aantal museumbezoekers

Lager is beter Vb: energieverbuik van de stadsgebouwen Streefwaarde Risicowaarde Vb: energieverbuik van de stadsgebouwen

Tussen grenswaarden “Optimum” Risicowaarde O Streefwaarde O Streefwaarde B Risicowaarde B Middelpunt Vb: gemiddeld leerlingenaantal per klas

Hoe indicatoren aanmaken? Onder het tabblad ‘Scores’ kan je indicatoren scoren maar krijg je eveneens een overzicht van reeds ingegeven records Gelijkaardig als webversie! Om indicatoren te scoren, klik je op Score-records genereren. Afhankelijk van de ingegeven startdatum en de bijhorende periodiciteit is het ook mogelijk om records in te geven voor het verleden.

Wat is een mijlpaal? Een mijlpaal duidt een aantal tussenstappen aan voor een definitief resultaat is bereikt. Komt voor bij: POD Projecten Acties Voorbeelden: Jaarrekening wordt goedgekeurd door Raad Opleiden van gebruikers nieuwe software Einde sloopwerken Aankoop site

Hoe mijlpalen aanmaken? Mijlpalen dien je rechtstreeks aan te maken onder een POD, project of actie. Zoek hiertoe eerst het strategisch item in kwestie via de link ‘Strategie’ op de homepagina en open het item. Via dit mijlpalenplan kan de timing bekeken worden. Een mijlpaal aanmaken. Via het tabblad ‘Mijlpalen’ kunnen deze toegevoegd, bewerkt, bekeken of verwijderd worden. Een mijlpaal bekijken en/of wijzigen. Een mijlpaal volledig verwijderen.

Hoe mijlpalen aanmaken? Via het tabblad ‘Mijlpalen’ kunnen deze toegevoegd (meerdere), bewerkt, bekeken of verwijderd worden. Dit veld wordt automatisch ingevuld aan de hand van de gekozen POD, project of actie De geplande start- en einddatum kunnen hier worden ingegeven. Ook mijlpalen kunnen worden gemerkt als vertrouwelijk waardoor ze niet op officiële rapporten verschijnen. De effectieve start- en einddatum kunnen in principe pas ingevoerd worden wanneer deze voorbij zijn. Deze kunnen echter wel reeds proactief ingevuld worden. Er kunnen rollen gekoppeld worden aan de mijlpaal: Verantwoordelijke Redacteur Eigenaar (= aanspreekpunt) De status kan weer-gegeven worden als: Afgewerkt In uitvoering Nog niet gestart On hold Stopgezet vertraagd In dit veld kan een toelichting gegeven worden deze mijlpaal.

Checklist indicator of mijlpaal Must haves Titel Omschrijving Toelichting Rol eigenaar Rol verantwoordelijke Alle eigenschappen aanvullen       Na afloop van de oefening zal een vrijwilliger dit klassikaal vooraan brengen zodat iedereen de oplossing kent.

Hoe labels koppelen? Door het toevoegen van labels aan strategische items kan de gebruiker items die een link hebben (inhoudelijk, geografisch, functioneel,…) bundelen in functie van rapportering. De labels kunnen geraadpleegd worden via dit tabblad en stellen de gebruiker in staat de gewenste rapportering te genereren. Labels kunnen via deze knop toegevoegd worden. Labels kunnen via deze knop verwijderd worden.

Webversie gent2020

Wat? Webversie Gent2020 DEEL 1: Lezen DEEL 2: Werken -Alle medewerkers -Alle strategische items + indicatoren en mijlpalen raadplegen -Drie dimensies: -Individuele rol -Rol van de dienst -Volledige strategie DEEL 2: Werken -Medewerkers die ook in de windowsversie een rol hebben -Scores van indicatoren invullen -Mijlpalen en statussen aanvullen

Waar? http://geniis01.gentgrp.gent.be/gent2020nl , of via intranet… Startscherm Lezen Dimensie medewerker Dimensie dienst Overlopen items Doorklikken om eigenschappen te bekijken van een strategisch item, bijv. een indicator Volledige strategie (selectie dienst uitzetten) Werken Een indicator scoren Mijn indicatoren De indicatoren van de volledige organisatie raadplegen Mijlpalen aanvullen De status van o.a. een project wijzigen Extra’s Werken als andere gebruiker, bijv. voor mensen zonder pc op het werk die hun eigen strategie graag willen raadplegen.

support

Support Gent2020 1ste lijn: zelfhulp Windowsversie: handleiding Gent2020 op groep.gent.be Webversie: instructiefilmpjes op groep.gent.be 2de lijn Kwaliteitscoördinatoren fungeren als eerste aanspreekpunt voor het departement 3de lijn Inhoudelijke vragen: Strategie & Coördinatie - 09/266.82.00 Technische vragen: Servicedesk Digipolis - 09/266.09.99