Hoe begin je eraan? Vorming in Wachtebeke Dorpshuis Overslag ( ) Schoolstraat 3

- Korte schets van Vormingplus - Korte schets van de Vrijwilligersacademie - In mijn vrije tijd ben ik ook bezig met een wijkfeest

 Welke ervaring heb je met wijk-of straatfeesten? (of speelstraten)  Wie is je buur? Waarom is hij gekomen? Welke ervaring heeft hij met wijkfeesten?  Wat zijn je verwachtingen naar deze avond? ONZE BEDOELING EN WERKMETHODE VOOR VANAVOND …..DIALOOG

 1. BEPAAL DOEL & PROGRAMMA  2. EEN PLOEG ZOEKEN  3. OVERLEGGEN MET DE BUREN  4. STEUN VAN DE GEMEENTE  5. BUDGET  6. PROMOTIE  7. VRIJWILLIGERS  8. AFSLUITEN VAN JE FEEST  9. EVALUEREN  10. DUURZAAM FEEST?  11. EXTRA TIPS

 Missie (wat wil je organiseren en wat wil je bereiken en waarom?)  Thema (Wat wil je doen? Waar? Op de openbare weg of op privéterrein?)  Voor wie?  Met wie?  Geef je feest een naam!  Datum, tijdstip (begin- en einduur), programma, locatie …

 WAAROM ORGANISEER JE EEN FEEST?  VOOR WIE ORGANISEER JE JE FEEST?  WAT HOOP JE TE BEREIKEN?

 Zoek vrijwilligers: Hoe doe je dat? Waar vind je die?  Onthalen van vrijwilligers: Wat doen mensen graag?  Een draaiboek voor vrijwilligers: Wie doet wat wanneer?  duidelijkheid!  Kerngroep en helpers (niet iedereen wil alles doen …)  Verdeel de taken (alg. coördinatie, materiaal, techniek, veiligheid, ceremoniemeester, eten en drinken, opruimen, …)  Vergaderritme en data: Hoe vaak moet je vergaderen? Moet je altijd vergaderen om iets te beslissen?  Verslagen van de vergaderingen: wie, wat, waar?

 Variatie in het takenpakket de dag zelf…  Zorg dat medewerkers er ook even tussenuit kunnen  Drank-of eetbonnetjes  Wat met km-vergoedingen?, andere onkosten?  Hoe regel je de verzekering? Ken je de Provinciale vrijwilligersverzekering?  Is er een briefing voor de vrijwilligers vooraf gepland?

 HOE VIND JE VRIJWILLIGERS?  WAAR VIND JE VRIJWILLIGERS?  DOE JE EEN ONTHAALGESPREKJE?  WAT VERGOED JE ? (kms, cartridge, houtskool, tenten… Wat bij schade?)

 Waarom ?  Hoe ?  Wat met tegenstanders?

 Aanvragen feest tijdig doen: Met welk formulier? Hoeveel vooraf? Waar? Hoe?  Ontlenen van materiaal: Wat is mogelijk? Hoeveelheden? Procedure?  Vrijwilligersloket?  Verzekering  Afzetten van materialen (afspraken maken)  Subsidie?  Welke info vind je op de site van de gemeente? Toelichting door Inge François.

 Welk startbudget heb je?  Een rekening openen: wat komt daar allemaal bij kijken?  Hoe geraak je aan inkomsten? - Steunkaarten - Sponsors (idee? Kruitvat-boek met foto’s) - Vraag je inkomgeld? - Tegenvallende inkomsten: buffer?  Wie betaalt de rekeningen, wie volgt op?  Begroting is niet statisch maar komt voortdurend ter sprake…  Werken met de brouwer: Drank in consignatie? Wat met overschotten van drank en eten?

 WIE HEEFT ER EEN STARTBUDGET? HOE KOM JE ERAAN?  WELKE ERVARINGEN HEB JE MET SPONSORS?  WERK JE MET EEN BEGROTING? WIE? WANNEER EN HOE VAAK KOMT DE BEGROTING TER SPRAKE?

 WELKE PROMO VOER JE?  WIE DOET DE PROMO?  HOEVEEL MAG PROMO KOSTEN?  VAN DEUR TOT DEUR: WAAROM? ZEGT IEDEREEN HETZELFDE?  IS IEDEREEN HET UITHANGBORD?  GEBRUIK JE NIEUWE MEDIA? (facebook, website…)

 Ga je na het feest nog iets samen doen?  Is er een etentje gepland?  Wanneer kom je terug samen voor een volgende activiteit?

 Waarom evalueren?  Heb je iedereen gehoord? (alle stemmen…)  Ook klanken van passanten?  Nuttig voor volgende editie…  Bezoekers bij betrekken…  Kan met een etentje, een quizje, een powerpointje dat terugblikt …

 Waar vind je talent in je buurt? Waar vind je groepen? Schminkers?  Sfeer: muziek en licht?  Kinderen niet vergeten?  Vergeet geen foto’s te nemen! (best iemand aanstellen)  Eenvoudig: de ijskar? Maar… …  Aankleding van de locatie… Hoe doe je dat?

 Al aan hervulbare bekers gedacht?  Waarom zou je wijkfeest geen lid worden van een LETS-groep? Niet alles moet in geld geregeld worden. Schakel je LETS-ers in?  Duurzame geschenken voor artiesten en medewerkers: plantgoed, Fair Trade chocolade…?  Schrijf je in op wijdelen.be  Lokale handelaars/boeren kunnen groenten, vlees,melk … leveren?  Afvalarme toog ?

 Waar vind je talent in je buurt? Waar vind je groepen?  Is er een vegetarisch alternatief?  Sfeer : muziek en licht?  Kinderen niet vergeten?  Vergeet geen foto’s te nemen ! (best iemand aanstellen)  Eenvoudig : de ijskar? maar ….  Aankleding van de lokatie … hoe doe je dat?

 Sabam niet vergeten aan te vragen?  Slecht weer. B-plan? Financiële buffer?  Omwonenden verwittigd?  Veiligheid (brand, EHBO, stroomkabels, glazen van glas, veilig voedsel …)  Opruimen: liefst met velen ….

piZM Of gewoon googelen naar: Waterwijkfeesten Lokeren Youtube! (ism Victoria Deluxe!)

 Zijn alle vragen beantwoord?  Wat vonden jullie ervan?  Graag evaluatieformulier invullen?