Overheidsopdracht OI POM YB 13 01: Opleiding « lean management » in FR en NL voor federale ambtenaren

Overzicht Context opdracht Opleidingsproject: kenmerken, doelstellingen, structuur, doelpubliek, ramingen Overheidsopdracht: soort, procedure, technische selectiecriteria, gunningscriteria, offerteformulier Planning Vragen

Context Voorjaar 2012: oprichting cel ‘Optifed’ Tijdelijke cel binnen federale overheid Doel: Besparingen realiseren Werking / dienstverlening overheid verbeteren Samenwerking overheidsdiensten versterken Oproep voor transversale projectvoorstellen => projectvoorstel FOD Mobiliteit: opleiding van federale ambtenaren tot interne adviseurs LEAN => samenwerking met FOD Personeel &Organisatie: - Opleidingsinstituut van de Federale Overheid (OFO) - DG Organisatie– en Personeelsontwikkeling (OPO)

Kenmerken opleidingsproject Focus op praktische toepasbaarheid Transfer van het geleerde naar de werkplek Op maat: volledig afgestemd op dienstverlening en administratieve processen in een overheidscontext !

Opleidingsdoelstellingen Op het einde van de opleiding zijn de deelnemers in staat om: de basisprincipes van LEAN toe te passen op de werkprocessen van de eigen organisatie; de LEAN filosofie over te brengen op anderen; de benodigde instrumenten te gebruiken om concrete procesverbeteringen door te voeren; weerstand tegen veranderingen in te schatten en ermee om te gaan; aan het management van hun organisatie te rapporteren over het verloop en de resultaten van een LEAN-verbeterproject.

Structuur opleidingstraject 2 delen Deel 1: Lean Thinking: concepten, technieken en instrumenten (3 dagen) Praktijkgericht Lean Administration Game Samenstelling groepen op basis van taalrol (NL of FR) => opleider zelfde taal als deelnemers Eventueel groep beginners – gevorderden

Structuur opleidingstraject Deel 2: case studies (3 dagen) Focus op concrete lean verbeterprojecten die de deelnemers binnen hun eigen organisatie moeten realiseren Klassikale bespreking projecten (max. 4 per dag) => feedback, coaching opleider intervisie, leren van elkaar stimuleren Groepen op basis van project (4-tal projectteams + geïnteresseerden) → gemengde taalgroepen => 2-talige opleider OF duo = opleider NL + FR 3 uur coaching per projectteam

Doelpubliek Ambtenaren van de FOD’s, POD’s, parastatalen, wetenschappelijke instellingen, Federale Politie en Defensie Profiel Selectie door topmanagement (sponsor) => April: oproep voor kandidaten en projectvoorstellen

Plaats Deel 1 en 2 + vergaderingen: lokalen OFO Coachingssessies: in organisatie deelnemers (vooral Brussel) => Verplaatsingskosten verrekenen in forfaitaire eenheidsprijzen !

Ramingen Belangrijk: deze ramingen zijn louter indicatief Maximum aantal projecten40 Geschat aantal deelnemers (NL +FR)84 tot (maximum) 105 deelnemers Geschat aantal groepen DEEL 17 groepen Geschat aantal groepen DEEL 210 groepen Geschat aantal opleidingsdagen DEEL 1 21 dagen Geschat aantal opleidingsdagen DEEL 2 30 dagen Geschat aantal uren coaching120 uren Geschat aantal vergaderuren15 uur

Overheidsopdracht Algemene offerteaanvraag  geen onderhandelingen mogelijk ! 1-jarige opdracht 1 perceel Onderaanneming en tijdelijke handelsvennootschappen toegelaten Indienen offerte (elektronisch en/of op papier) tegen uiterlijk 12/04/2013 om 11u

Offerte Niet vergeten: offerteformulier (originele handtekening) inventaris (originele handtekening) documenten voor onderzoek selectiecriteria documenten voor onderzoek gunningscriteria andere nuttige documenten (bijv. statuten) Templates in bestek ! (bijv. CV’s)

Fasen gunningsprocedure Fase 1: onderzoek selectiecriteria (financiële draagkracht & technische bekwaamheid) Fase 2: evaluatie administratieve en technische regelmatigheid Fase 3: evaluatie gunningscriteria (prijs & kwaliteit) Fase 4: onderzoek uitsluitingscriteria bij best geklasseerde inschrijver (RSZ & veroordelingen) Fase 5: gunning

Voorgestelde opleiders -enkel personen die de opdracht echt gaan uitvoeren -opleider deel 1 NL mag geen opleider deel 1 FR zijn en vice versa -opleider deel 2 mag opleider deel 1 zijn -per deel max. 6 personen voorstellen -1 opleider (van deel 1 of deel 2) = coördinator = aanspreekpunt OFO, link met FR en NL opleiders van deel 1 en 2 max. 3 coördinatoren voorstellen

Technische selectiecriteria Opeenvolgende toetsing van: niveau taalbeheersing aantal referenties expertiseniveau Opleider slechts aanvaard indien aan alle 3 criteria is voldaan Inschrijver slechts geselecteerd indien voldoende opleiders aanvaard zijn Toetsing a.h.v. CV’s (template !)

Selectiecriterium 1: taal + aantal Formulier Deel 1: eentalige groepen Opleiding FR: min. 2 opleiders met moedertaal Frans of gelijkwaardig* Opleiding NL: min. 2 opleiders met moedertaal Nederlands of gelijkwaardig*  totaal minimum 4 opleiders die parallel kunnen werken *Niveau gelijkwaardig aan moedertaal = niveau C2 van het ERK => OFO kan taalbeheersingstest organiseren

Selectiecriterium 1 Deel 2: tweetalige groepen HETZIJ: min. 2 opleiders met NL en FR op niveau moedertaal of gelijkwaardig HETZIJ: min. 2 duo’s met telkens 1 opleider met moedertaal NL en 1 met moedertaal FR of gelijkwaardig Coördinator: NL of FR als moedertaal (of gelijkwaardig niveau) en beheerst andere taal op voldoende wijze (correct begrijpen en vlot communiceren)

Selectiecriterium 2: referenties Enkel voor inschrijvers en opleiders die voldoen aan criterium 1 ! Deel 1: elke opleider min. 2 referenties (waarvan minstens 1 in dienstensector) waaruit ervaring als opleider lean management blijkt min. 2 referenties (waarvan minstens 1 in dienstensector) waaruit ervaring als expert / projectleider betrokken bij lean management projecten blijkt

Selectiecriterium 2 Deel 2: per opleider/coach Min. 2 referenties (waarvan minstens 1 in dienstensector) waaruit ervaring als opleider lean management blijkt Min. 2 referenties (waarvan minstens 1 in dienstensector) waaruit ervaring als expert / projectleider betrokken bij lean management projecten blijkt Min. 2 referenties waaruit ervaring als individuele of groepscoach blijkt (al dan niet bij lean projecten)

Referenties In CV (template !) => volledig en duidelijk Opdrachten uitgevoerd de voorbije 5 jaar Opdrachten voor overheden: certificaat toevoegen

Selectiecriterium 3: expertise Enkel wie beantwoordt aan criterium 2 ! Opleider deel 1: expertise als opleider in lean management (ihb op maat van diensten- of overheidssector) – max 32 punten expert / projectleider bij lean projecten (ihb diensten- of overheidssector) – max. 24 punten Totaalscore: minimum 28 op 56 (50 %)

Selectiecriterium 3 Opleider/coach deel 2: expertise als opleider in lean management (ihb op maat van diensten- of overheidssector) – max 32 punten expert / projectleider bij lean projecten (ihb diensten- of overheidssector) – max. 24 punten Individuele coach of groepscoach (i.h.b. bij lean projecten) – max. 32 punten Totaalscore: minimum 44 op 88 (50 %)

Gunningscriteria Kwaliteit : 60 % Opleidingsprogramma Deel 1 NB Alle leerdoelstellingen moeten afgedekt zijn ! Thema’s vrij te kiezen in functie van leerdoelstellingen maar keuze wel motiveren ! Pedagogische nota Deel 1 Hoofdstuk syllabus + case Pedagogische nota Deel 2 Prijs: 40 % op basis van totaalbedrag INCL. BTW

Offerteformulier en inventaris Forfaitaire eenheidsprijzen A.ontwikkeling opleiding (deel 1 en 2) in NL en FR => incl. vertaling syllabus ! B.een dag opleiding deel 1 => incl. voorbereiding C.een dag opleiding deel 2 => incl. voorbereiding, prijs per dag (niet per opleider !) D.een uur coaching E.een vergaderuur

Stappen ontwikkeling opleiding Definitieve validatie opleidingsprogramma Validatie syllabus en didactisch materiaal in 1 taal Validatie vertaling syllabus en didactisch materiaal => controle kwaliteit vertaling !

Planning Deel 1 7 groepen (min. 12 – max. 15 deelnemers /groep) X 3 dagen opleiding (per groep max. 2 dagen per week) Min. 4 opleiders (parallel) Periode: 09/09/2013 – 20/09/2013

Planning Deel 2 10 groepen (max. 15 deelnemers / groep) X 3 dagen opleiding Min. 2 opleiders of 2 duo’s (parallel) Periode 21/10/2013 – 17/12/2013 Ritme: DEEL 1 – 1 maand – DAG 1 – 2 weken – DAG 2 – 2 weken – DAG 3

Planning Coaching Per projectteam => max. 40 teams Min. 2 coaches parallel 3 uur per team => 3 schijven van 1 uur Periode: 23/09/2013 – 17/12/2013 Planning in overleg met deelnemers

Opvolging Vanaf 27/3 kunt u het PV en de presentaties in NL en FR terugvinden op