Digitaal Archief Vlaanderen Duurzame toegankelijkheid voor digitale overheidsinformatie

Beslissing van 29 mei 2015 Digitaal Archief Vlaanderen toegevoegd aan project dat shared service centres inricht binnen de Vlaamse overheid

Beslissing van 29 mei 2015 Opdracht: eerste 5 jaar mikken op aansluiting van 700 gemeenten, OCMW’s, provincies, agentschappen en departementen van de Vlaamse overheid, het Vlaams Parlement en de administratieve rechtscolleges

Waarom digitaal archiveren? Conclusie uit POC’s: gearchiveerde informatie is 43% kleiner dan informatie op de werkvloer (schoning, vernietiging, detecteren meervoudige opslag) Raming: PB digitaal overheidsarchief (NL: 2022) ZUINIGE OVERHEID

Waarom digitaal archiveren? DAV wil ‘trusted repository’ zijn; garanderen van bewijswaarde BETROUWBARE OVERHEID

Waarom digitaal archiveren? Semi-automatiseren van openbaarheidsaanvragen, hergebruik en wetenschappelijk onderzoek Vgl. openbaarheidsaanvragen in NL: mio euro/j OPEN OVERHEID

Waarom digitaal archiveren? Bedrijven kopen big data, overheden hebben big data Vgl.: bedrijven genereren gemiddeld 6,7 mio euro extra inkomsten door mining INFORMATIEGESTUURDE OVERHEID

Maturiteit type 1: lage maturiteit inzake informatiehuishouding geen geëxpliciteerde procedures, geen aangeduide verantwoordelijkheden, laag bewustzijn bij het management, gebrek aan documentatie van processen, grotendeels individueel beheerde informatie, geen duidelijk toegangsbeheer type 2: gemiddelde maturiteit inzake informatiehuishouding gevalideerde en toegepaste procedures, beperkt bewustzijn bij het management, deels of volledig geïmplementeerd selectiebeleid, gemeenschappelijke klassementen, aangestelde informatiebeheerder, mature analoge archivering, geen duurzame digitale archivering type 3: hoge maturiteit inzake informatiehuishouding evaluatie en bijsturing van procedures, hoog bewustzijn bij het management, geïmplementeerd metadatamodel, operationele aanzet of mature dienst voor duurzame digitale archivering

Sneeuwbaleffect Jacob Leupold, Theatri Machinarum Generale Met beperkte middelen een katalysatoreffect bereiken Bewezen dat dit werkt bij papieren archiefbeheer

Hoe lost men het in het buitenland op? 2 scenario’s: Door nationale instelling, centraal beheerd digitaal archief DK, USA, S, F, B (federaal), multilaterale organisaties (VN, IMF) Door nationale instelling aangeboden shared service met multitenantarchitectuur NL, UK

Informatiearchitectuur Lage drempel: 1 beperkt metadataschema Concordant met internationale standaarden (ISAD, PREMIS…) = descriptieve en technische metadata Afnemers kunnen extensies opmaken Vb. metadata i.v.m. beslissingen inzake subsidiedossiers Semantische koppeling van archiefdocumenten aan: Andere databanken (Wegwijs Organisatie…) Andere standaarden (EuroVoc, IPDC) via gecontroleerde woordenlijsten

Technische architectuur Multitenant: inhoudelijk beheer en bestuurlijke verantwoordelijkheid respecteren Modulair: duurzaamheid van het beheerssysteem  Onderdeel van operationalisering: WIP

Meer weten? yammer.com/informatiebeheervlaamseoverheid