Oproep Geïntegreerd strategisch loopbaanbeleid Oproep Anders organiseren Infosessie 03/06/2015

INFOSESSIE: agenda Wat is ESF? Toelichting oproep ‘Geïntegreerd strategisch loopbaanbeleid’ Opmaak projectvoorstel ‘Geïntegreerd strategisch loopbaanbeleid’ Toelichting oproep ‘Anders organiseren’ Opmaak projectvoorstel ‘Anders organiseren’ Toelichting kostenrubrieken en tijdsregistratie Overheidsopdrachten en de minimis Vragenronde

1. Wat is ESF? ESF = Europees Sociaal Fonds Subsidieagentschap Doel is om maximaal de uitvoering en vernieuwing van het Vlaamse Werkgelegenheidsbeleid te versterken via middelen van de Europese Unie en de Vlaamse overheid Het ESF verdeelt deze middelen – in de vorm van subsidies - onder organisaties die de Vlaamse arbeidsmarkt versterken en de werkgelegenheid vergroten

1. Wat is ESF? 5 prioriteiten in het Operationeel Programma 2014 - 2020: Prioriteit 1: Loopbaanbeleid curatief Werkzaamheid Werkzoekende jongeren Ondernemerschap Prioriteit 2: Loopbaanbeleid preventief Ongekwalificeerde uitstroom Leven lang leren Prioriteit 3: Sociale inclusie en armoedebestrijding Actieve inclusie Gemarginaliseerde groepen Ondersteuning sociale economie Prioriteit 4: Mensgericht ondernemen Prioriteit 5: Innovatie en transnationale samenwerking

1. Wat is ESF? Levensloop project: Opmaak projectvoorstel door promotor Beoordeling projectvoorstel door ESF Vlaanderen Projectbeslissing Managementcomité ESF Vlaanderen Projectovereenkomst (getekend door promotor en ESF Vlaanderen) Uitvoering en monitoring project Indiening rapportering door promotor Beoordeling rapportering door ESF Vlaanderen (projectbeheerder) Bezwaar/beroepsmogelijkheden door promotor

1. Wat is ESF? Evaluatie projectvoorstellen: 2 evaluatoren Beoordeling Context en voorwaarden Aanpak en uitwerking Evaluatiecollege (voorstel tot projectbeslissing) Managementcomité (projectbeslissing) Beoordeling op basis van basis van inschaling beoordelingsstramien met richtlijnen (bijlage bij de oproep) minimaal 60% op elk beoordelingscriterium

1. Wat is ESF? Minimale kwaliteitsvereisten: Binnen het beleidsdomein Werk en Sociale economie kwaliteitskader met minimale kwaliteitsvoorwaarden Enkel geldig voor intermediaire dienstverstrekkers Organisaties met een project binnen deze oproep vallen hier NIET onder DUS NIETS INVULLEN IN KWALITEITSLUIK!!!!

Wat is ESF? Criteria organisatieniveau Promotor en partners moeten over rechtspersoonlijkheid beschikken (ontvankelijkheidscriterium) De promotor moet voldoende kredietwaardig zijn om het ingediende project te dragen Deze check gebeurt via een koppeling met Digiflow van de federale overheid

1. Wat is ESF? Criteria projectniveau Het projectvoorstel moet opgesteld zijn in het Nederlands (ontvankelijkheidscriterium) Het projectvoorstel moet opgeladen worden via de ESF-applicatie (ontvankelijkheidscriterium)

2. Toelichting oproep ‘Geïntegreerd strategisch loopbaanbeleid’ Wat? Stimuleren werkbaarheid Door systemen en processen ter ondersteuning van strategisch loopbaan- en competentiebeleid en cultuuromslag leidinggevenden Wie? Organisaties die in oude MO oproepen reeds project rond structuur hebben gedraaid, zullen nu zeer goed moeten aantonen waarom dit project nog relevant kan zijn.

2. Toelichting oproep ‘Geïntegreerd strategisch loopbaanbeleid’ Waarom? Werknemers langer binnen de organisatie houden Loopbaanperspectief Losse HR- tools volstaan niet langer Strategie op lange termijn Ontwikkeling zinvol voor werknemer én organisatie Nood aan coherent beleid Strategie organisatie en competenties en ambities werknemers op één lijn Open dialoog Waarom? Tekeningetje op flipshart

2. Toelichting oproep ‘Geïntegreerd strategisch loopbaanbeleid’ Waarom? Win-win voor zowel organisatie als werknemers Werknemers: meer gemotiveerd aan het werk, langer aan het werk, meer loopbaankansen, meer werkbare jobs Organisatie: minder verloop en verzuim, werknemers blijven langer aan de slag, beter zicht op aanwezige competenties, geïntegreerd en strategisch beleid Waarom? Tekeningetje op flipshart

2. Toelichting oproep ‘Geïntegreerd strategisch loopbaanbeleid’ Wie? alle organisaties met rechtspersoonlijkheid die: Gevestigd zijn in het Vlaams gewest reeds stappen gezet hebben inzake werving en selectie, onthaal, opleidingen, functieprofielen, competentieprofielen en functioneringsgesprekken ! Combinatie met lopend MO project niet mogelijk

1. Toelichting oproep GSL Acties? – Drie pijlers! Strategisch competentiebeleid Reeds uitgewerkte competentieprofielen tot leven wekken ‘Competentiedenken’ uitrollen naar alle andere HR processen Vb. Systeem uitwerken om aanwezige competenties in kaart te brengen Wat niet?  definiëren van competenties (competentieprofielen uitwerken per functie moet reeds achter de rug zijn), een strategisch opleidingsplan uitwerken, opleidingen Wat wel?  opzetten van systeem voor: meten/beoordelen van competenties, sturen van competenties, inzetten van de juiste competenties ontwikkelen van competenties

1. Toelichting oproep GSL Acties? – Drie pijlers! Loopbaanbeleid Interne mobiliteit versterken (horizontaal & verticaal) Jobrotatie Omslag naar loopbaangesprekken Transparante interne arbeidsmarkt Beleid rond flexibel werken en telewerken Burn-out Wat niet?  POP’s uitwerken, Enquête opmaken voor Burn-out

1. Toelichting oproep GSL Acties? – Drie pijlers! Coachend leiderschap Nieuw beleid rond de selectie van toekomstige leidinggevenden Koppeling aan het strategisch competentie- en loopbaanbeleid Cultuuromslag stimuleren naar coachend leiderschap Systeem ter ondersteuning van de eerstelijnsleidinggevenden Wat niet?  Opleidingen

1. Toelichting oproep GSL Acties? – Drie pijlers! Inzetten op elk van de drie pijlers samen en NIET op één pijler Uitzondering: zeer duidelijk en overtuigend aantonen dat één pijler al volledig ontwikkeld is Kern oproep: coherent beleid over de drie pijlers.

2. Toelichting oproep ‘Geïntegreerd strategisch loopbaanbeleid’ Hoeveel? Oproepbudget van 4.200.000 euro (resterend budget van oproep 309 ‘Geïntegreerd strategisch loopbaanbeleid’) 2.100.000 euro uit het Europees Sociaal Fonds 2.100.000 euro uit het Vlaams cofinancieringsfonds Maximale subsidie van 60.000 euro per project: Maximaal 30.000 euro ESF Maximaal 30.000 euro VCF Private cofinanciering van minimaal 30% voor KMO’s en 50% voor GO’s Voorschot ten belope van 70% van de toegewezen middelen uit het Vlaams cofinancieringsfonds per jaar

2. Toelichting oproep ‘Geïntegreerd strategisch loopbaanbeleid’ Hoe? Online via de ESF applicatie https://esf2007-2013.vlaanderen.be/esf/index.jsp Oproep Geïntegreerd strategisch loopbaanbeleid: Oproepnummer 317 Nieuwe promotor  registratie via ‘Organisatiebeheer’ Beantwoorden inhoudelijke vragen samen met de opmaak van een plan van aanpak en het opstellen van een begroting

2. Toelichting oproep ‘Geïntegreerd strategisch loopbaanbeleid’ Wanneer? Vanaf 1 mei 2015 met als uiterste indieningsdatum 30 juni 2015 Goedgekeurde projecten kunnen van start gaan op 1 oktober 2015 Looptijd van maximaal 12 maanden Verlengingen zijn niet mogelijk!

2. Toelichting oproep ‘Geïntegreerd strategisch loopbaanbeleid’ Opvolging? 2 themawerkingen 1 individueel ondersteuningsmoment Verplichte online organisatiebevraging Nulmeting: 3 maanden na start van het project Eindmeting: 15 maanden na start van het project bij de eindrapportering Resultaat heeft geen invloed op financiering!

3. Opmaak projectvoorstel ‘Geïntegreerd strategisch loopbaanbeleid’ Drie documenten Een inhoudelijke analyse Een projectplanning Een financiële begroting

3. Opmaak projectvoorstel ‘Geïntegreerd strategisch loopbaanbeleid’ – Inhoudelijke analyse Context en voorwaarden Situatieschets Vraag: Geef een korte situatieschets van uw organisatie zowel naar werking als naar context. Bespreek ook kort het personeelsbestand. Wordt niet gescoord Zicht op situatie onderneming

3. Opmaak projectvoorstel ‘Geïntegreerd strategisch loopbaanbeleid’ – Inhoudelijke analyse Stand van zaken HR-beleid Geef aan welke stappen uw organisatie al heeft gezet inzake onthaal, werving en selectie, opleidingen, functieprofielen, competentieprofielen en functioneringsgesprekken en toon deze aan de hand van voorbeelden aan. Indien u reeds een loopbaan- en diversiteitsplan (gehad) heeft, geef dan aan in hoeverre dit project hierop verder bouwt. Reeds voldoende stappen gezet inzake onthaal, werving en selectie, opleidingen, functieprofielen, competentieprofielen en functioneringsgesprekken? Additioneel aan loopbaan- en diversiteitsplan?

3. Opmaak projectvoorstel ‘Geïntegreerd strategisch loopbaanbeleid’ – Inhoudelijke analyse Situatie eerstelijnsleidinggevenden Vraag: Geef een korte schets van de huidige situatie van uw eerstelijnsleidinggevenden. Wat is hun profiel, hoe zijn zij geselecteerd, welke begeleiding/opleiding wordt er geboden aan leidinggevenden, hoe worden zij opgevolgd? Wat is het profiel en hoe geselecteerd? Begeleiding/opleiding voor eerstelijnsleidinggevenden? Hoe? Hoe omslag coachend leiderschap opzetten? Duidelijk waarom men hier niet op inzet?

3. Opmaak projectvoorstel ‘Geïntegreerd strategisch loopbaanbeleid’ – Inhoudelijke analyse Situatie competentie- en loopbaanbeleid Vraag: Beschrijf de huidige situatie van uw competentie- en loopbaanbeleid. Geef aan in hoeverre hier al acties rond bestaan en waar u aan wil werken binnen dit project. Huidige situatie duidelijk beschreven? Argumentatie waarom op bepaalde pijler wordt ingezet of niet wordt ingezet?

3. Opmaak projectvoorstel ‘Geïntegreerd strategisch loopbaanbeleid’ – Inhoudelijke analyse Aanpak en uitwerking Plan van aanpak Vraag: Geef een concreet plan van aanpak hoe u een coherent beleid zal uitwerken binnen de drie pijlers. Beschrijf de acties en de wijze waarop u de drie pijlers loopbaanbeleid, strategisch competentiebeleid en leiderschap wil invullen binnen het project. Indien u bij de vorige twee vragen kon aantonen dat u reeds heel wat stappen gezet heeft rond één of twee pijlers, dan is het mogelijk om binnen dit project te focussen op de overige pijler(s). Hierbij neemt u een indicatieve timing op basis van het sjabloon 'planning' op en beschrijft u telkens de acties binnen iedere pijler. Samenhangend en strategisch HR-beleid? Acties waarvoor nog geen beleid bestaat? Wijze waarop? Werkwijze in overeenstemming met de situatie van de onderneming en eerstelijnsleidinggevenden? Reeds gezette stappen? Op maat van de onderneming? Realistische maar flexibele timing?

3. Opmaak projectvoorstel ‘Geïntegreerd strategisch loopbaanbeleid’ – Inhoudelijke analyse Betrokkenheid werknemers Vraag: Hoe gaat u tijdens het project de medewerkers betrekken en hoe gaat u ervoor zorgen dat het project resulteert in een duurzame betrokkenheid van en een open dialoog met de werknemers? Voldoende communicatiemomenten tijdens uitvoering? Nodige stappen voor duurzame betrokkenheid? Acties na afloop om gedragenheid verder uit te bouwen? Acties verder dan communicatie en voldoende voor open en duurzame dialoog?

3. Opmaak projectvoorstel ‘Geïntegreerd strategisch loopbaanbeleid’ – Inhoudelijke analyse Gender en leeftijd Vraag: Ervaart u op dit moment verschillen in werkbaarheid volgens gender? Zo ja, hoe gaat u hiermee omgaan in het project? Ervaart u tevens verschillen in werkbaarheid voor bepaalde leeftijdsgroepen en zo ja, hoe gaat u hier mee om? Verschillen goed beschreven? Duidelijk hoe men hiermee rekening zal houden? Goede argumentatie waarom er geen verschillen zijn?

3. Opmaak projectvoorstel ‘Geïntegreerd strategisch loopbaanbeleid’ – Inhoudelijke analyse TIPS! Enkel wat op papier staat, telt Evaluatoren kennen thema, maar niet specifieke achtergrond Handleiding doornemen Projectvoorstel laten lezen Zelf beoordelen en scoren

3. Opmaak projectvoorstel ‘Geïntegreerd strategisch loopbaanbeleid’ – Planning Stel indicatieve timing op in sjabloon ‘Oproep Geïntegreerd strategisch loopbaanbeleid_Sjabloon planning’ Zet per pijler de verschillende acties uit op de tijdslijn Hou rekening met ondersteuningsmomenten, themawerkingen en rapporteringen Planning is een gebruiksdocument Wijzigingen zijn mogelijk, maar focus moet behouden blijven

3. Opmaak projectvoorstel ‘Geïntegreerd strategisch loopbaanbeleid’ – Begroting Excelbestand ‘Kosten en financiering’ 309_Oproep Geïntegreerd strategisch loopbaanbeleid _Detaillering kosten&financiering_05022015.xlsx Begroting van kosten die gemaakt zullen worden gedurende de projectperiode Gekoppeld aan fasen en activiteiten uit plan van aanpak Wijzigingen mogelijk in overleg met ESF

3. Opmaak projectvoorstel ‘Geïntegreerd strategisch loopbaanbeleid’ – Begroting Sjabloon invullen Tabblad ‘SAMENVATTING’ Tabblad ‘Invoeren gegevens personeel’ Tabblad ‘Financiering’ Kosten en financiering ingeven in applicatie Overnemen uit tabblad ‘In te vullen in applicatie’ Voorbeeld

3. Opmaak projectvoorstel ‘Geïntegreerd strategisch loopbaanbeleid’ – Verplichte bijlagen Inhoudelijke analyse Projectplanning Financiële begroting Goedkeuring Ondernemingsraad en/of advies SERR indien geen OR Gehandtekende verklaring op eer in het kader van De Minimis

3. Opmaak projectvoorstel ‘Geïntegreerd strategisch loopbaanbeleid– Inhoudelijke analyse Informatie Oproepfiche Handleiding bij het indienen van een projectvoorstel Beschikbaar op: www.esf-agentschap.be ESF-applicatie (Oproep 317 – Bijlagen)

4. Toelichting oproep ‘Anders organiseren’ Wat? Stimuleren werkbaarheid Door aanpassingen aan de organisatiestructuur Wie? Organisaties die in oude MO oproepen reeds project rond structuur hebben gedraaid, zullen nu zeer goed moeten aantonen waarom dit project nog relevant kan zijn.

4. Toelichting oproep ‘Anders organiseren’ Waarom? Vraag markt wordt complexer en gevarieerder Klant vraagt product/dienst op maat Organisatie reageert niet flexibel genoeg Werknemers raken gefrustreerd Altijd de schuld van iemand anders of andere dienst Werknemers vervreemden van hun job Werknemers hebben stress Waarom? Tekeningetje op flipshart

4. Toelichting oproep ‘Anders organiseren’ Waarom? Win-win voor zowel organisatie als werknemers Werknemers: meer betrokkenheid, meer plezier in het werk, minder stress  minder verloop, minder verzuim Organisatie: meer flexibiliteit, meer innovativiteit, meer productiviteit Waarom? Tekeningetje op flipshart

4. Toelichting oproep ‘Anders organiseren’ Wie? alle organisaties met rechtspersoonlijkheid die: Gevestigd zijn in het Vlaams gewest > 20 werknemers reeds stappen gezet hebben inzake werving en selectie, onthaal, competentie- en loopbaanbeleid en leiderschap reeds missie/visie ! Combinatie met lopend MO project niet mogelijk

4. Toelichting oproep ‘Anders organiseren’ Acties? Procesanalyse Herontwerp Doorvoeren van de organisatiekanteling Grove structuur Productiestructuur Besturingsstructuur Veranderingsmanagement Ondersteuning van de eerstelijnsleidinggevenden

4. Toelichting oproep ‘Anders organiseren’ Acties? Fijnstructuur (optioneel) vastleggen en verduidelijken verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen de teams Fleximatrix KPI’s

4. Toelichting oproep ‘Anders organiseren’ Hoeveel? Oproepbudget van 4.000.000 euro (resterend budget van oproep 310 ‘Anders organiseren’) 2.000.000 euro uit het Europees Sociaal Fonds 2.000.000 euro uit het Vlaams cofinancieringsfonds Maximale subsidie van 80.000 euro per project: Maximaal 40.000 euro ESF Maximaal 40.000 euro VCF Private cofinanciering van minimaal 30% voor KMO’s en 50% voor GO’s Voorschot ten belope van 70% van de toegewezen middelen uit het Vlaams cofinancieringsfonds

4. Toelichting oproep ‘Anders organiseren’ Hoe? Online via de ESF applicatie https://esf2007-2013.vlaanderen.be/esf/index.jsp Oproep Anders organiseren: Oproepnummer 318 Nieuwe promotor  registratie via ‘Organisatiebeheer’ Beantwoorden inhoudelijke vragen samen met de opmaak van een plan van aanpak en het opstellen van een begroting

4. Toelichting oproep ‘Anders organiseren’ Wanneer? Vanaf 1 mei 2015 met als uiterste indieningsdatum 30 juni 2015 Goedgekeurde projecten kunnen van start gaan op 1 oktober 2015 Looptijd van maximaal 18 maanden Verlengingen zijn niet mogelijk!

4. Toelichting oproep ‘Anders organiseren’ Opvolging? 3 themawerkingen 2 individuele ondersteuningsmomenten Verplichte online organisatie- en werknemersbevraging Nulmeting: 3 maanden na start van het project (zowel organisatie- als werknemersniveau) Tussenmeting: 15 maanden na start van het project bij de tussentijdse rapportering (enkel organisatieniveau) Eindmeting: 21 maanden na start van het project bij de eindrapportering (zowel organisatieniveau als werknemersniveau) Resultaat heeft geen invloed op financiering!

5. Opmaak projectvoorstel ‘Anders organiseren’ Drie documenten Een inhoudelijke analyse Een projectplanning Een financiële begroting

5. Opmaak projectvoorstel ‘Anders organiseren’ – Inhoudelijke analyse Context en voorwaarden Situatieschets Vraag: Geef een korte situatieschets van uw organisatie op dit moment zowel naar werking als naar context. Bespreek de core business van uw organisatie en het personeelsbestand. Wordt niet gescoord Context en situatie onderneming

5. Opmaak projectvoorstel ‘Anders organiseren’ – Inhoudelijke analyse Stand van zaken HR-beleid Vraag: Geef een beeld van het huidige HR-beleid binnen uw organisatie. Welke stappen werden reeds gezet op vlak van werving en selectie, onthaal, competentie- en loopbaanbeleid, leerbeleid? Toon dit aan de hand van voorbeelden aan. Gelieve tevens de visie en missie van uw organisatie op te laden als bijlage bij het projectvoorstel. Organisatie voldoende matuur? Reeds voldoende stappen gezet inzake HR? Missie visie opgesteld?

5. Opmaak projectvoorstel ‘Anders organiseren’ – Inhoudelijke analyse Waarom een organisatiekanteling Vraag: Waarom wil u de huidige organisatiestructuur kantelen naar een meer innovatieve organisatiestructuur? Bespreek hierbij zowel de voordelen voor de organisatie als voor de werknemers ten opzichte van de huidige situatie. Is het project relevant voor deze organisatie? Is organisatiekanteling de juiste aanpak? Win-win voor zowel organisatie als werknemers?

5. Opmaak projectvoorstel ‘Anders organiseren’ – Inhoudelijke analyse Aanpak en uitwerking Management & leidinggevenden Vraag: Hoe staat het management tegenover dit project? In hoeverre werden zij reeds betrokken bij de aanzet tot het project? Hoe zal u bij de uitvoering van het project betrokkenheid creëren bij zowel het management als bij eerstelijnsleidinggevenden? Welke taken zullen zij opnemen? Werd het management betrokken bij opmaak van voorstel? Worden zij voldoende betrokken in het project? Is er bereidheid bij management voor organisatiekanteling en cultuuromslag? Hoe worden de eerstelijnsleidinggevenden betrokken in het project?

5. Opmaak projectvoorstel ‘Anders organiseren’ – Inhoudelijke analyse Betrokkenheid werknemers Vraag: Hoe werden de werknemers betrokken bij de aanzet tot dit projectvoorstel en hoe zal u de werknemers betrekken bij de uitvoering van het project? Hoe zal u een draagvlak bij hen creëren? Wordt er voldoende gecommuniceerd? Gaat betrokkenheid werknemers verder dan communicatie? Hoe wordt omgegaan met weerstand?

5. Opmaak projectvoorstel ‘Anders organiseren’ – Inhoudelijke analyse Aanwezigheid expertise Vraag: Is er binnen de onderneming reeds expertise aanwezig inzake innovatieve arbeidsorganisatie? Zal u zich bij de uitvoering van het project laten bijstaan door een onderaannemer? Zo ja, waarom en door wie? Geef tevens aan hoe u de onderaannemer geselecteerd hebt of zal selecteren. Zo nee, waarom niet? Is er reeds voldoende expertise aanwezig in de organisatie? Indien dit niet het geval is, wordt dan beroep gedaan op de juiste expertise? Wordt duidelijk beschreven hoe onderaannemer geselecteerd wordt?

5. Opmaak projectvoorstel ‘Anders organiseren’ – Inhoudelijke analyse Plan van aanpak Vraag: Welke acties zal u nemen binnen het project? Stel een plan van aanpak op met een indicatieve timing waarin minimaal volgende acties vermeld worden: procesanalyse, herontwerp, aanpassen organisatiestructuur, ondersteuning eerstelijnsleidinggevenden. Geef aan op welke wijze u deze acties zal uitvoeren en welke methodieken/instrumenten u hiervoor zal gebruiken. Noodzakelijke fasen opgenomen? Wordt aangegeven hoe acties concreet zullen worden ingevuld? Op maat van de onderneming? Voldoende aandacht voor besturingsstructuur? Worden alle stakeholders voldoende betrokken?

5. Opmaak projectvoorstel ‘Anders organiseren’ – Inhoudelijke analyse Gender en leeftijd Vraag: Ervaart u op dit moment verschillen in werkbaarheid volgens gender? Zo ja, hoe gaat u hiermee omgaan in het project? Ervaart u tevens verschillen in werkbaarheid voor bepaalde leeftijdsgroepen en zo ja, hoe gaat u hier mee om? Verschillen goed beschreven? Duidelijk hoe men hiermee rekening zal houden? Goede argumentatie waarom er geen verschillen zijn?

5. Opmaak projectvoorstel ‘Anders organiseren’ – Inhoudelijke analyse TIPS! Enkel wat op papier staat, telt Evaluatoren kennen thema, maar niet specifieke achtergrond Handleiding doornemen Projectvoorstel laten lezen Zelf beoordelen en scoren

5. Opmaak projectvoorstel ‘Anders organiseren’ – Planning Stel indicatieve timing op in sjabloon ‘Oproep Anders organiseren_Sjabloon planning’ Zet per fase de verschillende acties uit op de tijdslijn Hou rekening met ondersteuningsmomenten, themawerkingen en rapporteringen Planning is een gebruiksdocument Wijzigingen zijn mogelijk, maar focus moet behouden blijven

5. Opmaak projectvoorstel ‘Anders organiseren’ – Begroting Excelbestand ‘Kosten en financiering’ 310_Oproep Geïntegreerd strategisch loopbaanbeleid _Detaillering kosten&financiering_05022015.xlsx Begroting van kosten die gemaakt zullen worden gedurende de projectperiode Gekoppeld aan fasen en activiteiten uit plan van aanpak Wijzigingen mogelijk in overleg met ESF

5. Opmaak projectvoorstel ‘Anders organiseren’ – Begroting Sjabloon invullen Tabblad ‘SAMENVATTING’ Tabblad ‘Invoeren intern personeel’ Tabblad ‘Invoeren extern personeel’ Tabblad ‘Financiering’ Kosten en financiering ingeven in applicatie Overnemen uit tabblad ‘In te vullen in applicatie’ Voorbeeld

5. Opmaak projectvoorstel ‘Anders organiseren’ – Verplichte bijlagen Inhoudelijke analyse Projectplanning Financiële begroting Missie en visie van de organisatie Goedkeuring Ondernemingsraad en/of advies SERR indien geen OR Gehandtekende verklaring op eer in het kader van De Minimis Bewijs > 20 werknemers

5. Opmaak projectvoorstel ‘Anders organiseren’ – Inhoudelijke analyse Informatie Oproepfiche Handleiding bij het indienen van een projectvoorstel Beschikbaar op: www.esf-agentschap.be ESF-applicatie (Oproep 318 – Bijlagen)

6. Toelichting kostenrubrieken en tijdsregistratie Kosten oproep ‘Geïntegreerd strategisch loopbaanbeleid’ Binnen deze oproep wordt gewerkt met een standaardschaal op basis van de interne personeelskosten Een gerealiseerd VOLTIJDS EQUIVALENT op jaarbasis (= 1.720 uren inhoudelijke werking door een intern personeelslid) wordt als eenheid beschouwd De inhoudelijke werking omvat de uren voor de uitwerking van de activiteiten, zoals goedgekeurd in het actieplan

6. Toelichting kostenrubrieken en tijdsregistratie Kosten oproep ‘Geïntegreerd strategisch loopbaanbeleid’ Volgende activiteiten worden beschouwd als inhoudelijke werking van het project: uitwerking van alle activiteiten die worden goedgekeurd in actieplan. Ook de uren intern personeel voor verzamelen indicatoren kunnen worden ingebracht. ! Uren die door interne personeelsleden besteed worden aan administratieve taken (zoals bv. bijhouden tijdsregistraties) tellen niet mee als eenheid Standaardschalen voor 4 niveaus in combinatie met 3 anciënniteitscategorieën Bedragen zie oproepfiche en financiële nota standaardschalen (Bijlagen bij de oproep)

6. Toelichting kostenrubrieken en tijdsregistratie Kosten oproep ‘Geïntegreerd strategisch loopbaanbeleid’ Bewijslast niveau en anciënniteit: Niveau aan de hand van het diploma van het personeelslid en indien niet voorhanden aan de hand van het contract of het functieprofiel Anciënniteit aan de hand van de arbeidsovereenkomst of de jaarloonfiche indien dit hierop vermeld staat

6. Toelichting kostenrubrieken en tijdsregistratie Kosten oproep ‘Geïntegreerd strategisch loopbaanbeleid’ Forfait van 40% werd opgenomen in de standaardschaal  voor alle andere kosten die binnen het project gemaakt worden Dit forfait omvat dus zowel loonkosten extern personeel, kosten deelnemers, directe en indirecte kosten. Er kunnen dan ook geen andere kosten meer ingebracht worden in deze oproep

6. Toelichting kostenrubrieken en tijdsregistratie Kosten oproep ‘Geïntegreerd strategisch loopbaanbeleid’ De directe relatie tussen het opgebouwde plan van aanpak en de personeelsinzet moet duidelijk blijken In het kosten- en financieringsschema worden best de pijlers en activiteiten overgenomen die opgenomen werden in het plan van aanpak Berekeningswijze Maak een inschatting van het aantal benodigde personeelsleden op basis van de uit te voeren fasen en de samenhangende activiteiten Maak een inschaling van niveau en anciënniteit

6. Toelichting kostenrubrieken en tijdsregistratie Financiering oproep ‘Geïntegreerd strategisch loopbaanbeleid’ Maximale subsidie van 60.000 EUR per project: Maximaal 30.000 EUR ESF (50%) Maximaal 30.000 EUR VCF (50%) Private cofinanciering van minimaal 30% voor KMO’s en 50% voor GO’s Additionaliteit ESF bedrag kan pas berekend worden na vastlegging van de andere financieringsbronnen Met andere woorden: de andere financieringsbronnen dienen eerst berekend en benut te worden

6. Toelichting kostenrubrieken en tijdsregistratie Kosten oproep ‘Anders organiseren’ In deze oproep kunnen twee kostenrubrieken ingebracht worden, namelijk loonkosten intern personeel en loonkosten extern personeel. Intern personeel Standaardschaal Een gerealiseerd VOLTIJDS EQUIVALENT op jaarbasis (= 1.720 uren inhoudelijke werking door een intern personeelslid) wordt als eenheid beschouwd De inhoudelijke werking omvat de uren voor de uitwerking van de activiteiten, zoals goedgekeurd in het actieplan

6. Toelichting kostenrubrieken en tijdsregistratie Kosten oproep ‘Anders organiseren’ Volgende activiteiten worden beschouwd als inhoudelijke werking van het project: uitwerking van alle activiteiten die worden goedgekeurd in actieplan. Ook de uren intern personeel voor verzamelen indicatoren kunnen worden ingebracht. ! Uren die door interne personeelsleden besteed worden aan administratieve taken (zoals bv. bijhouden tijdsregistraties) tellen niet mee als eenheid Standaardschalen voor 4 niveaus in combinatie met 3 anciënniteitscategorieën Bedragen zie oproepfiche en financiële nota standaardschalen (Bijlagen bij de oproep)

6. Toelichting kostenrubrieken en tijdsregistratie Kosten oproep ‘Anders organiseren’ Bewijslast niveau en anciënniteit: Niveau aan de hand van het diploma van het personeelslid en indien niet voorhanden aan de hand van het contract of het functieprofiel Anciënniteit aan de hand van de arbeidsovereenkomst of de jaarloonfiche indien dit hierop vermeld staat

Forfait opgenomen in de standaardschaal van: 6. Toelichting kostenrubrieken en tijdsregistratie Kosten oproep ‘Anders organiseren’ Forfait opgenomen in de standaardschaal van: 10,37% voor directe kosten (kopies, vervoerskosten, …) 15% voor indirecte kosten (bijhouden tijdsregistraties, coördinatie project, …) ! Er kunnen dus ook in deze oproep geen directe en indirecte kosten worden ingebracht

6. Toelichting kostenrubrieken en tijdsregistratie Kosten oproep ‘Anders organiseren’ Extern personeel experten/onderaannemers reële kostprijs van maximaal 125 EUR/uur alles inclusief

6. Toelichting kostenrubrieken en tijdsregistratie Kosten oproep ‘Anders organiseren’ De directe relatie tussen het opgebouwde plan van aanpak en de personeelsinzet moet duidelijk blijken In het kosten- en financieringsschema worden best de fasen en activiteiten overgenomen die opgenomen werden in het plan van aanpak Berekeningswijze Maak een inschatting van het aantal benodigde personeelsleden op basis van de uit te voeren fasen en de samenhangende activiteiten Maak een inschaling van niveau en anciënniteit

Maximale subsidie van 80.000 EUR per project: 6. Toelichting kostenrubrieken en tijdsregistratie Financiering oproep ‘Anders organiseren’ Maximale subsidie van 80.000 EUR per project: Maximaal 40.000 EUR ESF (50%) Maximaal 40.000 EUR VCF (50%) Private cofinanciering van minimaal 30% voor KMO’s en 50% voor GO’s Additionaliteit ESF bedrag kan pas berekend worden na vastlegging van de andere financieringsbronnen Met andere woorden: de andere financieringsbronnen dienen eerst berekend en benut te worden

6. Toelichting kostenrubrieken en tijdsregistratie Tijdsregistratie intern personeel:  Een sluitende registratie is verplicht!  Verantwoording van de ingediende kosten Sjabloon tijdsregistratie  Op basis van dagdelen (4u)  Ondertekenen personeelslid en tegentekenen leidinggevende per maand  Tip: gebruik hierbij de activiteiten zoals benoemd in de planning bij het projectvoorstel  Voorbeeld Tijdsregistratie extern personeel (enkel oproep ‘Anders organiseren’):

6. Toelichting kostenrubrieken en tijdsregistratie Tijdsregistratie extern personeel (enkel oproep ‘Anders organiseren’): Verplicht minstens volgende gegevens op facturen: Naam uitvoerder Omschrijving werkelijk geleverde prestaties Dagen waarop prestaties geleverd zijn Duur van de geleverde prestaties Altijd aantoonbaar bewijs marktconsultatie en duidelijke motivering: Indien onderaannemer gekend voor aanvang project  bewijs bij projectvoorstel Indien onderaannemer later geselecteerd wordt  bewijs bij rapportering

7. Overheidsopdrachten en de minimis 4 Categorieën : De overheid Organisaties die aan bepaalde voorwaarden voldoen Privaatrechtelijke universiteiten Privaatrechtelijke ondernemingen die bepaalde werken laten uitvoeren (bouwwerken die niet gesubsidieerd worden door ESF)

7. Overheidsopdrachten en de minimis Gemeenschappen, gewesten, provincies en gemeenten Organisaties van algemeen nut, publiekrechtelijke verenigingen, OCMW ‘s en verenigingen die opgericht zijn door verschillende aanbestedende overheden onder deze categorie.

7. Overheidsopdrachten en de minimis Organisaties die aan bepaalde voorwaarden voldoen Opgericht met specifiek doel te voorzien in behoeften die niet louter van industriële of commerciële aard zijn (een algemeen belang hebben) EN met een overwegende overheidsinvloed => Doel van algemeen belang: Opgericht of wijzigende doelstelling Staat tegenover een doel van commerciële of industriële aard, “komt ten goede aan de gemeenschap” Een commercieel/ industrieel doel sluit een algemeen doel niet uit =>Overwegende overheidsinvloed: Organisatie voor meer dan de helft gefinancierd wordt door de overheid Het beheer onderworpen is aan de overheid Directie of de raad van toezicht samengesteld is door de overheid.

7. Overheidsopdrachten en de minimis Indien wetgeving van toepassing: Schriftelijke Overeenkomsten Ten bezwarende titel Met derden Wetgeving van toepassing voor aankopen van: diensten (extern personeel) leveringen (directe kosten) werken Procedure volgen, afhankelijk van grootte bedrage en type aankoop

7. Overheidsopdrachten en de minimis Uitgangspunt : verbod op staatssteun Staatssteun is steun die mogelijks de vrije markt verstoord, doordat bepaalde bedrijven voordelen kregen ten opzichte van andere Uitzondering: De minimis Als steunbedrag te laag is om de markt te verstoren  Maximum 200.000 euro in de laatste 3 boekjaren per organisatie

7. Overheidsopdrachten en de minimis Bedrag is uitbetaalde bedrag per organisatie, tenzij nog geen uitbetaling, dan bedrag van goedkeuring Tijdstip is moment van goedkeuring van de steun DUS hier is dit 30 juni 2015

8. Vragen VRAGEN?

CONTACT Marjolein Van Den Broeck en Wouter Verdonck marjolein.vandenbroeck@esf.vlaanderen.be wouter.verdonck@esf.vlaanderen.be 02/546.22.46 – 02/546.22.02 Helpdesk esfsupport@vlaanderen.be (ESF-applicatie)