Het uitvoeren van milieu-audits Steeds meer bedrijven en instellingen onderkennen het belang van een goede zorg voor het milieu als een essentieel onderdeel van de bedrijfsvoering. Vaak wordt in dat kader een doorlichting (audit) uitgevoerd om te bepalen hoe en in welke mate het milieu wordt belast en op welke wijze de milieubelasting wordt beheerst. Zo'n doorlichting geeft een beeld van de sterke en zwakke punten van de bedrijfsmilieuzorg en maakt duidelijk waar kansen voor verbetering liggen. Een milieu-audit moet dan ook worden gezien als een krachtig instrument om de zorg voor het milieu te verbeteren.

Onderwerpen definitie normen algemene werkwijze aandachtspunten Deze presentatie verschaft duidelijkheid over de definitie van milieu-audits, maakt duidelijk welke normen er op het gebied van milieu-auditing zijn, beschrijft wat een milieu-audit is en behandelt welke typen audits worden onderscheiden. Ook komen de stappen aan de orde die bij een milieu-audit worden onderscheiden en de werkwijze die in zijn algemeenheid wordt gehanteerd bij het uitvoeren van een milieu-audit.

Definitie systematisch, gedocumenteerd verificatieproces objectief verzamelen bewijsmateriaal over gespecificeerd onderwerp toetsen bewijs aan audit-criteria communicatie over resultaten met klant In de norm ISO 14010 wordt een definitie gegeven van de milieu-audit. Het is gericht op het objectief verzamelen en evalueren van audit bewijsmateriaal teneinde vast te stellen of gespecificeerde milieu-activiteiten, gebeurtenissen, condities, managementsystemen of informatie over deze onderwerpen voldoen aan de audit criteria en het communiceren van de resultaten van dit proces aan de klant. Uit de definitie komt duidelijk naar voren dat een milieu-audit betrekking kan hebben op zeer uiteenlopende zaken. Een audit kan worden uitgevoerd met als onderwerp een milieuzorgsysteem, maar kan ook betrekking hebben op een afvalwaterzuiveringsinstallatie of een milieujaarverslag. Wat het onderwerp ook is, het onderzoek moet op een systematische (auditprogramma), gedocumenteerde (vastleggen bevindingen) en objectieve (onafhankelijke deskundigen) wijze plaatsvinden aan de hand van een duidelijk omschreven toetsingskader (bijvoorbeeld vergunningvoorschriften, EMAS of ISO 14001). Ontbreekt één van deze criteria, dan mag eigenlijk al niet meer worden gesproken van een milieu-audit.

Normen voor milieu-auditing ISO 14010: algemene principes ISO 14011: milieuzorgsystemen auditen ISO 14012: kwalificatiecriteria auditors EMAS bijlage II In augustus/september 1996 zijn de volgende goedgekeurde ISO-normen verschenen: ISO 14010: richtlijnen voor milieu-auditing; algemene principes ISO 14011: richtlijnen voor milieu-auditing; audit procedures - het auditen van milieuzorgsystemen ISO 14012: richtlijnen voor milieu-auditing; kwalificatiecriteria voor milieu- auditors De normen zijn in april 1997 als NEN-norm verschenen. Ook bijlage II van de EMAS-verordening geeft richlijnen met betrekking tot milieu-audits. In Nederland wordt in het kader van de verificatie- en certificatiesystemen voor de EMAS-verordening de ISO 14001 ontwikkeld en uitgebracht door de Stichting Coördinatie Certificatie Milieuzorgsystemen (SCCM), reeds gerefereerd aan de kwalificatiecriteria voor milieu-auditors zoals vastgelegd in de ISO 14012. Het is de verantwoordelijkheid van de certificatie- casu quo verificatie-instellingen om te waarborgen dat haar milieu-auditors/-verificateurs voldoen aan de eisen uit deze norm. Ook benutten steeds meer bedrijven de normen van milieu-auditing bij de uitwerking van hun milieuzorgsysteem.

Milieu-audits: werkwijze oriëntatie auditvoorbereiding bedrijfsbezoek rapportage aandachtspunten Er worden in zijn algemeenheid een viertal stappen onderscheiden bij het uitvoeren van een milieu-audit. Elke stap wordt hierna kort toegelicht. Vervolgens komen een aantal belangrijke aandachtspunten naar voren die van belang zijn bij een goede uitvoering van een milieu-audit.

Oriëntatie bezoek bedrijf doel audit doorlooptijd achtergronden werkafspraken bevestiging afspraken Samen met een vertegenwoordiger van de door te lichten organisatie of afdeling (ook wel genoemd de auditee) worden door de lead auditor in een oriënterend gesprek het doel en de reikwijdte (de scope) van de milieu-audit vastgesteld. Moet bijvoorbeeld de uitgangssituatie in beeld worden gebracht, gaat het om een audit van een ingevoerd milieuzorgsysteem of betreft het een (beoogde) overname van het betreffende bedrijf. Het doel bepaalt immers de toetsingscriteria waartegen zal worden geaudit. Ook wordt van gedachten gewisseld over de achtergronden van de uit te voeren milieu-audit, de uitvoeringstermijn, specifieke punten die tijdens de audit aandacht behoeven en de wijze waarop rapportage dient plaats te vinden. Verder worden werkafspraken gemaakt tussen de auditee en het auditteam (bereikbaarheid, ter beschikking stellen van documenten en dergelijke). Het resultaat van de oriëntatie wordt door de leadauditor vastgelegd en aan het bedrijf of de afdeling(en) ter bevestiging voorgelegd. Hierna kan de voorbereiding van de milieu-audit beginnen.

Audit voorbereiding auditteam vormen contactpersoon auditee document review bezoek bedrijf auditprogramma checklists maken Op basis van de informatie uit de oriëntatiestap wordt door de lead auditor een auditteam samengesteld, bestaande uit 2-3 personen. De auditors worden geselecteerd op basis van hun kennis en ervaring met (de milieuaspecten van) de bedrijfstak waar het te auditen bedrijf toe behoort. Het auditteam wordt geleid door een leadauditor die ervaring heeft met het doorlichten van organisaties op milieugebied en het managen van auditprogramma's. De leadauditor is verantwoordelijk voor een goed verloop van de milieu-audit. Het door te lichten bedrijf(sonderdeel) dient een contactpersoon aan te wijzen. Vaak is dat de milieucoördinator of een leidinggevende. De contactpersoon wordt vervolgens benaderd door de leadauditor. Een afspraak wordt gemaakt om het bedrijf te bezoeken voor een eerste kennismaking en om een eerste indruk te krijgen van de bedrijfsvoering. Samen met de contactpersoon wordt een checklijst doorgenomen van documenten die de auditors willen bestuderen (document review). Voorbeelden van benodigde documenten zijn: handboek milieuzorg (eventueel ook veiligheid en/of kwaliteit), organisatieschema's, vergunningen, procesbeschrijvingen, rapportages, procedures. Verder worden afspraken gemaakt over bedrijfsvoorschriften die voor de auditors van toepassing zijn tijdens het bezoek aan het bedrijf of de afdeling (veiligheidskleding, hygiënevoorschriften). Aan de hand van de verkregen informatie worden de definitieve toetsingscriteria (normen, handboek, vergunningvoorschriften, emissie-eisen) samengesteld. Ook wordt een voorlopig auditprogramma opgesteld. In dit programma staat onder meer wanneer welke functionaris zal worden geïnterviewd en door welke auditor(s). Na overleg met de contactpersoon, die het auditprogramma ook intern zal communiceren, wordt het definitieve auditprogramma gemaakt en tijdig naar de contactpersoon van het bedrijf of de afdeling(en) gestuurd. Op basis van de document-review en de toetsingscriteria worden door het audit-team: - checklijsten gemaakt die worden gebruikt bij het bezoek aan het bedrijf of de afdeling(en). Het is de taak van de contactpersoon om het personeel te informeren over de aanstaande milieu-audit. Op deze wijze is iedereen op de hoogte van de aanwezigheid van (extern) personeel dat medewerkers om informatie inzake milieu-aangelegenheden kan vragen.

Bedrijfsbezoek introductie interviews verzamelen bewijs rondgang evaluatie afsluiting

Introductie auditteam voorstellen toelichting audit programma doornemen actuele zaken werkafspraken Gestart wordt met de introductie van het auditteam bij het management van het bedrijf of de afdeling. Eventueel kunnen enkele andere functionarissen die tijdens de audit geïnterviewd zullen worden bij de introductie aanwezig zijn. Het doel van de milieu-audit wordt toegelicht en het auditprogramma wordt doorgelopen om vast te stellen of er nog wijzigingen moeten worden aangebracht.

Interviews Door de auditors worden interviews afgenomen met diverse functionarissen (bijvoorbeeld directie, afdelingshoofden, wachtchefs) die relevant zijn voor de bedrijfsmilieuzorg. Indien daartoe aanleiding is, worden ter plaatse aanwezige documenten doorgenomen (logboeken, contracten, registers).

Verzamelen bewijsmateriaal logboeken metingen en registraties keuringsrapporten inspectielijsten correspondenties verslagen Voorbeelden van documenten/registraties die een rol kunnen hebben bij het verzamelen van bewijsmateriaal door het auditteam.

Rondgang toetsen praktijk milieuzorg steekproef verificatiemethode gesprekken met personeel eventueel foto’s Een belangrijke verificatiemethode is het maken van een rondgang door de auditors bij de locatie en het (steekproefgewijs) inspecteren van installaties en voorzieningen: de fysieke inspectie. Op deze wijze wordt een indruk verkregen van de milieuzorg in de praktijk. Getoetst wordt of datgene wat op papier is beschreven en in de interviews is gezegd, ook op de werkplek is terug te vinden. Bijvoorbeeld: wordt de chemicaliënopslag ook conform de instructies gebruikt. Tijdens deze rondgang worden eventueel nog gesprekken gevoerd met medewerkers om bevindingen te verifiëren. Eventueel kunnen foto's worden gemaakt van geconstateerde tekortkomingen ter ondersteuning van de rapportage (om redenen van acceptatie kan dit overigens ook achterwege blijven).

Evalueren bezoek verzamelen van de bevindingen vergelijken met toetsingskader belangrijkste bevindingen maken samenvatting resultaten vaststellen vervolgacties Alle uit de audit naar voren gekomen informatie moet worden verzameld naar onderwerp en vervolgens worden getoetst aan het referentiekader, bijvoorbeeld de norm ISO 14001 of de voorschriften uit een milieuvergunning. Conclusies worden getrokken ten aanzien van de punten die voldoen aan de norm en de tekortkomingen (afwijkingen) die zijn geconstateerd. De belangrijkste conclusies worden genoteerd en er wordt een korte samenvatting gemaakt van de auditresultaten. De samenvatting wordt gebruikt voor de afsluitende bespreking. Afhankelijk van de vraagstelling van de klant kunnen ook de vervolgacties worden benoemd.

Afsluiting bezoek voor management bedanken auditee samenvatting resultaat vervolgtraject afspraken maken In principe zullen hier dezelfde personen aanwezig zijn als bij de introductie. Het auditteam geeft ter informatie van het management een beknopte rapportage van de bevindingen. Vervolgens wordt het vervolgtraject toegelicht: hoe en wanneer vindt rapportage plaats en op welk moment is de auditprocedure afgesloten.

Rapportage doel audit auditteam programma bevindingen afwijkingen conclusies (aanbevelingen) De resultaten van de document review, de interviews en de fysieke inspectie worden door het auditteam verwerkt tot een conceptrapport. De in de sheet getoonde onderwerpen kunnen als een inhoudsopgave van een standaard auditrapport worden beschouwd. Het concept wordt naar de contactpersoon gestuurd ter controle op onjuistheden (namen functionarissen, benaming installaties/gebouwen). Daarna wordt het rapport definitief gemaakt en naar de contactpersoon gezonden. Indien gewenst kan door de leadauditor een presentatie over de auditresultaten worden verzorgd. Score op onderdelen milieuzorgsysteem

Afwijkingenrapport tekortkoming noteren acceptatie door verantwoordelijke corrigerende maatregel termijn realisatie aangeven Rapportage over de geconstateerde tekortkomingen kan ook geschieden in de vorm van afwijkingenrapporten. Deze werkwijze wordt vaak toegepast bij bedrijven die reeds een kwaliteitszorgsysteem hebben en ervaring hebben met het uitvoeren en afhandelen van kwaliteitsaudits. Per tekortkoming wordt een afwijkingenrapport geschreven dat door de verantwoordelijke functionaris (directeur, afdelingshoofd, milieucoördinator) voor acceptatie moet worden getekend. Op het afwijkingenrapport wordt vervolgens aangegeven welke corrigerende maatregel binnen welke termijn wordt genomen om de tekortkoming op te heffen. Het pakket van ingevulde afwijkingenrapporten wordt vervolgens, samen met een korte samenvatting van de bevindingen, verzonden aan de opdrachtgever van de audit.

Follow up actieplan op te stellen door auditee bewaken voortgang actieplan uitvoeren re-audit (opdrachtgever) status vaststellen bij volgende audit adviseren bij opstellen actieplan Afhankelijk van het doel van de milieu-audit en de afspraken die met de auditee of opdrachtgever zijn gemaakt, kan de follow up een onderdeel van de auditprocedure zijn. Dat betekent dat het bedrijf of de afdeling een actieplan maakt waarin de corrigerende maatregelen staan beschreven die worden genomen ter opheffing van de geconstateerde tekortkomingen. Als de methodiek van afwijkingenrapporten wordt gehanteerd, kunnen de corrigerende maatregelen op de afwijkingenrapporten worden ingevuld. In ieder geval moet worden aangegeven binnen welke termijn een corrigerende maatregel zal zijn uitgevoerd. Het actieplan casu quo het resultaat van de uitvoering ervan kan door de auditors of de opdrachtgever periodiek worden getoetst in de organisatie (voortgangsbewaking). Desgewenst kunnen adviezen worden gegeven over de invulling van het actieplan. Uit de praktijk is gebleken dat bedrijven dit vaak een prettige manier van werken vinden omdat hierdoor continue aandacht voor milieuzorg is verzekerd.

Aandachtspunten (1) voorbereiding van de audit opstellen en gebruik van vragenlijsten houden van interviews/gesprekken Voorbereiding van de audit bij alle partijen (auditee, auditor, opdrachtgever) moet een helder beeld bestaan van het doel; het toetsingskader moet helder zijn, zodat daar achteraf geen discussies meer over ontstaan; vergaar de juiste documenten voor het opstellen van ter zake doende vragen en checkpunten; voldoende tijd reserveren; voorkom het stellen van irrelevante vragen of het benaderen van de verkeerde personen. Opstellen en gebruik vragenlijsten het maken en toepassen van zo'n lijst heeft onder andere de volgende voordelen: de auditor bereidt zichzelf voor op de audit; voorkomen wordt dat onderwerpen over het hoofd worden gezien; het is te gebruiken als een rode draad bij het uitvoeren van de audit; voorkomen wordt dat teveel moet worden geschreven tijdens de audit. Het houden van interviews/gesprekken het interview is één van de belangrijkste waarnemingsmethoden bij een milieu-audit; interviewen van medewerkers van een bedrijf is dus een vitaal onderdeel van het auditproces; goede interviewtechnieken zijn derhalve van groot belang voor het slagen van de audit; het goed interviewen van personen is een vaardigheid die geleerd moet worden.

Aandachtspunten (2) rol van de begeleider van de auditee uitvoeren van verificaties Begeleider als stoorzender Milieucoördinator als begeleider is zinvol, omdat deze functionaris goed bekend is met het bedrijf en de mensen en vaak ook weet waar welke informatie is te vinden. Hij kan echter ook een stoorzender zijn, met name bij het afnemen van interviews en het uitvoeren van een rondgang door het bedrijf. Aandachtspunten zijn: de begeleider kan de neiging hebben antwoord te geven op een vraag aan de geïnterviewde; de geïnterviewde kan vanwege de aanwezigheid van de begeleider niet meer open en objectief zijn. Als deze situaties zich voordoen zal dit ongetwijfeld het auditresultaat beïnvloeden; de begeleider kan het auditteam juist vanuit milieu-oogpunt interessante plekken en situaties onthouden en daarmee het auditresultaat beïnvloeden. Uitvoeren van verificaties Tijdens de audit zullen regelmatig stellingen, uitspraken of verkregen gegevens moeten worden getoetst op waarheid danwel betrouwbaarheid. Controlemethoden zijn: het uitvoeren van cross-checks. Als bijvoorbeeld de manager inkoop zegt dat het afsluiten van contracten met afvaltransporteurs door de milieucoördinator wordt gedaan, kan dit vervolgens bij de laatstgenoemde worden getoetst; antwoorden vergelijken met documentatie, zoals de wijze waarop etikettering en opslag van chemicaliën volgens de magazijnbeheerder zou moeten plaatsvinden en hoe dit volgens de werkinstructies moet geschieden; vergelijken van de antwoorden met waarnemingen door het uitvoeren van een rondgang door het bedrijf en het inspecteren van bijvoorbeeld opslagfaciliteiten en de staat van onderhoud van een stoffilterinstallatie; het (laten) uitvoeren van metingen, het (laten) nemen en analyseren van monsters, het laten uitvoeren van administratieve checks en het (door het bedrijf) laten opvragen van gegevens van leveranciers en dergelijke.

Deze sheet kunt u zelf invullen.