Application Portfolio Management 14 april 2006 Application Portfolio Management IT Governance Solutions 14 april 2006 Wij zien APM als een belangrijk onderdeel van IT Governance. We starten dan ook met de vraag waarom IT Governance van belang is en laten enkele resultaten zien die we met APM hebben bereikt. Daarna gaan we in op wat IT Governance precies is en welke oplossingen we bieden voor APM. Ordina SI&D B.V. - ICT Management & Consultancy

Application Portfolio Management 14 april 2006 Waarom IT Governance? Heeft u inzicht in de hoeveelheid geld die jaarlijks wordt geïnvesteerd in IT middelen? Welke bijdrage levert dit aan het realiseren van bedrijfsdoelstellingen oftewel wat is de toegevoegde waarde van IT in uw organisatie? Wie is in uw organisatie verantwoordelijk voor het nemen van IT beslissingen? Is het duidelijk welke bevoegdheden omtrent IT middelen er centraal en welke decentraal belegd zijn? Heeft u actueel inzicht in alle aanwezige applicaties en het gebruik hiervan? Zijn voor alle geïnstalleerde en gebruikte applicaties aantoonbaar licenties aanwezig? Welk deel van de aanwezige applicaties is overbodig? Hoe zorgt u ervoor dat nieuwe ontwikkelingen voldoen aan de architectuur van uw organisatie? Heeft u richtlijnen voor het goedkeuren van IT investeringen? ……… en worden die ook gevolgd? Deze vragen zijn vorig jaar (2005) in een sessie met klanten besproken. Algemene conclusie: besluitvorming is niet transparant; regelingen (indien aanwezig) worden niet nageleefd (onwetend, politiek ongewenst). Hieruit kwam naar voren dat er nog veel onduidelijk is op het gebied van IT, op de besturing van IT. Bij punt 1: en geldt dit zowel voor nieuwe investeringen als voor extra licenties, updates, onderhoudscontracten, beheer, etc.? Bij punt 2: let niet alleen op de grote bedrijfssystemen, maar op de velen kleinere tools en applicaties. Bij 3 en 4: en als ik snel een pakket “op de hoek” of via internet wil kopen? Bij overbodige software: denk aan ongewenst gebruik, denk aan meerdere pakketten voor hetzelfde Ordina SI&D B.V. - ICT Management & Consultancy

Resultaat Application Portfolio Management 14 april 2006 Resultaat Application Portfolio Management praktijkcases License compliancy concern, 12.000 medewerkers 2000 applicaties bijna 50% non-compliant financial gap ruim € 6 miljoen maar ook te veel aan licenties inventarisatie en analyse business case ! Reductie applicatieportfolio multinational, 25.000 medewerkers aantal applicaties -65% tot 1400 besparing ca. € 2 miljoen per jaar opzet van softwarecatalogus standaardisatie applicatie lifecycle proces  Reductie applicatieportfolio betreft project bij een chemiegigant uitgevoerd in 2004. Reductie van meer dan 4000 applicaties terug naar 1400 applicatie. Uiteindelijk target is een portfolio van ca. 700 applicaties. Bij DSM is de softwarecatalogus opgezet, functionele overlap tussen applicaties is bepaald en waar mogelijk is gestandaardiseerd. Om nieuwe wildgroei te voorkomen zijn software boards ingesteld, die aanvragen voor nieuwe applicaties beoordelen. License compliancy betreft onderzoek bij XXXXXX in 2005. De aanwezige applicaties en licenties zijn geïnventariseerd en geanalyseerd. Op basis van een aantal schattingen/extrapolaties is de licentiewaarde van de non-compliant applicaties bepaald (=financial gap). Er is een business case opgesteld om het licentiemanagementproces in te richten, inclusief implementatie van tooling (IBM Tivoli License Manager). Resultaten op basis van APM, maar ook van groot belang van ITG: kan de bestuurder zich dergelijke non-compliancy veroorloven? En de besparing op het portfolio is zeker interessant! Ordina SI&D B.V. - ICT Management & Consultancy

Introductie IT Governance Application Portfolio Management 14 april 2006 Introductie IT Governance Application Portfolio Management Wat is IT Governance en welke positie bekleedt APM hierbinnen? Ordina SI&D B.V. - ICT Management & Consultancy

Application Portfolio Management 14 april 2006 IT Governance Inhoud IT-principes IT-architectuur IT-infrastructuur Business applicatie behoefte IT investeringen Proces van besluitvorming IT Governance – het besturen van IT – gaat enerzijds over besluitvormingsstructuren en processen, anderzijds over de inhoudelijke zaken waarover beslissingen worden genomen. Definitie komt uit een van de toonaangevende publicatie op het gebied van ITG. Veelal zien we een focus op “accountability”, bijvoorbeeld IT Governance als uitvloeisel van SOX. Wij richten ons zowel op “accountability”, bijvoorbeeld license compliancy, én op “desirable behavior”, en dan niet alleen defensief (compliant blijven), maar ook offensief (kostenbesparing, toegevoegde waarde). “Specifying the decision rights and accountability framework to encourage desirable behavior in the use of IT” – Weill and Ross, MIT Ordina SI&D B.V. - ICT Management & Consultancy

IT Governance raamwerk Application Portfolio Management 14 april 2006 IT Governance raamwerk IT principles & architecture Project portfolio Application portfolio Business alignment Performance & risks Infrastructure portfolio De “inhoud” van ITG gestructureerd in een raamwerk (“besluitvorming” uit vorige sheet is niet expliciet in het raamwerk opgenomen, het is aparte dimensie die op en tussen alle inhoudelijke gebieden plaatsvindt). Toelichten raamwerk: business-as en IT-as. Centraal hierin staat portfoliomanagement. PPM gaat om kiezen welke projecten worden gedaan en het besturen van de projectenkalender. APM gaat het besturen van de life-cycles van applicaties. Interactie PPM/APM: projecten zorgen voor nieuwe/gewijzigde applicaties, vanuit applicatie life-cycle management kan ook APM weer projecten initiëren. Met name op het gebied van PPM en APM zijn vrij snel verbeteringen te realiseren. IT services © Ordina Ordina SI&D B.V. - ICT Management & Consultancy

Application Portfolio Management 14 april 2006 Portfoliomanagement Business / IT Strategy Dynamic business/IT planning processes Establish Enterprise Priorities Analytical Process Asset Retirement Identify Asset Improvements Adjust Project Portfolio Asset Transformation Project Proposals Business Case process Prioritization process Application / IT Infra Portfolio Management Project Portfolio Management Assess Value Manage Portfolio Execution Assess Value Manage Asset Usage Implement Projects Inzoomen op portfoliomanagement, in het bijzonder de life cycles en de samenhang. N.B. dit model bevat ook de business-as (business strategie – manage risks), maar niet de IT-as. Change management process New/Modified Assets Operational Process Transformational Process Manage Risks Source: META Group Ordina SI&D B.V. - ICT Management & Consultancy

Application Portfolio Management 14 april 2006 Applicati n P rtf li Management Deze presentatie gaat nader in op APM, wat het is en welke “solutions” Ordina hiervoor biedt. Ordina SI&D B.V. - ICT Management & Consultancy

Application Portfolio Management 14 april 2006 Application Portfolio Management Applicatie inzicht in de individuele applicaties aanwezigheid en gebruik kosten en baten licenties en contracten Portfolio inzicht in het geheel aan applicaties functionele dekking architectuur performance & risks Management besturen van het applicatieportfolio beleid en besluitvorming organisatie en processen informatievoorziening Wat is APM? Applicaties + Portfolio + Management. Met name het portfolio – het geheel aan applicaties – is essentieel. Totale portfolio: grote business systemen, kantoorautomatisering, maar vooral ook de vele kleine(re) business applicaties. Intern: ITX richt zich vooral óf op een of enkele individuele applicaties óf op een specifiek deel-portfolio (b.v. hypotheekapplicaties), APM richt zich op totale portfolio en het management ervan. Ordina SI&D B.V. - ICT Management & Consultancy

Application Portfolio Management 14 april 2006 APM Solutions Applicatie Portfolio Management assess Performance & Risks realize Portfolio Targets create Portfolio Governance applicatiegebruik architectuur licentiecontracten portfolio reductie rationalisatie gebruik licentie compliancy beleid organisatie processen aanwezige applicaties functionele en technische waarde ongebruikte applicaties ontbrekende licenties huidige APM-proces kostenreductie standaardisatie juiste licentie- en onderhoudscontracten borging van de targets duidelijke taken en verantwoordelijkheden heldere processen stuurinformatie !  Hoe pakt Ordina APM aan? Drie pijlers: inzicht, resultaat, borging Inzicht: in verbeterpotentieel – praktijkvoorbeeld: compliancy-probleem bij groot concern (Essent) Resultaat: applicatieportfolio op orde (verbeter targets gerealiseerd) – praktijkvoorbeeld portfolioreductie bij DSM Borging: managementproces ingericht, applicatieportfolio blijvend in orde – praktijkvoorbeeld opzetten SAM-beleid en processen bij Interpolis N.B. De peilers kunnen volgordelijk worden doorlopen, dit is echter niet noodzakelijk. De volgende sheet gaat hier nader op in. Ordina SI&D B.V. - ICT Management & Consultancy

Application Portfolio Management 14 april 2006 APM aanpak realize Portfolio Targets stap 1: inventariseren stap 2: analyseren stap 3: effectueren APM-aspecten uit roadmap volledige diepgang gehele organisatie  stap 1: inventariseren stap 2: analyseren stap 3: bus.case roadmap assess Performance & Risks gehele breedte aan APM-aspecten beperkte diepgang beperkt deel organisatie ! create Portfolio Governance stap 1: bepalen beleid stap 2: uitwerken processen stap 3: implementeren APM-processen uit roadmap De assess fase moet in een fixed time worden doorlopen. Denk aan 1 tot 3 maanden. Dit resulteert dus niet in volledig inzicht in alle individuele applicaties. Wel in voldoende inzicht in het portfolio om speerpunten te benoemen en hiervoor de business case en roadmap (plateauplanning) op te stellen. De realize fase betreft inhoudelijk het applicatieportfolio. De targets (business case) worden gerealiseerd. Hierbij worden de resultaten van de assess fase gebruikt en aangevuld. De create fase betreft het proces. Beleid betreft het nader invullen van de uitgangspunten, randvoorwaarden, doelen, etc. Met de implementatie hiervan wordt zo vroeg mogelijk gestart. Ordina SI&D B.V. - ICT Management & Consultancy

assess Performance & Risks Application Portfolio Management 14 april 2006 assess Performance & Risks Gebruikslandschap gebruiksverschil Geïnstalleerde software voorraadverschil installatieverschil Licentielandschap Architectuurlandschap inkoop- verschil Aangekochte software afwijking van standaard administratief verschil Geadministreerde software Gebruikte software Gebruikte IT standaarden functioneel verschil licentieverschil Inventarisatie en analysemodel, overgenomen van de SAM-propositie, toegepast bij DSM en Essent en op dit moment bij Interpolis. Gebruikslandschap: wat is er en wat wordt gebruikt; Licentielandschap: licenties versus gebruik, maar ook misgelopen kortingen door versnipperde contracten; Architectuurlandschap: functionele dekking en toepassing van standaarden. registratieverschil Software contracten Functionaliteit software kortingsverschil functionele overlap Ordina SI&D B.V. - ICT Management & Consultancy

assess Performance & Risks Application Portfolio Management 14 april 2006 assess Performance & Risks gebruikslandschap architectuurlandschap Inventarisatie en analyse tool voor SAM, helpt bij uitzoeken verschillen en het rapporteren hiervan. licentielandschap Ordina SI&D B.V. - ICT Management & Consultancy

assess Performance & Risks Application Portfolio Management 14 april 2006 assess Performance & Risks Resultaat van assessment: Voorbeeld links: applicaties ingedeeld in compliancy categorieën. Voorbeeld rechts: applicaties ingedeeld naar standaarden: -basis: standaard applicaties voor iedereen op gebied van KA en support (virusscanner, etc.) -concern: standaard bedrijfsbrede business applicaties zoals ERP en CRM -onderdeel: standaard business applicaties voor een bedrijfsonderdeel (b.v. hypotheeksysteem, laboratoriumapplicatie, ...) -gebruiker: applicaties die bovenop de standaard lagen door individuele (of kleine groepjes) medewerkers gebruikt worden; hierbinnen kan nog onderscheid worden gemaakt in gewenst/ongewenst gebruik. Ordina SI&D B.V. - ICT Management & Consultancy

assess Performance & Risks Application Portfolio Management 14 april 2006 assess Performance & Risks Business Case & Roadmap Huidige situatie in kaart Realiseerbaar verbeter-potentieel Analyse van risico’s en haalbaarheid Plateau-planning Kosten/baten analyse 1 2 4 3 5 Inventarisatie software applicatiegebruik, licenties en architectuur Analyse van het portfolio besparingen risicoreductie standaardisatie Financiële consequenties kwantificering kosten en baten Scenario’s en prioriteiten risico’s en consequenties Targets globaal projectplan Na inventarisatie en analyse volgt de business case. Gebruik van standaard c.q. vaak gebruikte Ordina-aanpak. Specifiek aandacht aan de haalbaarheid van baten. Eindpunt is een plateauplanning voor zowel het realiseren van portfolio targets als het borgen hiervan door de inrichting van het APM-proces. Ordina SI&D B.V. - ICT Management & Consultancy

realize Portfolio Targets Application Portfolio Management 14 april 2006 realize Portfolio Targets reduceren applicatie portfolio architectuur applicatie gebruik kiezen juiste applicaties elimineren onnodig applicatiegebruik applicatie portfolio voorzien in benodigde licentiecontracten voorkomen illegaal applicatiegebruik legal compliancy Afhankelijk klantsituatie (uitkomst assess-fase), focus op één of enkele pijlers: gebruik, compliancy, architectuur/standaardisatie. We zoomen even in op het kiezen van de juiste applicaties (volgende sheet). voldoen aan regelgeving Ordina SI&D B.V. - ICT Management & Consultancy

realize Portfolio Targets Application Portfolio Management 14 april 2006 realize Portfolio Targets Beoordelen applicaties functionele waarde technische waarde Voor belangrijke / grote applicaties uitgebreide assessment (ALM) TCO Voor overige applicaties beperkte assessment licentiewaarde en kostenindicatie high Functioneel Vernieuwen Beheersen & (her)gebruiken Implementatie fase Operationele fase Ontwikkel fase Technological Value Vervangen/ vervallen Veroudering Technisch vernieuwen Uit productie Gebruik maken van de Ordina ALM-aanpak (Applicatie Levensduur Meetmethode). Volledige ALM is veel werk (enkele dagen per applicatie). Voor volledige “echte” TCO-berekening is inbreng van Finext nodig. Voor de vele kleinere applicaties zullen we een beperkte beoordeling van business en technical value uitvoeren. En in plaats van een echte TCO-berekening een indicatie van de licentiewaarde en de onderhoudskosten geven. low low Business Value high Ordina SI&D B.V. - ICT Management & Consultancy

realize Portfolio Targets Application Portfolio Management 14 april 2006 realize Portfolio Targets technologie keuzes functionele keuzes standaardisatie per portfoliolaag gelaagd portfolio gebruiker onderdeel concern basis Praktijkvoorbeeld: resultaat van portfolioreductie. Standaardisatie per portfoliolaag, geeft mogelijkheid per laag targets te definiëren. Met name in de individuele gebruikerslaag kan onnodig applicatiegebruik worden teruggebracht. In de onderdeellaag kan belangrijke mate van standaardisatie plaatsvinden (reductie functional overlap). Voor toelichting op de lagen, zie notes bij sheet 14. Overgang naar volgende sheet: voorkomen dat een stap na het target opnieuw wildgroei ontstaat. Ordina SI&D B.V. - ICT Management & Consultancy

create Portfolio Governance Application Portfolio Management 14 april 2006 create Portfolio Governance optimised continue verbetering van het applicatie portfolio geïntegreerd in de ITG-structuur managed pro-actieve sturing van het portfolio via IT Governance defined Portfolio Management geïmplementeerd repeatable inzicht in het applicatie portfolio To-Be ? Business Value To-Be ? initial APM op de agenda Als de portfolio target gerealiseerd zijn, is het van belang dat het APM-proces zodanig ingericht is, dat de resultaten geborgd zijn. Via de eerdere stappen staat APM op de agenda en is er inzicht in het applicatie portfolio. Vervolgens wordt een maturity level gekozen dat we willen bereiken. Voor het borgen van compliancy of reductie kan level 3 (defined) voldoende zijn. Als we het portfolio actief willen besturen (applicatie lifecycle management) is meer nodig (level 4 of 5). As-Is ? Maturity Level Ordina SI&D B.V. - ICT Management & Consultancy

create Portfolio Governance Application Portfolio Management 14 april 2006 create Portfolio Governance applicatie portfolio management borging van targets besluit- vorming structurele stuurinformatie functionele behoefte software asset management adviseren goedkeuren registreren verwerven distribueren bewaken beheren wijzigen beëindigen Binnenste cirkel: overgenomen van SAM-propositie: het software asset management proces. Stappen die een applicatie (software asset) doorloopt. Buitenste cirkel: APM: focus op het overall portfolio. Ordina SI&D B.V. - ICT Management & Consultancy

create Portfolio Governance Application Portfolio Management 14 april 2006 create Portfolio Governance uitgangspunten, richtlijnen, standaarden bepalen plaats in organisatie TBV’s beleid procedures voor portfolio management organisatie uitwerken processen applicatiegebruik softwarelicenties eisen aan ondersteunende tools informatie Hoe werken we het APM-proces uit? Wat is het beleid: richtlijnen voor softwaregebruik, introductie nieuwe applicaties Organisatie: waar vinden de processen plaats, besluitvormingsstructuren (denk aan centraal/decentraal, business/IT) Uitwerking en implementatie van procedures Informatie: zicht houden op het portfolio met al haar aspecten. Tools: geautomatiseerde monitoring, administratie. Breedte en diepgang proces is mede bepalend voor het mutarity level dat wordt gerealiseerd. implementeren tools Ordina SI&D B.V. - ICT Management & Consultancy

Resultaat Application Portfolio Management 14 april 2006 Resultaat Application Portfolio Management Vragen Welke applicaties zijn aanwezig? Wat is de toegevoegde waarde? Zijn licenties aantoonbaar? Wordt voldaan aan de architectuur? Hoeveel wordt in IT geïnvesteerd? Zijn er richtlijnen voor het goedkeuren van IT investeringen? Zijn bevoegdheden duidelijk? Worden de richtlijnen gevolg? Resultaten Overzicht applicatieportfolio Beoordeling applicaties Compliancy Standaardisatie Kostenreductie Borging van het applicatieportfolio Heldere processen Stuurinformatie Terug naar de vragen van het begin (sheet 2), wat hebben we gerealiseerd? Ordina SI&D B.V. - ICT Management & Consultancy

Application Portfolio Management 14 april 2006 Vragen, discussie Ordina SI&D B.V. - ICT Management & Consultancy

Application Portfolio Management 14 april 2006 ORDINA SI&D B.V. ICT Management & Consultancy Ringwade 1 Tel: +31 30 6637315 www.ordina.nl 3439 LM Nieuwegein Fax: +31 30 6637496 e-mail: info@ordina.nl Ordina SI&D B.V. - ICT Management & Consultancy

Application Portfolio Management 14 april 2006 Ordina Solution Map ITX solutions enterprise solutions (B&ES) focus op maatwerk applicaties implementatie ERP en CRM pakketten SI&D ICT M&C ITG solutions APM solutions realize Portfolio Targets applicatie integratie (SI&D) assess Performance & Risks create Portfolio Governance identity management (IS) Project Portfolio Management Ordina SI&D B.V. - ICT Management & Consultancy