Toelichting en demo Wegwijs Proces Vlaams Proceshuis Toelichting en demo Wegwijs Proces 05-03-2015 Anneleen Vanden Boer Thomas D’haenens

Agenda Wat is het Vlaams Proceshuis? Waarom procesmanagement? Wat plant het Vlaams Proceshuis? Demo Wegwijs Proces Wegwijs Proces: opstart en onderhoud Vragenronde

Vlaams Proceshuis – historiek 2013: VO-brede groep ‘believers’ buigt zich over de omgang met procesmanagement in de VO. 2014: Voortschrijdende inzichten over procesmanagement leiden tot een eerste VO-breed kader voor procesmanagement. 2015: Basisinformatie over processen binnen elke entiteit kan centraal verzameld en onderhouden worden.

Wat doet het Vlaams Proceshuis? METHODIEK: Maakt één uniform kader voor procesmanagement binnen de Vlaamse overheid.

Gestructureerd procesmanagement vereist een gemeenschappelijke terminologie en taxonomie Hoofdproces Uitvoeren Productieproces Verstrekken subsidie Basisproces Nakijken beschik-baarheid Nakijken volledigheid en voldoen aan voorwaarde Meedelen volledigheid en voldoen aan voorwaarde Inhou-delijk behan-delen … Procesinstructie

Wat doet het Vlaams Proceshuis? METHODIEK: Maakt één uniform kader voor procesmanagement binnen de Vlaamse overheid. INHOUD: Inventariseert procesinformatie. INSTRUMENT: Biedt een toepassing aan voor procesmanagement van uw entiteit.

Wat doet het Vlaams Proceshuis? METHODIEK: Maakt één uniform kader voor procesmanagement binnen de Vlaamse overheid. INHOUD: Inventariseert procesinformatie. INSTRUMENT: Biedt een toepassing aan voor procesmanagement van uw entiteit. RAPPORTEN: Maakt rapportering over verschillende aspecten van processen mogelijk.

Wat doet het Vlaams Proceshuis? METHODIEK: Maakt één uniform kader voor procesmanagement binnen de Vlaamse overheid. INHOUD: Inventariseert procesinformatie. INSTRUMENT: Biedt een toepassing aan voor procesmanagement van uw entiteit. RAPPORTEN: Maakt rapportering over verschillende aspecten van processen mogelijk. ANALYSE: Optimaliseert processen.

Agenda Wat is het Vlaams Proceshuis? Waarom procesmanagement? Wat plant het Vlaams Proceshuis? Demo Wegwijs Proces Wegwijs Proces: opstart en onderhoud Vragenronde

Vlaams Proceshuis = inzichten verzamelen vóór beslissingen te nemen!

Procesmanagement ondersteunt indirect een brede waaier aan doelen ter verbetering van de organisatie Administratieve vereenvoudiging: Service design User journeys Beheren van regelgeving: RIA’s Organisatie- beheersing: Steun bij transities Kennisdeling Bench marks Dalen van werklast en stijgen van efficiëntie: Jobcrafting Jobcarving Functiecreatie Kennismanagement: Ondersteunen proceswerkers Opleiding en instructies Optimaliseren van processen Kwaliteits- management & BCM: Kwaliteit en continuïteit linken aan processtappen ICT alignering: Delen van informatie- systemen Digitalisering Automatisering Werken aan proces- en informatie- architectuur Procesmanagement

Agenda Wat is het Vlaams Proceshuis? Waarom procesmanagement? Wat plant het Vlaams Proceshuis? Demo Wegwijs Proces Wegwijs Proces: opstart en onderhoud Vragenronde

Planning Vlaams Proceshuis 2015 4 3 2 INZICHTEN IN PROCESOPTIMALISATIE 1 PROCESSTANDAARDEN VOOR LOKALE BESTUREN UITBOUW VAN WEGWIJS OUTPUT (PRODUCTEN EN DIENSTEN) & KOPPELING REGELGEVING UITBOUW GENERIEKE PROCESSEN AANVULLEN & ANALYSE WEGWIJS PROCES

Agenda Wat is het Vlaams Proceshuis? Waarom procesmanagement? Wat plant het Vlaams Proceshuis? Demo Wegwijs Proces Wegwijs Proces: opstart en onderhoud Vragenronde

Wegwijs in de Vlaamse overheid? ANDERE SYSTEMEN Processen Organisatie Locaties Personen Producten Systemen BESTAANDE (AUTHENTIEKE) BRONNEN

Waarom een applicatie voor procesinformatie? Centrale bron van procesinformatie: gratis instrument voor procesmanagement in elke entiteit uniforme datakwaliteit voor kabinetten bench marks en best practices voor processen binnen de VO  verplichte rapporten sneller, efficiënter en uniformer In augustus 2014 ging Wegwijs Proces in productie. Wegwijs Proces wordt gehanteerd als centrale bron voor procesinformatie binnen de Vlaamse overheid. Het is ook voor uw entiteit interessant om minstens de basisinformatie over uw processen in Wegwijs Proces te laten registreren, omdat de processen zo met andere informatie verbonden kan worden, zoals producten, diensten, doelstellingen, informatiesystemen, personen, locaties e.d. Beschikbare procesinformatie (bv. uit de kerntakenplannen) wordt verzameld in Wegwijs Proces. Entiteiten kunnen ook zelf een account aanvragen of procesinformatie via een sjabloon (ter beschikking via onze webpagina’s of op eenvoudig verzoek) aanvoeren, waarna Proceshuis voor de invoer zorgt. Alle procesinformatie van de entiteiten van de Vlaamse overheid is specifiek. We beschouwen deze informatie als specifiek, omdat de procesinformatie van entiteiten contextgebonden is. Het procesmanagement van de Vlaamse overheid (Vlaams Proceshuis) houdt zich ook bezig met generieke processen. De generieke procesinformatie is niet contextgebonden. Alle specifieke procesinformatie die in Wegwijs Proces wordt ingevoerd, wordt door het Vlaams Proceshuis gekoppeld met generieke procesnamen. Momenteel is dat nog een oefening. Naarmate de specifieke procesinformatie completer wordt, kan ook een beter generiek beeld van de processen binnen de Vlaamse overheid verkregen worden. Proceshuis zoekt naar een synchronisatie tussen generieke processen, functiefamilies (taakbeschrijvingen van personeelsleden) en de doelstellingen van de Vlaamse administraties, aangevuld met standaarden en beste praktijken qua te gebruiken informatica, procedures e.d. voor bepaalde soorten processen.   

Verschillende bouwstenen zullen (op termijn) aan de procesinformatie gekoppeld worden Hier ziet u schematisch welk bouwstenen (op termijn) aan de procesinformatie kan worden gekoppeld. Momenteel lopen verschillende VO-brede projecten waarvoor entiteiten gelijkaardige of soms dezelfde procesinformatie nodig hebben (vb. doelstellingenmgt). De procesinformatie wordt voor elk van die onderdelen vaak apart samengesteld door andere personen, waardoor die procesinformatie niet uniform is, hoewel de informatie steeds betrekking heeft op dezelfde  entiteit. Om de werklast te verminderen en de datakwaliteit te verhogen, willen we met Wegwijs Proces een methodiek aanreiken waarmee dezelfde informatie eenmaal wordt aangeleverd, maximaal wordt hergebruikt en minimaal moet worden onderhouden, zodat één unieke procesfoto per entiteit bereikt wordt.   We hanteren het basisprincipe dat een organisatie bestaat uit verschillende bouwstenen, zoals ‘organisatie’, ‘persoon’, ‘output’, ‘begroting’, ‘processen’, ’doelstellingen’ en ‘locatie’. Elk van die bouwstenen wordt afzonderlijk gemanaged door experts. Voor elk van de bouwstenen wordt daarom een (bij voorkeur afzonderlijke) centrale bron voorzien. Dit heeft onder andere als voordeel dat de verschillende soorten materiedeskundigen in een eigen systeem kunnen werken, zonder dat conflicterende behoeften een probleem vormen. Alle centrale bronnen kunnen op termijn met elkaar in verbinding worden gezet volgens het principe van een kruispuntdatabank. Quasi elk systeem heeft namelijk nood aan gegevens uit andere centrale bronnen (bijvoorbeeld persoonsgegevens, om rollen te kunnen toekennen). Dat zal worden gerealiseerd door in elke centrale bron dagelijks geactualiseerde ‘dumps’ van de data uit de andere centrale bronnen te plaatsen. Om dat op een gebruiksvriendelijke manier te doen, gebeurt dat onder een uniforme schil van ‘Wegwijs’, zodat de gebruiker niet het gevoel zal hebben voortdurend tussen verschillende bronnen te schakelen. Het belangrijkste is echter dat alle informatie op slechts één plaatst wordt beheerd, en van daaruit ter beschikking wordt gesteld aan andere systemen die dezelfde gegevens nodig hebben. De data van een specifieke bouwsteen zullen alleen aangepast kunnen worden door bevoegde databeheerders binnen de betrokken centrale bron. Op die manier wordt dagelijks gegarandeerd dat de gegevens in de verschillende databanken geen tegenstrijdigheden bevatten.

Doelstellingen worden vandaag al gelinkt aan procesinformatie via de koppeling tussen Wegwijs Proces en Traject DOELSTELLINGENMGT Informatie wordt beheerd via Traject Doelstellingen worden bepaald op basis van kerntakenplannen Doelstellingen kunnen pas worden gekoppeld aan processen als die in Wegwijs Proces aanwezig zijn Bewaren van de consistentie tussen Traject en Wegwijs proces is de verantwoordelijkheid van de gebruiker PROCES MANAGEMENT Informatie wordt beheerd via Wegwijs Proces Processen worden (voorlopig) bepaald op basis van kerntakenplannen Alle processen worden opgeladen in Traject (dagelijks batch-opdracht) Wijzigingen aan processen dienen steeds te gebeuren in Wegwijs proces

Wegwijs Proces - praktisch Applicatie (openen met Mozilla of Chrome!): http://dbz-wamp.vonet.be/wegwijs/proces/ Handleiding: http://www.bestuurszaken.be/procesinventaris-wegwijs-proces Alle pagina’s zijn voor iedereen toegankelijk Leesrechten = Iedereen (geen log-in nodig!) Gebruikersrechten = procesbeheerder/entiteit HR en het nieuwe werken in de Vlaamse overheid

Wegwijs proces - demo Basisschermen Opzoeken van een proces Aanmaken van een proces Wijzigen van een proces Een proces deactiveren VERSUS verwijderen Koppelingen met andere systemen “Traject” (doelstellingen) “Wegwijs Organisatie” (organisatie database)

Agenda Wat is het Vlaams Proceshuis? Waarom procesmanagement? Wat plant het Vlaams Proceshuis? Demo Wegwijs Proces Wegwijs Proces: opstart en onderhoud Vragenronde

Wegwijs Proces – opstart en onderhoud Welke procesinfo in Wegwijs Proces? Wie krijgt gebruikersrechten? Procesinfo aanleveren? Aanvragen van rapporten uit Wegwijs Proces? Onderhoud en beheer van procesinfo? Generieke processen Toekomstige ontwikkelingen in Wegwijs Proces?

Wegwijs Proces – opstart en onderhoud Welke procesinfo in Wegwijs Proces ? Eerste invoer door Proceshuis: kernprocessen uit kerntakenplannen 2. In eigen procesbeheer van elke entiteit: mgt- en ondersteunende prc’s eventueel aan te vullen Procesinfo is NIET beperkt tot KTP’s en MAG gewijzigd e/o aangevuld worden Verplichte velden per proces: organisatie, proceshiërarchie, procescategorie en proceseigenaar

Wegwijs Proces – opstart en onderhoud Wie krijgt gebruikersrechten? Proceshuis contacteert uw entiteit na invoer van het KTP en correcte doorstroom in TRAJECT Procesinfo wordt aan uw entiteit overgedragen Procesbeheerder per entiteit krijgt gebruikersrechten en is verantwoordelijk voor de inhoud in Wegwijs Proces Vermijden dubbele invoer van procesdata Nog NIET ingevoerd: LNE, MOW, AIV, corve en infolijn Deels ingevoerd: WVG Overige 1500 processen ingevoerd

Wegwijs Proces – opstart en onderhoud Procesinfo aanleveren? zelf invoeren via handleiding aanleveren via sjabloon Aanvragen van rapporten? (mits alle KTP’s ingevoerd) Processen per entiteit en per proceshiërarchie Aantal productieprocessen per entiteit Processen per entiteit en per proceseigenaar wegwijs@vlaanderen.be Onderhoud en beheer van procesdata? Procesbeheerder per entiteit is verantwoordelijke Tot 30/06/2015 dagelijkse update van processen in TRAJECT > 30/06/2015: mogelijk afspraak voor periode met vaste ‘procesfoto’ in TRAJECT

Wegwijs Proces – opstart en onderhoud Ontwikkelen van generieke processen Op basis van de realiteit (de specifieke processen uit de KTP’s) wordt gebouwd aan generieke processen voor de VO Voor de uitbouw van generieke sequentiële basisprocessen voor een processoort zal contact gezocht worden met experts binnen VO Vormen een basis voor uitbouw van producten en diensten Vormen een link met functiefamilies Vormen een link met digitalisering en architectuurprincipes Toekomstige ontwikkelingen in Wegwijs Proces Entiteitsview Koppeling met producten en diensten

Agenda Wat is het Vlaams Proceshuis? Waarom procesmanagement? Wat plant het Vlaams Proceshuis? Demo Wegwijs Proces Wegwijs Proces: opstart en onderhoud Vragenronde

Vlaams Proceshuis Info? http://www.bestuurszaken.be/proceshuis Marijke.verhavert@bz.vlaanderen.be Anneleen.vandenboer@bz.vlaanderen.be