Waardering en selectie op de schop Charles Jeurgens Robbert Jan Hageman KVAN, 7 juni 2011

Informatiehuishouding: integrale benadering…. Bron: Saskia Stuiveling Algemene Rekenkamer KVAN, 7 juni 2011

Waarom moeten waardering en selectie op de schop?  Wat is uw antwoord op de vraag welke effectieve rol archivarissen spelen binnen het speelveld van de informatiehuishouding?  Is er een noodzaak tot verandering van die rol? KVAN 7 juni 2011

Aspecten van een professionele informatiehuishouding KVAN, 7 juni 2011 Welke rol spelen waardering en selectie van informatie binnen een professionele informatiehuishouding?

Aspecten van een professionele informatiehuishouding KVAN, 7 juni Hoe verhouden (actieve) openbaarheid, geheimhouding, transparantie en beleids- intimiteit zich tot elkaar? -Hoe zorgen we ervoor dat de informatie die vitaal is voor bedrijfs- en maatschappelijke belangen onder alle omstandigheden beschikbaar is?

Twee benaderingen  Achterstanden: primair voor rijksoverheid Pragmatische en praktische aanpak Kaders worden bepaald door de beschikbare (financiële) middelen  Toekomst: waardering en selectie als functie en onderdeel van een informatiehuishouding waarover we in ‘control’ zijn. KVAN, 7 juni 2011

Instrumentarium: waarderingsmechanismen tbv archiefselectie Drie waarderingen met onafhankelijke uitkomsten  Risico-analyse  Systeemanalyse  Trendanalyse KVAN, 7 juni 2011

Instrumentarium waardering & selectie toekomst  Risicoanalyse (zorgdrager/proceseigenaar)  Politiek  Bedrijfsvoering  Maatschappelijk  Systeemanalyse (zorgdrager/archivaris)  Trendanalyse (archivaris)  Instrumenteel hulpmiddel: generiek waarderingsmodel  Verantwoordelijkheid, betrokkenheid en besluitvaardigheid organiseren = strategisch ketengericht informatieoverleg KVAN, 7 juni 2011

Instrumentarium waardering & selectie achterstanden Institutioneel overzicht Overzicht archief- bestanden systeemanalyse risicoanalyse trendanalyse Preselectie: Bewaren Vernietigen Termijn V Preselectie: Bewaren Vernietigen Termijn V 3- hoek Bewerkings plan = selectielijst Bewerkings plan = selectielijst 3- hoek preselectiepreselectie

Pilots Achterstanden  VROM  Buitenlandse Zaken  Justitie Toekomst  Generiek waarderingsmodel  strategisch ketengericht informatieoverleg (Financiën/EZ)  trendanalyse als instrument voor acquisitie KVAN, 7 juni 2011

Wat heeft uw archiefdienst aan deze aanpak? KVAN, 7 juni 2011

Stellingen Het is op zijn minst vreemd te constateren dat de archivaris zich in het proces van waardering en selectie vooral bezighoudt met het ontwerpen van de selectielijst, terwijl hij zich nauwelijks bekommert om de toepassing van de selectielijst. Dit moet fundamenteel op de schop omdat het uiteindelijk gaat om de uitkomst. KVAN, 7 juni 2011

Stellingen Archieven hebben de functie van geheugen, herinnering en geweten. Als de archivaris een wezenlijke bijdrage wil leveren aan deze functies zal hij zich moeten verdiepen in en concentreren op de actuele en feitelijke informatiehuishouding van een archiefvormer. KVAN, 7 juni 2011

Stellingen Als de archivaris geen actieve en effectieve positie aan de voorkant van de informatieketen weet te spelen, is duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie een fictie. De nieuwe aanpak biedt concrete handvatten om hieraan invulling te geven. KVAN, 7 juni 2011