Rekruteren van nieuwe bestuurders CC Nova, Eke-Nazareth Dinsdag 20 april 2010

2 Welke problemen herken je? Het is moeilijk om nieuwe vrijwilligers te vinden Vooral jonge vrijwilligers zijn moeilijk te vinden Om even mee te werken aan een activiteit, ja, … maar om te besturen? Vrijwilligers zijn moeilijker bij te houden Alle werk rust op de schouders van enkelen Onze vrijwilligers zijn nog moeilijk te engageren omdat ze kiezen voor andere vrijetijdsbesteding

3

4 I. Succes- en/of faalfactoren 4 niveaus : 1.Evoluties in de samenleving 2.Veranderingen in het vrijwilligerswerk 3.Eigenschappen van de vereniging 4.Drijfveren van de individuele vrijwilliger

5

6 1. Evoluties in de samenleving Loskomen van traditionele structuren en gemeenschappen Individualisering : vrijheid om zelf keuzes te maken Groeiend vrijetijdsaanbod Nieuwe gezinsvormen Toename flexibele tewerkstelling Informatisering, digitalisering

7

8 2. Vrijwilligerswerk verandert Professionalisering  Verwachtingen vrijwilligers t.a.v. vereniging  Taken complexer. Vragen deskundigheid Juridisering  Vrijwilligers willen geen risico’s lopen  Meer vrijwilligers verwachten vergoeding  Vraagt meer deskundigheid Veranderend profiel van de vrijwilliger

9 De hedendaagse vrijwilliger is niet minder, maar anders geëngageerd.

10 Kenmerken vd hedendaagse vw Autonoom: stapt makkelijk over naar andere organisaties en engagementen Vrijwilligerswerk sluit aan op eigen biografie Wil een win-win situatie : zichzelf kunnen ontplooien is belangrijk Kritischer tegenover de organisatie

11 Kenmerken vd hedendaagse vw Verkiest een duidelijk afgebakend engagement Tijd is kostbaar. Efficiëntie en planning zijn belangrijk Kiest voor de aard van de actie of activiteit, niet langer voor de ‘grote’ ideologische verhalen

12 Van : levenslange, onvoorwaardelijke inzet voor de organisatie Naar : flexibel, tijdelijk treffen tussen vrijwilligers en activiteiten

13 Tips Spreek vrijwilligers aan in hun persoonlijke levenssituatie Korte en flexibele activiteiten of projecten naast langdurig engagement Trek vrijwilligers aan met een kleiner verzoek en vaak gaan ze op termijn meer tijd besteden aan hun vrijwilligerswerk Laat meerdere gradaties van engagement toe.

14 Tips Zet vrijwilligers in voor specifieke, afgebakende taken ‘Deel’ vrijwilligers met andere organisaties, organiseer sommige activiteiten in samenwerking Geef vrijwilligers de vrijheid om zelf initiatieven te nemen Geef vrijwilligers de ruimte om ‘gas terug te nemen’

15 Tips Zorg voor voldoende stimulans en beloning. Zorg ervoor dat je vrijwilligerswerking ‘toegankelijk’ is. Zorg voor een positief imago. Betrek de vrijwilligers bij wat de organisatie doet. Zorg voor inspraak. Engagement is belangrijk. Maar leute en lachen is nodig.

16

17 3. Eigenschappen vd vereniging Verhouding tussen doelen organisatie en autonomie van de vrijwilliger Ruilmotief Organisatiestructuur Groepsdynamiek Verwachtingen t.a.v. vrijwilligers

18 Omgaan met diversiteit tussen vrijwilligers Taakinvulling Verhouding tussen de verschillende groepen / soorten vrijwilligers Omkadering Wettelijk kader

19 Bestuurswerk... obstakels Vraagt langdurig engagement ‘Verouderd’ Geringe openheid voor verandering Oubollig imago Werkwijze en interne cultuur Gesloten groepsdynamiek 'fuik'systeem

20 Bestuurswerk... tips! Systematische, regelmatige verkiezing of vernieuwing Openheid om bevoegdheden te wisselen, af te leggen, bijkomend op te nemen, op te delen Experimenteerruimte aan nieuwere, jongere werkingen Sleutel aan het imago van jouw bestuur Gebruik informatica om de opgebouwde know- how te ‘borgen’ Minder en efficiënter vergaderen Installeren van werkgroepen (bijv. programmatie, promotie, …) ‏

21 Groepsvernieuwing : obstakels een clubje van ‘gelijken’, vrienden bestaande gedrag en gewoonten zijn ‘normaal’, de norm gebrek aan zelfkritiek neiging om ‘anderen’ te stereotyperen bagatelliseren van afwijkende meningen neiging tot weerstand bij verandering hoe kleiner de groep, hoe groter de cohesie

22 Groepsvernieuwing stimuleren Beklemtoon de positieve aspecten: dynamiseren van de groep, continuïteit en doorstroming, voorkomen of verminderen van overbelasting, … Durf veranderen. Durf jezelf in vraag stellen Zorg dat er aandacht is voor de relaties én voor de taken die moeten gebeuren Verwacht niet van nieuwe mensen dat ze meer dynamiek brengen Zorg voor een goed onthaal van nieuwe mensen Geef aandacht aan de groep : verandering brengt onzekerheid, onveiligheid mee

23 4. Drijfveren van de vrijwilliger Motivatie = de bereidheid zich ergens voor in te spannen Wat iemand beweegt om vrijwilligerswerk te doen Motivatie heeft een dynamisch karakter!

24 Redenen voor vrijwilligerswerk 93% : Het vrijwilligerswerk dat ik doe is nuttig 88% : Veel plezier in het vrijwilligerswerk dat ik doe 83% : Het goede contact met mijn collega-vrijwilligers 74% : Wat ik doe wordt gewaardeerd in mijn sociale omgeving 73% : Vrijwilligerswerk verbreedt mijn levenservaring 70% : Ik kan dingen doen waar ik goed in ben 57% : Ik ben gevraagd 52% : Dit werk is een uitdaging 23% : Ik zie resultaat

25 Afstemmen vrijwilliger- organisatie 1. Leer de motieven van de vrijwilligers kennen 2. Breng in kaart wat de organisatie te bieden heeft 3. Stem de motieven van de vrijwilliger en wat de organisatie te bieden heeft op elkaar af.

26 II. Aan de slag ! 1. Plan van aanpak 2. Wervingsmethodes 3. Onthalen

27

28 VISIONAIR Wat willen we? UITVOERDER ONDERZOEKER Wat is er NU? STRATEEG Hoe gaan we dat doen? 1. Plan van aanpak

29 Onderzoek Welke ervaringen hebben we al m.b.t. het rekruteren van vrijwilligers? Over welke kennis en vaardigheden beschikken we al? Wat hebben we nog nodig? In kaart brengen van succes- en faalfactoren in jouw vereniging bij het rekruteren van vrijwilligers

30 Visie:doelstelling+doelgroep Waarom bestaan wij? Wat is de opdracht van onze organisatie? Wat doen wij? Welke taken zijn er binnen de vereniging? Op welke manier passen vrijwilligers in dit verhaal? Voor welke taken zoeken we vrijwilligers? Wat hebben wij te bieden aan vrijwilligers? (ruilmotief)‏ Wie willen we aanspreken? Wat is het profiel van de vrijwilligers die we zoeken? Hoeveel vrijwilligers zoeken we? Binnen welke termijn?

31 Strategie Waar vinden we de vrijwilligers? Wat gaan we vertellen? Welke middelen hebben we ter beschikking?  Communicatiekanalen en -middelen  Financieel  Logistiek  Tijd Welke wervingstechnieken kiezen we? Hoe gaan we kandidaten selecteren en onthalen? Hoe gaan we na of onze aanpak succesvol was?

32 Uitvoering Maak een draaiboek op!  Wie doet wat? Wanneer? Hoe?  Welke middelen hebben we nodig? (begroting)‏ Aan de slag!

33

34 2. Wervingsmethodes Onderzoek toont aan dat veel mensen geen vrijwilligerswerk doen omdat het hen nooit gevraagd is. Spreek de potentiële vrijwilliger dus rechtsstreeks aan !

35 +2 methode 1.Kom samen met de bestuurders van de vereniging. Ieder lid noemt 2 tot 5 namen van kennissen. Maak een lijst. 2.Ieder bestuurslid stelt aan minstens 2 mensen uit de brede kennissenkring voor om bestuurslid te worden. 3.Nieuwe bestuursleden verwelkomen.

36 Vacature plaatsen in lokaal advertentieblad Voor functies waaraan een zeker 'prestige kan verleend worden, bijv. Voorzitter, secretaris, penningmeester,... In de vorm van een personeelsadvertentie, maar : onbezoldigd

37 De Methode Berkum Werven bij de eigen achterban / leden De wervingscampagne 'lanceren' Een mailing met uitgebreide info Een belronde binnen de week Verwerking resultaten Vervolgacties

38 Promotieteam In groep de organisaties vertegenwoordigen op activiteiten of plaatsen waar men kandidaat vrijwilligers denkt aan te treffen Enthousiaste actieve vrijwilligers proberen mensen warm te maken 'Positieve' boodschap en aangepast aan de doelgroep 'Herkenbaar' als groep & voorzien van promotiemateriaal

39 Opendeur Kandidaat vrijwilligers in eigen huis ontvangen Vrijblijvend karakter is belangrijk Op een moment dat vrijwilligers actief zijn Maak zo'n moment 'levendig' : video, getuigenis van vrijwilliger, demonstratie,...

40 Foldercampagne 1 algemene folder met info over vrijwilligerswerk in de organisatie + 1 folder met concrete, vacante taken Gericht verspreiden : via 'wervers' ; instellingen of organisaties waar kandidaat vrijwilligers komen; sleutelfiguren vragen om geschikte vrijwilligers aan te spreken

41 Vrijwilliger zoekt vrijwilliger De vrijwilligers van de organisatie of vereniging spreken actief deelnemers, bezoekers, cliënten van de organisatie aan Een briefing over de gewenste vrijwilligers en de mogelijke taken is nodig.

42 Indirect: maak publiciteit 'Bekende' organisaties zijn aantrekkelijk : publiciteit werkt wervend! Gebruik lokale media om de vereniging of organisatie bekend te maken. Maak nieuws van de verkiezing van een nieuwe voorzitter, een boeiende ledenactiviteit, een prijsuitreiking, een publicatie,...

43 Evenementen Verzorg een stand op een braderie, een jaarmarkt, een festival of tijdens een manifestatie Kies alleen evenementen waar je kandidaat vrijwilligers denkt aan te treffen Maak uw stand aantrekkelijk en ludiek

44 'Schudden, geven, delen' 'Herverdelen van taken' binnen het huidige vrijwilligersbestand Inventariseer de taken op een concreet niveau Herverdeel de taakverdeling d.m.v. een speelse methodiek Voor de overgebleven taken voorzie je een werving

45 Vertrekken vanuit de 'goesting' Omgekeerd denken! Vertrekken van de interesses en 'talenten' van vrijwilligers en dit matchen aan de taken binnen de vereniging Vraagt grote flexibiliteit van de vereniging! Voorbeeld : Protestantse Kerk Nederland

46 Tips Ruilmotief : Zeg niet enkel wat je vraagt, maar ook wat je biedt Breng een positief verhaal! Benoem die aspecten die jouw vereniging of activiteit aantrekkelijk maken voor de vrijwilliger. Zorg ervoor dat je kort kan vertellen waar jouw vereniging voor staat en wat haar activiteiten zijn. Zoek op de juiste plaats Gebruik het juiste communicatiemiddel Stel je eisen niet te hoog Wees duidelijk en concreet in wat je vraagt. Zorg ervoor dat de taken helder zijn. Varieer in technieken en geef niet onmiddellijk op!

47 Vacaturedatabanken

48

49 3. Onthalen : tips Wacht niet te lang voor een 1 e kennismaking en zorg hij/zij snel aan de slag kan Zorg voor een duidelijke taakomschrijving Maak de vrijwilliger wegwijs in de organisatie Onderling contact en vriendschap is vaak belangrijk voor een vrijwilliger Voorzie een inlooptijd Stel een peter/meter, coach, mentor, … aan

50 Zorg ervoor dat de vrijwilliger zich welkom voelt Zorg ervoor de vereniging voorbereid is op zijn/haar komst Vraag aan de huidige vrijwilligers hoe zij onthaald werden en wat zij do’s en don’ts vinden Besteed aandacht aan gevoelens en gedachten die in de bestaande groep aanwezig zijn

51 Besluit Rekruteren = 1 stap Maar niet voldoende! Zorg dat er daarnaast aandacht is voor :  Een goede selectie  Begeleiden  Motiveren  Omkadering  …

Meer info? eeklo.be/rekruterenbestuursvrijwilligers

53