Titel presentatie Vragen subsets OM1 Gemeente Amsterdam 1 januari 2003

Vragen subsets (1) Op welke organisatie dienen we ons te richten? Is het de organisatie op bedrijfsniveau of op het niveau van de afdeling waarin we werkzaam zijn dan wel leiding aan geven? Een (primair) proces is het geheel aan direct toegevoegde waarde leverende activiteiten van klant tot klant. Het niveau van analyse is afhankelijk van je vraagstelling. Dient de PDCA-loop op hetzelfde organisatieniveau doorlopen te worden? Weer afhankelijk van de vraagstelling; echter met het goals-roll-down principe Dient de ‘check’ pro-actief (realtime) of passief (als er iets misgaat dan..) uitgevoerd te worden? Of behoort het passieve checken tot de ‘Act’ (aangezien direct geacteerd moet worden)? Beide! Het gaat erom dusdanig kleine regelkringen te organiseren dat ‘fouten’ voorkomen kunnen worden en leervermogen wordt beïnstrumenteerd.

Vragen subsets (2) Kun je binnen een afdeling procesmatig werken of kan dit alleen op bedrijfsniveau? Procesmatig werken kan op ieder niveau. Je moet echter altijd over deelprocessen heen kunnen denken (top-down procesdenken). Wij veronderstellen dat er altijd een minimale hiërarchie nodig is en dat het organiseren o.b.v. procesmanagement een ideaal is. Is dat zo, en zo ja, wat is de ideale mix tussen schaakbord-organisatie en piramide-organisatie? Welke factoren spelen een rol? Zie vandaag Keidl Het gaat erom voor de specifieke situatie een op-maat organisatie te ontwerpen. De procesorganisatie is zeker geen ideaal maar kun je wel in gradaties toepassen

Vragen subsets (3) Deming (blz. 137): ‘maak een einde aan het aantal doelstellingen, aanplakbiljetten,……zonder een methode aan te reiken’. Mbo gaat juist vaak over financiële doelstellingen zonder methode aan te reiken. Methode wordt bottom-up bepaald wat volgens Mbo wenselijk is. Dit strookt niet met punt 10 ‘het aangeven van de methode moet vanuit de top’ wat volgens ons top-down is. Wat vindt u? Mening: doelen worden top-down geformuleerd; de methode in principe bottom-up (binnen de regelkring) zolang dit kan. Hoe richt je OM in niet-hiërarchische organisaties? Is dit ook o.b.v. het INK-model /PDCA-cyclus? Juist daar is PDCA en INK op haar plek. Dit staat los van de hiërarchie (geen verband). Hoe verhoud strategy mapping zich tot OM? Er is een direct wederkerig verband (zie verkenning OM).

Vragen subsets (4) Zijn er handvatten voor het formuleren van een visie op OM? Deze gaan in de komende 3 sessie de revue passeren. Zie OM vooral niet los van de rest van de wereld (het is een perspectief)! Het level van organiseren van OM zonder dat dit de vrijheid en daardoor het initiatief van de individuele medewerker aantast? Strak ingerichte organisaties ontnemen de ruimte en vrijheid van medewerkers? Dit is de kern van OM!!!! Minder is beter. Hoe meer vrijheid hoe hoger de flexibiliteit, verantwoordelijkheid en creativiteit. Het gaat er om op maat de risico’s af te wegen (en vervolgens te organiseren). Praktijkvoorbeelden van organisaties v.d. inrichting van OM en een uitgewerkte PDCA-cylcus. Binnen welke branches wordt het INK toegepast? Er zijn tal van voorbeelden (specificatie vraag). Het INK kan overal maar vraagt een sterke leiding, goed projectmanagement en relatief veel professionaliteit (zie OM2/3).

Vragen subsets (5) Veelal staat het INK-model in de picture, andere modellen zijn onderbelicht, van deze modellen zou ik graag de uitwerking zien. Zie OM2/3 (sturing en kwaliteit) N.a.v. Bolwijn en Kumpe: Volgens auteurs moeten voorafgaande fases goed beheerst worden alvorens volgende fase. Kunnen we leren van de ontwikkelingen in het bedrijfsleven? Toekomstverwachting o.b.v. ervaring marktgerichte bedrijven? Graag toelichten vraag. Er is natuurlijk te leren. De toekomstverwachting laat de cyclus telkens weer opnieuw starten (technology shift). Elke organisatie is in te delen in 8 processen. Geldt dit voor elke organisatie? Ja maar het blijft arbitrair (toelichting vraag).

Vragen subsets (6) Welk model past het best bij welk type organisatie? Niet zo globaal aan te geven (maatwerk), alles past overal. Wel geeft de strategie i.t.v. marktorientatie, flexibiliteitsbehoefte/stabiliteit context en het product aanleiding anders in te steken (hierover later veel meer). SqEME-model: graag toelichting. Volgt in OM2. Kern van het principe achter SqEME is de visie, dat medewerkers binnen organisaties in feite ketens vormen. Ketens waarin input wordt verwerkt tot output. Waar je je als medewerker begeeft in de (hiërarchische) organisatie maakt niet meer zoveel uit. Wat telt is je bijdrage in het proces (principes en regels vs. lagen). Verschil 8-processen model en INK? Mannen en zwaarden discussie. Kies wat bij je past. Wat is de toekomst van procesmanagement, INK, EFQM, of…? Oude modellen blijven en worden geactualiseerd. Nieuwe komen. Het gaat erom de doelen te bereiken met mogelijk hulp van de bekende hanteerbare instrumenten. Momenteel heerst er de 6-sigma koorts. Meer uitleg over de 2de dimensie van het procesmanagementmodel. Graag toelichting vraag! Zie het procesmodel als het begeleiden van een klant door de burelen van een organisatie (niet meer en niet minder)!

Stellingen Traceerbaarheid van strategie/doelstellingen in de diverse organisatieniveaus (BU’s, afdelingen, etc.) van een onderneming is een must om tot het gewenste resultaat te komen en eilandvorming te voorkomen! In grotere organisaties ligt de focus meer op strategie, in kleinere organisaties meer op operatie! Daar waar standaard processen zijn en organisaties groter zijn, vind je meer push processen (m.n. industrie). In organisaties met meer dienstverlenende processen vaker pull processen! Binnen strategieprocessen wordt PDCA in veel gevallen niet geheel doorlopen. Omdat strategie altijd achterhaald wordt door nieuwe /additionele informatie. Hoe meer operationeel processen worden ingericht hoe meer de PDCA geheel wordt doorlopen en hoe meer dit ook wenselijk is!

Stellingen Naarmate een organisatie groter wordt, wordt de functiedifferentiatie groter en de individuele betrokkenheid kleiner (beperktere scope)! Zonder doelen geen INK of PDCA!