Certificering van milieumanagementsystemen volgens NEN-EN-ISO 14001 Organisaties met een milieumanagementsysteem volgens ISO 14001 gaan steeds meer over tot certificering van het systeem. Waaraan het milieumanagementsysteem moet voldoen, is te vinden in de presentatie “Milieuzorg volgens ISO 14001” die ook in dit product te vinden is. De certificering van een milieumanagementsysteem verloopt volgens bepaalde spelregels. Deze regels gelden zowel voor de te certificeren organisatie als de certificatie-instelling. Management, middenkader en overig personeel spelen bij de certificering een belangrijke rol. In deze presentatie wordt het certificeringproces toegelicht. In Nederland zijn medio 2004 ongeveer 1200 organisaties gecertificeerd volgens de norm NEN-EN-ISO 14001. Dit aantal zal de komende jaren nog stijgen, onder andere als gevolg van vragen van afnemers, belangenorganisaties, omwonenden en de (vergunningverlenende) overheid. Bedrijven die bijvoorbeeld in aanmerking willen komen voor een zogeheten vergunning op hoofdzaken (VOH) zullen over een gecertificeerd milieumanagementsysteem moeten beschikken. Deze presentatie schetst een beeld van de manier waarop de certificering van milieumanagementsystemen volgens NEN-EN-ISO 14001 plaatsvindt. Een belangrijke rol is daarbij weggelegd voor de Stichting Coördinatie Certificatie milieuzorgsystemen (SCCM). De SCCM heeft een aantal spelregels vastgelegd, waaraan certificatie-instellingen zich moeten houden. Deze afspraken zijn vastgelegd in het Certificatiesysteem milieuzorgsystemen volgens ISO 14001. Dit document heeft als leidraad gediend voor deze presentatie.

Onderwerpen ISO 14001 in Nederland Voorwaarden voor certificering Verantwoordelijkheden organisatie Procedure certificeringonderzoek Controlebezoeken en hercertificering De volgende onderwerpen worden in deze presentatie behandeld: de wijze waarop in Nederland de norm wordt toegepast en welke belangrijke partijen daarin zijn te onderscheiden; de eisen die aan een organisatie en haar milieumanagementsysteem worden gesteld vóórdat kan worden overgegaan tot een certificeringonderzoek; de verantwoordelijkheden die de te certificeren organisatie heeft richting de overheid en de certificatie-instelling (Cl); het initiële (=eerste) certificatieonderzoek; de (jaarlijkse) controlebezoeken en de hercertificering na 3 jaar.

ISO 14001 in Nederland (1) Certificatiesysteem ISO 14001 is bindend CI’s worden geaccrediteerd door de Raad voor de Accreditatie (RvA) Centraal College van Deskundigen (CCvD) ziet toe op juiste toepassing van certificatiesysteem Bij de certificatie van milieumanagementsystemen volgens NEN-EN-ISO 14001 moeten certificatie-instellingen (CI's) de interpretatie van de Stichting Coördinatie Certificatie milieumanagementsystemen (SCCM), zoals beschreven in de laatste uitgave van het “Certificatiesysteem milieuzorgsystemen volgens NEN-EN-ISO 14001” toepassen. Daartoe sluit elke CI een overeenkomst met het SCCM. In het Certificatiesysteem worden enkele onderdelen van de norm nader toegelicht met het doel de ontwikkeling van een kwalitatief hoogwaardig milieumanagementsysteem te waarborgen. Daarnaast is er soms sprake van een verduidelijking van situaties die specifiek zijn voor Nederland. Voor de bewaking van het kwaliteitsniveau is een Centraal College van Deskundigen (CCvD) in het leven geroepen. In het CCvD zitten vertegenwoordigers van alle belanghebbende partijen: het bedrijfsleven, de overheid, milieugroeperingen, certificatie-instellingen en de vakbonden. In het Certificatiesysteem wordt een interpretatie gegeven voor de volgende relevante onderdelen van NEN-EN-ISO 14001: continue verbetering van de milieuprestatie; naleving van milieuwet- en regelgeving; overige eisen inzake milieubeleid; identificeren van milieuaspecten en -effecten; doelstellingen en taakstellingen; communicatie; documentatie van procedures; beheersing van werkzaamheden; voorbereid zijn en reageren op noodsituaties; meet- en registratiesysteem; audits van het milieumanagementsysteem; beoordeling door de directie. (een uitgebreide toelichting op deze onderdelen wordt gegeven in de presentatie “Milieuzorg volgens ISO 14001”, die ook onderdeel uitmaakt van dit product). Zowel de te certificeren organisatie als de auditoren van een certificatie-instelling dienen op de hoogte te zijn van en te werken met de laatste uitgave van het “Certificatiesysteem milieumanagementsystemen volgens NEN-EN­ISO 14001” van de SCCM.

ISO 14001 in Nederland (2) Accreditatie-eisen: EN 45012 EAC Guide 5 SCCM-schema voor ISO 14001 kwalificaties milieu-auditors: ISO 14012 CI en auditors worden beoordeeld door de RvA Niet iedere organisatie of persoon mag certificaten uitgeven. Alleen certificatie-instellingen en milieu-auditors die daarvoor zijn geaccrediteerd door de Raad voor de Accreditatie (RvA) zijn hiertoe bevoegd. Om geaccrediteerd te worden moeten de certificatie-instellingen en auditors voldoen aan een aantal criteria. De criteria voor een certificatie-instelling zijn vastgelegd in richtlijnen van het Europese overlegplatform van nationale accreditatie-instellingen: de European Accreditation of Certification (EAC). De EAC Guide 5 en de norm EN 45012 bevatten de eisen voor certificatie-instellingen die milieumanagementsystemen volgens ISO 14001 willen certificeren. De in het SCCM-document "Certificatiesysteem milieumanagementsystemen volgens ISO 14001" beschreven eisen ten aanzien van certificatie-instellingen zijn daarvan afgeleid. Ook voor milieu-auditors zijn bekwaamheidseisen vastgelegd in het SCCM-document. Deze zijn eveneens afgeleid van c.q. overgenomen uit de AEC-richtlijnen. Centraal daarin staat de norm ISO 14012. Deze norm bevat de kwalificaties voor een milieu-auditor en een lead-milieu auditor. Het kennisniveau van een milieu-auditor is minimaal: HBO-niveau; kennis op milieugebied; minimaal vier jaar relevante werkervaring; kennis van managementsystemen en auditmethoden. De Raad voor de Accreditatie beoordeelt zowel de certificatie-instelling als de milieu-auditors. Deze beoordelingen worden periodiek herhaald (soms tijdens een certificatieonderzoek) om na te gaan of de Cl zich aan de accreditatie-eisen houdt.

ISO 14001 in Nederland (3) Geaccrediteerde CI’s: 19 (medio 2004) Enkele CI’s: ook EMAS Gecertificeerde organisaties: ca. 1200 (medio 2004) Medio 2004 zijn er 19 certificatie-instellingen (CI’s) die door de Raad voor de Accreditatie (RvA) zijn geaccrediteerd ('goedgekeurd') voor het certificeren van milieumanagementsystemen volgens de norm NEN-EN-ISO 14001. Een actueel en volledig overzicht kan worden gevonden op de website van de SCCM (http://www.sccm.nl/). Enkele CI’s mogen ook EMAS-verklaringen afgeven (zie voor een toelichting op de EMAS de presentatie “Milieuzorg volgens ISO 14001”). Medio 2004 waren ongeveer 1200 organisaties gecertificeerd. De meeste gecertificeerde bedrijven zijn te vinden in de sectoren milieudienstverlening (180 organisaties), chemie (149) en reparatie en handel van consumentenartikelen (131).

Voorwaarden certificering (1) Ten aanzien van de organisatie (scope): de te certificeren activiteiten de locatie verantwoordelijkheden management Volgens de European Accreditation of Certification (EAC)-richtlijnen moeten voor elke organisatie die wordt gecertificeerd de volgende aspecten duidelijk zijn gedefinieerd: de activiteiten; de locatie; de managementverantwoordelijkheden. Verder is het noodzakelijk dat het management de bevoegdheid heeft te bepalen op welke wijze het milieubeleid wordt geïmplementeerd. Dit kan door middel van het formuleren van doel- en taakstellingen en het opstellen van milieuprogramma's. Het management van de te certificeren locatie respectievelijk de te certificeren activiteiten moet verantwoordelijk zijn voor alle milieuonderwerpen die relevant zijn en de mogelijkheid hebben tot het beschikbaar stellen van geld en menskracht binnen eventuele budgettaire grenzen. Dit betekent dat het niet mogelijk is om bijvoorbeeld filialen of lokale vestigingen van een bank of van een detailhandelsketen afzonderlijk te certificeren. Volgens de EAC-richtlijnen kan bij de beoordeling van een organisatie met meerdere vergelijkbare vestigingen, waarbij deze vestigingen vallen onder één structuur en milieumanagementsysteem, een steekproef worden uitgevoerd. Daarbij dient door de certificatie-instelling te worden meegewogen: het al dan niet vergunningplichtig zijn van de vestigingen; de aard en omvang van de milieueffecten bij de vestigingen; het gebruik van het certificaat op vestigingsniveau.

Voorwaarden certificering (2) Ten aanzien van het milieumanagementsysteem: systeem minstens 3 maanden ingevoerd interne audit operationeel en werkend management review is uitgevoerd Een certificeringonderzoek is pas zinvol als er een operationeel milieumanagementsysteem is. Volgens het SCCM is certificering van het milieumanagementsysteem van een organisatie pas mogelijk als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan: het milieumanagementsysteem is minimaal 3 maanden geïmplementeerd, zodat de werking kan worden beoordeeld; de procedure voor de interne audit is volledig operationeel en werkt aantoonbaar; de beoordeling door de directie (management-review) is uitgevoerd. Het interne auditsysteem is zodanig ingevoerd dat op basis van de interne auditrapporten de mate van implementatie van het milieumanagementsysteem kan worden beoordeeld. Ook voor de beoordeling door de directie is het noodzakelijk dat de resultaten van interne audits beschikbaar zijn.

Verantwoordelijkheden te certificeren organisatie (1) Auditors hebben toegang tot alle documenten en locaties Overtredingen / handhaving overheid worden gemeld aan CI Informeren bevoegd gezag over voornemen Het bedrijf moet zeker stellen dat: de handboeken en procedures, gerelateerd aan het milieumanagementsysteem dat gecertificeerd moet worden, beschikbaar worden gesteld aan de auditors van de certificatie-instelling; alle documentatie gerelateerd aan de invoering van het milieumanagementsysteem beschikbaar is voor de auditors; de auditors van de certificatie-instelling toestemming hebben voor het uitvoeren van de audit, toegang hebben tot alle bedrijfslocaties die met het milieumanagementsysteem te maken hebben en dat de auditors assistentie verleend wordt wanneer dit noodzakelijk is; de organisatie de certificatie-instelling tijdig informeert over overtredingen van wet- en regelgeving die onderwerp van gesprek/onderhandeling zijn met het bevoegde gezag. Ook als er handhavingsacties vanuit de overheid lopen, bijvoorbeeld een dwangsom of een strafrechtelijke procedure, dient de organisatie hiervan de certificatie-instelling in kennis te stellen; het bevoegd gezag op de hoogte is van het voornemen van de organisatie om het milieumanagementsysteem te laten certificeren.

Verantwoordelijkheden te certificeren organisatie (2) Contactpersoon aanwijzen Rol eventueel adviseur beperkt zich tot toehoorder Toegang verschaffen aan afgevaardigden van de RvA De auditors van de CI moeten op de hoogte zijn van de veiligheidsprocedures Het bedrijf moet verder zeker stellen dat: de verantwoordelijkheid van het bedrijf naar de certificatie-instelling duidelijk is, door bijvoorbeeld een persoon aan te wijzen die verantwoordelijk is voor de begeleiding en het toezicht op naleving van de gemaakte afspraken; wanneer de adviseur aanwezig is bij de audit is zijn rol gelimiteerd tot toezien; de toestemming voor toegang is geregeld voor afgevaardigden van de RvA voor het geval zij de audit, uitgevoerd door de certificatie-instelling, willen bijwonen; de noodzakelijke veiligheidsuitrusting ter beschikking is voor de auditors.

Certificatieprocedure Het initieel certificatieonderzoek: - vooronderzoek - toetsingsonderzoek Beslissing over certificatie Controleonderzoeken (min. 1x / jaar) Herbeoordeling (min. na 3 jaar) Als een certificatie-instelling is gekozen, wordt daarmee een contract afgesloten voor een periode van normaal gesproken 3 jaar. In die periode worden de volgende procedurestappen uitgevoerd: het initiële of eerste certificatieonderzoek en de beslissing over certificatie; de controlebezoeken die jaarlijks of halfjaarlijks plaatsvinden; de herbeoordeling aan het eind van de contractperiode.

Vooronderzoek (1) Doel: hoe moet het toetsingsonderzoek worden uitgevoerd Bezoek en rondgang locatie is nodig Het vooronderzoek wordt uitgevoerd om inzicht te krijgen in de wijze waarop het toetsingsonderzoek moet worden uitgevoerd. Het vooronderzoek geeft inzicht in: het milieumanagementsysteem in relatie tot de milieuaspecten en de daaraan gerelateerde milieueffecten; het milieubeleid en de doelstellingen; de van toepassing zijnde wet- en regelgeving; de mate waarin het milieumanagementsysteem is ingevoerd en daadwerkelijk functioneert. Dit bepaalt of verder onderzoek wel zin heeft. In het bijzonder wordt daarbij aandacht besteed aan de identificatie van de milieuaspecten en de wijze waarop met wet- en regelgeving wordt omgegaan. Het vooronderzoek kan worden gecombineerd met onderzoeken voor andere zorgsystemen. Wanneer onderdelen van het vooronderzoek worden gecombineerd, mag dit niet ten koste gaan van de kwaliteit en diepgang van het onderzoek. Bij een gecombineerd onderzoek moeten alle aspecten die van belang zijn voor het milieumanagementsysteem, duidelijk uit de rapportage blijken. Het vooronderzoek is gebaseerd op een beoordeling van zowel de documentatie over het milieumanagementsysteem als de registraties en rapportages uit het milieumanagementsysteem. Het inzien van registraties en bijvoorbeeld auditrapportages is nodig om te bepalen of het milieumanagementsysteem in voldoende mate is geïmplementeerd. Een rondgang van de auditors op de locatie maakt eveneens onderdeel uit van het vooronderzoek.

Vooronderzoek (2) Informatie verzamelen over: - milieuaspecten en –effecten - milieubeleid en doelstellingen - wet- en regelgeving - voortgang implementatie milieumanagementsysteem Rapportage vooronderzoek De documenten zijn van belang voor het vooronderzoek en moeten door het bedrijf aan de auditors ter beschikking worden gesteld: milieuhandboek met de geldende procedures. Een indexlijst waaruit blijkt welke delen van de documentatie refereren aan de betreffende eisen van de NEN-EN-ISO 14001 vereenvoudigt het onderzoek; een beschrijving van de bedrijfsprocessen op de locatie; een analyse van de milieuaspecten en relevante milieueffecten met betrekking tot het productieproces, de afvalstromen en de producten; de evaluatie van milieuaspecten en milieu-effecten; een plan waarin het begrip continue verbetering is geconcretiseerd; een overzicht van de vigerende wet- en regelgeving en de overige afspraken met de overheid; de belangrijkste vergunningsvoorschriften; registratie van emissies op basis waarvan kan worden beoordeeld in hoeverre aan de gestelde vergunningsvoorschriften wordt voldaan; overzicht van overschrijdingen van de wet- en regelgeving; samenvatting van correspondentie met bevoegd gezag; de interne auditrapporten; de rapportage van de milieuzorgbeoordeling.

Toetsingsonderzoek (1): doel Accent ligt op implementatie Bevestiging dat systeem aan norm voldoet Is systeem gericht op voldoen aan wetgeving Nagaan of er sprake is van continue verbetering Worden beleid en procedures gevolgd Doel van het toetsingsonderzoek is: bevestiging te krijgen dat het milieumanagementsysteem voldoet aan alle elementen van de norm; vast te stellen of het systeem is gericht op het voldoen aan wet- en regelgeving en de continue verbetering van milieuprestaties en dit ook waarmaakt; het bedrijf zich houdt aan het door haar vastgestelde beleid en de procedures. Tijdens het toetsingsonderzoek moet worden beoordeeld: de identificatie en evaluatie van de milieu-effecten; de daaruit volgende doel- en taakstellingen; de meting, monitoring, rapportage en beoordeling van de resultaten in relatie tot de doel- en taakstellingen; de interne audits en de beoordeling van de effectiviteit van het systeem door het management; de beoordeling, steekproefsgewijs, van eisen uit wet- en regelgeving binnen de elementen van het milieumanagementsysteem die worden onderzocht. Het toetsingsonderzoek vindt altijd op de locatie van het bedrijf plaats. De certificatie-instelling maakt op basis van het vooronderzoek een plan voor de uitvoering van het toetsingsonderzoek.

Toetsingsonderzoek (2): checks Identificatie en evaluatie milieueffecten Doel- en taakstellingen Meting, monitoring en rapportage Beoordeling resultaten in relatie tot doel- en taakstellingen Interne audits en management review Steekproef van eisen uit wetgeving Het toetsingsonderzoek kan eventueel worden gecombineerd met een onderzoek voor een ander zorgsysteem. Voorwaarde voor deze combinatie is dat de certificatie-instelling kan aantonen dat aan alle eisen voor de certificatie van het milieumanagementsysteem is voldaan. De certificatie van het milieumanagementsysteem mag niet negatief worden beïnvloed door een gecombineerd onderzoek. Ook wanneer delen van het onderzoek zijn gecombineerd, zullen de voor het milieumanagementsysteem relevante aspecten duidelijk uit de rapportage blijken. Bij gecombineerde systemen worden de milieuaspecten afzonderlijk beoordeeld. Het al dan niet krijgen van een certificaat voor een van de zorgsystemen mag geen consequenties hebben voor een ander onderdeel. In het toetsingsonderzoek is in ieder geval opgenomen: interview met het management dat verantwoordelijk is voor het milieubeleid; een beoordeling van het meet- en registratiesysteem op volledigheid en betrouwbaarheid; inspectie van de locatie, waarvan onderzoek naar de implementatie van het milieumanagementsysteem op de werkvloer deel uitmaakt (o.a. door het houden van interviews).

Toetsingsonderzoek (3): bewijsmateriaal Tonen registraties en documenten over: ambities: beleid, doelen, jaarplan uitvoering: structuur, communicatie, training, dagelijkse operaties monitoring: meten, keuren, inspecties, audits evaluatie, bijsturen: management review De te certificeren organisatie moet de volgende documenten en registraties aan de auditors kunnen tonen: de milieuanalyse van het productieproces, het product en (ingekochte) diensten; een overzicht van relevante vereisten uit wet- en regelgeving (milieuregister); een document waarin de doel-/taakstellingen van de organisatie zijn vastgelegd, bijvoorbeeld in de vorm van een bedrijfsmilieuplan (BMP), een bedrijfsenergieplan (BEP), een vervoerplan of een afvalstoffenplan; het milieuprogramma / milieujaarplan. Dit plan bevat de concrete acties incl. verantwoordelijken en middelen; de wijze waarop communicatie intern/extern plaatsvindt (met bevoegd gezag, klanten, omgeving, leveranciers), bijvoorbeeld in de vorm van een milieujaarverslag; meldingen van overschrijdingen aan overheid; de geïnventariseerde opleidingsbehoefte, vastgelegd in bijvoorbeeld een opleidingsplan; de identificatie van voor de milieuzorg relevante functionarissen; een registratie van door functionarissen gevolgde opleidingen/cursussen (opleidingsdossier); werkinstructies en/of procedures; uitgevoerde of nog uit te voeren metingen, inspecties, keuringen en de resultaten daarvan; eisen die worden gesteld aan contractors/leveranciers; een plan om milieueffecten bij incidenten/calamiteiten waar mogelijk te beperken (bedrijfsnoodplan); auditrapporten en de follow-up van geconstateerde afwijkingen; het verslag van de management-review (beoordeling door de directie).

Rapport certificatie-onderzoek Scope te certificeren organisatie Auditteam, tijdbesteding Geïnterviewde functionarissen Beoordeelde documenten / registraties Bevindingen voor- en toetsingsonderzoek Eindconclusie auditteam Eventueel te nemen corrigerende maatregelen De certificatie-instelling (CI) rapporteert aan het management van het bedrijf. De rapportage van het auditteam moet ten minste een goed inzicht geven in: de implementatie van de verschillende onderdelen van de NEN-EN-ISO 14001; de effectiviteit van het milieumanagementsysteem in het behalen van de doelstellingen; het door de certificatie-instelling uitgevoerde onderzoek. Voor het initieel certificatieonderzoek en het herbeoordelingonderzoek bevat de rapportage het volgende: verantwoording van onderzoek; tijdbesteding (kantoor/locatie en vooronderzoek, toetsingsonderzoek en rapportage); namen en functies van de leden van het auditteam; namen en functies van geïnterviewde personen in het bedrijf; onderzochte activiteiten en onderzochte wet- en regelgeving binnen het bedrijf; onderwerpen waarvoor documenten en registraties zijn nagetrokken; samenvatting beoordeling documentatie tijdens vooronderzoek; een overzicht per aspect van de norm waarin de documentatie en implementatie wordt beoordeeld door het aangeven van 'overeenstemming', 'onvolkomenheden' en 'belangrijke onvolkomenheden'; toelichting op onvolkomenheden; kernachtige samenvatting van de belangrijkste constateringen, zowel in positieve als negatieve zin, over de implementatie en effectiviteit van het milieumanagementsysteem (max. enkele pagina's). Doelstelling is dat op een snelle manier een goed inzicht wordt verkregen in de stand van zaken. effectiviteit van het systeem met betrekking tot de continue verbetering van de milieuprestaties; de belangrijkste bevindingen tijdens de inspectie van de locatie; het eindoordeel van het auditteam.

Beslissing over certificatie Auditteam maakt verslag Advies auditteam (positief / negatief) Deskundige binnen CI beoordeelt onderzoek en advies Deskundige neemt besluit over certificering Het management (de deskundige) van de certificatie-instelling zal na ontvangst van de eindconclusie van de lead auditor de uiteindelijke beslissing over de certificatie nemen. Stemt het management in met de positieve aanbeveling van het auditteam, dan wordt registratie toegekend en wordt zowel een registratieovereenkomst als een certificaat aan het bedrijf uitgegeven. De registratieovereenkomst en het certificaat hebben een geldigheid van 3 jaar na de datum van uitgifte. Op het certificaat wordt vermeld: de naam van het bedrijf; ieder gecertificeerd filiaal of locatie; een duidelijke beschrijving van de milieurelevante activiteiten (werkgebied) van de individuele locatie(s) van het gecertificeerde bedrijf. Met het ondertekenen van de registratieovereenkomst krijgt het bedrijf toestemming om het logo van de certificatie-instelling te voeren, onder een aantal voorwaarden: in geval van meerdere vestigingen/locaties van een onderneming mogen alleen de gecertificeerde en geregistreerde locaties/vestigingen gebruik maken van het logo van de certificatie-instelling; het logo mag alleen worden gebruikt tijdens de geldigheid van de registratie-overeenkomst en van het certificaat; het logo mag worden gebruikt op bijvoorbeeld zakelijk briefpapier, in brochures, in advertenties enz. Het mag echter niet worden toegepast op een product of op een dusdanige manier worden gebruikt dat het als productlogo gezien zou kunnen worden.

Afgifte certificaat Geen belangrijke tekortkomingen Aangeven hoe overige tekortkomingen worden opgelost Systeem gericht op voldoen aan wet- en regelgeving Continue verbetering is zichtbaar in jaarplan / milieuprogramma Er kan alleen een certificaat voor het milieumanagementsysteem worden afgegeven wanneer: door het bedrijf is aangegeven hoe geconstateerde 'onvolkomenheden' in het milieumanagementsysteem worden opgelost. Eventuele 'belangrijke onvolkomenheden' dienen op het moment van de verificatie te zijn verholpen; de certificatie-instelling een gerechtvaardigd vertrouwen heeft dat het milieumanagementsysteem is gericht op het voldoen aan wet- en regelgeving en op dit punt goed functioneert; het principe van 'continue verbetering' van milieuprestaties is geconcretiseerd in een plan en milieuprogramma en dit plan wordt nagekomen. Een onderscheid wordt gemaakt tussen “onvolkomenheden” en “belangrijke onvolkomenheden”. De laatstgenoemde categorie van afwijkingen ten opzichte van de norm dienen te zijn verbeterd voordat er sprake kan zijn van certificatie. Van “belangrijke onvolkomenheden” is sprake wanneer: een of meer elementen van de norm niet zijn gedocumenteerd terwijl dit volgens par. 4.4.5 van ISO 14001 wel is vereist; een of meer elementen van de norm niet zijn geïmplementeerd; bij meer elementen van de norm sprake is van vergelijkbare tekortkomingen in documentatie en/of implementatie (een zogeheten 'trend'). Wanneer belangrijke onvolkomenheden door de organisatie niet binnen zes maanden na het certificatie-onderzoek zijn opgelost, dient de certificatie-instelling voor het afgeven van een goedkeuring opnieuw een toetsings­onderzoek uit te voeren. Essentiële onderdelen van het milieumanagementsysteem hebben betrekking op het voldoen aan wet- en regelgeving en de continue verbetering van de milieuprestaties.

Controlebezoeken (1) Toezien op naleving eisen ISO 14001 en certificaat Minimaal 1x / jaar een bezoek Focus op beleid en continue verbetering Controlebezoeken zijn ervoor om zeker te stellen dat de gecertificeerde organisatie blijvend voldoet aan de eisen van de norm, in dit geval de NEN­EN-ISO 14001. Minimaal eenmaal per jaar dient er een controlebezoek plaats te vinden. Tijdens een controlebezoek zal de certificatie-instelling aan het volgende aandacht besteden: de effectiviteit van het milieumanagementsysteem in het behalen van de doelstellingen (metingen en relevante wet- en regelgeving); een interview met het management verantwoordelijk voor het milieumanagementsysteem; de werking van de procedures voor meldingen van overschrijdingen aan de overheid; de voortgang van geplande activiteiten gericht op de continue verbetering van milieuprestaties, voorzover van toepassing; opvolging van conclusies van interne auditrapporten en milieuzorgbeoordelingen; verbetering van tijdens vorig onderzoek geconstateerde tekortkomingen. Extra controlebezoeken kunnen nodig zijn in het geval er grote wijzigingen in het milieumanagementsysteem worden aangebracht of er veranderingen zijn waardoor de basis voor de certificatie mogelijk vervalt. Controleonderzoeken kunnen worden gecombineerd met onderzoeken voor andere zorgsystemen. Het mag niet zo zijn dat de kwaliteit van het onderzoek negatief wordt beïnvloed door een gecombineerd onderzoek. Ook zullen de voor het milieumanagementsysteem relevante aspecten duidelijk uit de rapportage blijken.

Controlebezoeken (2) Ook controle van juiste toepassing certificaat Rapportage van controlebezoek Eventueel nemen van corrigerende maatregelen Ook zal de certificatie-instelling erop toezien dat het certificaat op juiste wijze wordt gebruikt, bijvoorbeeld alleen door het bedrijf/bedrijfsonderdeel dat is gecertificeerd. Een interview met het voor het milieubeleid verantwoordelijk management is een standaard onderdeel van elk controleonderzoek.

Herbeoordeling Einde looptijd certificaat: na 3 jaar Nieuw contract aangaan Gehele systeem opnieuw beoordelen Op basis van ervaring sommige onderdelen minder diepgaand Rapportage van herbeoordeling Eventueel nemen van corrigerende maatregelen Een herbeoordelingonderzoek vindt minimaal eenmaal per drie jaar plaats. De te volgen aanpak komt overeen met het toetsingsonderzoek van het initieel certificatieonderzoek. Ruim (in de praktijk circa 2 maanden) voor afloop van de driejaarsperiode zal de certificerende instelling het bedrijf hieromtrent informeren. Er is geen herbeoordelingonderzoek nodig wanneer aan de volgende voorwaarden is voldaan: er minimaal twee maal per jaar een controleonderzoek plaatsvindt; over een periode van drie jaar het milieumanagementsysteem is getoetst aan alle onderwerpen van de norm; aan het eind van de drie jaar, als extra op de controleonderzoeken, de werking van het milieumanagementsysteem als geheel is beoordeeld.