Vereenvoudigde verwerking van de nutsfacturen en telecom TOON VAN DAMME AP MANAGER FINANCIALS
Nuts - Belgacom 2001 : aanbod Electrabel e-invoicing (Certipost) In beginfase kostenrekening meegestuurd in file 2006 : start tabelopzet 2007 : start e-Belgacom Andere projecten (Luminus, Lease, Total, CWS, Solar…)
Tabel Vlugge omschakeling naar flexibele tabel Trigger = EAN (energie) = Telefoonnummer (Belgacom) = kaartnummer (Total) = nummerplaat (Athlon Car Lease) Link klantnummer – trigger (identificatie) 1 factuur/klantnummer
Tabel Belgacom trigger klantnummer 482 triggers kostenaanrekening
Verwerking - proces ECS : Automatische dagelijkse upload vanuit Basware goedkeuringsflow (voorschot – afrekening) Belgacom : maandelijkse upload via Basware goedkeuringsflow (tabellen in orde) In 2 stappen : - opladen factuur in tussenstructuur PS geautomatiseerde mail aan proceseigenaar om tabellen te vullen (CF) - facturen definitief opladen en verwerken in ERP indien niet OK geen fiattering ! automatische workflow Diverse opvragingen/rapportering mogelijk
Verwerking - structuur Belgacom : facturen per maand 1 klantnr = 1 proceseigenaar (per provincie) daaronder een aantal triggers (telefoonnummers, EAN-nrs,…) 1 factuur per klantnummer Elke telefoon gekoppeld aan kostenrekening Afdelingshoofd ziet gegevens per maand Verschillende opzoekschermen / rapportage
Rapportage - budget 482
Rapportage - details Boekingsregels per factuur/overeenkomst
Rapportage - details Kostendetail per boekingsregel
Voorwaarden tabelwerking Steeds een trigger Electronisch factuurbestand en alle kosten daarin moeten gekoppeld zijn aan een trigger
Evolutie Uitbreiding naar andere projecten (Lease, …) 2015 Belgacom - 1 factuur per maand VEB - 1 factuur per maand - e-prior (Magda)
ROI Operationele workload Betere kostenaanrekening (ABC) en controle Betere rapportering Efficiëntie
Valkuilen - pijnpunten Automatisatie kostenaanrekening (IT en éénmalige opvulling tabel) Actief en up-to-date beheer tabellen Alternatieve controles voorzien
Besluit Vereenvoudiging van complexe facturen (Workload ) Correctheid Automatisering, globalisering, transparantie Vragen : toon.vandamme@vdab.be
Bedankt