Intervisie Reflectiegroep Europa Werking Europese projecten 19/08/2014

Projectflow Van projectidee tot afsluiting project (under construction: flow in visio wordt toegevoegd)

Registratie Huidige tools Ideeënmatrix (voorbeeld) in beheer SA (subsidieadviseur) Ingediende projectaanvragen: lijst in beheer SA Goedgekeurde projecten: lijst in beheer SA Goedgekeurde projecten: Samenvatting in algemene Projectmanagementtool stad (voorbeeld) Nood Helikopterzicht over work in progress, aanvragen en projecten van stad én OCMW

Projectbeheer Huidig Financieel: Excelbladen op maat van elk project afzonderlijk in beheer SA Inhoudelijk: beheer projecteigenaar (andere dienst), te raadplegen via de formele rapportage. Nood Duidelijke rolbepaling en taakverdeling tussen SA (subsidie-adviseur), diensten, dienst financiën Tool voor samenwerking tussen SA, projecteigenaar, dienst financiën, personeelsdienst (cfr. tool Gent?) Uniforme registratiemethodiek voor opvolging ontvangen subsidies (ism dienst financiën)

Europees budget en BBC Huidig Per project nieuwe actie en nieuwe ramingen (vroeger projectcode, nu niet meer mogelijk) Nood/Moeilijkheden Timing afhankelijk van budgetwijziging Geen overdrachten mogelijk (bufferbudget cfr. Gent: vraag hoe werkt dit precies?) Cofinanciering uit de reguliere budgetten moet onder nieuwe actie worden geplaatst.

Incentives voor diensten Huidig Algemeen cofinancieringsbudget van euro voor duurzaamheidsprojecten (6 jaar) Aandacht voor innovatie initiatieven in interne (en externe) communicatie. Mogelijkheden (ter illustratie, in Mechelen nog niet van toepassing) Garantie dat met de subsidies bijkomend personeel wordt aangeworven Systematische aandacht in interne (en externe) communicatie voor projecten Projecttool voor Europese projecten (Sectorale) algemene cofinancierings - budgetten

29 augustus 2014 Reflectiegroep Europa KCVS Europese subsidiewerving en projectbeheer Stad Antwerpen – Eurodesk

Overzicht EU-subsidiekanalen Eurodesk (overzicht en dispatch) ‘Europa-overleg’ (EU-contactpersonen binnen groep stad) Indiening projectvoorstellen Eurodesk begeleidt ‘op maat’ (administratief-technisch-financieel vs. inhoudelijk) en zorgt voor indiening (cf. LEAR) Collegiale goedkeuring (of bekrachtiging) bij indiening en bij contractonderhandeling (voorleggen aan gemeenteraad) – Agendering via Eurodesk (cf. adviesfunctie) Opvolging projecten Decentraal (Eurodesk opereert als ‘helpdesk’) Begeleiding eerstelijnscontrole Geen aparte rapportering naar college Financiële dienst (boekhouding/subsidies) volgt invorderingen op Proces subsidiewerving

Uitgangs- en aandachtspunten Subsidies ter uitvoering van MJP ‘Geld heeft geen kleur’ Stedelijke versus autonome entiteiten Project/investeringssubsidies versus werkingssubsidies Aanwerving projectmedewerkers: tijdelijk? personeelsoptimalisatie? Afweging baten (inhoudelijk/financieel/netwerk/…) en kosten (administratieve lasten) Slechts beperkte ervaring met incentives Mogelijkheid tot aanwerving personeel (indien personeelskosten gedekt worden door subsidie) Indien uitgaven toch niet werden voorzien: verhoging van middelen op doelstelling Incentives subsidiewerving

Overzicht projecten (Eurodesk) Subsidietabel (excel): kanaal, oproep, partnerschap, looptijd, subsidiebedrag, … Onderverdeling: denkspoor - in voorbereiding - lopend - afgerond - afgevoerd Kwartaalrapportering (Eurodesk) Aantal ingediende subsidiedossiers Aantal goedgekeurde subsidiedossiers Bedrag aan toegekende subsidies Managementsamenvatting (inhoudelijke toelichting) Inhoudelijk en financieel projectbeheer Decentraal: projectleiders en financiële verantwoordelijken Eurodesk als ‘helpdesk’: o.a. contractuele en budgettaire aanpassingen, contacten met subsidieverstrekkende overheden en/of programmasecretariaten Instrumenten projectbeheer

Inschrijven in budget (decentraal) Opmaak subsidiefiche (na verkrijgen van ‘vaste belofte’) Nieuwe ontvangsten en uitgaven: bij budgetopmaak en/of -wijziging Reeds begrote middelen koppelen aan subsidiefiche: ‘interne kredietaanpassing’ Boekhouding (decentraal) Codering via subsidiefiche: SUB versus SUB_NR Overdrachten (decentraal) Projectbudget over meerdere jaren inschrijven (looptijd project), en indien nodig saldo overzetten (‘opvissen’) bij budgetwijziging Opmerking: financieel-budgettaire opvolging gebeurt wel centraal voor ‘fondsen’ (gewaarborgde middelen) Financieel-budgettair

Intervisie reflectiegroep Europa – werking EU projecten 29/08/14

Registratie Huidig: -Ideeënmatrix in beheer EC -Projectopmaak in beheer EC / start via projectfiche (knowhow via stadsdienst) -Partner search door EC mbv netwerk stadsdienst -Goedgekeurde projecten in beheer EC met nauwe samenwerking stadsdienst (inhoudelijke knowhow) -Rapportage door EC aan het College Nood: -Projectmanagement tool voor goedgekeurde projecten (centralisatie inhoud, partners, logo’s, budget, stand van zaken, …) -Tool die algemeen helikopterbeeld geeft van het project/stand van zaken

Projectbeheer Huidig: -Financieel: excel – overzicht aangevraagd budget per kostenpost – stand van zaken per rapportage – door EC ism stadsdienst -Facturen worden door EC opgevraagd aan stadsdienst voor te rapporteren periode – betalingsbewijzen worden door EC aan de Financiële dienst gevraagd -Betaalbewijzen worden door EC opgevraagd aan FA / idem voor personeelskost -Inhoudelijk: informatie wordt aangeleverd door stadsdiensten en gebundeld door EC -In de toekomst: EC onderdeel van strategische cel Nood: -Opvolgingstool voor de (te) ontvangen subsidies + directe koppeling naar FA -Gestructureerdere samenwerking + samenwerkingstool tussen FA + personeelsdienst + EC + stadsdienst

Europees budget en BBC Huidig: -Projectkosten worden binnen de stadsdienst voorzien op acties en ramingen -Ontvangsten worden voorzien door EC op actie -Wordt pas voorzien bij officiële projectgoedkeuring -Bij wijziging projectbudget wordt via BW budget gewijzigd Nood: -Deelrapportagecode/aparte actie -“Met 1 druk op de knop” alle kosten verzamelen per rapportage (en bijhorende stavingsdocumenten) -Sjabloon voor opmaak projectbudget – vertaling naar stadsbudget – linken aan MJP/BBC

Incentives voor de diensten Huidig: -1 op 1 contact tussen EC en diensthoofd/projectverantwoordelijke -Stimulans dat dankzij Europese subsidies projecten “grootser” en innovatiever uitgevoerd kunnen worden -Netwerking en kennisuitwisseling wordt (niet door allen) als een zeer belangrijke meerwaarde aanzien Nood: -Geen garantie op bijkomend personeel ondanks stijgende werkdruk -Projecttool voor Europese projecten -Cofinancieringsbudgetten -Onvoldoende communicatie (intern als extern) over gerealiseerde EU projecten en de resultaten

Intervisie Reflectiegroep Europa Thijs Rommens Stad Leuven Mechelen 29 augustus 2014

Werking Geen specifieke aanpak Europese projecten Reactieve aanpak, geen beleidskeuze Gebruik bestaande tools & methodes Afhankelijk van diensthoofden/college

Project Voorstel deelname project via partners vb: provincie, KUL, Boerenbond,… Informeel aftoetsen betrokken diensten Opvolging: - inhoudelijk: dienst -financieel: financiën Ambitie: EU/subsidiewerking opzetten verhogen coherentie & strategische visie

Interstedelijke Reflectiegroep - Europa WERKING EUROPESE PROJECTEN STAD OOSTENDE

Algemeen: Projectproces Strategische coördinatie heeft totaaloverzicht van alle projecten en projectplannen binnen de stad Dynamische overzichtstabel (in xls) met projecten die in aanmerking komen voor EU- of andere subsidiëring en indien mogelijk wordt match aangeduid Interessante calls worden vanuit StraCo verspreid naar de diensten (bron: Vleva, Eurocities, netwerken, enz) Concrete uitwerking project voorlopig (?) nog niet gestandaardiseerd: sommige volledig door dienst zelf, andere in nauwe samenwerking met StraCo Toekomst: 1 subsidiecoördinator per beleidsdomein die actief zoekt naar subsidieopportuniteiten – inhoudelijke expertise en input bij dienst Opmerking: Subsidies slechts 1 van de vele taken van StraCo…

Algemeen: tools en incentives Aantal Europese projecten voorlopig nog zeer beheersbaar Geen specifieke projectmanagementtools. Standaardgebruik office, misschien in toekomst samenwerkingsplatform via Sharepoint. Geen gestandaardiseerde methodiek: elke dienst heeft vaak zijn eigen succesvolle methodiek, los van EU-projecten Per project werkgroep met duidelijke taakverdeling en afspraken Incentives: weinig personeel en middelen om nieuwe projecten te realiseren vaak voldoende als motivatie. Dankzij EU-middelen kan bijkomend personeel worden aangeworven en zijn er extra middelen beschikbaar

Financieel Financiële expertise EU-projecten gebundeld bij budgetambtenaar. (+ back- up in opleiding) Budget indien mogelijk ingeschreven bij opmaak budget, indien nog te veel onduidelijkheid via budgetwijziging. Nodige budget wordt opgenomen in gewone budgetvoorstel van de dienst (sjabloon xls met opgave uitgaven/ontvangsten/toelichting) Bij voorkeur wordt aparte actie aangemaakt specifiek voor dit project. Personeelskosten voorlopig centraal maar in toekomst uitzondering voor volledig gesubsidieerd personeel. Cofinanciering/overhead wordt extracomptabel bijgehouden. Te onderzoeken of een kostenplaats in de toekomst een oplossing biedt om extracomptabele opvolging te minimaliseren Wijzigingen project: nog onduidelijkheden wegens BBC

p. 24Datum Projectmanagementtools EU-werking Cel Stedelijk Beleid Vlaamse Gemeenschapscommissie

Datum Titel van presentatie p. 25 Projectflow Projectvoorbereiding en –opmaak: VGC-dienst/externe organisatie legt projectidee voor aan de cel Stedelijk Beleid. Cel Stedelijk Beleid biedt info over meest relevante subsidieprogramma’s (tijdens individueel gesprek, infosessies). VGC-dienst/externe organisatie werkt een projectvoorstel uit (binnen het meest geschikte subsidieprogramma) VGC-dienst/externe organisatie vraagt feedback aan cel SB.

Datum Titel van presentatie p. 26 Projectflow De cel SB leest het projectvoorstel i.f.v. EU-criteria en geeft feedback. VGC-dienst/externe organisatie verwerkt de feedback. VGC-dienst/externe organisatie dient het projectvoorstel in bij de bevoegde Europese/nationale instantie. >Indien de VGC zelf een project indient: >Het bevoegde kabinet wordt geïnformeerd van zodra een concreet projectvoorstel op tafel ligt. >Afhankelijk van de deadline voor projectindiening wordt het projectvoorstel vóór de indieningsdatum op het VGC-College gebracht ter goedkeuring.

Datum Titel van presentatie p. 27 Projectflow >In geval van een krappe deadline wordt het project ingediend onder voorbehoud van goedkeuring door het eerstvolgende VGC-College. VGC-dienst/externe organisatie bezorgt de cel SB een kopie van het ingediende projectvoorstel. De cel SB registreert en inventariseert het ingediende projectvoorstel.

Datum Titel van presentatie p. 28 Projectflow Projectuitwerking en –opvolging: In geval van goedkeuring project: VGC-dienst/externe organisatie staat in voor de inhoudelijke en financiële uitwerking en opvolging van het project.

Datum Titel van presentatie p. 29 Registratie Huidige tools Lijst ingediende projectaanvragen Lijst goedgekeurde projecten Nood

Datum Titel van presentatie p. 30 Projectbeheer Huidig Beheer door projecteigenaar (VGC- dienst/externe organisatie). Nood Ervaring in (ondersteuning bij) Europese projectindiening

Datum Titel van presentatie p. 31 Europees budget en BBC Huidig NVT Nood/moeilijkh. NVT

Datum Titel van presentatie p. 32 Incentives voor diensten Huidig Bijkomende middelen voor (nwe) NL initiatieven, projecten en infrastructuren. Mogelijkheid cofinanciering door VGC. Mogelijkheden Intensifiëring communicatie over projectmogelijkheden/ calls.