EMVI in de digitale praktijk Liane Leemans en Annelies Parie

Programma Organisatie waterschap Brabantse Delta Afdeling Inkoop Elektronisch aanbestedingsplatform Elektronisch aanbesteden in de praktijk Beoordelingsmethodieken Voordelen Nadelen Vragen

Organisatie Waterschap Brabantse Delta per 01/01/2014

Afdeling Inkoop Sinds 2008 zelfstandige afdeling (gecoördineerde inkoop) 5 FTE (Hoofd, 2x Sr. Inkopers, 2 Inkopers) Beïnvloedbaar inkoopvolume: € 65-70 miljoen Aantal inkoopcategorieën: 8 Aantal inkooppakketten: 138 Aantal aanbestedingen per jaar: 150-200 (waarvan ca. 1/3 openbaar) Samenwerking met Brabantse waterschappen (sinds 2011) Gezamenlijke elektronische marktplaats voor inhuur technisch personeel (sinds oktober 2013) Gezamenlijke sjablonen (sinds oktober 2013)

Elektronisch aanbestedingsplatform Hoe: Sinds 2010 in gebruik Afdeling inkoop richt hele procedure in systeem in voor interne klant Interne klant richt zelf procedure in systeem in (toekomst) Aantallen: 87 tenders in systeem (exclusief percelen) ca. 100 medewerkers van waterschap in systeem, in principe betrokken bij EMVI (voorbereiding of beoordeling) > 1000 leveranciers aangemeld in systeem

Elektronisch aanbestedingsplatform Type tenders: Meervoudig onderhands, Europees/nationaal openbaar en niet openbaar Leveringen, diensten en werken: Primaire processen (dijkversterking, gemalen, rioolwaterzuiveringsinstallaties etc.) Ondersteunende processen (accountancy, schoonmaak, Juridische dienstverlening etc.) Gezamenlijke marktplaats Brabantse waterschappen Liane

Elektronisch aanbesteden in de praktijk Systeem leid je automatisch door verschillende stappen: Tender opties: - Type procedure - Vrijgave publicatie - Vraag & Antwoord module Deelnemers toevoegen Bepaling prijs-kwaliteitverhouding (bijv. 40-60) Keuze beoordelingsmethodiek Inrichting eisen/wensen inschrijver/inschrijving Aanmeldingen/Inschrijvingen Systeem berekent automatisch EMVI met ingebouwde formule Evaluatie

Beoordelingsmethodieken Beoordeling in principe EMVI - Utility index - Gunnen op waarde - Gewogen factor score Laagste prijs Voorwaarden: Bij alle gunningsmethodieken systeem vooraf goed inrichten Automatische rangorde bepaling Rangorde uitleg naar leveranciers

Utility index Liane

Gunningscriterium A heeft een waarde van E2.500,- Gunnen op waarde Voorbeeld: Gunningscriterium A heeft een waarde van E2.500,- Wanneer antwoord van inschrijver X 100% voldoet aan gestelde beoordelingscriteria, krijgt inschrijver kostencorrectie van E2.500,- Inschrijfsom is E100.000,- en wordt (E100.000 – E2.500=) E97.500,-. Indien inschrijver X 75% scoort was kostencorrectie (E2.500 * 0.75=) E1.875,- Inschrijfsom is E100.000,- en wordt (E100.000 – E1.875=) E98.125,- Liane

Gewogen factor methode Voorbeeld: Bandbreedte prijs is E100.000,- en E200.000,- Prijs/kwaliteit is 50%/50% Inschrijver A heeft een kwaliteitsscore van 75%. Dit levert een kwaliteitsscore van 75%/2 = 37,5% Inschrijfsom is E150.000,- Valt in precies in midden bandbreedte. Dit levert een score van 50%/2 = 25% Score inschrijver 37,5 + 25 = 62,5% Liane

Voordelen gebruik elektronisch systeem Vereenvoudiging wijze van aanbesteden Eenmalige registratie bedrijfsgegevens Ondersteuning door servicedesk Minder vormfouten Minder milieubelasting Vraag & antwoordmodule (NvI) Verschillende beoordelingsmethodieken Automatische rangorde bepaling Archivering in het systeem Contractmanagement Automatische koppeling met Tenderned en TED Liane

Nadelen Aanschaf licenties Nieuwe marktpartijen soms onvoldoende kennis Terughoudendheid interne klanten door onvoldoende kennis Kost tijd voor alle partijen om systeem te leren kennen Naast platform ook eigen systeem nodig voor registratie en bewerking aanbestedingsdocumenten

Elektronisch aanbesteden Je kunt niet meer zonder! Conclusie Elektronisch aanbesteden Je kunt niet meer zonder! Liane

VRAGEN ?