Documentbeheer voor de lokale besturen Jan Vangrinsven VLUG presentatie Leuven, 26 juni 2006

Overzicht Concept documentbeheer + functionaliteiten Mogelijke diensten van VERA op dit platform De keuze van de software Demo Andere vorm van samenwerking Conclusie

Functionaliteiten van een DMS ALGEMEEN : Documenten beheren (aanmaken, edit, copy, delete, reserveren, versies aanmaken …) via o.a. een webinterface Geen onderscheid wat betreft het type document Eigen gebruikersbeheer dat eventueel gesynchroniseerd kan worden met de LDAP van VERA Gebruikers kunnen opgedeeld worden in groepen, die vervolgens hun eigen rechten/rollen krijgen. Centrale Taxonomie en categorisatie (steunend op standaarden) Zoeken op documenten Shortcuts : voordeel van unieke referentie naar documenten Centrale Backup met bulk Import/Export fucntionaliteiten Desktop integratie (via CIFS of Webdav) Inline editing van TXT en HTML files PRODUCT GEBONDEN : Het uitvoeren van acties op documenten en mappen = procesbeheer Het gebruiken van Templates (per folder of per document) Het definiëren van standaard folderstructuren (projecten of dossiers) Notificaties instellen Dicussies (thematisch of per document) Content rendering (omzetten naar pdf of OpenOffice) Audit mogelijkheden Status beheer Webservices en integratie mogelijkheden

DMS als een platform voor specifieke diensten Intranet en/of Extranet Documenten altijd en overal beschikbaar (intranet) Externen toegang geven tot specifieke projecten Via ASP-model komen tot een interbestuurlijk platform voor kennisdeling, template deling, procesbeheer… Uitbreidingen in het kader van e-democratie of e-raden Procesbeheer Eenvoudige validatie van documenten Documentstromen beheren dankzij “rules” Notulenbeheer Formulieren/aanvragen afhandelen (backoffice voor e-loket) Mail opvolgen en archiveren Projectbeheer en dossieropvolging Openbare aanbestedigingen Integratie naar andere applicaties waarbij we eerst kijken naar AgendaWeb en LIPS (WCM) Procedure handboek van de OCMW’s …

Een woordje over het produkt/programma Momenteel ligt de focus op het product Alfresco (www.alfresco.com) Opensource pakket met rijke set aan out-of-the-box functionaliteiten. Mysql als database JAVA JBOSS process engine Lucene Search Engine Eigen roadmap Alternatief is/was Documentum Gebruikt door de provincie en bood mogelijkheden tot integratie Gebruikers licentie moeilijk hanteerbaar en duur. Rijker dan Alfresco, maar hebben we dit allemaal nodig ? Weinig zicht op de kost voor implementatie.

DEMO Intranet/Extranet voorbeelden Bestuurlijke ruimtes Interbestuurlijke ruimte en forums VERA ruimte Homespaces Guest spaces VERDER Uitwerken in demo, deze slide zal ik niet tonen, het is achtergrond info voor de live demo Aantonen hoe je door in te loggen met verschillende gebruikers verschillende spaces ziet, en er verschillende rechten zal hebben. Ik gebruik hiervoor B000001 account en Admin Aantonen van de admin functionaliteiten Instellen van groepen Instellen van gebruikers Instellen van categoriën Instellen van rechten Gebruik van rollen ►

Andere vorm van samenwerking Situatie : teveel klant – leverancier verhouding VERA is overheid (zoals Belnet) – een betalende maar gesubsidieerde dienst – natuurlijke partner voor zijn doelgroep Op zoek naar een vorm waar iedereen baat bij heeft: overheid, specifieke vorm intergemeentelijke samenwerking,… Vergelijk interbestuurlijke samenwerking Verdere profilering als intermediair bestuur Uw relatie met Vlaanderen, Federaal België: via VERA Verdere profilering als bovenlokaal initiatief: Vb. opdrachtencentrale, raamovereenkomsten, dynamische aankoopsystemen, elektronische veiling enz.

Conclusie