Dennis Daalhuizen Transitiemanager Transparant en verantwoord groeien naar heldere dienstverlening

Ervaring Transitiemanagers: 20 jaar + ICT MANAGEMENT ICT DIENSTVERLENER 10+ JAAR ERVARING BEHOEFTE OM FLEXIBEL PASSENDE DIENSTEN TE KUNNEN LEVEREN AAN DE INTERNE ORGANISATIE 10+ JAAR ERVARING BEHOEFTE OM MEER INZICHT TE KRIJGEN IN DE WENSEN VAN DE OPDRACHTGEVER OM RESULTAAT- VERPLICHTINGEN TE LEVEREN +

Onze dagelijkse uitdagingen Bring your own device Convergentie vaste en mobiele telefonie Cloud diensten Het nieuwe werken Kosten transparantie Verbeteren klanttevredenheid IT Techniekscan Beschikbaarheid verbeteren IT diensten catalogus Kosten reductie IT Beveiligingscan Private, Public, Hybride of Intern Uitbesteden of zelf doen 3e Partijen met SLA en DAP Regie/SPOC 7x24 Beschikbaarheid gewenste functionaliteit Aansturing applicatie leveranciers Changes proces applicaties Updates & interfaces applicaties

Ons bewezen Transitiemodel: 20 jaar Interviews en Workshops: Onderzoek huidige situatie Gap Analyse omgeving: Onderzoek naar kwaliteit en werking functionele behoefte Verbeteren naar As-is + Uitvoer QuickWins Transitieplan en budget Opstellen doelstel-lingen versus budget Transitieplan en uitvoer Optimalisatie werkwijze en meet-baarheid Transitieplan en oplevering Managed Services en Regie o.b.v. Functionele behoefte Dienstencatalogus end-to-end Transitiemanagement: Onderzoek Transitiemanagement: implementatie

Onze opdrachtgever (voorbeeld) Kenmerken voorbeeld casus 450 werkplekken Vestigingen door Europa Wildgroei in Services en kosten Platform aan vervanging toe: cloud? Focus op techniek Onzeker over toekomstig model Bespreken traject Onderzoek en bevindingen Koffie pauze Transitie naar Regie Trajecten geschikt tot 6000 seats

Stap 1: Sourcing Stack (1) Ervaringen bij deze opdrachtgever Geen totaal overzicht van totale ICT- landschap Men dacht in losstaande componenten i.p.v. Services Geen verbanden inzichtelijk tussen componenten en services Geen denkwijze over gewenste beschikbaarheid van services Resultaat Medewerkers ICT kregen eerste indruk van einddoel traject Totaaloverzicht ontstaat over herkenbare services ICT denk zelf na over verwachting beschikbaarheid Praatplaat klaar voor alle onderzoeken en RFP Als term sourcing stack in algemeen plaatje wordt aangepast dient dat ook hier te gebeuren.

Het resultaat van stap 1

Stap 2: Business Interviews (1) Ervaringen bij deze opdrachtgever Verrassing (positief) voor het initiatief (door organisatie) Betrokkenheid vanuit alle lagen in de organisatie (must!) Verwachtingspatroon over ICT en organisatie ver uit elkaar Samenwerking ICT en organisatie niet structureel Resultaat Volledig inzicht over tevredenheid per ICT service Volledig inzicht over gewenste beschikbaarheid en dienstverlening ICT. Uitvoerige motivatie over gegeven waarderingen

Het resultaat van stap 2

Stap 3: GAP Analyse (1) Ervaringen bij deze opdrachtgever Resultaat ICT afdeling kreeg inzicht in de uitval- risico’s Technische als organisatorische verbeterpunten werden erkend Openheid en emotie Resultaat Bewust van maximale uitval van services `as is` We moeten veranderen en kunnen dat niet (meer) alleen De eerste contouren van de gewenste oplossing Stap 3

Het resultaat van stap 3

Stap 4: Workshop Visie en Budget Ervaringen bij deze opdrachtgever Betrokkenheid alle lagen organisatie ICT voor het eerst in de regie rol Wederzijds begrip Resultaat Verbeterpunten vertaald naar initiatief Prioriteiten samen gekozen Platformkeuze gemaakt Budget vastgesteld Nieuwe ICT- organisatie gekozen (met CAB)

Het resultaat van stap 4

Transitie: RFP- traject Interviews Workshops Gap Analyse Visie en Budget Transitieplan Stap 5 Ervaringen bij deze opdrachtgever Vraag vanuit opdrachtgever: wat past bij ons? Veel informatie uit onderzoektraject voor RFP Resultaat Door openheid ook veel concreter aanbod Kort en doelgericht traject Geen RFI of RFP maar 2-4 offertes!

Transitie: Implementatie Interviews Workshops Gap Analyse Visie en Budget Transitieplan Stap 5 Ervaringen bij deze opdrachtgever Platform: hybride IAAS, Office 365, On Premise ICT organisatie structuur ontworpen Framework CAB ontworpen Callregistratiesysteem ontworpen Nieuwe functierollen en skills gedefinieerd Huidige stand van zaken ICT Regie Organisatie goedgekeurd CAB formatie en framework voltooid Callregistratie meet end-to-end ICT Services acceptatietest uitgevoerd en goedgekeurd Functierollen beschreven en geaccordeerd Totale oplevering Voltooid! Benodigde tijd totaal: 44 werkdagen Doorlooptijd: 1 jaar samen-werken

Transitie: Structuur I&A (1)

Transitie: Structuur I&A (2) CAB Mandaat  Technische Regie Functionele Regie 

Focus op de CAB (1) CAB VAST Mandaat ligt primair bij de CIO. Als besluiten `te groot` (out of budget, etc.) zijn, zal de CIO deze voorleggen aan de bestuurder. De CAB zal jaarlijks een budget maken voor Major Changes/Projecten. CAB- meetings vinden plaats met een vaste bezetting: maximum 5 rollen. De formatie is nog niet besproken. Hoofd ICT en Hoofd Applicatie beheer altijd deelnemers. Frequentie van de CAB- meetings moet ook nog besloten worden (advies 2-4 keer per jaar). CAB VAST CIO = Voorzitter CAB Hoofd ICT Hoofd Applicatie Beheer Projectmanagers ____________________ Indien nodig extra 3e partijen Lijnmanagers Beheerders Key Users Legal Inkoop Finance Etc

Focus op de CAB (2) CAB VAST Waar nodig worden andere rollen `op afroep` betrokken, ook eventuele 3e partijen, etc. De hoofden ICT en Applicatiebeheer verzorgen de initiatie van Major Changes en nodigen overige rollen uit. Door het uitnodigen van de juiste rollen ontstaat er altijd een goed functioneel-, technisch- EN beheer- ontwerp. Bewezen Project Initiatie Documenten (PID’s) worden ingezet. Projecten komen centraal in het nieuwe Callregistratiesysteem. Resultaat 1: end-to-end professionele projecten. CAB VAST CIO = Voorzitter CAB Hoofd ICT Hoofd Applicatie Beheer Projectmanagers ____________________ Indien nodig extra 3e partijen Lijnmanagers Beheerders Key Users Legal Inkoop Finance Etc

Focus op de CAB (3) CAB VAST Resultaat 2: ICT- Business Alignment: we brengen vraag en aanbod permanent bij elkaar. CAB VAST CIO = Voorzitter CAB Hoofd ICT Hoofd Applicatie Beheer Projectmanagers ____________________ Indien nodig extra 3e partijen Lijnmanagers Beheerders Key Users Legal Inkoop Finance Etc

Resultaten Interview Sessies (4) Door inzet van de Interview Tool EN het CRS ontstaat echte Regie en….waardering!

Heeft u vragen?