De juridische context van de digitale factuur

Juridisch kader Richtlijn 2010/45/EU “factureringsrichtlijn” – volledige gelijkschakeling papieren en elektronische factuur – omgezet in Belgisch Btw-wetboek (Wet KB ) – toepassing vanaf 1 januari 2013 Richtlijn 2014/55/EU “elektronische facturering bij overheidsopdrachten” – opmaak Europese norm voor elektronische facturering (tegen ) – kernelementen + gegevensbescherming – omzetting: algemeen: uiterlijk ontvangen en verwerken e-facturen: 18 maanden na bekendmaking referentie Europese norm (voor niet-centrale overheden kan Lidstaat dit uitstellen tot 30 maanden)

Definities Factuur : elk document of bericht op papier of in elektronisch formaat dat voldoet aan de voorwaarden vastgesteld in het Wetboek en zijn uitvoeringsbesluiten Elektronische factuur : een factuur die de in het Wetboek en zijn uitvoeringsbesluiten voorgeschreven gegevens bevat en in om het even welke elektronische vorm wordt uitgereikt en ontvangen  opgemaakt in elektronisch formaat (xml, pdf, …) + uitgereikt en ontvangen in elektronische vorm (vb. via Mercurius-platform naar financieel systeem)

Voorwaarden Authenticiteit van de herkomst Integriteit van de inhoud Leesbaarheid van de factuur Specifiek voor de e-factuur: aanvaarding door de ontvanger

Authenticiteit van de herkomst Waarborgen van identiteit leverancier Verplichting voor leverancier en ontvanger Ontvanger moet nagaan of de op de factuur vermelde leverancier werkelijk de levering heeft verricht waar de factuur naar verwijst

Integriteit van de inhoud Feit dat inhoud geen wijzigingen heeft ondergaan Verplichting voor leverancier en afnemer Niet gelinkt aan het formaat van de e-factuur: conversie naar een ander formaat kan, op voorwaarde dat niet geraakt wordt aan de inhoud van de factuur

Leesbaarheid van de factuur Alle btw-gegevens moeten duidelijk leesbaar zijn zonder veel onderzoek of interpretatie MAAR voor e-facturen volstaat het als deze op verzoek en binnen een redelijke termijn in een leesbare vorm kunnen worden voorgelegd (vb. xml wordt als niet leesbaar beschouwd, wel na omzetting)

Aanvaarding door de afnemer (1) Aanvaarding is een voorwaarde aangezien afnemer praktisch in staat moet zijn om e-facturen te ontvangen en hun authenticiteit, integriteit en leesbaarheid direct en op langere termijn te garanderen Aanvaarding kan zowel schriftelijk als stilzwijgend gebeuren Afhankelijk van de overeenkomst tussen partijen  elektronische facturatie via het Mercuriusplatform opnemen in het bestek onder ‘betalingswijze’

Aanvaarding door de afnemer (2) Modelbepaling in de bestekken:

Controle naleving voorwaarden Vrijheid voor de partijen Kan door middel van elke bedrijfscontrole die een betrouwbaar controlespoor tussen een factuur en een levering van een goed aantoont – vergelijking van de bewijsstukken (bestelbon, leveringslijst, factuur, betaling) of – via IT-technische middelen

Bewaring Bewaartermijn: 7 jaar vanaf het jaar volgend op de datum van uitreiking Bewaring in een elektronisch formaat = bewaring via elektronische apparatuur voor het bewaren van gegevens m.i.v. digitale compressie  vorm of formaat kan wijzigen als authenticiteit en integriteit bewaard blijven  vb. bewaring in financieel systeem