Lean Auditen Congres Kwaliteit: de volgende stap 28 oktober 2014 Esther Aelbers

Ontwikkelen 2015: vernieuwde ISO norm In ISO 9001 meer aandacht voor: Effectiviteit van het managementsysteem gericht op de context van de organisatie Betrokkenheid van leiders, die kwaliteit binnen de organisatie promoten en bewustwording vergroten bij medewerkers Risicoanalyse en risicodenken Procesdenken gericht op verbeteren van het integrale proces De kwaliteitsmedewerker krijgt een rol als coach en motivator van het klantgericht denken in de organisatie

Introductie: vormen van kwaliteitsaudits Conformiteiten audit Risk based auditen Lean auditen Waarderend auditen

Conformi-teiten audit Risk based audit Waarderende audit Lean audit Uitgangspunt Verschil tussen praktijk en document/ afspraken Risico’s die niet worden gemanaged. Kracht en kwaliteiten Verspillingen en continu verbeteren Instrumenten Interviews en document-studie Interviews, FMEA Dialoog Groepssessies en andere instrumenten Scope Alle processen Geselecteerde processen Geselecteerde processen met gedetailleerde analyse Rol auditor Constateert Coacht Analyseert en adviseert

Verschillen in definities van auditen (kwaliteits)Audit: “Een systematisch, onafhankelijk en gedocumenteerd proces voor het verkrijgen van auditbewijsmateriaal en het objectief beoordelen daarvan om vast te stellen in welke mate aan auditcriteria is voldaan”. ISO Lean audit: “ Een (gezamenlijke) activiteit waarin vanuit de Lean filosofie inzicht wordt verkregen in het verbeterpotentieel van een organisatie en/of proces en waarbij het optimaliseren van waarde voor klanten, medewerkers, bestuur en maatschappij centraal staat.” TNO Management Consultants

Belemmeringen bij uitvoering van audits in de praktijk Eisen zijn veelal alleen oppervlakkig bekend en worden door elkaar gehaald Onderhoud vindt vaak plaats vlak voor een externe audit Verbeteringen komen veelal alleen tot stand op basis van constateringen (afwijkingen) en wat medewerkers in de audits aangeven Auditen Is noodzakelijk, maar zit weinig passie in

Terug naar de bedoeling Bron: Verdraaide organisatie, Wouter Hart

Wat is een Lean Audit? Lean Auditen: Combineert audittechnieken met de principes van Lean Management Audit vanuit een Lean Bril Achterhaalt de kernoorzaak van (1) verspillingen OF (2) belemmeringen in het continu verbeteren Twee typen Lean Audits: Audit op een geselecteerd proces, gericht op het elimineren van verspillingen Audit op het systeem van continu verbeteren in een organisatie, gericht op het toewerken naar een systeem en cultuur van continu verbeteren

Type 1: Audit gericht op het elimineren van verspillingen Toepasbaar op alle organisaties Onderzoek naar de effectiviteit van processen vanuit een lean bril (slimmer, sneller, slanker) Toepassing Lean instrumenten in groepssessie (o.a. VSM, Verspillingswandeling, Ishikawa, 5x Waarom) Rol van auditor: veelal procesbegeleider

Voorbeelden Inlopende collega’s voor ophalen printjes In te scannen voorraad (+/- 40 uur werkvoorraad, oplopend)

Voorbeelden Esther

Lean audit: continu verbeteren (type 2) Veelal bij organisaties die al enige tijd met Lean werken De effectiviteit van het verbeterproces vanuit een Lean bril (ordes van verbeteren) Auditvragen op basis van Lean filosofie (ordes van verbeteren) Rol van auditor: interviewer / onderzoeker, specifiek aandacht voor: Organisatie breed leren Langetermijn perspectief Kort cyclisch verbeteren Delegeren verantwoordelijkheden Stimuleren en waarderen van medewerkers Probleemoplossend vermogen

Voorbeeld Type 2 audit: Talen B.V. Audit op continu verbeteren Lean principes Lean systeem Lean volwassenheid https://www.lean.org/admin/km/documents/ECB68698-5FCE-4189-AD89-34470606DA5F-shingo.pdf Essentie: zicht krijgen op lean volwassenheid. Eigenlijk gebruiken we hiervoor zelf de ordes van continu verbeteren (dit is onze eigen invulling hiervan). Maar dit plaatje laat mooi zien dat je een systeem nodig hebt voor continu verbeteren, anders zakt de investering in Lean of investering in verbeteractiviteiten als een pudding in elkaar. Talen begint haar grafiek rond 2007 met het trainen van het hoger management, gevolgd door het midden management en in het afgelopen jaar de uitvoerders. In de tussentijd zijn ook technieken als de leanplanning, 5s, Kanban, Kaizens en de VSM ingezet. Niet alleen voor onze eigen organisatie maar ook voor klanten. Zo hebben we in het voortraject bij Achmea door middel van een VSM een doorlooptijd verkorting van ongeveer 75 dagen weten te realiseren. Grote veranderingen krijgen veel aandacht door het aanstellen van een Innovatie manager, ISO en daarmee de procedures zijn goed georganiseerd, het is tijd voor de volgende stap, continu verbeteren. Deze audit was voor ons een nulmeting en met de tips en adviezen hopen we richting het Lean systeem te groeien. Lean tools Adhoc Bron: Shingomodel Tijd

Ordes van continu verbeteren Derde orde verbeteren Tweede orde verbe-teren Eerste orde verbeteren Het ontdekken en herstellen van fouten (reactief) Cultuur van continu verbeteren: het zit in de haarvaten van de organisatie verankerd (Lean systeem) Het reflecteren tijdens het werk (proactief) Je probeert tijdens de LA te achterhalen in welke ordes zich belemmeringen voordoen. Het geeft jezelf een structuur voor vragen, maar ook voor de rapportages. Op de volgende sheet is deze slide wat meer uitgewerkt. Het kan zo zijn dat op elk niveau dingen goed gaan en minder goed gaan (het is wel een soort van groeimodel, maar het sluit elkaar niet uit)

Over TNO Management Consultants TNO Management Consultants inspireert en versterkt organisaties bij het verwezenlijken van hun maatschappelijke opgave. Wij brengen: Inventieve wetenschappelijke kennis en implementatiekracht Verbinding tussen inhoud, proces én de professional Verfrissende inzichten bij actuele maatschappelijke thema’s Focus, consistentie en samenhang Een toegewijde, waarderende én creatieve werkwijze De kernthema’s waar wij ons op richten zijn: Transparant sturen Waardengedreven leiderschap Lean Werken Auditen en onderzoeken Transitie en transformatie   Lean Management in de dienstverlening

Contactpersoon Drs. E.J.M. (Esther) Aelbers Senior Consultant en Blackbelt Lean Six Sigma Email: aelbers@tmc.tno.nl Tel: 06 - 551 715 50